Одна из ключевых задач в управлении кадровыми документами — это правильная подготовка, передача и организация хранения архивной документации. Эти материалы содержат полную историю взаимоотношений между работником и работодателем, поэтому необходимо хранить их в надлежащем порядке в течение времени, установленного законодательством. Государственные органы регулярно проверяют состояние архивов организаций, а также контролируют их правильное хранение для защиты документов от повреждений и утери.
В данной статье мы рассмотрим основные принципы архивного хранения кадровых документов, сроки и правила, которые должен учитывать работодатель, а также преимущества использования системы КЭДО.
- Что такое кадровые документы?
- Сроки хранения архивной документации
- Установление сроков хранения отдельных видов кадровой документации
- Основные требования к хранению кадровой документации
- Правила организации хранения архивных документов
- Что делать с архивами при закрытии компании?
- Подготовка документации к передаче в архив
- Эффективная организация электронного архивного хранения
- Переход на электронный документооборот
- Заключение
- Список источников
Что такое кадровые документы?
Сначала необходимо выяснить, какие документы организации относятся к кадровым и требуют соблюдения специальных условий для длительного хранения. Федеральное законодательство определяет следующий перечень кадровой документации, подлежащей архивированию:
- личные дела сотрудников и их личные карточки;
- трудовые книжки;
- ведомости, содержащие информацию о начисленной заработной плате;
- трудовые договоры с работниками;
- табели учета рабочего времени;
- документы, подтверждающие установление окладов и различных надбавок, которые могут использоваться для расчета пенсии;
- документация о работе в условиях опасности или вредности, что может дать право на досрочный выход на пенсию;
- документы о награждениях сотрудников;
- документация по воинскому учету;
- списки сотрудников, имеющих льготы;
- документация по командировкам и служебным поездкам.
Данные документы составляют группу личного состава и должны храниться в организации в течение установленного срока. Утрата или повреждение таких документов может привести к серьезным последствиям как для работника, так и для компании. Безопасное хранения кадровых данных обеспечивается с помощью модуля «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Эксперты рекомендуют внедрение электронной системы документооборота как способ решения проблемы значительного накопления бумажной документации. Такой подход не только освободит рабочие помещения от ненужных документов, но и обеспечит их надежное хранение. Поиск нужной цифровой копии занимает всего несколько секунд.
Сроки хранения архивной документации
Соблюдение сроков хранения архивной информации критично для предотвращения ситуаций, когда работник не сможет подтвердить факты трудоустройства из-за утери документов. Существует несколько основных правил:
- Документы, созданные до 2003 года, должны храниться в течение 75 лет.
- Документы, создаваемые после 2003 года, хранятся 50 лет.
Эта норма установлена статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для некоторых видов документации (например, личных дел руководителей) сроки хранения даже не устанавливаются.
По окончании срока действия документа необходимо подготовить акт об уничтожении, содержащий перечень всех видов документации с истекшими сроками хранения. Важно отметить, что отследить срок хранения конкретного документа на практике довольно сложно, поэтому для оптимизации процесса рекомендуется проводить периодическую экспертизу документов с целью выявления тех, что могут быть уничтожены.
Установление сроков хранения отдельных видов кадровой документации
Помимо обобщенных требований, существуют и специальные условия по срокам хранения для определенных видов документации:
- Табели учета рабочего времени и журналы хранятся 5 лет, а в случае работы в вредных условиях — до 75 или 50 лет в зависимости от даты создания.
- Правила трудового распорядка хранятся 1 год после выхода новой версии.
- Графики предоставления отпусков хранятся 3 года.
- Штатные расписания сохраняются постоянно по месту разработки, а в других структурах — 3 года после замены.
- Личная документация сотрудников сохраняется до востребования, но минимальные сроки составляют 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет — после этого года.
- Отчеты о командировках хранятся 5 лет.
- Документы по расследованию несчастных случаев на производстве должны храниться не менее 45 лет.
Таким образом, важно хранить только критически необходимые документы, поскольку отсутствие таких документов может негативно сказаться на благосостоянии бывшего работника. При этом ранее разработанные локальные нормативные акты могут быть уничтожены раньше — через 1-5 лет после замены.
Основные требования к хранению кадровой документации
Кадровые документы необходимо хранить отдельно от прочей документации. Для этого следует выделить специальное помещение с ограниченным доступом для посторонних лиц, поскольку эти документы содержат конфиденциальные данные. Использование модуля «Добыто. КЭДО» может помочь обеспечить безопасность и конфиденциальность кадровой информации.
Комментарий эксперта. В архивах обязательно должна быть установлена система пожаротушения и сигнализации, чтобы избежать возможного уничтожения документов. Полное уничтожение документов может привести к серьезным последствиям как для работников, так и для самой компании.
Правила организации хранения архивных документов
Архивное хранение должно быть организовано в специально подготовленном помещении с нормальным уровнем влажности. Нельзя располагать документы в условиях, которые могут привести к их повреждению, таких как чердаки или подвалы. Оптимальная температура в архиве составляет 17-19 °C, а относительная влажность воздуха должна находиться в пределах 50-55%. Степень защиты от солнечных лучей также критична, так как длительное воздействие света может привести к быстрому разрушению бумаги.
Для небольших организаций, которые не могут выделить отдельное помещение для хранения, рассмотрите возможность передачи архивов на ответственное хранение сторонним компаниям на платной основе.
