График отпусков сотрудников

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. В каждой организации обязателен разработанный и утвержденный руководством график отпусков, где отражаются сроки отдыха для всех сотрудников. Этот документ должен быть подготовлен не позднее 15 декабря текущего года, как указано в статье 123 ТК РФ. В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудовых прав своих работников.

В данном материале мы рассмотрим, какие компании обязаны составлять и утверждать график отпусков, что именно должно быть указано в его содержании и возможно ли создание документа в электронном формате.

Основные требования к составлению графика отпусков

Минимальная продолжительность отпуска для штатного сотрудника составляет 28 календарных дней в год. Эти дни могут быть использованы одним списком или разбиты на несколько частей, при этом одна из частей должна составлять не менее двух недель. В некоторых организациях применяют систему отпусков 2+1+1 (две недели, одна неделя, одна неделя). Для определенных категорий работников, таких как несовершеннолетние, предусмотрены удлиненные отпуска.

Одним из наиболее сложных аспектов для любого предприятия является согласование графика отпусков. Законодательство не требует получения согласия каждого работника на его отпуск, достаточно согласовать график с профсоюзом. Кадровый отдел может собрать мнение сотрудников, но окончательный график должен быть утвержден работодателем, чтобы не допустить одновременного ухода нескольких работников из одного отдела, что может негативно сказаться на производительности подразделения.

Комментарий эксперта. Участники трудовых отношений могут согласовывать время отпусков между собой, однако последнее решение все равно остается за работодателем. Работник не может отклониться от установленного отпуска, даже если предложенное время его не устраивает. Работодатель, в свою очередь, не имеет права считать отсутствие сотрудника прогулом, если тот берёт отпуск в соответствии с графиком, даже без предварительного уведомления непосредственного руководства.

Трудовое законодательство обязывает работодателей своевременно отпускать своих сотрудников на отдых. Они не могут заменять отпуска денежными выплатами более двух лет подряд, даже если работник этого пожелает. Постоянная работа без отдыха может привести к профессиональному выгоранию, снижению качества выполнения обязанностей и даже к аварийным ситуациям. Если работодатель не предоставляет работнику возможность отдохнуть в соответствии с графиком, это является прямым нарушением его прав, и сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию.

Если у работника есть право на несколько типов отпусков, они не могут пересекаться. К примеру, академический отпуск для сдачи сессии в вузе нельзя совмещать с ежегодным оплачиваемым отпуском, что также является нарушением законодательства.

Оформление графика отпусков

В график отпусков должны быть включены все сотрудники, официально трудоустроенные в организации, за исключением тех, кто работает по гражданско-правовым договорам. Если с работником заключен срочный трудовой договор, он имеет право на отпуск, если срок действия договора составляет шесть месяцев и более.

График отпусков является не просто пожеланием, а обязательным документом, соблюдение которого должно быть обязательным для всех работников. Для его вступления в силу необходимо согласование с профсоюзом, если таковой имеется в организации, причем согласование должно быть завершено до 15 декабря.

Комментарий эксперта. Работодатель обязан уведомить работника о времени его отпуска как минимум за две недели до его начала. Если это требование не выполнено, работник может проигнорировать график и уйти в отпуск в любое время, которое ему удобно. На практике такие случаи происходят редко, поскольку кадровый специалист должен следить за графиком и информировать работников о намеченном времени отпуска.

Для оформления графика используется форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26. При составлении документа заполняются графы с 1 по 6, шестая графа должна содержать дату начала отпуска. Это касается даже тех работников, которые берут отпуск по собственному желанию; они должны заранее обозначить желаемый месяц отпуска и следовать графику в установленной очередности.

Графы с 7 по 9 заполняются по мере фактического ухода сотрудников на отдых и могут быть записаны ручкой. После завершения процесса составления, согласования и утверждения график размещают в доступном месте. Рекомендуется добавить специальный раздел для ознакомления, где сотрудники могут оставить свои подписи. Копии документа должны храниться в бухгалтерии, отделе кадров и передаваться в все структурные подразделения.

Право на выбор времени отпуска

В большинстве случаев график отпусков формируется с учетом мнения работодателя, который ориентируется на производственные нужды и возможность отправить сотрудников на отдых. Подготовленный проект документа направляется в профсоюз, который может внести изменения, не нарушая трудового законодательства.

Профсоюзы есть не в каждой организации, и если согласовать график некому, это должно быть отмечено в документе.

Однако существуют категории работников, которые имеют право самостоятельно выбирать удобное время для отдыха, и их мнения обязательно должны быть учтены при утверждении графика. К ним относятся:

• супруги женщин, находящихся в декретном отпуске;
• супруги военнослужащих, получивших отпуск;
• почетные доноры России с официальным статусом;
• сотрудницы, берущие отпуск по беременности и родам или сразу после него;
• несовершеннолетние работники;
• родители или опекуны детей-инвалидов;
• многодетные родители (до 14 лет младшего ребенка);
• сотрудники, вернувшиеся к работе после мобилизации или военной службы;
• работники, ранее отозванные с отпуска по производственной необходимости;
• ликвидаторы аварийных ситуаций на Чернобыле.

Для сотрудников, проживающих в районах Крайнего Севера и имеющих несовершеннолетнего ребенка, гарантируется дополнительные дни отпуска в момент его поступления в учебное заведение за пределами их постоянного места жительства.

Учет основных и увеличенных отпусков

При составлении графика подразумевается, что все работники имеют право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее четырех недель. Однако определенным категориям сотрудников полагаются дополнительные дни отпуска. Например:

• несовершеннолетние имеют право на 31 день;
• инвалиды — на 30 дней;
• профессиональные спасатели — от 30 до 40 дней, в зависимости от стажа;
• педагогические работники — от 42 до 56 дней;
• сотрудники, работающие с химическим оружием — от 49 до 56 дней.

