Электронный документооборот (ЭДО) – способ формирования, передачи, обмена и обработки документов в электронном, а не традиционном бумажном виде. Простыми словами – работа с электронной документацией через специального посредника (оператора системы ЭДО) с заверением электронной подписью без необходимости составления и передачи документации в бумажном виде.
Главные преимущества для бизнеса – сокращение времени на отправку документов, отсутствие необходимости архивного хранения, высокий уровень безопасности, автоматизация внутренних и внешних коммуникационных процессов, снижение расходов на закупку расходных материалов, содержание оргтехники, почтовых расходах.
Общие понятия
Электронный документооборот – это способ работы с документацией. С ним неразрывно связаны следующие понятия:
- Система электронного документооборота– типовое решение для автоматизации электронного документооборота. Система состоит из клиентской части (всё, с чем работают сотрудники компании, контрагенты, госорганы) и операторской части (то, что обеспечивает безопасность и защиту, хранение данных в электронном виде, взаимодействие между клиентами, автоматизированные расчеты за услуги по типу биллинговой системы, службу поддержки и пр.). В основном используются веб-решения, для крупных компаний подходит «коробочный» вариант.
- Оператор системы электронного документооборота– юр. лицо, зарегистрированное на территории РФ, осуществляющее деятельность в соответствии требованиями Законодательства РФ, и оказывающее услуги в сфере электронного документооборота. Оператором может быть только то юридическое лицо, которое удовлетворяет требованиям Приказа ФНС России от06.2021 № ЕД-7-26/546.
Преимущества и недостатки
К преимуществам электронного документооборота можно отнести следующее:
- Повышение эффективности работы внутри компании. Не нужно ходить из кабинета в кабинет или ехать в подразделение в другой конец города для подписей, согласования, внесения изменений. Отсутствие большого количества бумаг на столе, которые нужно постоянно разбирать. Доступ ко всем документам открыт в одном месте из любой точки планеты – актуально, когда часть сотрудников работает дистанционно.
- Экономия времени. Отправка документа контрагенту занимает секунды, тогда как при отправке бумажной версии курьерской службой может уйти несколько дней. Это же касается и согласования, устранения ошибок. Когда документ подписан, то контрагент это сразу увидит в личном кабинете.
- Безопасность. Отсутствует доступ третьих лиц к документации компании – документ физически не передается в почтовую или курьерскую службу, исключается потеря или задержка получения важной документации из-за форс-мажорных обстоятельств.
- Сокращение расходов на печать на бумажном носителе. Не требуется регулярная закупка бумаги, заправка картриджей, обслуживание и ремонт оргтехники, нет расходов на логистику, оплату почтовых или курьерских служб.
Мнение эксперта. Переход на ЭДО занимает время и требует определенных инвестиций, но всё это быстро окупится. Для примера, один из наших клиентов подсчитал, что в год только на бумагу уходило свыше 3,2 млн. рублей при средней цене пачки 500 листов в 400 руб. (для крупных компаний, банковского сектора цифра будет в 10-15 раз выше). Без учета расходов на саму печать, папки и пр., без логистики. Очевидно, что есть смысл переходить на работу с электронными документами.
Значимых минусов у ЭДО нет, но о некоторых недостатках сказать стоит:
- Проблема взаимодействия с контрагентами, не пользующимися ЭДО. Можно работать и через веб-интерфейс, но, если клиенты компании принципиально не хотят или не могут перейти на работу с документами в электронном виде, то это уже проблема. Если партнеров, работающих с бумажными документами, большинство, то стоит задуматься – есть ли смысл переходить на электронный документооборот?
- Потеря цифровой подписи. Потерять флеш-накопитель с ЭЦП, конечно, можно, но сейчас можно хранить электронную подпись и в облачном хранилище, либо в сжатые сроки восстановить утерянную ЭП.
Виды ЭДО
Различают 2 основные классификации: по типу правовых отношений между участниками и по типу электронных документов.
По типу правовых отношений выделяют 3 вида:
- Внутренний (внутрикорпоративный). Весь документооборот, осуществляемый внутри компании между сотрудниками, между сотрудниками и руководителем. Механизмы регулирования законом почти отсутствуют, поэтому правила ведения устанавливаются руководством в каждом случае свои.
- Внешний (межкорпоративный, ВЭДО – внешний электронный документооборот). Документооборот с контрагентами – клиентами, партнерами. Взаимодействие осуществляется через оператора ЭДО. Редко когда все контрагенты компании работают с одним оператором ЭДО, поэтому подключают роуминг.
