При поступлении на работу любой будущий работник должен четко понимать свои обязанности, права, необходимые квалификации и степень ответственности. Все эти аспекты можно отразить в трудовом договоре, однако удобнее и эффективнее оформить отдельный документ, который будет содержать конкретные обязанности для каждой должности. Таким документом является должностная инструкция.
В данной статье мы рассмотрим, какие требования по Трудовому кодексу РФ действуют на должностные инструкции, как правильно их оформить, чтобы избежать возможных проблем, а также какую роль может сыграть система КЭДО в этом процессе.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция – это внутренний документ компании, который регламентирует трудовые полномочия и обязанности работников на конкретной должности. В трудовом законодательстве нет жестких норм, четко определяющих содержание данного документа, однако существуют профессиональные стандарты и рекомендации, которые могут стать основой для его составления. Обычно должностные инструкции разрабатываются руководителем отдела или кадровым специалистом.
Эти документы могут носить разные названия, такие как «должностные обязанности», «регламент должности» и т.д., но наиболее общепринятым считается термин «должностная инструкция». В любом случае, в документе должны быть четкие формулировки о том, какие задачи должен выполнять сотрудник. Избегание расплывчатых формулировок играет важную роль: в случае недостаточной четкости сотрудник может использовать это в свою пользу, что усложнит привлечение его к ответственности за выполнение обязательств.
Комментарий эксперта. В соответствии с Трудовым кодексом РФ отсутствует четкое определение должностной инструкции, а также обязательство работодателя ее наличие. Теоретически, можно обойтись без этого документа, что иногда более предпочтительно, например, в небольших компаниях или у индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников. Тем не менее, в случае возникновения трудовых споров отсутствие должностной инструкции может усложнить процесс доказывания несоответствия сотрудника своим трудовым обязанностям, что может привести к трудностям при его увольнении. Поэтому рекомендуется учитывать все обязанности и полномочия прямо в трудовом договоре.
Основные назначения должностной инструкции
Должностная инструкция помогает решать несколько ключевых задач:
- Распределение обязанностей. Она обеспечивает равномерное распределение задач между сотрудниками, учитывая их квалификацию и опыт. Например, младший специалист будет иметь меньшую нагрузку, чем более опытный коллега.
- Информирование новых сотрудников. Должностная инструкция предоставляет кандидатам ясную информацию о том, что от них ожидается, что позволяет отсеивать неподходящих кандидатов на этапе приема на работу.
- Оценка трудовой деятельности. Инструкция служит основой для оценки работы сотрудников и принятия решений о переводе, повышении или увольнении. Работодатель будет использовать ее для определения, соответствует ли работник поставленным требованиям или требуется дополнительное обучение.
- Защита прав сотрудников. Работодатель не имеет права требовать выполнения работ, не указанных в должностной инструкции. Это важно для защиты прав работников в случае дисциплинарных мероприятий.
- Защита прав работодателя. Документ служит страховкой для работодателя, позволяя законно наказывать сотрудников за неисполнение своих обязанностей.
- Улучшение дисциплины и взаимодействия. Четкие инструкции способствуют снижению неопределенности в рабочих процессах, что помогает избегать хаоса в организации и обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.
Комментарий эксперта. До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. В случае отсутствия должностных инструкций в компании, содержание обязанностей и полномочий должно быть прописано непосредственно в трудовом договоре или приложении к нему.
Кто отвечает за составление должностной инструкции?
Работодателю важно решить, кто будет заниматься составлением должностной инструкции. Это может сделать:
- Кадровик, который разбирается в трудовом законодательстве, но может не иметь глубоких знаний о специфике работы в компании.
- Юрист, который владеет нюансами трудового права, но может испытывать трудности при написании четкой инструкции, так же как и кадровик может не знать особых процессов в компании.
- Секретарь или бухгалтер, которые, как правило, используют готовые образцы, однако результатом могут быть общие фразы, не отражающие действительных требований к должности.
- Руководитель подразделения, который имеет соответствующий опыт работы и хорошо понимает детали должности и ответственность.
Идеальным подходом является коллективная работа над составлением инструкции, что позволит учесть все важные аспекты обязанностей и полномочий. При этом целесообразно опираться на следующие рекомендации:
- Профессиональные стандарты и квалификации. Используйте унифицированные справочные материалы, которые охватывают требования ко многим профессиям и видам деятельности.
- Анализ конкретных задач и проблем в компании. Руководитель должен понимать существующие проблемы в работе, такие как перегрузка сотрудников или недостаточная выполнение обязательств.
- Изучение доступных примеров. Использование готовых образцов, доступных в интернете, поможет понять структуру и содержание необходимых документов.
Таким образом, должностная инструкция является важным документом, который помогает четко сформулировать обязанности и права сотрудников, защитить интересы как работников, так и работодателя, а также способствует организации рабочего процесса. Правильное составление и оформление таких документов имеют ключевое значение для эффективного функционирования коллектива и разрешения потенциальных трудовых споров.
