Что такое управление знания персонала

Работодатели стремятся нанимать и удерживать квалифицированных специалистов, обладающих высокой мотивацией и выдающимися личностными качествами. Однако поиск таких сотрудников может представлять собой значительную проблему. Поэтому всё чаще компании обращают внимание на найм персонала с высоким потенциалом как в профессиональном, так и в личностном развитии, с целью их дальнейшего обучения до уровня идеального работника. Простой вопрос: как же сформировать таких сотрудников? Для этого необходимы: обучение, тренинги, мотивация и саморазвитие. Управление знаниями персонала предоставляет необходимые инструменты для решения этой задачи.

Понятие и значение управления знаниями персонала

Управление знаниями персонала включает в себя различные процессы, такие как сбор, анализ, распространение и использование информации внутри организации. К данной информации относятся профессиональные навыки, знания, опыт сотрудников, документация, результаты тестирования и многое другое.

Система управления знаниями, или LMS (Learning Management System), представляет собой сервис или программу, которые обеспечивают дистанционное обучение и тестирование как кандидатов на вакансии, так и уже работающих сотрудников. Эти системы могут включать интерактивные курсы, ссылки на корпоративную базу знаний и другие ресурсы. Они также позволяют отслеживать успеваемость сотрудников и управлять доступом к учебным материалам в зависимости от занимаемых должностей.

Зачем необходимо управление знаниями персонала?

Бизнес-процессы каждой компании уникальны, так как в них участвуют отдельные личности. Одни сотрудники обучаются самостоятельно, другие осваивают работу методом проб и ошибок. Существуют также знания, формализованные в виде инструкций и руководств, которые сотрудники могут использовать в своей деятельности. Обмен такими знаниями способствует повышению эффективности как отдельных работников, так и всей компании в целом, что и обуславливает необходимость управления знаниями.

Как организовать управление знаниями в компании?

Для начала нужно определить типы знаний, которые необходимо управлять. Их можно разделить на три группы:

1. Явные знания. Это структурированная информация, доступная всем сотрудникам, которая хранится на конкретных носителях. К таким знаниям можно отнести корпоративные сайты, базы знаний, записи лекций и онлайн-курсы, а также печатные инструкции. Основное преимущество — это возможность самостоятельного доступа к этим материалам без необходимости вмешательства других сотрудников.
2. Потенциальные знания. Эти знания находятся в распоряжении отдельных сотрудников, и они могут делиться ими с другими для повышения общей эффективности работы. Обычно такая информация может быть оформлена в виде рекомендаций и советов, размещенных в базе знаний.
3. Неявные знания. Эти знания основаны на личном опыте и не могут быть легко формализованы в инструкции. Они передаются от более опытных сотрудников менее опытным в ходе адаптации и обучения на рабочем месте. Ошибки, допущенные новичками, часто требуют последующего анализа и обсуждения с наставником.

Важно отметить, что явные и потенциальные знания доступны для изучения без глубокого анализа, в то время как для усвоения неявных знаний требуется опытный наставник, помогающий избежать распространённых ошибок.

Комментарий эксперта. Нередко потенциальные и неявные знания объединяются в одну группу. Это не является распространенной ошибкой, хотя разницу между ними все же можно выделить. К примеру в языке общения в IT и бизнесе ITIL v. 4 в пункте 5.1.4 раздела «Управления знаниями» выделяют явные (формальные, документированные) и неявные (неформальные) знания.

Способы управления корпоративными знаниями

Существует несколько эффективных методов управления знаниями в организациях:

1. Самообучение. Сотрудники получают знания из внешних источников, таких как интернет (форумы, сайты, википедии) и книги. Однако такой подход может оказаться менее эффективным, поскольку источники могут быть недостоверными и устаревшими.
2. Мягкие системы обучения. Так называемое наставничество, где более опытные сотрудники делятся своими знаниями с новичками. Это может включать тренинги, вебинары и курсы повышения квалификации, проводимые экспертами. В этом случае работодатель может контролировать качество передаваемых знаний и успеваемость сотрудников.
3. Технологические системы. Использование специализированных сервисов и платформ для управления знаниями, таких как базы знаний и LMS. База знаний представляет собой корпоративный портал, где хранится информация, необходимая для профессиональной деятельности. LMS позволяет объединять информацию и инструменты для более удобного обучения, включая интерактивные уроки и автоматизированные тесты.

Комментарий эксперта. Системы управления знаниями на основе технологий идеально подходят для структуризации, наглядной подачи явных знаний, но не очень хорошо справляются с неявными знаниями. Мягкие системы обучения с привлечением наставников – идеальный вариант для передачи неявных знаний, но не всегда адаптированы для явных знаний.

Обзор мягких систем передачи опыта

Мягкие системы управления знаниями являются традиционным подходом к обучению, который знаком многим. К их преимуществам можно отнести следующие аспекты:

• Обратная связь: прямое взаимодействие между учителем и учащимся позволяет быстро получать уточняющую информацию и оценивать степень усвоения материала.
• Деление опытом: наставники могут поделиться не только теоретическими знаниями, но и практическими кейсами, что значительно повышает обучаемость.
• Групповое обучение: все участники имеют равный доступ к знаниям, что минимизирует риски пропуска ключевой информации.

Однако есть и недостатки:

• Формат оффлайн: обучение требует присутствия сотрудников, что может отвлекать их от основных рабочих процессов.
• Ограниченное число участников: обучить одновременно большое количество сотрудников невозможно.
• Невозможность предварительной оценки качества обучения: работодатель не всегда может ознакомиться с учебными материалами заранее.

