Документооборот СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой автоматизированную, многопользовательскую платформу, созданную для оптимизации и ускорения процессов управления в организациях. Внедрение такой системы способствует повышению эффективности работы сотрудников и улучшает качество документооборота. В процессе работы, сотрудники используют инструменты ЭДО, что позволяет акцентировать внимание на выполнении своих должностных обязанностей.

Из статьи вы узнаете, что входит в понятие документооборот СЭД, как внедрить его и использовать для работы, какие преимущества получит работодатель.

Основные аспекты системы СЭД

СЭД включает в себя программное обеспечение, которое позволяет осуществлять различные операции с цифровыми документами, такие как создание, редактирование, хранение, отправка и получение. Обновления программного обеспечения добавляют функции, такие как маршрутизация, поиск и классификация документов.

Существуют различные типы СЭД, которые помогают работникам быстро создавать и отправлять цифровые документы, а также взаимодействовать с коллегами и государственными органами. Система может быть установлена на облачные сервисы или локальные компьютеры, и обеспечивает внутренний и внешний электронный документооборот. В целях безопасности обмена документами используется электронная подпись, которая придаёт юридическую значимость создаваемым документам.

Благодаря внедрению СЭД, компании могут сократить время на обработку и подготовку отчетности на 70%. Это также приводит к снижению затрат на бумагу, курьерские услуги и вспомогательные материалы. Внедрение модуля «Добыто. КЭДО» даст вам все перечисленные преимущества.

История развития систем электронного документооборота

Первые системы электронного документооборота начали развиваться в России в 90-х годах XX века, когда на рынке появились первые программные решения для автоматизации работы коммерческих и производственных организаций. За тридцатилетний период внедрения ЭДО накоплен значительный опыт перехода компаний на цифровой формат документооборота, что позволило оптимизировать бизнес-процессы и расширить функционал программных продуктов.

Системами электронного документооборота активно пользуются как крупные корпорации, так и малый и средний бизнес. Кроме того, в российское законодательство были внесены нормы, поощряющие организации к автоматизации документооборота.

Нормативно-правовая база

Разработка СЭД пока требует более детального нормативного регулирования. Законодательство предостерегает от неправомерного доступа к закрытым данным (коммерческой или государственной тайне) и устанавливает юридическую ответственность за такие действия. Разработчики СЭД могут подвергаться административным и уголовным санкциям.

К основным нормативным актам, регулирующим ведение электронного документооборота, относятся:

• ФЗ № 149-ФЗ (Об информации, информационных технологиях и о защите информации).
• ФЗ № 125-ФЗ (О цифровой подписи).
• ФЗ № 152-ФЗ (О персональных данных).
• ФЗ № 63-ФЗ (Об электронной подписи).
• ФЗ № 98-ФЗ (О коммерческой тайне).
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013.
• ГОСТ Р 53898-2013.

Основные термины электронного документооборота

Во время работы с цифровыми документами работники сталкиваются с несколькими важными терминами:

• Документооборот: процесс перемещения документов от их создания до отправки или завершения исполнения.
• Электронный документооборот (ЭДО): механизм обработки цифровых документов.
• Электронный документ: документ, созданный на компьютере и подписанный электронной подписью.
• Электронная подпись: аналог ручной подписи, защищающий документы от подделки.

Система «Добыто. КЭДО» поддерживает работу с различными видами электронных подписей и возможность выпуска уникальной непредставленной электронной подписи (УНЭП) прямо в программе, что является неоспоримым преимуществом.

Принципы работы систем электронного документооборота

Системы СЭД функционируют на основе определённых принципов, среди которых:

• Однократная регистрация для идентификации документа.
• Эффективная поисковая система для быстрого нахождения необходимых файлов.
• Параллельное выполнение операций для повышения продуктивности работы.
• Единая база данных, исключающая дублирование информации.
• Система отчётности с различными статусами и атрибутами для документов.
• Постоянное движение документа с указанием ответственных лиц на каждом этапе.