Также дополнительные дни могут быть предоставлены тем, кто работает в вредных или опасных условиях труда, а также имеет ненормированный рабочий день или рабочие условия, требующие компенсации за вред здоровью.

Если работник решает взять полный отпуск продолжительностью 28 дней, работодатель имеет право не обсуждать его варианты. Однако, если работник хочет разделить отпуск на части, то это требует предварительного согласования. В графике указывается полная длительность отпуска, а затем работник договаривается с работодателем о разделении на части, после чего время фактического ухода фиксируется.

Внесение изменений в график отпусков

График отпусков разрабатывается на целый год, но в жизни могут происходить различные изменения, требующие корректировок документа. Например, увольнение одного из сотрудников и его замена новым работником требуют изменения графика. В этом случае можно внести актуальные данные о времени фактического ухода работника на отдых, если это является уважительной причиной.

Если же корректировка нужна по другим причинам, например из-за изменений в штатном расписании, потребуется пройти процесс нового согласования. Кадровый отдел подготавливает новый проект графика, который затем отправляется в профсоюз для согласования и утверждения руководителем.

Включение удалённых сотрудников в график отпусков

Удаленные работники, не присутствующие в офисе физически, обладают теми же трудовыми правами, что и штатные сотрудники. Одним из этих прав является право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который возникает после шести месяцев непрерывной работы в организации.

Вопрос о включении удалённых сотрудников в график отпусков подробно освещается в письме Роструда от 14 мая 2021 года № ПГ/12255-6-1. В этом документе разъясняется, что все работники, в том числе трудящиеся на удалённых условиях, должны быть учтены в графике отпусков. Нарушение этого правила может быть расценено как ущемление трудовых прав сотрудников.

Удалённые сотрудники должны быть внесены в график на тех же основаниях, что и их коллеги, работающие в офисе. Время их отпусков согласуется с профсоюзом, если таковой имеется в организации. Однако при этом следует учитывать несколько специфических моментов:

• Регулирование отпусков: Правила предоставления отпусков удалённым работникам могут быть определены не только Трудовым кодексом, но и локальными нормативными актами предприятия.
• Продолжительность отпуска: Стандартная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Тем не менее, на удалённых сотрудников, как и на остальных работников, распространяются все нормы Трудового кодекса. Например, несовершеннолетним сотрудникам и инвалидам должны быть предоставлены дополнительные дни отдыха.
• Ознакомление с графиком: Как и обычные сотрудники, дистанционные работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись. Если в организации действует электронный документооборот и у сотрудника есть электронная подпись, можно использовать её для подтверждения ознакомления.
• Опции для отсутствующих: Если удалённый работник не имеет цифровой подписи, график может быть отправлен ему по почте для подписи. При большом количестве удалённых сотрудников может быть подготовлен лист ознакомления, который рассылается каждому для подписания.

За несоблюдение требований по включению удалённых сотрудников в график отпусков предусмотрена административная ответственность для работодателя. В соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ организации может грозить штраф в размере от 50 до 70 тысяч рублей. Чтобы избежать ненужных затрат, необходимо строго следить за соблюдением норм трудового законодательства.

Комментарий эксперта. В некоторых ситуациях могут возникать споры о том, как считать уведомление работодателя. Недостаточно просто разместить график отпусков на официальном сайте компании, крайне желательно, чтобы работник получил уведомление лично и мог каким-либо образом подтвердить своё согласие. В некоторых случаях работодатели рассылают уведомления на электронные адреса сотрудников, что допустимо только при наличии локального акта, обязывающего работников проверять свою рабочую почту.

График отпусков в системе электронного документооборота (ЭДО)

Переход на электронный документооборот значительно упрощает работу кадровой службы, особенно в организациях с удалёнными сотрудниками. Для этого необходимо подготовить соглашение о переходе на ЭДО, и работник должен его подтвердить.

График отпусков – это один из видов локальных нормативных документов, который может быть оформлен только в цифровом виде без подготовки бумажной копии. Это позволяет сэкономить время: заполнение графика в системе электронного документооборота проще и быстрее, чем составление вручную, особенно при большом количестве работников.

Система ЭДО предполагает использование цифровой подписи руководителя предприятия. Она представляет собой уникальный код, который ставится на документ и подтверждает его корректность. После подписания документа изменения внести невозможно, что обеспечивает надежность его содержания. Для сотрудников достаточно иметь неквалифицированные усиленные подписи, получаемые без обращения в удостоверяющий центр; для этого достаточно заключить соглашение с работодателем.

График отпусков в системе электронного документооборота представляет собой цифровую версию документа, составленную с помощью специального программного обеспечения. Все данные о планируемых отпусках вносятся перед началом нового календарного периода. Если в течение года происходят изменения в штатном расписании, соответствующий график может быть быстро и легко скорректирован. Отказ от бумажного документооборота способствует ускорению работы сотрудников кадрового отдела.

Заключение

График отпусков является обязательным документом, который устанавливает обязанности работодателя по предоставлению сотрудникам отдыха в определенные даты, а также обязательства работников выйти в отпуск. При составлении этого документа работодатель не обязан получать согласие работников, но имеет право самостоятельно устанавливать время отпусков с учётом согласия профсоюза.

Переход на систему электронного документооборота значительно упрощает процесс составления графика отпусков, особенно с использованием специализированных программ. Такие системы автоматически рассчитывают график на основе введённых данных, а наличие электронных цифровых подписей облегчает взаимодействие с персоналом.Начало формы

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).