Если сотрудник увольняется, работодатель обязан выдать ему пакет документов. Часть из них считается обязательной и предоставляется вне зависимости от запроса сотрудника. Причем выдача не ограничивается только трудовой книжкой. Отдельно существует список дополнительной документации, которая предоставляется по просьбе работника. Чтобы не допустить ошибки и учесть все требования законодательства, необходимо заранее изучить существующие правила и понять, какие документы нужно подготовить при увольнении сотрудника.
- Когда работодатель обязан предоставить документы увольняющемуся сотруднику?
- Документы, предоставляемые в обязательном порядке
- Расчетный лист
- Трудовая книжка
- Выписка из ЕФС-1
- Выписка из отчета Персонифицированные сведения
- Выписка из Раздела 3 РСВ
- Документы, которые работник предоставлял ранее
- Какие документы сотрудник может запросить самостоятельно?
- Справка о доходах
- Копия приказа об увольнении
- Справка о размере заработной платы
- Дополнительные документы
- Ответственность за несвоевременное предоставление
- Заключение
- Список источников
Когда работодатель обязан предоставить документы увольняющемуся сотруднику?
Существует 2 типа документов, которые работодатель обязан предоставить сотруднику — обязательные и дополнительные. От их типа зависит срок выдачи. Так, обязательные документы необходимо предоставить в день увольнения или до этой даты Задержки не допустимы.
Дополнительные документы выдаются по просьбе сотрудника. Работодатель не обязан готовить их в обязательном порядке. Если увольняющийся работник попросит предоставить документацию из дополнительного списка, на ее подготовку и выдачу дают 3 рабочих дня. Срок исчисляется с даты получения обращения.
Комментарий эксперта. Факт предоставления документов работнику необходимо зафиксировать. Это поможет подтвердить соблюдение установленных сроков. Допустима передача документации по описи, подготовка акта приема-передачи. Дополнительно можно взять с сотрудника расписку, подтверждающую, что ему был предоставлен весь обязательный перечень.
На практике возможны ситуации, когда передать весь список документов невозможно. Часто причиной становится болезнь работника или его отказ явиться и забрать обязательный перечень. Однако это не позволяет работодателю нарушить нормы законодательства. Чтобы учесть установленные требования, можно согласиться на почтовую пересылку документации или направить бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать ее.
Документы, предоставляемые в обязательном порядке
Если проводится увольнение сотрудника, работодатель обязан подготовить комплект обязательных документов. Они предоставляются во всех случаях вне зависимости от причин расторжения трудового договора. Работодатель не может нарушить правила и отказать в выдаче документов или предоставить их позднее, если сотрудник лично посетил офис компании. Подобное действие будет считаться нарушением.
Сама документация также должна быть составлена в соответствии с установленными правилами. Сокращать список сугубо до трудовой книжки нельзя. Подобное также будет являться нарушением. Если его выявят, на работодателя наложат штрафные санкции со стороны прокуратуры, трудовой инспекции. Необходимо помнить о том, что сам бывший сотрудник может пожаловаться в уполномоченный орган. По этой причине нарушение допускать не следует.
Расчетный лист
Работодатель обязан предоставить сотруднику расчетный лист. Документ подтверждает, что компания выполнила все выплаты и учла положения ст. 140 ТК РФ. Перечень обязательных выплат может меняться. Обычно увольняющемуся сотруднику предоставляют:
- заработную плату за отработанный период;
- денежную компенсацию за неиспользованный отпуск;
- выходное пособие, если выполнено сокращение;
- оплату по листку временной нетрудоспособности.
Все выплаты необходимо сопровождать письменным оповещением. Так работодатель защитит себя от необоснованных претензий. Подготовка расчетного листка может выполняться в бумажном или электронном виде. Точная форма документа не утверждена. Обычно компания самостоятельно разрабатывает ее и в последующем использует при заполнении расчетных листков.
Комментарий эксперта. Обратите внимание на то, что отправить расчетный лист на email работника можно только в том случае, если компания официально ведет весь документооборот электронно. В иной ситуации подобное действие будет расценено как нарушение.
Трудовая книжка
Если правоотношения с сотрудником прекращаются, работодатель обязан выдать трудовую книжку с внесенной в нее записью о причине увольнения. Это основной документ, в котором фиксируют информацию о работе. От его формы зависит особенности соблюдения требования о предоставлении перечня обязательной документации.
Если используется классическая бумажная трудовая книжка, действовать необходимо по стандартной схеме. Работодатель заполняет документ, а затем предоставляет работнику в последний день осуществления деятельности в компании.
