Эффективный подход к обучению персонала с помощью СДО

В каждой компании рано или поздно возникает необходимость обучения сотрудников. Это могут быть новички, которым нужно освоить основные процессы работы, опытные работники, требующие знаний о новых технологиях и специализированных программных обеспечениях, а также сотрудники, которым необходимо ознакомиться с автоматизированными технологическими процессами. Для этого можно организовывать посещения обучающих курсов или приглашать профессионалов, которые проведут учебные занятия и оценят знания с помощью промежуточных и итоговых тестирований. Однако более эффективным решением будет организовать корпоративное обучение самостоятельно, прибегнув к помощи специализированных сервисов — систем дистанционного обучения.

В этой статье мы рассмотрим, что такое системы дистанционного обучения (СДО), их важность для организаций, а также как правильно организовать обучение сотрудников и на что обращать внимание при выборе соответствующих программ и платформ.

Что такое система дистанционного обучения?

Система дистанционного обучения (СДО), также известная как Learning Management System (LMS), представляет собой специализированный онлайн-сервис или программное обеспечение, предназначенное для организации удаленного учебного процесса. Основная цель СДО — предоставление доступ к знаниям для сотрудников компании. В отличие от обычных онлайн-платформ, созданных для размещения уже готовых курсов, СДО обладают более широкими функциями: от разработки учебных программ и индивидуальных планов обучения до проведения тестирования с автоматическим анализом результатов и контролем успеваемости.

Важно отметить, что под дистанционным обучением подразумевается использование различных каналов и носителей информации, таких как радио, телевидение и курсы на DVD. В данной статье мы сосредоточимся на электронных системах, где обучение проходит преимущественно через интернет или локальную сеть организации.

Принцип работы систем дистанционного обучения

Для лучшего понимания принципа действия СДО рассмотрим процесс обучения на примере:

1. Идентификация проблем: В компании выявляются текущие проблемы, связанные с недостатком знаний у сотрудников. Например, менеджеры по продажам могут сталкиваться с трудностями в общении с клиентами, что приводит к потере клиентов.
2. Разработка учебной программы: На основе выявленных проблем разрабатывается учебная программа. Это может быть готовый курс или программа, созданная с нуля. За эту работу могут отвечать HR-менеджеры или специалисты по обучению персонала; иногда компании обращаются к внешним экспертам.
3. Загрузка курса в систему: Созданный курс загружается в выбранную платформу дистанционного обучения в нужном формате. После этого сотрудники информируются о дате начала обучения, например, через электронную почту или внутреннюю систему документооборота.
4. Обучение сотрудников: В установленные сроки работники должны пройти все этапы курса, ознакомиться с учебными материалами, а также пройти промежуточные тесты для проверки усвоения материала.
5. Итоговое тестирование и анализ результатов: Завершение обучения сопровождается итоговым тестированием, которое может проводиться в автоматическом или полуавтоматическом режиме. В автоматическом режиме система самостоятельно оценивает уровень знаний, указывает на проблемные моменты в курсе, а в полуавтоматическом инструкции анализируются специалистами, которые выявляют области, требующие доработки.

Комментарий эксперта. Некоторые сервисы, являющиеся системами дистанционного обучения, позволяют только загружать готовые курсы, в других можно загружать учебные программы, созданные в отдельном сервисе этого же разработчика. Более универсальными считаются СДО со встроенным редактором курсов.

Преимущества системы дистанционного обучения

Использование СДО имеет ряд значительных преимуществ по сравнению с традиционным оффлайн-обучением:

• Автоматизация обучения. В системах можно настроить автоматические уведомления для сотрудников о назначении курсов, напоминания о сроках и результатах тестирования. Тесты могут оцениваться автоматически, что значительно ускоряет процесс.
• Быстрый запуск. Большинство СДО являются онлайн-сервисами, что устраняет необходимость в их установке на компьютеры. Запуск обучения может занять всего 1-2 дня.
• Гибкость обучения. Сотрудники могут учиться в удобное время и в любом месте при наличии доступа к интернету. Некоторые платформы предлагают мобильные версии, позволяя обучаться даже на ходу.
• Без ограничений по количеству обучающихся. Системы могут одновременно обучать сотни сотрудников из разных городов. Ограничение по количеству участников накладывается лишь на финансовую часть, так как цена зависит от числа пользователей.
• Индивидуальные планы обучения. Программы могут быть адаптированы как для целых отделов, так и для отдельных сотрудников, независимо от их уровня квалификации.
• Геймификация образовательного процесса. Внедрение элементов геймификации, таких как таблицы лидеров, баллы и награды, может существенно повысить мотивацию сотрудников.

Основной функционал систем дистанционного обучения

Функции и возможности СДО могут различаться в зависимости от выбранной платформы и тарифного плана, однако базовый функционал обычно включает:

• Управление обучением. Разработка индивидуализированных программ для разных групп и должностей, установка расписания и дедлайнов.
• Встроенный редактор курсов. Позволяет создавать обучающие программы непосредственно в системе, добавляя материалы в различных форматах и формируя контрольные вопросы.
• Поддержка основных форматов. СДО, как правило, поддерживают различные форматы курсов (SCORM, Tin Can и др.) и загрузку пользовательских материалов, таких как видео, аудио и текст.
• Разграничение ролей. Система должна предусматривать роли участников, включая учителей и учеников, а в некоторых случаях — администраторов и разработчиков курсов.
• Детализированные отчеты. Сбор данных о разных показателях, которые анализируются HR-специалистами и кадровиками для дальнейшей оценки эффективности обучения.
• Метод тестирования «Оценка 360». Этот метод помогает оценить не только знания, но и личностные качества сотрудников, что становится важным аспектом их общего развития.
• Добавление участников. Обычно процесс добавления осуществляется через приглашение на электронную почту или импорт данных.

