Отдел кадров — это важное структурное подразделение, наряду с бухгалтерией, архивом, складом и отделом продаж. Он отвечает за управление человеческими ресурсами и играет критическую роль в функционировании компании. Как и в других подразделениях, в отделе кадров имеются штатные сотрудники и руководитель, и его работа должна быть организована максимально эффективно. Кадровики являются частью общего рабочего контингента, и от подхода к их управлению зависит успешность всей кадровой службы.
В этом тексте мы рассмотрим теоретические основы функционирования и управления отделом кадров, а также практические аспекты, связанные с использованием современных технологий и электронных ресурсов.
Организационные формы кадровой службы
Существуют три основные организационные формы, в которых может функционировать кадровая служба:
- Самостоятельное структурное подразделение. Это может быть как отдельный отдел с руководителем, так и подразделение без него, которое подчиняется непосредственно высшему руководству компании.
- Единственный сотрудник. В этой форме один специалист, например, кадровик или HR-менеджер, выполняет функции всей кадровой службы.
- Комбинированные роли. В данном случае кадровые функции выполняет сотрудник, совмещающий несколько должностей, таких как секретарь или бухгалтер.
К сожалению, практика показывает, что до 40-50% компаний не уделяют должного внимания управлению человеческими ресурсами. Это касается не только работы самой кадровой службы, но и управления остальными сотрудниками. В таких организациях отдел кадров часто используется лишь для выполнения рутинных задач, таких как:
- Документальное оформление различных процессов, включая прием на работу, увольнение, совместительство, перевод и повышение по службе.
- Формирование отчетности для контролирующих органов, включая Фонд социального страхования, службу занятости, Росстат и налоговые органы.
- Разработка локальных нормативных актов.
- Организация кадрового документооборота.
Чаще всего функции таких специалистов не включают управление адаптацией сотрудников, организацию обучения или оценку профессиональных и личностных качеств, что является важными задачами управления персоналом. Следует отметить, что такая ситуация больше характерна для небольших и средних компаний, где нет отдельного HR-подразделения и функции управления персоналом возложены на работников отдела кадров. Эти процессы значительно ускоряют благодаря автоматизации, такой как использование модуля «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Одной из главных проблем в управлении отделом кадров является то, что руководители компаний часто слишком активно вмешиваются в кадровые вопросы, принимая решения, которые должны оставаться на усмотрение специалистов. В результате это делает кадровую службу лишь формальным элементом структуры компании.
Управление отделом кадров в компаниях с HR-отделом
Если в компании существует отдельный HR-отдел, то управление его деятельностью включает следующие ключевые задачи:
- Постановка задач по комплектованию штата. Это включает соответствие набору сотрудников целям, стратегиям и специфике бизнеса, учитывая меняющиеся внешние условия.
- Оценка работников отдела кадров. Важно автоматизировать процессы рекрутинга для снижения нагрузки на кадровый состав и улучшения качества подбора персонала.
- Разработка кадровой политики и стратегии. Кадровики должны быть вовлечены в обсуждение политики на основе аналитических данных, оценок квалификации и уровня знаний сотрудников.
- Обновление научно-методического обеспечения. Постоянное совершенствование ресурсной базы и технологий управления кадрами.
- Методическое руководство и координация. Обеспечение грамотного взаимодействия среди специалистов отдела и инспекторов по кадрам.
- Контроль за соблюдением норм. Следить за исполнением законодательно-нормативных актов и локальных положений.
- Создание благоприятных социальных условий. Устойчивое использование систем премирования и других форм мотивации для сотрудников.
- Анализ работы отдела. Систематическая оценка предоставляемых услуг и предложение изменений для повышения эффективности.
- Переход на электронный документооборот. Обучение кадровиков использованию системы КЭДО и других цифровых инструментов.
- Внедрение специализированного ПО. Использование онлайн-платформ и программного обеспечения для автоматизации процессов, от рекрутинга до управления знаниями сотрудников.