- С госорганами (МЭДО – межведомственный электронный документооборот). Сдача отчетностей в ФНС, СФР, участие в госзакупках и пр. При данном документообороте есть правовые отношения, строго регламентированные действующим законом.
Классификация по типу электронных документов больше условная, определяемая имеющимися отделами в компании:
- Бухгалтерский. Все документы, проходящие через бухгалтерию – счета-фактуры, накладные и пр.
- Кадровый. Личные дела сотрудников, оформление отпусков и др., кроме приказа об увольнении и журнала о прохождении инструктажа.
- Управленческий. Приказы, постановления, локальные нормативные акты и пр.
- Производственный. Отчеты, инструкции, наряды.
- Складской. Накладные, акты и др.
- Архивный. Классификаторы документов.
Мнение эксперта. Переход на ЭДО может быть полным постепенным, когда сначала к системе подключают наиболее критические участки бизнес—взаимодействия b2b, b2g, а может быть и вовсе локальным, когда в системе электронного документооборота работают лишь некоторые отделы компании (бухгалтерия, склад), а остальная часть – с традиционным бумажным документооборотом. Выбор здесь зависит как от целей и задач перевода документооборота в электронную форму, целесообразности полного перехода, так и от требований законодательства в конкретных бизнес—процессах, операциях.
Виды электронных подписей
Электронная подпись (ЭП) или электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит, получаемый посредством криптографического шифрования с закрытым ключом, и позволяющий проверить отсутствие изменений в документе, принадлежность (авторство) подписывающего, подтвердить факт подписания. Иначе говоря, это комбинация цифр и символов, однозначно связанная с конкретным документом и человеком, его подписавшим.
В ЭДО используются 3 вида ЭП:
- Простая ЭП (ПЭП). Представляет собой SMS-код, пару «логин-пароль» и пр. Создается посредством системы, в которой её используют, и позволяет идентифицировать человека, сделавшего ЭП. Применяется только во внутреннем ЭДО.
- Неквалифицированная ЭП (НЭП). Создается с помощью ПО криптошифрования посредством закрытого ключа электронной подписи. Владелец НЭП получает 2 ключа шифрования – открытый и закрытый. Открытый становится доступным всем, с кем ведется обмен электронными документами, закрытый имеется только у владельца. НЭП используется как во внутреннем, так и внешнем электронном документообороте.
- Квалифицированная ЭП (КЭП). Регламентированный государством вид электронной подписи. Схож с НЭП, но имеет ряд отличий. Во-первых, имеется квалификационный сертификат в соответствии с Приказом ФСБ России № 795 от12.2011 г. Во-вторых, ПО для КЭП сертифицировано ФСБ России. Наконец, выдает КЭП только аккредитованный Минкомсвязи РФ удостоверяющий центр. Квалифицированная ЭП используется в основном для ЭДО с госорганами, но также подходит и для внутреннего, внешнего ЭДО.
Для кого обязательно применение электронного документооборота?
Применение документооборота в электронном виде в соответствии с действующим законодательством обязательно в следующих случаях:
- Участие в госзакупках, торгах на ряде площадок.
- Сдача бухгалтерской отчетности, кроме госсектора, религиозных организаций, организаций, чья деятельность связана с государственной тайной, Центробанка и подотчетных ему организаций.
- Сдача налоговой отчетности – по всем налогам компании со штатом свыше 100 чел., по 6-НДФЛ, справкам о доходах – со штатом свыше 10 человек.
- Для всех процессов в рамках национальной системы прослеживаемости (НСП).
- Для участников оборота маркированных товаров при передаче сведений в Честный ЗНАК.
Этапы перехода электронного документооборота
Если говорить об общем процессе перехода на ЭДО, то он включает в себя следующие этапы:
- Постановка целей и задач оптимизации бизнес-процессов. На этом этапе проводится анализ текущего делопроизводства – выявляются слабые места (длительное согласование, частая утеря документации, большие затраты на расходные материалы и пр.). Далее определяют, где в компании требуется быстрее всего перейти на ЭДО – для среднего и крупного бизнеса локальный переход с последующим полным внедрением электронного документооборота не является чем-то уникальным.
- Определение требований к новой системе делопроизводства. После анализа определяют, какие именно проблемы должен решать электронный документооборот (зависит от конкретного бизнеса): быстрый поиск и работа с документами, контроль всех этапов согласования документации внутри компании, облегчение участия в государственных торгах и пр.
