Электронный документооборот – что это?

Статистика показывает, что российский бизнес-сегмент все чаще предпочитает электронный документооборот (ЭДО). В сравнение с традиционным, этот метод имеет ряд очевидных преимуществ. Однако перед внедрением предприниматель должен понимать, что собой представляет технология, из чего состоит и как в принципе работает.

Что такое электронный документооборот простыми словами

Суть метода заложена в самом названии. Электронный документооборот – это использование документации бизнеса в электронном формате без применения традиционных бумажных носителей. Обмен данными происходит через специальный канал связи, однако им может выступать и обычный интернет (при должном уровне организации безопасности).

Основа электронного документооборота – программное обеспечение. Именно здесь хранятся готовые документы, а также образцы, которые сразу готовы к заполнению. По сути, оператору больше нет необходимости тратить время на ручную подготовку формуляров, набор каждого текстового элемента и т.д. В этом и заключается основная функция ЭДО. Простой пример – упрощение работы бухгалтеров и повышения скорости отчетности в целом.

На сегодняшний день только некоторые представители бизнеса остаются верными классическому способу заполнения документации в виде бумажного носителя. Однако данная тенденция имеет явные признаки сокращения. Например, программное обеспечение легко выполняет рутинную работу человека, причем в автоматическом режиме. Для бизнеса – это огромный плюс в плане оптимизации рабочих процессов.  При этом для отправки документации второй стороне часть предпринимателей все-таки продолжает использовать распечатку.

Можно ли перевести весь этот процесс в электронный формат? Конечно, но с одним замечанием: две стороны обмена (вы и контрагент) должны наладить электронный канал связи и систему ЭДО.

Важно: электронная система обмена документацией имеет массу вариантов реализации. Достаточно часто предприниматели, чтобы сэкономить на внедрении технологии, пытаются решить ЭДО обычными средствами. Например, через элементарный обмен файлами посредством e-mail.

Данный способ никто не запрещает, однако у него есть несколько потенциально опасных мест:

• никто не сможет гарантировать защиту информации – файлы могут легко потеряться;
• такой вариант коммуникации не имеет достаточной защиты от мошенничества, нечестной конкуренции и других факторов;
• государственные органы не признают некоторые документы (например, счет-фактуры), отправленные через электронную почту.

Более правильный и технически грамотный вариант организации ЭДО – использование готовых систем. Примером такой среды может послужить Контур.Диадок. Документооборот также происходит через электронные каналы связи, однако в этом случае документация имеет прямую юридическую силу.

Пример такого метода создания электронного документа:

• оператор заходит в систему;
• создает или загружает документ;
• подписывает документацию персональной цифровой подписью и отправляет контрагенту.

Примечание: под подписью разумеется использование таких технологий, как «усиленная квалифицированная подпись» и «неквалифицированная». Простой вариант подписи – это всего лишь код, пароль для верификации электронного документа. Большой юридической силы он не имеет.

Система (в данном случае – Диадок) проверяет соответствие подписей и сертификатов (для типов УКЭП, НЭП). Далее документ отправляет получателю. Весь процесс проверки занимает не более секунды.

Типы электронного процесса документооборота

Существует две больших категории ЭДО:

• внутренний документооборот – в данном случае документы пересылаются в рамках одной компании, предприятия и т.д.;
• внешний документооборот – документация отправляется другим получателям, не связанным прямо с бизнесом (другие фирмы, государственные органы и т.д.).

Кроме этого специалисты выделяют более строгую классификацию ЭДО. К ней относятся такие виды документооборота:

• кадровый;
• бухгалтерский;
• для архивных нужд;
• ЭДО управленческого характера;
• учет продукции и т.д.

Практически все готовые системы для организации ЭДО поддерживают описанные типы документации. Однако практика показывает, что наиболее часто электронные технологии применяются в бухгалтерской сфере. Например, при непосредственном создании счет-фактур компании.

Технология работы системы электронного документооборота

Иногда встречается мнение, что ЭДО – это новомодное внедрение, которое требует от персонала большой технической грамотности. В реальности, создать цифровой документ, при этом не отказываться полностью от бумажных носителей, элементарно просто.

ЭДО имеет несколько функций:

• создание документов;
• регистрация файлов;
• редактирование, исправление уже существующих документов;
• согласование электронного файла на разных уровнях;
• быстрая и главное безопасная отправка электронной информации получателям.