Применение модуля «Добыто. КЭДО» может стать отличным решением для эффективного управления отделом кадров.
Управление кадровой службой без HR-отдела
Организация работы отдела кадров в компаниях без отдельного HR-отдела часто имеет схожие с предыдущими аспекты, но также требует выполнения дополнительных задач в области управления человеческими ресурсами. Важно четко сформулировать цели подразделения, которые могут изменяться в зависимости от стадии развития бизнеса.
- Создание бизнеса. На начальном этапе функции кадровой службы должны включать планирование численности персонала, разработку должностных инструкций и локальных нормативных актов, а также контроль поиска сотрудников, соответствующих квалификационным требованиям. Сформировать внешний кадровый резерв необходимо, чтобы компания могла реагировать на потребности в персонале. Это подразумевает наличие четких ценностей и стратегий развития, что требует участия руководителей.
- Развитие бизнеса. На этапе активного роста компании важно создать условия, чтобы ключевые сотрудники использовали свои профессиональные и личные качества для достижения корпоративных целей. Ключевые инструменты здесь — это система мотивации и возможности для развития. Необходимо следить за тем, какие из реализованных мотивационных систем работают наиболее эффективно, а какие требует дополнительного анализа.
- Стабильное функционирование бизнеса. На этой стадии важно формировать корпоративную культуру и лояльное отношение работников к организации. Кадровики могут быть ответственными за обучение сотрудников, для чего можно использовать LMS-системы или бесплатные платформы, такие как Google Classroom.
Отдел кадров, несмотря на свои формальные обязанности, играет стратегическую роль в компании, поскольку именно он отвечает за управление основной ценностью — человеческим капиталом. Эффективное функционирование и управление кадровой службой предполагают постоянное совершенствование их работы, что особенно важно в условиях быстро меняющейся деловой среды. От того, как организована работа отдела, в значительной степени зависит успех всей компании.
Оценка эффективности работы кадровой службы
Для оценки эффективности структуры работы кадровой службы традиционно используется система ключевых показателей эффективности (KPI). Каждая компания вправе самостоятельно определять свои KPI, однако существует ряд общепринятых показателей, которые чаще всего применяются:
- Коэффициент текучести кадров. Этот показатель рассчитывается как отношение среднесписочной численности сотрудников к текущему числу работающих, выраженное в процентах. Высокий коэффициент говорит о наличии проблем с удержанием персонала, что, в свою очередь, приводит к значительным денежным и временным затратам на поиск новых работников, соответствующих требованиям по квалификации и опыту. Специалисты отдела кадров должны проанализировать причины повышенной текучести, используя, например, опросы среди сотрудников, а также оценить эффективность существующих систем мотивации и возможностей для карьерного роста.
- Коэффициент потерь рабочего времени. Этот показатель вычисляется как отношение разницы между месячным плановым бюджетом рабочего времени и реально отработанным временем к 1% от величины планового бюджета. Более высокий коэффициент указывает на низкий уровень отработанного времени, что может приводить к упущенной прибыли. Важно учитывать все причины отсутствия сотрудников на рабочем месте. Для снижения рисков необходимо более тщательно планировать графики отпусков, избегая пересечений, и перераспределять обязанности среди сотрудников в случае временных отсутствий, например, по болезни или в связи с неоплачиваемыми отпусками.
- Среднее время закрытия вакансий. Чем дольше поиск и оформление нового сотрудника для закрытия одной вакансии, тем большей финансовой нагрузкой это обременяет компанию. Для снижения длительности процесса найма сотрудники отдела кадров могут применять системы автоматизации рекрутинга, проводить собеседования в удаленном формате и использовать возможности системы КЭДО для дистанционного оформления трудовых отношений.