- Регламент перехода на ЭДО. Руководителю и сотрудникам будет проще понимать суть процесса, если составить положение о внедрении электронного документооборота. В документе отражаются цели, задачи, термины, доступ к системе ЭДО, порядок работы и основные понятия, типовые процессы при работе с системой.
- Внедрение ЭДО. Начало работы с системой электронного документооборота на основании приказа руководителя.
Непосредственное внедрение ЭДО состоит из следующих этапов:
- Заключение договора со специалистами для подготовки к внедрению выбранной системы, интеграции с имеющимися системами (1С и пр.), если в штате специалистов нет.
- Получение ЭЦП – приобретение осуществляется в аккредитованном Удостоверяющем центре.
- Выбор системы ЭДО и заключение договора с аккредитованным оператором.
- Уведомление контрагентов, уже работающих с документами в электронном виде.
- Подключение контрагентов, не работающих с ЭДО.
Сколько времени занимает внедрение?
Регистрация в системе электронного документооборота занимает обычно не более 1 дня. Мелкие ИП могут зарегистрироваться и разово подписать необходимые документы, пользуясь системой по мере необходимости. Среднему и крупному бизнесу сначала потребуется перенести базовые процессы в электронный формат, после чего ЭДО продолжит развиваться вместе с бизнесом.
Мнение эксперта. Общие сроки полного перехода на электронный документооборот зависят от решаемых задач и масштаба бизнеса, но в среднем на оцифровку документации и работу уже только с ЭДО уходит около 1 года. При этом оцифровку большого архива документов целесообразнее перевести на аутсорсинг.
ЭДО и контрагенты
Идеально, если компания и её контрагенты подключены к одной системе ЭДО (оператору). На практике такого не бывает – встречаются в основном 2 случая:
- Контрагенты не пользуются электронным документооборотом. Можно либо предложить перейти на него, либо предложить подключить контрагентов за свой счет.
- Контрагенты пользуются услугами другого оператора. Между операторами действует роуминг – понятие, аналогичное роумингу мобильной связи. Компания работает через одного оператора, далее операторы компании и контрагента взаимодействуют друг с другом, контрагент работает с документами со своим оператором.
Часто задаваемые вопросы
Сколько стоит подключение и работа в системе электронного документооборота?
Стоимость за услуги определяется каждым оператором самостоятельно. За подключение к системе, как правило, плата не взимается. Естественно, если в готовом решении (базовом тарифе) отсутствуют какие-либо модули (к примеру, интеграция с 1С), то за это придется платить дополнительно. Оплата за услуги осуществляется за документ (не за страницу документа).
Могут ли злоумышленники получить доступ к электронным документам в системе оператора ЭДО?
Нет, ни сам оператор, ни сторонние лица доступа к электронным документам не имеют. Используется цифровая подпись, сложный алгоритм шифрования данных, защищенный канал связи. Оператор – лицо аккредитованное, и несет полную ответственность за оказываемые услуги в соответствии с действующим Законодательством РФ.
Признают ли в суде электронные документы?
Электронные документы, подписанные КЭП, в соответствии Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, приравниваются к бумажным, подписанным собственноручно, заверенным печатью. Т.е. это юридически значимые документы, которые признаются судом.
Может ли документ подписать сотрудник, не имеющий на это право
Да, такая ситуация возможна (кража электронной подписи, доступ к компьютеру с электронной подписью и выполненным входом в личный кабинет в системе). Исключить такую ситуацию можно следующим образом:
- Настроить систему так, чтобы каждая группа определенных документов отправлялась в конкретные отделы.
- Разграничить права доступа персонала компании, чтобы каждая группа сотрудников могла совершать в системе только определенные, разрешенные для неё действия (к примеру, просмотр без возможности редактирования, утверждения).
Впрочем, проблема относится больше не к электронному документообороту, а к обеспечению внутренней безопасности в компании.
Если документ был подписан с ошибкой?
Как и в случае с бумажными документами, при работе с ЭДО тоже могут возникнуть ситуации, когда ошибку обнаруживают уже после подписания. Для решения проблемы необходимо через систему отправить запрос на аннулирование. После подтверждения контрагентом можно выслать новую версию документа. Другой способ – редактирование документа, не имеющего защиты. Контрагенты увидит внесенные правки, и заново согласует документ.
Заключение
Переход на электронный документооборот поможет повысить эффективность бизнес-процессов, ускорить их, обезопасить. И, если малый бизнес только присматривается к ЭДО, то многие средние и крупные игроки на российском рынке уже на практике оценили все выгоды от ведения документооборота в электронном виде.
