Документы при увольнении сотрудника

Когда сотрудник принимает решение покинуть компанию, согласно законодательству Российской Федерации, работодатель обязан осуществить полный расчет и предоставить необходимый пакет документов. Некоторые из этих документов являются обязательными, а другие могут быть подготовлены кадровой службой по запросу. В 2023 году в этой области произошли значительные изменения.

В данной статье мы рассмотрим, что именно должно входить в обязательный пакет документов при увольнении, что необходимо учесть при их оформлении и выдаче, а также как система КЭДО может помочь в этом процессе.

Обязательный пакет документов при увольнении

При увольнении сотрудника специалист отдела кадров делает запись об этом в трудовой книжке и выдает её на руки работнику. Эти действия регламентированы статьёй 84.1 Трудового Кодекса Российской Федерации, если не применяются электронные формы трудовых книжек.

Трудовая книжка или справка СТД-Р

Если сотрудник ранее заполнял отказ от бумажной версии трудовой книжки или его трудовой стаж начался с 1 января 2022 года, все необходимые данные для дальнейшего трудоустройства представляются по форме СТД-Р. В этом документе содержится информация о кадровых мероприятиях, происходивших на протяжении срока работы у данного работодателя. Справка утверждена приказом Минтруда России № 713н от 10 ноября 2022 года.

Комментарий эксперта. Бумажная трудовая книжка может использоваться наряду с электронной. Если работник еще не определился с удобным для него форматом, можно выдать ему бумажную трудовую книжку, не заполняя форму СТД-Р. Электронный вариант дублирует сведения о трудовом стаже и обеспечивает более удобный документооборот.

В случае ведения бумажной трудовой книжки, форма СТД-Р выдается при наличии письменного запроса от сотрудника. Согласно статьям 62 и 66.1 ТК, компания не обязана в этом случае предоставлять написанный запрос, а отдел кадров подготовит документ по предварительной договоренности.

Расчетный лист

На момент увольнения работодатель обязан произвести полный расчет с сотрудником, который включает все причитающиеся суммы — заработную плату, начисленную до дня увольнения, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также возможные дополнительные выплаты, такие как суммы по больничному листу и выходное пособие.

Комментарий эксперта.  Расчетный листок может выдаваться не только в бумажном виде. Многие компании, которые переходят на электронный документооборот, предоставляют такие листы на корпоративную почту сотрудника. Также в некоторых организациях работникам выдают логин и пароль для доступа в программу, где происходит формирование заработной платы. Такой формат обмена информации не противоречит законодательству. Однако внутренние положения компании должны быть изменены.

Важно помнить, что выходное пособие предоставляется не всем уволенным работникам. В соответствии со статьёй 178 ТК РФ, его могут получать только те сотрудники, которые стали жертвами ликвидации компании, реорганизации или сокращения штата.

Выплаты должны сопровождаться расчетным листом, который обязательно включается в пакет документов при увольнении.

Выписка из ЕФС-1

Не позднее следующего рабочего дня после официального увольнения работодатель обязан представить документ, подтверждающий прекращение трудовых отношений, в отделение Фонда социального страхования (СФР) по месту регистрации компании. Важно учесть при заполнении такие особенности:

• Подраздел 1.1 — включает всех сотрудников, в отношении которых были произведены кадровые мероприятия.
• Подраздел 1.2 — перечислены работники, имеющие право на получение досрочных пенсионных выплат.
• Подраздел 1.3 — обозначает граждан, по которым страхователь выплачивает дополнительные взносы.

В соответствии с письмом СФР от 6 марта 2023 года, при увольнении работнику должна быть выдана выписка из ЕФС-1. Однако, 10 апреля 2023 года вышло новое письмо Минтруда, которое опровергло эту необходимость, указывая, что вся информация о трудовом стаже сотрудника уже содержится в СТД-Р.

Комментарий эксперта. В данном документе речь идет об информации из Подраздела 1.1. Данные в нем дублируются с данными в трудовой книжке или СТД-Р. Но информации о дополнительных страховых взносах и о праве гражданина на получение досрочных пенсионных выплат в обеих версиях трудовой нет. Такая информация содержится в подразделе 1.2 и разделах 2 и 3 ЕФС-1.

Выписка из 3 раздела РСВ

Этот отчет содержит информацию о физическом лице и всех осуществленных выплатах, включая суммы, подлежащие обложению взносами. Выписка заполняется за период с начала квартала до момента увольнения.

Персонифицированные сведения

С 2023 года введены новые правила, и теперь отчет по персонифицированным сведениям заменяет месячный отчет СЗВ-М в ПФР. Он содержит личные данные и суммы начисленных выплат за текущий месяц.

Хранение документов, предоставленных работникомК ним относятся дипломы, военные билеты для мужчин, оригиналы СНИЛС и другие важные документы. Если работодатель не вернет документы, они будут подлежать уничтожению. Хранение официальных документов работников возможно только при наличии их письменного согласия. Отсутствие согласия может привести к нарушениям закона о защите персональных данных.

Если у работодателя имелись справки с предыдущих мест работы, он не обязан возвращать их оригиналы по запросу с увольняющегося сотрудника. При увольнении работник вправе запросить любые документы, которые напрямую связаны с его трудовой деятельностью.

К каким документам сотрудник может обратиться

Работник не имеет права на доступ к некоторым документам без подачи соответствующего запроса. Это важно учитывать обеим сторонам при завершении трудовых отношений.