Хотя курсы и тренинги эффективны для передачи знаний о лучших практиках, они могут не всегда быть адаптированы к специфике компании. Важно понимать, что обучение может быть организовано таким образом, чтобы синхронизировать теоретические знания с практическими примерами из реальной работы. Специализированные учебные заведения могут предложить конкурентоспособные программы, которые могут быть адаптированы под требования конкретных организаций, но это, как правило, доступно только для крупных компаний из-за высоких затрат. Управление знаниями, комбинируя разные подходы, может помочь не только в обучении, но и в создании сплоченной команды, способной выдерживать вызовы современного рынка.

Системы на основе технологий для управления знаниями

В современном бизнесе часто используются базы знаний и системы управления обучением (LMS). Каждая из этих технологий имеет свои преимущества и недостатки, которые могут существенно повлиять на процесс обучения и управления корпоративными знаниями.

Преимущества корпоративных баз знаний

Корпоративные базы знаний представляют собой единую платформу для сосредоточения всей ключевой информации внутри компании. Вот некоторые из их главных достоинств:

1. Централизованное хранилище информации. База знаний позволяет собирать разнообразные ресурсы — от инструкций и справочников до аудио- и видеоматериалов. Она может содержать часто задаваемые вопросы, файлы различных форматов и чек-листы. Многие базы включают функции комментирования, где сотрудники могут задавать вопросы, на которые будут отвечать ответственные за содержание.
2. Структурирование контента. Информация в базе может быть организована по категориям и подкатегориям, что упрощает поиск. К тому же доступ к ресурсам можно ограничить для различных категорий сотрудников, таких как бухгалтеры или менеджеры, в зависимости от их нужд. Гиперссылки позволяют быстро переходить между связанными материалами, а расширенный поиск помогает находить нужные данные без лишних усилий.
3. Доступность знаний. Обычно базы знаний реализуются в виде облачных порталов с доступом через логин и пароль. Это позволяет сотрудникам получать необходимую информацию не только в офисе, но и удаленно, что особенно удобно для тех, кто работает на выезде или в гибких условиях.

Тем не менее, у корпоративных баз знаний есть и некоторые недостатки:

• Отсутствие контроля над процессом обучения. База знаний не обеспечивает руководства процессом, так как в основном функционирует как самостоятельный образовательный ресурс. Если у сотрудника нет достаточной мотивации, он может не использовать возможности, которые предоставляет база.
• Необходимость времени для создания и наполнения контента. Прежде чем база знаний станет полезной, требуется собрать и оформить нужные материалы. Это может занять значительное время.
• Проблемы с оценкой усвоения знаний. Хотя можно создать простые тесты и чек-листы, полноценная проверка знаний сотрудников через базу знаний затруднительна.

Комментарий эксперта. При выборе того или иного решения нужно учитывать не только стоимость и функционал, но и удобство для администраторов (разработчиков курсов, учителей), персонала. Если это сложная система, где не все функции интуитивно понятны, то много времени уйдет на ее освоение.

Преимущества LMS-систем

Системы управления обучением (LMS) предоставляют более активно управляемый подход к обучению персонала. Вот их ключевые преимущества:

1. Простота создания учебных материалов. Многие LMS имеют встроенные конструкторы курсов, что позволяет специалистам по обучению легко разрабатывать учебные программы, адаптированные к потребностям различных подразделений.
2. Интерактивность. LMS позволяют создавать интерактивные курсы и тренинги, контролируя процесс обучения. Включение элементов геймификации, таких как таблицы лидеров и виртуальные награды, может значительно повысить интерес сотрудников и их мотивацию к обучению.
3. Снижение затрат на обучение. Внедрение LMS-систем с собственными учебными курсами, как правило, обходится дешевле, чем традиционные обучения, проводимые в учебных центрах.

Тем не менее, системы LMS также имеют свои ограничения:

• Отсутствие конструкторов курсов в некоторых популярных системах: В некоторых случаях создание курсов может требовать использования внешнего сервиса.
• Сложности в разработке и внедрении: Разработка собственной LMS может занять много времени и потребовать значительных ресурсов, что не всегда возможно для небольших компаний. Готовые облачные решения могут быть более доступными, но иногда имеют ограничения по функционалу.
• Ограничения по количеству пользователей: Многие облачные системы имеют тарифные планы, зависящие от числа участников и курсов, что может привести к дополнительным расходам при увеличении штата.

Комментарий эксперта. При выборе той или иной системы важно учитывать не только стоимость и функционал, но и удобство использования как для администраторов, так и для сотрудников. Если система слишком сложна в освоении, это может занять много времени и ресурсов.

Альтернативные варианты управления знаниями

Также существует множество менее специализированных решений для управления знаниями:

• Системы управления проектами. Например, учебные материалы могут рассматриваться как проекты, а системы — как средства контроля выполнения задач.
• Облачные хранилища. Такие как Google Диск, которые позволяют хранить учебные ресурсы и предоставлять доступ сотрудникам для самоподготовки.
• Системы электронного документооборота. Можно использовать для массовой передачи материалов и тестов, хотя проверка знаний все равно будет производиться вручную.

Заключение

Управление знаниями персонала является важным процессом, который способствует обучению сотрудников и их профессиональному развитию. Существует множество подходов к управлению знаниями — от мягких систем до технологий, таких как базы знаний и LMS. Эти инструменты помогают повысить уровень квалификации сотрудников, обеспечивают их личное развитие и мотивируют применять новые навыки, что, в свою очередь, способствует повышению эффективности работы.

Компании, которые инвестируют в управление знаниями, способны систематически накапливать, обрабатывать и структурировать знания, чтобы в дальнейшем эффективно использовать их для улучшения бизнес-процессов. Выбор конкретного решения зависит от потребностей в функционале, требований к безопасности информации и удобству внедрения и использования системы.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).