Докладная записка – форма и правила составления

Внутри компании информация о выполнении работ, достигнутых успехах и возникнувших проблемах передается через различные документы, в числе которых особое место занимает докладная записка. Этот документ создается с целью обращения к работникам, занимающим более высокие должности, для стимулирования их к принятию определенных управленческих решений.

В данной статье мы рассмотрим, как докладная записка влияет на оперативные процессы в компании, каким образом правильно ее оформить, а также как система КЭДО может содействовать в этой работе.

Юридическая основа докладной записки

При изучении Трудового Кодекса РФ и других нормативных документов сложно встретить четкое определение термина «докладная записка», поскольку это внутренний документ, предназначенный для упрощения обмена информацией среди работников компании. Он входит в общую систему документооборота и может составляться в произвольной деловой форме, без строгих образцов. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), докладной записке присвоен номер 0286041.

Комментарий эксперта. Рекомендуется составлять докладные записи по мере возникновения необходимости для улучшения условий работы, минимизации производственных рисков и получения поддержки в сложных ситуациях.

Особенности докладной записки

Докладная записка является внутренним документом, который направляется вышестоящим сотрудникам, имеющим полномочия принимать решения. К таким лицам могут относиться как руководители, так и уполномоченные специалисты. Цель информации в документе может быть разнообразной: от призыва к действию до указания на проблемы, достижения или недовольства в работе коллектива. Здесь нет жестких правил касательно формирования цели написания, что делает документ достаточно гибким.

Сравнение с другими видами служебных записок:

• Докладная запись и служебная записка: Докладная записка представляет собой подвид служебной документации, направленной на передачу информации руководству. Служебные записки как таковые в ОКУД не числятся.
• Докладная и объяснительная записка: Объяснительная записка также адресована вышестоящим лицам, но ее написание ориентировано на разъяснение действий сотрудников, которые могут быть причиной проблем в организации. Как правило, объяснительная составляется по запросу руководства.

Комментарий эксперта. Докладная записка может быть составлена по инициативе сотрудника или по указанию вышестоящего лица и приобретает юридическую силу только после подписания.

Функции докладной записки

Основная функция докладной записки — информирование руководства о значимых событиях или ситуациях и побуждение к принятию решений. Конкретные функции, выполняемые этим документом, могут включать:

• Урегулирование производственных или административных вопросов.
• Предложения по улучшению работы компании.
• Выражение мнения сотрудника о принятом управленческом решении.
• Предоставление разъяснений по возникшим конфликтам.
• Отчет о выполненной работе за определённый период.
• Жалобы на решения вышестоящего руководства, если они вызвали недовольство.
• Уведомления о нарушениях трудового распорядка и событиях на рабочем месте.
• Информирование о положительных результатах работы.

Таким образом, докладная записка может выполнять множество функций, каждая из которых направлена на решение конкретных задач.

Классификация докладных записок

В зависимости от содержания, существуют различные типы докладных записок:

1. Информирующая: Предназначена для передачи информации о выполнении задач, наличии проблем и других важных вопросах.
2. Отчетная: Содержит отчет о проделанной работе для получения дальнейших указаний; обычно составляется после завершения работы или возникновения затруднений.
3. Инициативная: В ней автор предлагает определенное решение и обосновывает его необходимость.

Также можно делить докладные записки на внешние и внутренние:

• Внешние: Направляются руководству других организаций.
• Внутренние: Предназначены для передачи информации внутри компании.

Важно: При составлении внешних докладных записок следует использовать фирменный бланк, соответствующий установленным стандартам.

Еще одной возможной классификацией является деление на позитивные и негативные. Первые акцентируют внимание на успешных достижениях, вторые — на проблемах и нарушениях.

Комментарий эксперта. Перед началом разработки докладной записки важно четко определить ее целевую аудиторию, тип и основные моменты, что позволит создать лаконичный и понятный документ.

Кто может составить докладную записку?

Любой сотрудник компании имеет право на написание и отправку докладной записки при необходимости. Важным аспектом остается соблюдение субординации: например, докладная записка от руководителя подразделения направляется генеральному директору, а от рядового работника — его непосредственному начальнику. В случае, если первый не видит смысла передавать документ дальше, он остается в его распоряжении.

Если же докладная записка касается жалобы на непосредственного начальника, ее можно передать вышестоящему руководству вне зависимости от установленных правил субординации.

Основные правила составления

При написании любой вариации докладной записки следует придерживаться ряда ключевых правил, включая необходимость наличия трех основных частей:

1. Факты: ясное описание причин и цели составления, а также ожиданий от документа.
2. Раскрытие ситуации: подробное изложение возникшей проблемы, возможных решений и указание как негативных, так и положительных аспектов.
3. Заключение: краткие выводы и требования к руководству, если таковые имеются.