Система нацелена на упрощение отчетности бизнеса перед контролирующими органами. Благодаря ЭДО подача документов в налоговые и другие контролирующие органы ускоряется в разы.

Пример работы

Рассмотрим пример цифрового документооборота между двумя бизнес-партнерами:

• сотрудник компании А создает электронный документ;
• файл подписывается персональной цифровой подписью, идентифицирующей отправителя;
• сотрудник компании А отправляет файл получателю – компании В;
• на второй стороне сотрудник принимает документ и также подписывает его цифровой подписью (только своей);
• при необходимости – вторая сторона отправляет файл с замечаниями, правками;
• после двусторонней подписи и сверки сертификатов система автоматически сообщает отправителю (компании А), что означает готовность к каким-либо действиям: отгрузка продукции, оплата и т.д.

Важно: наличие электронной подписи обязательно. Без него документ не является оригинальным, имеющим силу в правовом поле.

Таким образом функционирует система ЭДО. При соблюдении правил подготовки (оформление, подписи и т.д.), цифровой документ имеет аналогичную юридическую силу, как и его бумажная копия.

Примечание: на практике известны случаи, когда недобросовестные контрагенты вносили правки в электронные документы без согласования с первой стороной. Очевидно, что после таких действий документация автоматически приравнивается к недействительной с юридической стороны. Конечно, с бумажными носителями такой трюк маловероятен – документ придется набрать заново. Однако решение есть и в технологии ЭДО – проверка по ЭЦП. Любая правка, дополнение или редактирование документа автоматически будет отображаться в единой базе (исключение – простая электронная подпись).

Электронный документ

Фундаментальным понятием в системе ЭДО является электронный документ. Его назначение – хранение информации в цифровом виде. Правильно оформленный электронный документ ничем не отличается от физических носителей, имеет ту же правовую силу (зависит от типа электронной подписи). Единственное отличие – никаких бумаг, только цифровой файл.

Основные особенности электронного вида документации:

1. Цифровой документ создается только на компьютере или в среде ЭДО. Только в этом случае он может считаться электронным. Например, сканирование бумажного носителя с его дальнейшим переводом в изображение (текст, графику и т.д.) не является признаком электронной документации.
2. Цифровой файл обязательно имеет аутентификацию в виде электронной подписи. Данная технология позволяет исключить неправомерное использование документации третьими лицами. Только оператор, имеющий цифровую подпись, может считаться полноправным владельцем (автором) файла.
3. Электронные документы могут отправляться без задержек, мгновенно, на любые расстояния.

Некоторые типы документов не могут подписываться технологией электронной цифровой подписи К ним относятся:

• решение об увольнении сотрудника;
• документ с информацией о несчастных случаях в рамках компании;
• инструктирование по технике безопасности, охране труда и аналогичных им документов;
• векселя.

Остальные категории документов могут легко использоваться в электронном документообороте. Более того, бухгалтерская, налоговая отчетности уже формируются в цифровом формате. ЭДО активно применяется при проведении государственных торгов.

Защита документов в среде ЭДО

Классическая документация имеет ряд характеристик, по которым определяется ее подлинность. К ним относятся:

• информация об отправителе, получателе;
• реквизиты компании;
• название документа;
• дата оформления;
• печати;
• подписи ответственных лиц.

Наличие данной информации означает, что представленный документ является подлинным, а его текст достоверным. Очевидно, что такой носитель может участвовать как доказательство бизнес-процессов, являться аргументом сторон в спорах и т.д.

Принцип верификации электронных документов технически отличается от классического, однако имеет с ним общую суть. На первом плане, аналогично – подтверждение автора файла и информации в нем. Электронный документ также имеет реквизиты, а правовую силу он получает после подписания. Здесь и начинаются отличия.

Цифровой файл физически нельзя подписать обычным способом. Однако есть возможность прикрепить к нему электронный вариант подписи автора. Именно он означает, что документ имеет силу, а совершенные по нему манипуляции (продажа, перевод денег и т.д.) – законные.

Электронные подписи имеют следующие назначения:

• подтверждает файл, к которому прикреплена подпись;
• дает возможность сторонам проверить достоверность данных автора файла;
• подтверждает, что электронный носитель информации не подвергался правкам третьими лицами после его создания.

Гарантия подлинности подписи — ответственность оператора сервиса электронного документооборота.

На практике используются несколько вариантов ЭП.

