Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – процесс создания и движения всех документов (подписанных электронной подписью) в электронном виде. Некоторые говорят короче – это обмен документами в интернете. Но при этом умалчиваются сразу 2 момента – документы создаются тоже в электронном виде и пересылаются подписанными, то есть юридически значимыми. И это отличает систему ЭДО от электронной почты.

Слово система электронного документооборота подразумевает, что это версия какой-то компании, специализирующейся на разработке подобных систем. Их достаточно много на рынке. Но лидеров существенно меньше.

Каким компаниям нужен ЭДО

Понятны плюсы ЭДО для крупного и среднего бизнеса – ускоряется и становится значительно проще обмен документами и информацией между предприятием и его поставщиками, клиентами, органами власти, прочими. Это же относится и к соответствующему обмену внутри предприятия.

На крупном предприятии экономятся сотни тысяч руб./год. А также уменьшаются риски ошибок и потери документов.

Малому предприятию вроде нет прямой необходимости в ЭДО – с несколькими клиентами справится один бухгалтер. Но, во-первых, все малые предприятия стремятся работать с крупными клиентами и поставщиками, многие из которых работают исключительно в ЭДО. Во-вторых, для малого предприятия работа по ЭДО – явный плюс в глазах его контрагентов, особенно крупных. Аналогична ситуация и для средних предприятий.

Вывод очевиден: ЭДО нужен (и выгоден!) всем – маленьким и большим предприятиям, организациям и их сотрудникам.

Каким компаниям особенно нужен ЭДО

Но некоторым из них – особенно. Это относится к бизнес-сектору, в котором одни предприятия продают свою продукцию другим предприятиям, то есть b2b. Здесь всё отличается от других секторов – сложностью продукции (зачастую) и продаж, длительным циклом продаж, необходимостью многократных обсуждений договорных условий, параметров продукции.

В каждой паре предприятий из этого сектора идет оживлённый документооборот, требующий обособления. Оно удобно и просто организуется в виртуальном пространстве, специально для этого организованном, то есть – в ЭДО.

Самые яркие представители этого бизнес-сектора – поставщики и производители продукции. Помимо прочего, электронный документооборот в организации ведут поставщики

• ресурсов, начинающих производственные циклы их клиентов, – руд, нефти, газа, зерна, хлопка, прочего;
• готовых изделий и услуг – станков, тканей, упаковок и т.п.;
• компонентов продукции их клиентов – муки, крепежа, пиломатериалов и т.д.

Это также разработчики: различных ПО, систем, сайтов, антивирусов.

И это производители услуг: юридических, бухгалтерских, консультационных и множества других. То есть консалтинговые и аутсорсинговые компании.

В этом секторе покупателей гораздо меньше чем в b2c. Существенно выше стоимость сделок. То есть ценность каждого клиента резко возрастает, как и внимание к нему. Тем более что процесс принятия решения растягивается порою на месяцы. Всё это делает суперактуальным обособление документооборота по каждому клиенту, но в единых рамках условий. Также важно значительное сокращение трудозатрат персонала, обслуживающего этот документооборот, существенное сокращение ошибок, потерь документов.

Плюсы ЭДО

К указанным преимуществам эл. документооборота (меньше работы, расходов, сохранность, увеличение скорости) можно добавить ещё несколько:

• прозрачность работы – видны все этапы обработки документа, легко обнаруживается место, где он затормозился;
• конфиденциальность процесса – используются защищённые каналы связи;
• единая база хранения документов;
• каждый документ имеет статус: отвергнут, стадия согласования, подписан; этот статус виден пользователю;
• можно искать требуемый файл, выгрузить его на компьютер;
• можно работать в системе с любого устройства;
• установить иерархию доступа сотрудников к документам.

Всё это значительно упрощает работу сотрудников всех уровней. Например, на электронный кадровый документооборот можно перевести практически все документы, связанные с регулированием трудовых отношений. Снижается также влияние человеческого фактора, минимальным становится число ошибок. Что касается расходов – как показывает практика, пересылка документов через ЭДО обходится предприятию в несколько раз дешевле почтовых отправлений. Не требуется тратить время на хождение на почту, стояние в её очередях.