Классификация систем электронного документооборота

Существуют различные классификации СЭД, основанные на доступных возможностях для пользователей:

1. Универсальные системы. Имеют стандартные функции и не всегда подходят для специфических нужд компаний разных отраслей. Они обычно требуют меньше затрат на установку и лицензирование.
2. Индивидуальные системы. Создаются с учётом уникальных требований конкретной организации, но требуют больших вложений времени и ресурсов на разработку.
3. Комбинированные системы. Это базовые платформы с дополнительными модулями, которые позволяют соответствовать потребностям бизнеса, не требуя значительных затрат времени на внедрение.

Цена программного продукта зависит от объема индивидуальной доработки, а также сложности задания. Удобный интерфейс и простота использования, а также возможность интеграции с другими офисными приложениями – значительные преимущества данной категории систем.

Требования к системам электронного документооборота

Для того чтобы СЭД соответствовали современным требованиям и ускоряли выполнение бизнес-процессов, к ним предъявляются следующие требования:

• интуитивно понятный интерфейс.
• создание единого электронного архива с возможностью поиска.
• квалифицированная техническая поддержка.
• поддержка функций создания, редактирования, распознавания, подписания и согласования документов.
• разграничение доступа к файлам.
• контроль исполнения распоряжений.
• высокий уровень защиты информации.
• ведение протокола действий пользователей и подготовка отчетов.
• соответствие стандартам отечественного делопроизводства.

Функциональность готовых решений СЭД

Компаниям зачастую подходят готовые решения со стандартными функциями, так как они легко устанавливаются и предоставляют универсальные возможности, позволяя адаптировать свою работу под потребности бизнеса. Как правило, такие решения можно интегрировать как в виде программного обеспечения, так и в качестве онлайн-сервиса.

Замечательные возможности, которые предоставляет система СЭД, включают:

• Договорный документооборот: автоматизация создания и согласования документов, включая совместное редактирование.
• Мобильная и удаленная работа: доступ к СЭД с любых устройств, в том числе смартфонов и планшетов.
• Ведение цифрового архива: упорядоченное и защищённое хранение документов.
• Составление отчетности и аналитики: инструменты для создания аналитических отчетов с графиками и статистикой.
• Постановка задач: возможность планировать и отслеживать выполнение задач.
• Упрощение проведения совещаний: автоматизация процесса планирования, согласования повесток и контроля исполнения поручений.
• Управление проектами: оценка и обсуждение проектных предложений, ведение архивов и аналитики.

Внедрение системы электронного документооборота значительно упростит управление документами и повысит общую продуктивность работы вашего предприятия.

Выбор системы электронного документооборота

При выборе подходящей системы электронного документооборота (СЭД) руководителям организаций следует обратить внимание на несколько критически важных аспектов:

1. Соответствие функционала. Убедитесь, что возможности системы соответствуют задачам компании и требованиям отраслевых стандартов.
2. Поддержка необходимых типов документов. Необходимо проверить, поддерживает ли система те форматы документов, которые используются в вашем бизнесе.
3. Качество технической поддержки. Наличие надежной технической поддержки от разработчиков становится важным фактором для обеспечения бесперебойной работы системы.
4. Уровень защищенности. Обратите внимание на системы безопасности, предусмотренные для защиты данных и информации.
5. Необходимость дополнительного ПО. Уточните, нужно ли загружать дополнительные программные продукты для полноценной работы СЭД.
6. Удаленный доступ. Проверьте, обеспечивается ли возможность удаленной работы с системой, что особенно актуально в условиях гибридного формата труда.
7. Кастомизация. Возможность адаптации системы под специфические потребности компании и добавления новых функциональных опций по мере роста и расширения бизнеса.
8. Качество документации. Наличие четких и понятных инструкций по использованию системы обеспечивает более легкое освоение пользователями.
9. Скорость восстановления. Убедитесь, что система быстро восстанавливается после возможных сбоев или технических неполадок.
10. Массовый ввод данных. Проверьте, поддерживает ли система возможность массового ввода информации, что может значительно ускорить процесс.
11. Автоматизация стандартных процессов. Учтите наличие функций для автоматизации рутинных задач в области делопроизводства.
12. Интеграция с другими системами. Возможность интеграции с корпоративными информационными системами для облегчения взаимодействия и обмена данными.
13. Репутация разработчика. Ознакомьтесь с отзывами и репутацией поставщика программного обеспечения на рынке.
14. Масштабируемость. Возможность увеличения количества пользователей и рабочих мест с формированием базы данных.
15. Стоимость. Учитывайте не только цену самого программного обеспечения, но и затраты на обучение сотрудников, а также администрирование системы.