Все три пункта обязательны для возможности дальнейшего анализа и принятия решения.

Комментарий эксперта. Старайтесь составлять докладные записки кратко и по существу, чтобы у руководства было достаточно времени на их рассмотрение и вынесение решения.

Рекомендации по оформлению

Докладная записка — это официальный документ, и ее оформление должно соответствовать действующим стандартам, в частности, государственному стандарту Р7.97-2016. Важно следить за тем, чтобы использовался шрифт размером от 12 до 16 пунктов, а отступы не превышали 1,25 сантиметра.

Тщательное соблюдение этих рекомендаций обеспечит высокое качество и профессионализм вашего документа, что может положительно сказаться на его восприятии теми, кто его читает.

Докладная записка для внутреннего использования в компании

Докладная записка, предназначенная для передачи внутри организации, может оформляться как в печатном, так и в рукописном виде на листе формата А4. При этом нет необходимости использовать специализированные бланки или формы. Основные элементы, которые должны быть указаны в таком документе, включают:

1. Реквизиты подразделения: укажите наименование подразделения компании, если их несколько, включая адрес и контактные данные.
2. Сведения об адресате: укажите фамилию, имя, отчество и должность лица, которому документ адресован.
3. Название документа: заголовок, написанный заглавными буквами, размещается в центре листа.
4. Дата: укажите дату составления и подписания документа, которая располагается в верхней части, в так называемой «шапке» документа.
5. Краткое обоснование: укажите причину написания докладной записки и ваше её содержание, а также информацию о положительном или отрицательном событии, если таковое имеет место.
6. Основная часть: докладная записка должна состоять из трёх последовательных блоков, представляющих собой текст с изложением сути запроса или вопроса.
7. Подпись составителя: в конце документа должна быть подпись и расшифровка фамилии лица, составившего записку, и её адресата.

При оформлении внутреннего документа можно следовать произвольному формату, однако важно включить все указанные элементы.

Внешняя докладная записка

В отличие от внутренней, внешняя докладная записка является исходящим документом и оформляется на бланке компании. Она должна содержать все элементы, аналогичные внутренней форме, а также следующие дополнительные сведения:

1. Информация о компании-отправителе: полное наименование организации, юридический адрес с указанием индекса, контактные данные и регистрационная информация.
2. Индивидуальный номер: каждой записке присваивается уникальный номер для удобства идентификации.
3. Место составления: город, в котором была составлена и подписана докладная записка.
4. Подзаголовок: он должен кратко отражать суть документа, например, «Докладная записка о…», с последующим пояснением (например, о нарушениях трудового распорядка или выполнении производственных задач).

Таким образом, внутренние и внешние докладные записки имеют свои особенности, которые важно учитывать при их составлении.

Реакция адресата на полученную докладную записку

Получатель докладной записки должен внимательно изучить предоставленный документ и отреагировать на него соответствующим образом. Важным аспектом является обращение внимания не только на основной текст, но и на все приложения, если они есть.

При рассмотрении документа, руководитель может сделать необходимые пометки и написать резолюцию, которая представляет собой официальный ответ на запрос. Эта резолюция располагается на том же листе и возвращается отправителю для ознакомления с принятым решением.

Важно отметить, что все поступающие служебные и докладные записки рекомендуется регистрировать в специальном журнале. Резолюция служит официальным основанием для реализации принятого решения. Однако если документ составлен с нарушениями, он может быть не рассмотрен и возвращен отправителю без ответа, что также может произойти и в случае несоответствующих вопросов.

Следует подчеркнуть, что руководитель обязан рассмотреть поступившую докладную записку и предоставить ответ в соответствии с установленными правилами. Игнорирование документа или отказ от его рассмотрения без достаточных причин будет считаться непрофессиональным поведением.

На кого может быть составлена докладная записка

Докладная записка может быть адресована любому лицу, имеющему отношение к компании. Она не ограничивается только производственными вопросами или проблемами, возникшими в рабочем процессе. Часто такие записи составляются в случаях, связанных с опозданиями, нарушениями трудового распорядка, превышением полномочий и другими ситуациями, требующими официального обращения.

Докладная записка может быть направлена как к сотрудникам того же уровня, так и к руководителям или уполномоченным лицам, хотя последний вариант встречается реже, так как руководители часто обладают завышенными полномочиями.

Нет строгих ограничений по тому, на кого именно может быть написана докладная записка. Главное — правильно описать проблему и, при возможности, предоставить доказательства её наличия.

Заключение

Докладная записка представляет собой вид служебной документации, используемый для информирования высшего руководства о различных событиях в компании. Она может составляться любым сотрудником в соответствии с установленными требованиями и может носить как положительный, так и отрицательный характер. Руководитель обязан рассмотреть такую записку и предоставить ответ, если она оформлена должным образом.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).