Минусы ЭДО

Есть и минусы:

• необходимость резервного копирования – на автономном носителе (сервере, диске, флэшке);
• Важно: это не резервное ЭДО, так как не имеет юридической силы даже с КЭП.
• нежелание сотрудников, которым переход на ЭДО кажется чем-то очень сложным; Оператор может помочь людям перейти на новый формат;
• не у всех контрагентов есть ЭДО – таких всё меньше, так как для некоторых предприятий ЭДО вменяется законодательно (например, маркированные товары должны продаваться только с электронными документами).

Многое зависит от функционала, которым обладает программа электронного документооборота.

Как это работает

Схема работы с документами по ЭДО не зависит от размера предприятия. Причина этого в том, что для её работы необходимы 2 стороны – Отправитель и Получатель (или Пользователь – Контрагент). А далее вся схема сводится к трём этапам:

• Пользователь/отправитель формирует документ, подписывает его своей электронной подписью (ЭП), направляет Получателю/Контрагенту. После получения команды “Нажать и отправить” система проверяет соответствие документа формату и действителен ли сертификат ЭП. Через несколько секунд файл отправляется Получателю, а Пользователь обнаруживает его в Исходящих. При отсутствии у Контрагента ЭДО он получит по e-Mail приглашение установить у себя электронный документооборот. А при работе Контрагента с другим Оператором – он получит приглашение к роумингу, позволяющему работать с документами Пользователя.
• Получатель/Контрагент, получив документ, либо утверждает его (Пользователь получает уведомление об этом), либо отклоняет, сделав замечания, и отправляет Отправителю.
• Если к Последнему приходит подписанный договор, то цикл заканчивается. Если есть замечания, то Отправитель вносит необходимые изменения и отправляет документ с исправлениями Контрагенту. Либо отправляет ему новый документ.

В результате у обеих сторон есть подписанный ими документ. По такому же принципу ЭДО работает внутри предприятия. Переход на электронный документооборот должен учитывать и другие нюансы внешнего и внутреннего взаимодействия.

Совмещение бумажного и электронного документооборота

Во-первых, переход на ЭДО (электронный документооборот) не происходит мгновенно, потребуется время. Во-вторых, не у всех контрагентов он будет введён. Какое-то время придётся хранить как бумажные оригиналы, так и их скан-копии. Для этого создают отдельный архив.

Чтобы быстро (по первому требованию) находить сканы бумажных документов, их добавляют к архиву ЭД (эл. документов). Система свяжет ЭД и скан QR- или штрих-кодом, напечатав его бумажном оригинале. Если у каждой папки будет своё место на полках архива, то в код легко вшивается информация о его месте нахождения.

Когда наступает необходимость перехода на ЭДО

Есть простой тест:

• вы не всегда можете быстро найти карточку документа, не говоря уже об оригиналах документов или их сканов;
• вы не знаете, какие из отправленных контрагентам документов уже подписаны, а какие ещё нет;
• вы не видите всю цепочку подписания документа и потому не знаете, где завис документ.

Если в 2-х случаях именно так и происходит с вами, то это сигнал: ищите оператора ЭДО. Далее нужно определить функции электронного документооборота, которые соответствуют вашим задачам.

К этому тесту можно добавить следующие ваши действия:

• Разошлите своим партнёрам запросы – работают ли они в ЭДО.
• Оцените объём документов с теми, кто работает и с теми, кто не работает.
• Чем больше объём документов у работающих в ЭДО, по сравнению с не работающими, тем скорее вам надо переходить в ЭДО.

При поиске Оператора уточняйте у него – можно ли интегрироваться с учётной системой.

Какой ЭДО вам нужен

Оператор ЭДО должен предоставить готовый сервис, включающий основные функции электронного документооборота:

• обеспечить сотрудникам права доступа в систему по категориям;
• работать в ЭДО с разных мобильных устройств;
• работать с используемыми сервисами (бухгалтерской системой, CRM, прочими);
• обеспечивает конфиденциальность информационного обмена, используя защищённые каналы;
• проверяет действительность ЭП при подписании документов;
• обеспечивает соблюдение необходимых форматов и регламентов, российского законодательства;
• налажен обмен приглашениями

Мнение эксперта (А. Викулина, рук. Центра сопровождения 1С): Что изменится при переходе на ЭДО:

• Удобство и простота – в любом месте, в любое время вы можете работать с документами в интернете.
• Экономия расходов на печать, почтовую доставку, хранение – в разы.
• Интеграция – возможность совместить 1С предприятия с ЭДО.
• Контроль прохождения документа – можно напомнить партнёру, нет проблемы сканового обмена.

