Каждое предприятие должно создать эффективную систему документооборота, включающую в себя процессы создания, редактирования, согласования и исполнения документов, которые регулируют все бизнес-процессы. До недавнего времени документы составлялись преимущественно в бумажном виде, что породило множество проблем. В частности, документы могли потеряться во время долгих согласований между различными подразделениями, а также возникали трудности с определением ответственных лиц для выполнения приказов или распоряжений. С увеличением размеров организации усложняется и управление бумажной документацией. В связи с этим все больше компаний переходят на использование систем электронного документооборота (СЭД).
В данной статье рассмотрим, что такое СЭД, как она применяется в кадровом делопроизводстве, какие особенности имеют такие системы и как их внедрить в бизнес-процессы компании.
Определение системы электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) — это специализированная программа, позволяющая создавать, редактировать и согласовывать документы. Законодательство позволяет переводить в электронный вид почти все бухгалтерские и многие кадровые документы, что значительно упрощает выполнение рутинных задач. Хотя предприятие может разработать собственную программу, чаще всего гораздо проще использовать готовое «коробочное» решение, например, интегрировать его с системой «1С».
Большинство СЭД предлагает стандартный функционал, отличаясь лишь дополнительными опциями. Основные возможности таких программ включают:
- Создание разнообразных документов: пользователи могут формировать различные виды документов, включая договоры, счета-фактуры, приказы и инструкции. Доступность шаблонов документов позволяет сэкономить время, используя готовые образцы вместо создания документов с нуля.
- Редактирование документов: изменения могут вносить один или несколько сотрудников, что особенно удобно при совместной работе над проектом.
- Согласование документов: многие программы позволяют настроить многоступенчатый процесс согласования, упрощая взаимодействие между отделами и сокращая время на оформление.
- Хранение документации: система предполагает наличие цифрового архива, который обеспечивает защиту данных и предотвращает их случайную потерю или уничтожение.
- Ограничение прав доступа: такая функция повышает уровень корпоративной безопасности, предотвращая несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
- Электронная цифровая подпись: использование этой технологии придает юридическую силу цифровым версиям документов, приравнивая их к бумажным аналогам.
Все вышеперечисленные функции реализованы в модуле «Добыто. КЭДО», предназначенном для управления кадровым документооборотом.
Комментарий эксперта. При выборе системы электронного документооборота необходимо учитывать дополнительные функции, которые могут упростить и ускорить процессы согласования. Некоторые программы предоставляют возможность назначения ответственных лиц на каждом этапе согласования и сбора аналитических данных по выполнению поручений. Личная ответственность сотрудников способствует повышению результативности работы.
Принципы работы электронной цифровой подписи
Для успешного использования СЭД необходимо получить электронную подпись для руководителей и ключевых специалистов (например, главного бухгалтера, коммерческого директора и т.д.). Эта подпись подтверждает аутентичность электронного документа. После установки подписи изменения в документ нельзя внести, что придаёт ей такую же юридическую силу, как и собственноручной подписи.
Электронная подпись представлена в виде уникального числового кода, который добавляется к документу, что подтверждает его создание и готовность к исполнению. После этого изменения возможны только через издание нового нормативного акта.
В рамках системы СЭД существуют два основных типа электронных подписей:
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП): может использоваться для внутренних документов и взаимодействия с контрагентами, но требует предварительного соглашения между сторонами.
- Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП): обладает наивысшей степенью защиты. Ее получение возможно только с паспортом в удостоверяющем центре. УКЭП необходима для решения юридически значимых задач, например, для регистрации сделок в Росреестре.
Электронная подпись позволяет руководителям взаимодействовать с персоналом и контрагентами на любом расстоянии. Подписанные цифровые документы могут быть переданы через интернет в любую точку мира. Для предотвращения неправомерного использования подписи её следует регулярно обновлять.
Виды систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота различаются по функционалу и возможностям работы с документами. Их можно разделить на несколько групп:
- Системы документооборота: основные программы для создания, редактирования, согласования и отправки электронных документов. Эта категория является наиболее распространённой.
- Архивные системы: специально предназначенные для безопасного хранения документов на длительный срок. Пользователи могут загружать документы в архив и восстанавливать их из базы данных ЭДО.
- Workflow-системы: более совершенные управления информацией, которые не только организуют цифровой документооборот, но и отслеживают выполнение процессов. Они могут автоматизировать часть рутинной работы.
- ECM-системы: это усовершенствованные версии СЭД, использующие искусственный интеллект для обработки информации. Они позволяют более эффективно отслеживать действия сотрудников и контролировать выполнение задач.
Комментарий эксперта. Многие системы документооборота, включая модуль «Добыто. КЭДО», являются многофункциональными и позволяют не только работать с документами, но и организовывать взаимодействие между отделами. Это обеспечивает качественный и полный электронный документооборот с помощью одной решения.
Сравнение СЭД и ECM
Система электронного документооборота — это интуитивно понятная и удобная программа с ограниченным функционалом. ECM-системы, в свою очередь, предлагают более широкий спектр возможностей, включая обработку поступающих сигнала и аналитическую отчетность по множеству показателей.
Основная задача СЭД заключается в создании документа, его согласовании и последующей передаче на исполнение. Документ в этом процессе является центральным элементом, и его исполнение ведет к решению поставленных бизнес-задач.