• Копия приказа об увольнении. Сотрудник должен получить письменное подтверждение о том, что он ознакомлен с приказом об увольнении. Он также может запросить заверенную копию этого документа.
• Справка о доходах. С 2021 года справка 2-НДФЛ отменена. Вместо нее можно запросить другой документ, который содержит информацию о доходах и суммах налога. Заявление выполняется по форме, которая утверждена в приложении №4 к приказу ФНС, действующему с 15 октября 2020 года.
• Справка о зарплате. Приказом Минтруда, действующим с 1 января 2023 года, была отменена форма 182-Н. Теперь новому работодателю информации о зарплате будет необходимо запрашивать через СФР.
• Справка о среднем заработке. Эта выписка может понадобиться для получения пособий или учета в центре занятости. Формат справки может варьироваться в зависимости от региона.

Другие документы

Работодатель имеет право самостоятельно решать, предоставлять ли запрашиваемые справки увольняющимся. Если эти документы касаются только персональных данных сотрудника и условий его работы, желательно их предоставить. Например, нельзя отказать в выдаче трудового договора или приказа о переводе.

Важно помнить, что документы с персональными данными других сотрудников не должны передаваться. Специалист отдела кадров об обязан сам сделать выписку из запрашиваемого документа, содержащую только данные конкретного работника.

Комментарий эксперта. Работодатель также имеет полное право не предоставлять по запросу внутренние нормативные акты. Например, должностные инструкции или правила заработной платы не подлежат выдаче после увольнения, поскольку у уволенного сотрудника больше нет отношений с компанией.

Когда необходимо выдавать документы

Справки, которые должны быть выданы работнику, считаются обязательными для передачи в день его увольнения. Остальные документы могут быть выданы в течение трех рабочих дней после поступления соответствующего запроса. Важно зафиксировать факт выдачи бумаг письменно, используя опись или акт приема-передачи. Работодателю рекомендуется получить расписку о получении документов от уволенного сотрудника.

Если по каким-либо причинам нет возможности передать пакет документов непосредственно, следует направить уведомление о пересылке документов по почте. Важно отметить, что оставление справок и других документов у работодателя является нарушением закона. Составление уведомления освобождает компанию от ответственности за задержку в выдаче.

Если работник не явился за документами в установленный срок, он должен уведомить работодателя об этом письменно. При наличии электронного документооборота форма СТД-Р может быть направлена на электронную почту сотрудника. Каждый работник тоже имеет право выбрать удобный способ получения своих документов.

Последствия задержки выдачи

Если справки и другие документы не представлены в установленный срок, работодатель нарушает нормы трудового законодательства. В соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на сумму от 1 до 5 тысяч рублей, а юридическое лицо — на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

Если трудовая книжка не была выдана вовремя, уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за время, когда он не смог трудоустроиться. Это положение закреплено в статье 234 Трудового кодекса РФ, но для того чтобы закон вступил в силу, работник должен обратиться в суд с доказательствами того, что отсутствие документа помешало ему устроиться на новое место работы. Также необходимо указать, что он многократно обращался к своему работодателю с просьбой вернуть трудовую книжку.

Если суд примет решение в пользу работника, период между увольнением и получением трудовой книжки будет признан вынужденным прогулом, что даст ему право на выплату среднего заработка за этот период. Кроме того, работник может потребовать возмещения морального ущерба, который был причинен в связи с задержкой документов.

Ограничения на применение КЭДО

Электронный документооборот (КЭДО) предлагает множество преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документооборотом, включая значительное временное преимущество. Сотрудникам HR-отдела не нужно тратить время на печать документов, их передачу и подписание — процесс осуществляется за считанные секунды.

КЭДО также позволяет существенно сократить затраты организации. Нет необходимости выделять пространство для хранения бумажных документов, ведь электронные версии документов обладают той же юридической силой, что и их бумажные аналоги. Информация сохраняется в электронном виде, что делает ее доступной в любой момент.

Другим важным аспектом является снижение вероятности ошибок. Документы, оформленные в электронной форме, гораздо менее подвержены потерям.

Тем не менее, есть некоторые обстоятельства, когда использование КЭДО является недопустимым. В соответствии с письмом Минтруда от 12 января 2023 года, личная передача некоторых видов документов обязательна:

• Трудовые книжки.
• Акты о несчастных случаях на производстве.
• Распоряжения и приказы об увольнении.
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Минтруд пояснил, что эти исключения введены для защиты прав работников. Например, исключение приказов об увольнении из КЭДО предотвращает возможность одностороннего изменения условий соглашений.

Запись в трудовую книжку должна вноситься с ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. В этом списке отсутствует отзыв заявления об увольнении; в таком случае работодатель имеет полное право использовать электронный документооборот.

Электронную версию трудовой книжки, форму СТД-Р, не нужно заполнять на электронном носителе. Информация о трудовом стаже может предоставляться различными способами:

• через Кабинет страхователя.
• через оператора связи.
• через клиентскую службу Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).

Если работник обнаружит ошибки в форме СТД-Р, он должен уведомить об этом работодателя в письменной форме. Организация, в свою очередь, обязана внести необходимые изменения и отправить исправленные сведения в СФР.

Ответственность работодателя

Компания нарушает трудовое законодательство в следующих ситуациях:

• Задержка в выдаче трудовой книжки или непредоставление запрашиваемых сведений о трудовой деятельности при увольнении.
• Неправильное внесение кода причины увольнения специалистом отдела кадров.
• Непредставление достоверной информации в СФР или нарушение сроков её подачи.
• Неправильная подача данных в формате электронных документов.

В случае выявления перечисленных нарушений суд может обязать компанию выплатить средний заработок пострадавшему работнику за период вынужденного прогула.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).