Хранение в эл. архиве – удобнее, надёжнее.

Первые шаги по внедрению ЭДО

• Шаг 1. Завести устраивающую ваше предприятие ЭП (эл. подпись).
• Шаг 2. Выбрать оператора данных.
• Шаг 3. Внедрить ЭДО.

Электронная подпись

Все виды электронного документооборота предусматривают работу с ЭЦП. Существуют 3 вида ЭП, различающихся областью применения и надёжностью.

• Простая электронная подпись(ПЭП) может быть получена тремя способами: 1) в Microsoft Office; 2) используя приложение КриптоПро CSP (отличается от первого способа усиленными ключами); 3) в УЦ (удостоверяющем центре) – выдадут заверенную ПЭП в виде USB-токен. ПЭП не имеет юридической силы. Чтобы ПЭП можно было использовать в электронных взаимодействиях, должно быть подписано правильно составленное Соглашение всеми сторонами, участвующими в этом эл. взаимодействии.
• Неквалифицированная ЭП (НЭП) – для внутреннего документооборота и для работы с контрагентами, если будет заключено Соглашение по типу описанному выше для ПЭП. При изготовлении НЭП тоже применяются алгоритмы криптографии. Её степень защиты ниже, чем у КЭП, выпускается УЦ без аккредитации. Чтобы она имела силу при подписании документов необходимо особое соглашение между контрагентами.
• Квалифицированная КЭП – отчётность в органы власти, госзакупки, трудовые договора, регистрация в налоговой инспекции онлайн-кассы. Если коротко, то КЭП – эквивалент подписи с печатью предприятия или собственноручной подписи. Выдаётся только  аккредитованным УЦ (удостоверяющим центром). Ею можно заверять всё, без доп. соглашений.

Участники электронного документооборота

Мы уже говорили, что в процессе ЭДО две стороны – получатель и отправитель. Но если их принять за одну сторону (Пользователи), то окажется что есть ещё 3 участника: Оператор, Госорганы, Удостоверяющий центр.

Оператор ЭДО – лицензированная организация, осуществляющая юридически значимый документооборот (в первую очередь счетов-фактур) с использованием ЭП. Закон предъявляет к ним строгие требования. Роль Оператора особенно важна, так как он решает все вопросы Пользователей, оставляя им только получить ЭП, начать электронный документооборот.

Удостоверяющий центр – выдаёт сертификаты ЭП. Он должен быть аккредитован Минцифры и быть доверенным центром ФСС, ФНС, Росстата, ПФР.

Особенности ЭД

Важно! Просто скан бумажного документа не является документом ни для суда, ни для госорганов. И это не ЭДО.

Кроме этой особенности электронных документов, важны ещё три:

• Они создаются сразу в ЭДО или на компьютере.
• Должны заверяться ЭП (эл. подписью).
• Доходят до адресата практически мгновенно.

Практически все Операторы разделяют электронные документы по степени формализации на: формализованные, частично формализованные, неформализованные.

Отличия в требованиях к эл. документам различной степени формализации:

Параметры	Документы
	Формализованные	Частично формал.	Неформализованные
Отличие	Формат разработан и утверждён ФНС	Формат разработан и рекомендован ФНС	Нет формата
Формат	XML	Любой, но с доп. информацией (дата, номер, прочее)	Любой: DOCX, JPG PDF, прочие
Особенность	В ФНС происходит автоматическая обработка	Не обрабатываются специализированным ПО
Пример	Счёт-фактура (корректировочный и исправленный, универсальный передаточный док., товарная накладная (ТОРГ-12)	Акт приёмки-передачи (произвольной формы), ТОРГ-12 (произв. формы)	Счёт, Протокол разногласий, прайс-лист, инф. письмо

Лишь 3 документа не входят в ЭДО:

• приказ об увольнении;
• журнал инструктажей по охране труда;
• акт о несчастных случаях на производстве.