В отличие от этого, ECM-системы нацеливаются на создание комфортной среды для работы над проектом несколькими участниками. Они позволяют совместно редактировать документы, контролировать выполнение задач и назначать ответственных лиц, что значительно упрощает управление проектами.
Комментарий эксперта. Внедрение ECM-систем может потребовать больших затрат и времени на обучение сотрудников. На начальном этапе рекомендуется выбрать более простую и широко используемую систему электронного документооборота, а затем, когда персонал будет готов к изменениям, можно перейти на более сложные системы автоматизации бизнеса.
Преимущества внедрения системы электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота через системы СЭД предоставляет компаниям возможность интеграции новых технологий в бизнес-процессы и оптимизации рутинных задач. Традиционный бумажный документооборот требует значительных временных затрат от сотрудников, заставляя их заполнять документы вручную. Переход на СЭД позволяет автоматизировать многие этапы обработки документов, ускорить выполнение задач и повысить общую эффективность использования рабочего времени.
Использование СЭД приносит предприятию ряд значительных преимуществ:
- Ускорение операций с документами. Благодаря возможности создавать документы по готовым шаблонам и упрощенному процессу согласования, каждая операция с конкретным документом осуществляется значительно быстрее. Речь идет о цепочке согласований, по завершении которой документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом и становится готовым к исполнению.
- Снижение затрат на канцелярские принадлежности. Переход на электронный документооборот приводит к значительной экономии на бумаге и различных офисных расходах. Это выгодно как для малого, так и для крупного бизнеса, позволяя сократить затраты на закупку канцтоваров, папок и реже проводить заправку принтеров.
- Упрощение отправки документов. СЭД предоставляет возможность быстрого обмена документами в электронном виде. Это особенно удобно для взаимодействия с контрагентами и удаленными сотрудниками, поскольку теперь достаточно одного нажатия клавиши, чтобы отправить документ, вместо традиционных методов, таких как почта или курьерская доставка.
- Непрерывный сбор и анализ данных. Системы СЭД фиксируют все происходящие события и обрабатывают данные, что позволяет руководству подробно отслеживать эффективность работы офиса и принимать обоснованные управленческие решения.
В целом внедрение СЭД ведет к ускорению бизнес-процессов, что позволяет команде работать более синхронно и эффективно. Система также позволяет установить ответственных сотрудников, ответственных за отслеживание согласования документов и выполнение задач. Рекомендуется ознакомиться с модулем «Добыто. КЭДО», который нацелен на решение всех кадровых вопросов.
Процесс внедрения СЭД на предприятии
Прежде чем выбрать подходящую программу для внедрения СЭД в компанию, необходимо тщательно продумать и рассчитать будущие затраты. Важно учесть расходы на модернизацию офисной техники, обеспечение стабильного доступа к интернету с высокой скоростью для всего персонала и выбор подходящего тарифного плана для программы.
Операторы ЭДО предлагают различные тарифные планы, выбор которых зависит от объема документооборота и масштабов бизнеса. Для начинающего предприятия с небольшой численностью сотрудников подойдет стартовый тариф, который относительно экономичен. Крупным организациям же, как правило, необходимо выбирать более дорогие корпоративные решения, адаптированные к их специфике.
Процесс внедрения СЭД можно разбить на несколько ключевых этапов:
- Анализ и расчет. Необходимо провести анализ текущих бизнес-процессов и изучить регламенты работы в организации. Это позволит заранее оценить, как будет функционировать система и рассчитать издержки.
- Разработка нормативной базы. Важно подготовить положение о переходе на электронный документооборот, где будут прописаны условия его ведения. Сотрудников нужно ознакомить с этими документами.
- Заключение договора с оператором СЭД. По российскому законодательству необходимо отправлять электронные счета-фактуры и другие бухгалтерские документы исключительно через операторов, которые обеспечивают законность и корректность удостоверения документов с помощью цифровой подписи.
- Подготовка рабочих мест. Этот этап включает установку необходимого программного обеспечения на компьютеры сотрудников и, при необходимости, интеграцию с действующей корпоративной системой документооборота.
- Тестирование системы. На данном этапе следует определить и устранить недостатки, которые могут возникнуть в процессе работы. В случае серьезных технических проблем потребуется обратиться в техническую поддержку, которая должна быть доступна круглосуточно.
После завершения подготовки можно переходить к обучению персонала и непосредственному внедрению системы в бизнес-процессы. Это обеспечит значительное ускорение решения повседневных задач и оптимизацию многих операций. Внедрение современных многофункциональных систем также позволяет сократить штат офисных сотрудников, что приведет к экономии на фонде оплаты труда при сохранении высокой результативности работы компании.
Заключение
Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой мощный инструмент для создания, редактирования, отправки, хранения и выполнения множества других операций с документами. Внедрение СЭД позволяет оптимизировать бизнес-процессы, экономить время и средства, что создает дополнительные конкурентные преимущества для компании. Хотя на начальном этапе потребуется инвестиции, они полностью оправдаются повышением эффективности работы организации.
Существует множество систем электронного документооборота, каждая из которых имеет свои особенности и предназначение. Корректный выбор системы с учетом ее функционала сделает СЭД универсальным инструментом для развития бизнеса и повышения его конкурентоспособности.