Что делать с архивами при закрытии компании?
Закрытие бизнеса может произойти по различным причинам, однако работодатель по-прежнему несет ответственность за организацию хранения архивных документов.
Ситуации могут быть разными:
- Если ООО заменяет собственника и продолжает работать под новым названием, то новая организация становится правопреемником и должна хранить все архивные документы.
- При закрытии regional филиала центральное подразделение самостоятельно принимает решение о передаче документов в главную структуру или другой Главный блок.
- В случае полной ликвидации предприятия, не имеющего преемника, кадровые документы подлежат передаче в государственный архив.
Даже если организация закрывается, необходимо обеспечить передачу всех кадровых документов на хранение в государственный фонд.
Комментарий эксперта. Передача кадровых документов сторонним компаниям, которые не имеют отношения к закрываемой организации, может вызвать проблемы в будущем. Работникам будет значительно сложнее восстановить необходимые документы, и хранение может быть признано незаконным. Правильное оформление и передача архивов постольку важны, поскольку они должны осуществляться в строгом соответствии с законодательством.
Подготовка документации к передаче в архив
В конце каждого отчетного года, а также в начале нового календарного года, сотрудники кадрового отдела должны провести тщательный пересмотр имеющейся документации и передать на архивное хранение те бумаги, которые утратили актуальность. Подготовка к архивированию состоит из нескольких ключевых этапов:
- Составление номенклатуры дел. В последний квартал года необходимо создать номенклатуру дел, в которую будут внесены все новые дела, заведенные в течение года. По окончании отчетного периода предыдущая номенклатура должна быть закрыта с соответствующей записью.
- Экспертиза ценности документации. Важно провести анализ документов, относящихся к личному составу, и выделить из них те, которые относятся к временно хранению.
- Подготовка описи документов. Это особенно важно в тех случаях, когда архив достаточно объемный. Создание описи поможет оперативно находить нужные документы при необходимости.
- Оформление обложек и корешков. Каждое дело должно быть обеспечено обложкой и корешком, что упростит процессы поиска соответствующей документации.
- Передача документации на хранение. После завершения всех подготовительных работ документация передаётся в архивное хранение.
Соблюдение этих правил критично для предотвращения порчи и утери документов. Ответственное отношение к подготовке архивов важно, так как нередко возникают ситуации, когда бывшие сотрудники обращаются за подтверждением стажа или условий труда спустя десятилетия. Невозможность найти нужное дело может привести к серьезным последствиям, включая судебные иски со стороны сотрудников. Упрощение процесса архивирования кадровых документов можно достичь с помощью модуля «Добыто. КЭДО».
Эффективная организация электронного архивного хранения
Для минимизации трудностей, связанных с хранением бумажных документов, многие компании переходят на систему электронного документооборота. Этот подход позволяет избежать необходимости выделять большие площади для хранения архивов, создает удобные механизмы поиска и обеспечивает полную сохранность данных на длительный срок. Электронные архивы могут храниться как на серверах сторонних сервисов электронного документооборота (ЭДО), так и на устройствах самой компании.
Преимущества создания электронной базы документов:
- Упрощенная работа с документами. Нет необходимости прошнуровывать или подписывать бумаги, а также искать подходящие условия для их хранения.
- Быстрый доступ к документам. В отличие от бумажных архивов, где поиск может занять много времени, электронные документы находятся в доступе за считанные секунды, что значительно уменьшает риски утери или повреждения.
- Структурированное распределение документов. Система может автоматически направлять документы в архив по истечении их срока хранения, не требуя постоянного мониторинга.
Электронное архивирование становится выгодным решением для компаний любого масштаба, гарантируя максимальную сохранность документов. Электронные сервисы также предоставляют возможность подписывать документы с использованием электронной подписи, которая по закону имеет такую же силу, как и собственноручная подпись, при соблюдении определенных условий.
Большинство кадровых документов подписываются неквалифицированной электронной подписью (НЭП), которая может быть получена через специальные приложения без необходимости посещения удостоверяющего центра. Эта подпись подходит для большинства видов кадровой документации.
Переход на электронный документооборот
Возможности для полностью цифрового хранения кадровых документов в России постепенно расширяются. Однако на текущий момент полное замещение бумажного документооборота невозможно, поскольку для некоторых видов документов, таких как заявления на увольнение или акты расследования несчастных случаев на производстве, требуется наличие оригиналов. Это сделано для защиты прав работников, так как бумажные копии остаются наиболее надежными.
Тем не менее, ситуация меняется: цифровые версии документов гораздо проще и быстрее передаются контрагентам, могут быть отправлены удаленным сотрудникам и сохраняются в архиве с минимальными рисками кражи или повреждения.
Увеличение числа сервисов электронного документооборота предоставляет возможность компаниям выбрать оптимального партнера для взаимодействия как с контрагентами, так и внутри своей команды.
Заключение
Архивное хранение документов является важной частью работы организаций, позволяющей сберегать необходимую информацию до момента её востребования. Кадровая документация должна сохраняться в течение 75 лет, что помогает избежать претензий со стороны прежних сотрудников, требующих подтверждения трудового стажа или условий труда.
Электронные сервисы для работы с документами и их архивного хранения открывают новые горизонты и гарантируют сохранность информации. Компании достаточно выбрать подходящий сервис и организовать получение электронной подписи, чтобы обеспечить эффективное управление своей документацией.