В то же время постоянно расширяется перечень документов, обязательных для оформления в ЭДО. Сюда относятся: часть налоговой и бухотчётности, документы по госторгам.

Мнение эксперта: ЭДО – это обмен по интернету электронными документами по телекоммуникационным каналам связям оператора ЭДО. Здесь ЭД – это файл, заверенный КЭП. Он не требует распечатки, потому что уже является юридически значимым оригиналом. Если Получатель и Отправитель имеют разных Операторов, то проблема легко решается настройкой роуминга. Ведь можно звонить с МТС на Мегафон. Так и здесь.

Второй момент – часто говорят, что ЭДО – дорого. Но, во-первых, оплата взимается только за исходящие документы. Во-вторых, дорого ли заплатить 6-7 руб. за один отправленный документ? как в “Диадоке”, например:

Число отправленных документов, шт.	250	600	1200	3000
Стоимость годового пакета, руб.	1900	4200	7800	18600
Стоимость 1 отправл. документа, руб.	7,6	7	6,5	6,2

И третье – если к вам пришла налоговая и просит какие-то подтверждающие документы, то вместо сканов вы отправляете им зашифрованный документ  из “Диадока”, с подписью. Это удобно и вам и налоговой.

Виды ЭДО

Классификация ЭДО:

по назначению:

• внутренний – между руководителями и сотрудниками внутри предприятия. В больших предприятиях это ещё работа с филиалами. Наибольшее движение документов внутри предприятия приходится на приказы, инструкции, договоры, сметы, проекты, кадровые документы, а также – данные по доходам/расходам, зарплатах;
• внешний – между предприятием и контрагентами, между предприятием и государством (в лице различных ведомств, с ними на первом месте отчётность, информация о контрагентах). Во внешнем ЭДО не обязательно участие всех разделов и структур предприятия;

Вы могли не знать: ЭДО может работать и с предприятиями за границей. Достигается это в 2 шага: 1) иностранному предприятию достаточно НЭП, российскому – только КЭП; 2) между ними и оператором заключается 3х-стороннее соглашение об ЭДО. Можно работать.

по применению:

• бухгалтерский – для бух. документов;
• складской – для склада;
• кадровый, технологический, управленческий, прочие.

Мнение эксперта (Елена Кожемякина, управляющий партнёр ЮК BLS): Перед тем как ввести КЭДО (кадровый ЭДО), надо получить согласие работников. С теми, кто откажется или не ответит на уведомление, надо продолжить работать на бумажных документах.

В каких структурах и отделах предприятия наиболее необходим ЭДО

Бухгалтерия – сдача отчётности, сбор и передача счетов, счетов-фактур, накладных, актов, ведомостей. Бухотчётность и статотчётность сдаются только в электронном виде.

• Управление – кроме передачи документов руководители и менеджеры согласовывают их, следят за исполнением распоряжений.
• Отдел кадров – через ЭДО проходят все документы по приёму/увольнению, приказам, отпускам. Дополнительные бонусы от ЭДО:  новый сотрудник быстрее знакомится с необходимой документацией предприятия, отпускное заявление попадает только к нужному руководителю и т.п.
• Склад – наглядны все перемещения товара. Необходимость в ЭДО резко возрастает для склада, далеко расположенного от офиса.

Кого закон обязывает работать через ЭДО

Эта обязательность относится к:

• Покупателям и поставщикам маркированных товаров.
• Участникам оборота обязательно прослеживаемых товаров.

Скоро станут: грузо-отправители, получатели, перевозчики. Логистические предприятия.

Выводы

Электронный документооборот в РФ подходит любым предприятиям – по размерам, видам бизнеса. Но в некоторых бизнес-секторах он особенно востребован. Это сектор b2b. Если в каких-то предприятиях этого сектора нет ЭДО, то их менеджменту надо обязательно убедить руководство перейти на ЭДО. Уделите особое внимание выбору Оператора ЭДО.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать)