Служебные характеристики представляют собой важные документы, которые могут запрашиваться как действующими, так и бывшими сотрудниками у работодателя. В отличие от справки с места работы, которая подтверждает факт трудовых отношений, характеристика имеет более рекомендательный и субъективный характер. Её содержание может зависеть от отношений сотрудника с руководством: хорошая характеристика может быть выдана при положительном взаимодействии, тогда как она может оказаться негативной в случаях конфликтов. Таким образом, важно поддерживать конструктивные отношения с коллегами и начальством, чтобы избежать потенциальных негативных последствий.
В следующем разделе рассмотрим, в каких ситуациях может потребоваться характеристика, что должно быть указано в её содержании, а также основные принципы оформления документа с использованием системы КЭДО.
- Когда необходима характеристика с места работы?
- Классификация характеристик с места работы
- Основные элементы характеристики с места работы
- Что не следует включать в характеристику
- Как получить характеристику с места работы?
- Что важно учесть кадровику при оформлении характеристики?
- Заключение
- Вопросы и ответы
- Список источников
Когда необходима характеристика с места работы?
Существует несколько ситуаций, в которых может понадобиться представление характеристики:
- Устройство на новую работу. Работодатель заинтересован в квалифицированных кадрах, и характеристика с предыдущего места работы может повлиять на его решение. Хотя документ и не является обязательным для трудоустройства (по ст. 283 ТК РФ), его наличие может повысить шансы кандидата.
- Перевод на другую должность или в другое подразделение. Внутренние документы необходимы, когда необходимо выбрать сотрудника на повышение или на перевод в другой филиал.
- Расследование служебных инцидентов. При возникновении инцидентов, связанных с работником, характеристика может быть использована для принятия решения о дисциплинарных мерах – от предупреждения до увольнения.
- Премирование или аттестация. Характеристика часто используется как дополнительный аргумент при оценке сотрудников для награждения или премирования.
- Досудебное разбирательство. В полиции или следственных органах характеристика может быть предоставлена при изучении правонарушений в отношении конкретного лица.
- Судебные процессы. Во время слушаний характеристика может играть важную роль для взвешивания мнения о работнике.
- Усыновление (удочерение). Органы опеки могут запросить характеристику для принятия решения о возможности усыновления.
- Альтернативная служба или контрактная служба. Военкоматы могут запрашивать данный документ для установления пригодности к службе.
- Медико-социальная экспертиза. Для определения инвалидности характеристика также может быть необходима, равно как и для учета в соответствующих диспансерах.
Комментарий эксперта. Характеристика с места работы не всегда требуется при получении кредита в банке. Обычно достаточно справки о доходах, хотя в некоторых случаях банки могут дополнительно запросить характеристику, особенно при дистанционном оформлении кредита.
Классификация характеристик с места работы
Хотя строгой классификации для подобных документов нет, их можно условно разделить на несколько категорий:
- Положительные и отрицательные.
- Внутренние (для использования в компании) и внешние.
- Трудовые (связанны с профессиональной деятельностью) и нетрудовые (характеризующие личные качества).
- Для государственных органов (суд, полиция, органы опеки) и для других нужд (например, для получения кредита).
Основные элементы характеристики с места работы
Несмотря на отсутствие унифицированной формы, характеристика всегда должна включать определенные данные. В типичном документе можно найти следующую информацию:
- Наименование компании: юридическое название организации.
- Юридический адрес работодателя.
- Контактные данные: телефон, электронная почта.
- Наименование документа: характеристика с места работы.
- Сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, период работы, занимаемая должность.
- Карьерный рост, если он имеет место.
- Должностные обязанности: не обязательно, но желательно указывать для нового потенциального работодателя.
- Основной текст характеристики.
- Причины (при необходимости), например, если сотрудник уволился по определённым обстоятельствам.
- Рекомендации или пожелания, если это необходимо.
- Дата оформления документа.
- Подпись директора и руководителя отдела, если это требуется.
- Печать компании, если она используется.
При составлении текста характеристики необходимо учесть несколько моментов:
- Отношение к работе: следует подчеркнуть, насколько ответственно сотрудник выполняет свои обязанности. Можно указать, готов ли он работать сверхурочно.
- Личные качества: отметить как положительные (лидерские качества, стремление к обучению), так и отрицательные (избегание ответственности, конфликты).
- Отношения с коллегами: дружелюбные или созидательные связи могут быть выделены, так же как и склонность к конфликтам.
- Достижения и ошибки: отметить награды или премии, либо дисциплинарные взыскания.
Что не следует включать в характеристику
В характеристике не должно быть указано:
- Личные данные работника, такие как паспортные данные, семейное положение, политические или религиозные взгляды.
- Подпись сотрудника — его согласие с текстом не требуется.
- Информация, не относящаяся к трудовой деятельности, например, конфликты вне рабочего времени.