- Расходы на обучение и развитие сотрудников. Обучение персонала является важной частью деятельности любой компании, и причины для него могут варьироваться. При правильной организации и использовании систем управления обучением и автоматизации контроля знаний затраты на учебный процесс могут быть снижены, а его результативность значительно повышена. Однако недостаточные инвестиции в обучение могут стать причиной снижения лояльности сотрудников и бизнес-стагнации.
- Доля менеджеров, соответствующих базовым лидерским компетенциям. Чем выше этот показатель, тем конкурентоспособнее будет компания в своей отрасли. Сотрудники отдела кадров должны провести оценку топ-менеджеров, выявив их сильные и слабые стороны. На основании полученных данных составляется индивидуальный план развития, который обычно реализуется в течение 6 месяцев, после чего проводится повторная оценка.
Эффективность управления отделом кадров также можно оценивать через функционал, представленный в модуле «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Существуют и другие способы оценки работы отдела кадров, например, через удовлетворенность сотрудников работой службы, время, затрачиваемое на базовые кадровые процессы и так далее. Знание проблем, с которыми сталкиваются подчинённые, позволяет руководителю отдела кадров принимать обоснованные решения по их устранению.
Автоматизация работы отдела кадров
Автоматизация работы кадровой службы включает внедрение современных систем и решений, позволяющих сократить время, затрачиваемое на рутинные процессы, минимизировать участие сотрудников в этих заданиях и исключить человеческий фактор при работе с кадровой документацией. Для этих целей могут быть использованы различные системы, сервисы и онлайн-платформы:
- Системы кадрового электронного документооборота. Они позволяют избавиться от бумажного документооборота и значительно ускорить процессы согласования, подписания и утверждения документов. Система может просматривать на наличие ошибок при заполнении документов и автоматически формировать отчеты. Возможность создания сложных маршрутов согласования (последовательных или параллельных) и установка сроков ознакомления и подписания документов упрощают процесс работы кадровиков. Часто такие системы включают интегрированный электронный архив.
- LMS-системы. Они поддерживают разработку интерактивных курсов, включая онлайн-обучение и вебинары, а также тестирование с автоматическим оцениванием и анализом данных. Использование таких систем упрощает процесс адаптации новых сотрудников и оценки как их профессиональных, так и личных качеств.
- Автоматизация рекрутинга. Эта система может автоматизировать размещение вакансий на разных платформах, распознавать сканированные документы соискателей, назначать собеседования (в том числе дистанционные) и проводить предварительное тестирование с отсевом неподходящих кандидатов.
Также полезными могут оказаться и другие инструменты, такие как онлайн-сервисы для составления графиков отпусков (которые помогают избежать пересечений дат и рассчитать оставшиеся дни отпусков) и базы знаний, содержащие актуальную информацию о трудовом законодательстве.
Комментарий эксперта. Некоторые руководители полагают, что внедрять все современные технологии в компанию всегда полезно. Однако это не всегда оправдано. Предположим, нет смысла оплачивать подписку на LMS, разбираться в её функционале и заниматься разработкой курсов и тестов, если большая часть учебного времени сотрудников проходит на тренингах в учебных центрах с приглашенными экспертами.
Заключение
Отдел кадров, как структурное подразделение, требует грамотного управления как со стороны руководителя этого отдела, так и со стороны высшего руководства компании. Сотрудники HR-отдела являются полноправными членами коллектива, чьи потребности и мотивация должны учитываться на равных с потребностями сотрудников других подразделений. Определение потребностей, мотивация, создание оптимальных условий труда и автоматизация рутинных процессов — это лишь основа эффективного управления.
Обучение сотрудников отдела кадров в соответствии с современными тенденциями в области HR — еще один шаг к повышению эффективности. Участие в курсах и тренингах, проводимых экспертами, а также использование LMS-систем могут значительно облегчить учебный процесс.
Внедрение системы КЭДО становится важным шагом к повышению эффективности работы кадровой службы: оно минимизирует время, затрачиваемое на рутинные процессы, упрощает документооборот и позволяет избежать ошибок и задержек при сдаче отчетной документации в контролирующие органы.