Комментарий эксперта. Перед окончательным выбором программного обеспечения желательно провести тестирование. Пользуйтесь демоверсиями различных решений, чтобы оценить их полезность и удобство в реальной работе.

Как внедрить систему электронного документооборота в организацию

Процесс внедрения новой системы ЭДО включает в себя несколько последовательных шагов:

1. Изучение порядка работы с программой. Ознакомьтесь с функционалом системы и ее возможностями.
2. Подготовка нормативной базы. Разработайте внутренние правила, касающиеся использования электронной документации, определите основные термины и установите порядок доступа к документам.
3. Издание официального приказа. Оформите приказ о переходе на электронный документооборот, чтобы formalизировать процесс.
4. Заключение договора. Подписывать соглашение с оператором, который предоставляет услуги в области электронного документооборота.
5. Подготовка рабочих мест. Установите необходимое программное обеспечение на компьютеры сотрудников, а также проведите интеграцию с корпоративной информационной системой.
6. Установка ПО. Обеспечьте инсталляцию программного обеспечения на рабочих местах сотрудников.
7. Тестирование системы. Проведите тестирование, чтобы выявить возможные сложности и проблемы, с которыми могут столкнуться работники.

Кроме того, обучение персонала и помощь в адаптации к новым условиям работы являются обязательными условиями успешного внедрения системы.

Преимущества внедрения системы электронного документооборота

Системы ЭДО предлагают ряд значительных преимуществ для организации, среди которых:

• Снижение затрат. Переход на электронный документооборот позволяет существенно сократить расходы на бумагу, принтеры и услуги по хранению бумажных архивов.
• Оптимизация рабочего процесса. Ускорение принятия решений и повышенная эффективность работы способствуют сокращению времени на создание отчетности.
• Совмещение с бумажным документооборотом. По необходимости электронные документы можно распечатать и подписать в привычном формате, что позволяет поддерживать гибкость рабочих процессов.
• Повышение дисциплины. ЭДО помогает руководству легче контролировать выполнение задач и повышает прозрачность бизнес-процессов.
• Защита информации. Системы обеспечивают безопасность данных, позволяя ограничивать доступ и предотвращая несанкционированное копирование или распространение архивов.
• Улучшение корпоративной культуры. Упрощение взаимодействия между сотрудниками способствует укреплению духа коллектива.
• Быстрая окупаемость. Внедрение ЭДО оперативно оправдывает вложенные инвестиции, улучшает качество предоставляемых услуг и увеличивает скорость обслуживания клиентов.

Заключение

Организация эффективного кадрового документооборота требует структурированного подхода и упорядоченности действий. Внедрение специализированных систем электронного документооборота существенно упрощает и автоматизирует работу сотрудников отдела кадров. Эти системы позволяют ускорить выполнение рутинных задач, обеспечивают возможность удаленной работы и осуществляют централизованное хранение данных.

Применение современных решений ЭДО соответствует правовым нормам и облегчает процесс адаптации компании к изменениям в законодательстве.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).