Оформление должностной инструкции
Должностные инструкции могут быть типовыми (для всех работников одной должности) или персональными (для конкретного сотрудника, с указанием его ФИО). В отношении оформления и содержания отличий нет. Должностную инструкцию может подготовить как кадровый специалист, так и непосредственно руководитель подразделения.
Структура должностной инструкции
Типичная должностная инструкция состоит из нескольких ключевых разделов:
- Титульный лист. На этом листе указывается юридическое название компании (в соответствии с учредительными документами), имя документа, ФИО лица, имеющего полномочия на утверждение и корректировку данного документа, дата его составления и регистрационный номер. В правом верхнем углу часто размещается визирование с надписью «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя.
- Общий раздел. Здесь обозначаются общие аспекты, такие как структура подчиненности сотрудника, а также требования к образованию, квалификации и опыту работы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
- Обязанности и задачи. Этот раздел представляет собой детализированный список всех обязанностей и рабочих функций, которые должен выполнять сотрудник. Если какая-либо работа не указана в списке, работник не обязан её выполнять, что защищает его от нетрудовых требований со стороны работодателя.
- Необходимые знания. В этом разделе перечислены знания, которые должны быть у работника, включая законы, стандарты и нормативы, специфическое программное обеспечение, а также устройства машин и механизмов, с которыми он работает.
- Права сотрудника. Здесь указываются права работника, а также требования, которые он может предъявлять другим коллегам, включая порядок взаимодействия, такой как сроки сдачи отчетов и передачи документов.
- Ответственность. В этом разделе перечисляются аспекты, за которые сотрудник несет личную ответственность, например, соблюдение сроков передачи информации или исправность оборудования.
- Подпись сотрудника. В конце документа содержится дата подписания, подпись и расшифровка подписи работника.
Должностная инструкция в электронном формате
При наличии систем кадрового электронного документооборота, целесообразно разрабатывать и утверждать должностные инструкции в электронном виде. У этой формы есть несколько очевидных преимуществ:
- Гарантия сохранности документа. Электронные версии должностных инструкций не могут быть потеряны. Это важно как для работников, так и для работодателей, особенно в период адаптации новых сотрудников, когда доступ к должностной инструкции необходим. С электронным документом можно легко работать с любого устройства, а также осуществлять быстрый поиск.
- Упрощение процесса внесения изменений. При необходимости обновления должностной инструкции, уведомления о необходимости ознакомиться с новой редакцией поступают мгновенно через электронную почту или мессенджеры, что исключает необходимость обхода каждого сотрудника.
- Дистанционное подписание документов. В соответствии с действующим законодательством, трудовые отношения могут быть оформлены дистанционно с использованием электронных подписей. Вместе с трудовым договором сотрудникам рассылаются и должностные инструкции. Это устраняет необходимость в почтовых или курьерских услугах, экономя время и деньги.
Для того чтобы должностная инструкция стала действительной, её должны подписать как работодатель (уполномоченное лицо), так и сам сотрудник. Нужны следующие типы электронных подписей:
- Работодатель как юридическое лицо — необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- Уполномоченное лицо (например, кадровик) — личная усиленная квалифицированная электронная подпись с соответствующей доверенностью.
- Работник — усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.
Комментарий эксперта. Согласно действующему законодательству, работник не может подписывать должностную инструкцию простой электронной подписью, так как она является локальным нормативным актом, который требует обязательного ознакомления под подпись.
Заключение
Должностная инструкция, хотя и не является обязательным локальным нормативным актом, существенно упрощает работу как для работодателя, так и для сотрудников. Она четко определяет обязанности, функции, права и требования к конкретной должности в организации.
Перед заключением трудового договора работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией. Она может оформляться как отдельный документ, приложение к трудовому договору или быть частью текста трудового договора. Допускается ее оформление в бумажной или электронной форме.
Часто задаваемые вопросы
Как подписать должностную инструкцию, если у соискателя нет УКЭП или УНЭП?
В соответствии с трудовым законодательством, получение электронных подписей для сотрудников является обязанностью работодателя. Многие системы кадрового документооборота позволяют выпускать УНЭП для новых работников. Также возможно, что соискатель может сам получить УНЭП через государственные сервисы до оформления трудового договора.
Каким образом внести изменения в должностную инструкцию?
Изменения могут быть внесены двумя основными способами:
- Приказ: фиксируется распоряжение о внесении изменений, в котором перечисляются новые пункты или те, которые утрачивают силу.
- Новая редакция: весь документ пересматривается и возможно обновляется с учетом новых требований, при этом на титульном листе указывается дата новой редакции. В обоих случаях работник должен ознакомиться с документом и подтвердить это своей подписью.
Нужно ли дублировать законы и пункты трудового договора в должностной инструкции?
Нет, необходимо избегать дублирования законных прав и обязанностей, которые уже прописаны в трудовом кодексе. Также недопустимо дублировать позиции трудового договора, так как это может запутать обе стороны и усложнить возможные судебные разбирательства. Каждый из документов должен быть независимым, чтобы исключить противоречия.