На практике сотрудник может написать заявление о переходе на использование электронной трудовой книжки или начать работать после того, как применение бумажных документов прекратили. В этом случае правила меняются. Гражданину обязаны предоставить справку, содержащую всю необходимую информацию.
Документ готовят по форме СТД-Р. Ее оформляют только для тех сотрудников, у которых нет классической трудовой. Документ может быть предоставлен на бумаге. Если этот вариант неудобен, готовится электронный экземпляр. Во втором случае происходит его подписание с использованием ЭЦП работодателя.
Выписка из ЕФС-1
Если сотрудник решил уволиться, компания может предоставить по его запросу выписку из формы ЕФС-1. В частности, она содержит следующую информацию:
- личные сведения увольняющегося сотрудника;
- информация о заработанном стаже, относящегося к категории страхового;
- данные об особых условиях страхового стажа.
Для соблюдения вышеуказанных требований готовят выписку из отчетности.
Комментарий эксперта:
«Несмотря на наличие письма Минтруда РФ, в котором сказано, что предоставлять выписку из ЕФС-1 необязательно, подготовить документ все же нужно. В письме сказано, что потребность в предъявлении информации отсутствует в связи с тем, что данные есть в трудовой книжке. Однако в ней содержатся только сведения, необходимые для расчета стажа. Например, получить данные о наличии права на досрочную пенсию не удастся. Однако потребность в предъявлении такой информации никто не отменял. По этой причине не забывайте готовить выписку».
Выписка из отчета Персонифицированные сведения
Это новый отчет, который компании обязали готовить относительно недавно. Он содержит сведения о сотруднике и выплатах, которые были осуществлены в его пользу. Из отчета нужно подготовить выписку за текущий месяц и предъявить увольняющемуся работнику, если он подал соответствующее заявление.
Выписка из Раздела 3 РСВ
Документ позволяет сотруднику получить информацию о выплатах, в том числе тех, которые подлежат обложению взносами. Выписку готовят с даты начала квартала и до момента увольнения.
Документы, которые работник предоставлял ранее
На практике сотрудник может предоставить работодателю целый комплекс документов, подтверждающих ту или иную информацию о полученном образовании, квалификации, службе в армии. Обычно компания хранит у себя следующие копии:
- диплома;
- СНИЛС;
- военного билета.
Их необходимо вернуть, если это требует сотрудник. Если этого не сделать, в последующем возникнет потребность в уничтожении копий. Дело в том, что закон позволяет хранить рассматриваемую документацию только с получения согласия на выполнение процедуры. В ином случае возникает нарушение.
Комментарий эксперта:
«Возвращать оригиналы ранее предоставленных в отдел кадров справок работодатель не обязан. Однако если сотрудник запросит их, компания обязана предоставить документы с сохранением себе копий».
Какие документы сотрудник может запросить самостоятельно?
Помимо обязательных, сотрудник имеет право получить дополнительные документы. По умолчанию их не предоставляют. Однако гражданин может подготовить соответствующий запрос и получить необходимый перечень. В этом случае работодатель отказать в их выдаче не может. Однако ему дают больше времени на оформление. На подготовку дополнительных документов у компании есть 3 рабочих дня. Причем срок исчисляется не с даты увольнения, а с момента получения соответствующего запроса.
Справка о доходах
Раньше в список обязательных документов входила справка о доходах. Ее готовили по форме 2-НДФЛ. Справку запрашивали для подтверждения доходов. Нередко ее брали для:
- кредитных учреждений;
- получения виз;
- оформления налоговых вычетов;
- прочих целей.
Обязательную выдачу указанной справки отменили. Вместо нее готовят схожий документ, который дополнительно содержит сведения о налоговых выплатах. Теперь работодатель не обязан предоставлять документацию по умолчанию. Ее выдают сугубо по запросу увольняющегося сотрудника. Также справку можно запросить через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте ФНС.
Копия приказа об увольнении
Если сотрудник принял решение об увольнении, или он прекращает трудовую деятельность по иным причинам, работодатель в обязательном порядке готовит соответствующий приказ. Работник должен ознакомиться с ним, а затем проставить подпись. Ее наличие подтверждает, что лицо изучило соответствующую информацию.
Гражданин имеет право получить копию приказа об увольнении. Для этого необходимо обратиться к работодателю с заявлением. Получать приказ рекомендуют, если возник какой-либо конфликт, или он может появиться в теории. Документ в этом случае может стать одним из доказательств или использоваться для ознакомления с официальной позицией компании, выстраивания линии защиты.