Комментарий эксперта. Характеристика с места работы – это не просто документ, а важный инструмент, который может значительно повлиять на карьерные успехи работника. Придерживаясь указанных выше рекомендаций и сохраняя профессионально-деловой подход, можно обеспечить справедливую и объективную оценку деятельности сотрудника на предыдущем месте работы.
Как получить характеристику с места работы?
Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), документы, касающиеся трудовой деятельности работника, должны быть предоставлены работодателем не позднее трех дней с момента подачи соответствующего заявления, как для действующих сотрудников, так и для уволенных. В связи с этим работник имеет несколько возможностей для получения характеристики:
- Личное обращение: сотрудник может обратиться непосредственно к своему руководителю, секретарю или в отдел кадров компании.
- Написание заявления: заявление может быть оформлено как в свободной форме, так и по установленному в компании образцу.
- В случае отказа: если работодатель отказывается выдать характеристику, сотрудник имеет право обратиться в инспекцию труда для защиты своих законных прав.
Однако указанные выше шаги могут занимать много времени и требуют личного присутствия, что не всегда реально, особенно для бывших работников, которые могут переехать в другой город или даже страну.
При наличии в компании системы электронного документооборота, процесс получения характеристики можно значительно упростить:
- Дистанционное заявление: сотрудник отправляет заявку через систему КЭДО. Заявление может быть оформлено в свободной форме или по готовому шаблону, который доступен в личном кабинете. Заявка может быть отправлена как по электронной почте, так и непосредственно через систему КЭДО.
- Статус заявления: работник может узнать статус своего заявления в системе КЭДО или получить уведомление по SMS. Кадровик также мгновенно получает информацию о поступлении нового заявления.
- Автоматизация оформления: система КЭДО автоматически подставляет необходимые данные о сотруднике, его должности и другую информацию из личной карточки, что значительно облегчает процесс и экономит время.
- Электронная подпись: кадровик и директор компании ставят свои электронные подписи. Кадровику достаточно обычной усиленной неквалифицированной подписи, тогда как для руководителя нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Доставка документа: подписанная характеристика отправляется сотруднику в электронном виде, что позволяет избежать необходимости личного посещения отдела кадров.
При использовании системы электронного документооборота время от подачи заявления до получения готовой характеристики может составлять менее одного рабочего дня, и личные визиты в офис становятся ненужными.
Что важно учесть кадровику при оформлении характеристики?
Кадровику следует учитывать несколько ключевых аспектов:
- Достоверность информации: в характеристике необходимо указывать только правдивую информацию. Предоставление ложных сведений может стать основанием для судебного иска о защите чести и достоинства работника.
- Регистрация документа: хотя регистрация характеристики не является обязательной, ее можно пронумеровать для упорядочивания кадровой документации.
- Адаптация содержания: текст характеристики может варьироваться в зависимости от цели её использования. Например, для аттестации необходимо указать опыт и образование, в то время как для судебного разбирательства стоит сделать акцент на личностных качествах работника, таких как обязательность и склонность к конфликтам.
- Различие между характеристикой и должностной инструкцией: важно помнить, что характеристика и должностная инструкция — это разные документы.
Комментарий эксперта. Кадровикам рекомендуется разработать несколько шаблонов характеристик для различных ситуаций (например, для судов, полиции, новых мест работы и т.д.). Использование заранее определенных переменных (тэгов) может существенно сократить время на составление документа в электронном виде.
Заключение
Характеристика с места работы является объективным заключением работодателя о трудовых и личных качествах сотрудника, составляемым кадровиком. Хотя документ не является обязательным, в определенных ситуациях (например, для подачи в суд, полицию или при устройстве на новую работу) он может быть необходим. Характеристику можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде.
Вопросы и ответы
Можно ли законно отказать в выдаче характеристики, если сотрудник увольняется после конфликта и уходит к конкуренту?
Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить документы о трудовой деятельности по запросу работника. При этом указывать недостоверные сведения с целью причинения вреда не допускается. Работник может оспорить ложные данные в суде. Если в характеристике указана только негативная информация, которая при этом является достоверной, то она может быть признана законной. Работодатель не обязан указывать исключительно положительные качества, текст формируется на его усмотрение.
Может ли сотрудник сам написать характеристику и предоставить ее руководителю на подпись?
Теоретически это возможно, особенно если в компании царят доверительные отношения. Однако при составлении характеристик, которые будут направлены в суд или другие госорганы, важно избегать недостоверной информации, так как это может привлечь к ответственности работодателя. Работодателю будет целесообразно делать акцент на правдивой информации и сохранять нейтральный тон в документе.
Что делать, если предыдущий работодатель отказывается предоставить положительную характеристику?
Если у работника есть значительный трудовой стаж и положительные характеристики с прошлых мест работы, они могут перекрыть негативный отзыв. Работник может обратиться к бывшим коллегам за объективной характеристикой. Однако отсутствие характеристики не является законным основанием для отказа в трудоустройстве.