Квалифицированная подпись

Относится к наиболее защищенному и надежному методу визирования документации. Квалифицированные подписи являются полным эквивалентом физической росписи ручкой. Документ принимается второй стороной без дополнительных условий (проверка и т.д.).

Квалифицированные подписи используются в любых целях: торговля, судебные органы, налоговые инспекции и т.д. Безопасность ЭП контролируется компетентными службами (например, ФСБ).

Неквалифицированная подпись

Данный вариант ЭП также использует криптографию, однако ее надежность на порядок ниже квалифицированной. Их могут выдавать органы, даже не имеющие аккредитацию.

На практике, для подтверждения статуса неквалифицированной электронной подписи, стороны утверждают специальное соглашение. Только в таком случае возможно свободное использование ЭП, подписание ею документов и дальнейшее их участие в юридической плоскости.

Простая подпись

Основная функция данной ЭП – подтверждение принадлежности документа конкретной персоне. Простая подпись редко участвует в важном ЭДО, государственные органы не рассматривают ее, как юридически сильный аргумент. Однако совершать сделки и вести бизнес с данным типом ЭП можно – достаточно просто согласовать (устно, письменно) этот момент со всеми сторонами процесса.

Аналоги простой подписи – SMS-рассылка с кодами входов в онлайн банкинг, классический логин-пароль для онлайн ресурсов и т.д.

Электронная подпись – основа верификации цифровых документов. Первым делом владельцы бизнеса, которые переходят на ЭДО, должны получить электронный аналог росписи и его сертификат.

Электронный документооборот – так ли он нужен?

Если вы являетесь представителем b2b-сегмента, бизнеса или сотрудником компании, отвечающим за документооборот, тогда точно стоит знать преимущества, которые несет в себе ЭДО. Это:

• ощутимое ускорение и оптимизация бизнес-процессов;
• существенная экономия времени – создание, подписание и отправка документа нужному адресату занимает буквально несколько минут, в отличие от ручной работы с физическими носителями;
• согласно налоговым требованиям, документы вроде счетов и т.д. уже можно передавать через ЭДО;
• простое, надежное подтверждение документации – при помощи электронных подписей можно быстро подписать документ, при этом его юридическая сила ничем не ниже ручной подписи;
• контакт и отчетность с государственными органами станут на порядок проще – отправить отчетность в налоговую можно, не покидая свое рабочее место, при этом безопасность такого обмена информацией на высоте;
• вся документация в одном месте – времена, когда под архивы выделяли отдельные стеллажи, комнаты и даже этажи, прошли с приходом технологии ЭДО;
• внедрение электронного документооборота, как показала практика, снижает количество ошибок в документах — система сама проверит соответствие файла установленным стандартам, подпись и укажет на потенциальные недочеты в данных.

Согласно закону, документы, непосредственно относящиеся к деятельности компании (фирмы, организации и т.д.), должны храниться в архиве в течение установленного срока времени (для конкретного типа документации). Представьте себе масштабы хранилища крупного предприятия с сотнями кадровых работников. Да, можно перевести архив в облачное хранилище, некоторые компании выделяют для своих хранилищ аутсорс-локации. Однако зачем прибегать к дополнительным инвестициям, если все это решает ЭДО, а размер архива исчисляется мегабайтами, а не тоннами бумаг.

С переходом на электронный документооборот владелец увидит преимущества даже в ежедневных процессах. Элементарный пример – расходы на бумажные носители, оргтехнику и ее обслуживание. Статистика показывает, что крупная компания тратит на пересылку одного пакета документов, в среднем, до 50 рублей. Электронная технология документооборота обходится до 8 раз дешевле, а прием корреспонденции вовсе бесплатный.

Основные нормативные акты в сфере электронного документооборота

Для современного бизнеса критически важно, чтобы каждый его участник занимался своим делом. Оптимизация рабочих процессов в условиях, когда сотруднику нужно создать, подписать и передать бумажные договора, счета и другие виды документации — дело практически нереальное. В условиях интеграции ЭДО, сотрудникам нужно всего несколько минут для выполнения той работы, на которую раньше могло спокойно уходить полдня. Таким образом, персонал не отвлекается на рутинные (но обязательные) процессы, а занимается более значимыми задачами. Это ли не важный фактор в развитии и масштабировании компании?

Заключение

Специфических недостатков в электронном документообороте практически нет. Слабым место во всей системе может быть серверная часть, канал передачи данных. Однако, учитывая уровень подхода к организации ЭДО, данные факторы постепенно становятся неактуальными.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).