Таким образом, внедрение системы дистанционного обучения в компании позволяет значительно оптимизировать процесс обучения сотрудников, повысить их квалификацию и, как следствие, производительность труда.

Дополнительные функции систем дистанционного обучения (СДО)

При выборе системы дистанционного обучения работодатели могут столкнуться с множеством дополнительных функций, которые, как правило, предлагаются за отдельную плату. К таким функциям относятся:

1. Система прокторинга. Данная функция позволяет осуществлять контроль тестирования сотрудников через удаленный доступ к веб-камере, рабочему столу, микрофону и клавиатуре (включая фиксацию нажатий клавиш). Система автоматически фиксирует возможные нарушения и создает отчет о тестировании, в котором указаны обучающиеся, допустившие нарушения.
2. Встроенная база знаний. Чаще всего корпоративная база знаний представляет собой отдельный портал, где аккумулирована важная информация для поддержки сотрудников. Некоторые системы дистанционного обучения предлагают встроенные базы знаний, а также возможность интеграции с внешними платформами.
3. Интеграция с другими системами. Это может включать интеграцию с такими системами, как 1С, Bitrix24, Google Docs, amoCRM и другими инструментами, используемыми в компании.

Комментарий эксперта. Функциональность СДО является важным критерием при выборе платформы, но не менее значимым аспектом является удобство использования системы как для HR-специалистов (разработчиков курсов и преподавателей), так и для сотрудников (учеников). Поэтому перед покупкой рекомендуется протестировать бесплатную версию с базовыми функциями в условиях конкретной компании, а не просто ознакомиться с демонстрацией курса, созданного разработчиком. Примечание: не все СДО предлагают такую возможность.

Как выбрать систему дистанционного обучения?

Каждый работодатель ориентируется на конкретные задачи, которые планирует решить, внедряя СДО. Общий список критериев выбора может выглядеть следующим образом:

1. Легкость освоения системы: Убедитесь, что интерфейс СДО интуитивно понятен, и разобраться с функционалом можно быстро. Сложные интерфейсы потребуют большего времени на изучение документации и частого обращения в службу поддержки.
2. Кастомизация: Важно, чтобы система была гибкой и могла настраиваться в соответствии с корпоративными задачами и дизайном компании.
3. Удобство интеграции: Если требуется интеграция с другими информационными системами, необходимо выяснить, насколько просто и быстро это сделать. Потребуется ли для этого помощь технических специалистов?
4. Расширяемость системы: Может ли система расширять свои возможности за счет покупки дополнительных модулей? Некоторые мощные СДО предлагают обширный функционал, который может быть не нужен всем работодателям, но за который придется переплачивать. Иногда разумнее начать с базового тарифа и при необходимости добавлять модули.
5. Наличие встроенного редактора курсов: Менее половины СДО на российском рынке предлагают встроенный редактор курсов. Если это не является критическим требованием, то отсутствие редактора не должно быть проблемой.
6. Возможности тестирования: Возможность автоматизации тестирования является одной из ключевых функций, однако некоторые системы могут ее не предоставлять.
7. Процесс добавления пользователей: Убедитесь, как именно пользователи добавляются в систему. Вводить сотни действительных данных для каждого ученика — это изнурительная задача. Обычно предусмотрены функции импорта данных из XMLS или из кадровых баз (например, из 1С).
8. Наличие мобильной версии: Доступ к обучающим материалам должен быть возможен с мобильных устройств. Это позволяет сотрудникам учиться в любое время и место, соответственно уменьшая количество пропусков сроков.
9. Система уведомлений: Узнайте, получают ли пользователи уведомления по SMS или электронной почте о назначении на новый курс, а также напоминания о необходимости завершения обучения или прохождения теста.
10. Наличие обратной связи: Важным аспектом является возможность оставить вопросы и получить ответы от HR-специалистов или преподавателей. Некоторые системы предлагают комментирование материалов, что позволяет пользователям задавать вопросы и получать на них ответы прямо в СДО.
11. Возможность выдачи сертификатов: Наличие функции выдачи сертификатов является как элементом геймификации (подтверждение успешного завершения курса), так и формой аккредитации сотрудников.
12. Показатели в отчетах: Отчетность и аналитика — важные элементы СДО, позволяющие оценить как учебные материалы, так и успехи сотрудников. Чаще всего в коммерческих системах формируются отчеты по 25 и более показателям.

Комментарий эксперта. Некоторые системы дистанционного обучения содержат функции опросов, что является полезным инструментом для оценки полезности и понятности учебных материалов, а также для получения обратной связи от сотрудников по различным аспектам компании, включая условия работы и уровень зарплаты. Однако опросы можно использовать не только для учебных целей, но и для сбора информации о мнении сотрудников о рабочих процессах.

Заключение

Система дистанционного обучения — это мощный инструмент для корпоративного развития и повышения уровня знаний сотрудников. СДО позволяют работникам обучаться удаленно, используя любое устройство с доступом в интернет. HR-менеджеры могут эффективно отслеживать, какие материалы сотрудники изучают в текущий момент, а также оценивать усвоение знаний и общую производительность. Элементы геймификации в таких системах значительно увеличивают мотивацию к обучению.

При выборе СДО крайне важно оценить функциональные возможности и удобство использования как для HR-специалистов, так и для обучающихся сотрудников. Не все функции могут понадобиться вашей компании — сэкономьте средства, отказываясь от ненужных возможностей. Не менее важно ознакомиться с возможностью установки дополнительных модулей и добавления пользователей без необходимости перехода на более дорогие тарифы.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).