Получив запрос на выдачу копии приказа, работодатель обязан удовлетворить требования. Он не имеет право отказать заявителю, так как это будет считаться нарушением. Сотрудник получает копию приказа. Она должна быть заверена работодателем с соблюдением соответствующих требований.
Справка о размере заработной платы
Дополнительно сотрудник имеет право запросить справку о размере средней заработной платы. Документ готовят по форме 182н. Документ может потребоваться, если гражданин сразу же планирует перейти в другую компанию, хочет встать на учет в службе занятости населения. Справку используют, чтобы рассчитать размер больничного на период временной нетрудоспособности или определить размер пособий.
Комментарий эксперта:
«С 2023 года работодатели предоставляют данные, которые раньше содержались в справке о среднем размере заработной платы, в СФР. Подобное нововведение привело к тому, что форму 182н отменили. Однако это не говорит о том, что предоставлять справку о средней зарплате по запросу сотрудника не нужно. Эксперты Роструда сообщают, что соответствующая обязанность у работодателя сохранилась. Он все так же обязан оформить документ».
Потребность в продолжении выдачи справой обусловлена тем, что пока продолжается переходный период, а взаимодействие между СФР и компаниями происходит не всегда оперативно. Очень часто необходимая информация приходит в Фонд несвоевременно, даже если работодатель принял во внимание все установленные требования и передал данные вовремя. В результате процесс расчета пособий затрудняется. Сложившаяся ситуация может привести к тому, что человек, у которого был высокий доход на предыдущем месте, получит выплаты по больничному, рассчитанному на основании МРОТ.
Работник имеет право получить любую документацию, связанную с работой. Об этом неоднократно напоминали представители Роструда. Увольняющийся сотрудник может запросить сведения о размере средней заработной платы. Работодатель не имеет право отказать в предоставлении рассматриваемого документа. Вынесение отрицательного решения будет считаться нарушением. При этом сроки на подготовку отмененного документа остаются прежними. Работодатель обязан предоставить его в течение 3 дней с даты получения соответствующего запроса.
Дополнительные документы
Вышеуказанный перечень дополнительной документации не является исчерпывающим. Сотрудник может запросить и другие справки, выписки. Обязанность в их предоставлении напрямую зависит от того, связаны ли они с выполнением трудовой деятельности. Если рассматриваемая связь присутствует, и в документации содержатся сведения только о сотруднике, который обращается к работодателю, компания не имеет право отказать в их предоставлении. Подобное действие будет считаться нарушением и может стать основанием для привлечения к ответственности.
Однако если в документации есть персональные сведения других людей, предоставлять такие документы нельзя. Рассматриваемое действие также будет признано нарушением. В сложившейся ситуации работодатель обязан подготовить выписку. В этом случае сведения, касающиеся увольняющегося сотрудника, фиксируются отдельно, а затем заверяются в соответствии с установленными правилами.
А вот локальные нормативно-правовые акты по запросу сотрудника не предоставляются. Фактически они не касаются непосредственно его самого, а затрагивают всю компанию в целом. Когда произошло увольнение, рассматриваемые документы перестают распространяться на него. В результате человек не может получить их.
Ответственность за несвоевременное предоставление
Работодатель обязан строго соблюдать установленные сроки выдачи документов. В ином случае возникает административное нарушение. Компанию могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. На работодателя наложат штраф, причем размер денежного взыскания может значительно меняться в зависимости от статуса нарушителя. Если это ИП, необходимо заплатить от 1 000 до 5 000 руб. Для организаций величина штрафа больше — от 30 000 до 50 000 руб.
Однако это не все взыскания. Если произошла задержка выдачи трудовой книжки, и работник не смог трудоустроиться на новое место, предыдущий работодатель обязан компенсировать недополученный заработок. Однако заявителю придется обратиться в суд и доказать факт возникновения нарушения. Предстоит доказать, что отсутствие трудовой книжки не позволило гражданину работать, и он прилагал усилия, чтобы получить документ обратно.
Заключение
Работник может получить при увольнении перечень обязательных и дополнительных документов. Первый пакет выдается во всех случаях. Второй предоставляется, если получен соответствующий запрос.
Работодатель обязан подготовить документацию вовремя. Если сроки будут нарушены, компанию могут привлечь к ответственности на несоблюдение законодательства.
Оформить документы можно в письменном или электронном виде. Точный порядок зависит от требований законодательства, положений локальных актов компании.
