Инструкция по кадровому делопроизводству

Главным документом, регулирующим правила обработки внутренней документации в компании, является инструкция по кадровому делопроизводству. Следует учитывать, что универсального шаблона этого документа, подходящего для всех коммерческих структур, не существует. Каждая организация разрабатывает инструкцию самостоятельно, основываясь на своей специфике и потребностях. Основная цель этой инструкции состоит в оптимизации документооборота и упрощении бизнес-процессов.

В данной статье рассмотрим ключевые положения, которые должны быть включены в инструкцию по кадровому делопроизводству, кто отвечает за ее оформление и утверждение, а также как эффективное использование системы КЭДО (кадровый электронный документооборот) может помочь в ее реализации.

Преимущества и проблемы, которые решает инструкция по кадровому делопроизводству

Своевременное документирование кадровых процедур является важнейшим аспектом успешного функционирования компании. По мере увеличения численности персонала у сотрудников отдела кадров могут возникать сложности как с соблюдением норм оформления документации, так и с организацией ее обмена. Наличие инструкции позволяет избежать таких проблем и обеспечивает упорядоченность процессов.

К основным функциям инструкции относятся:

1. Установление порядка оформления кадровых документов. Выработка четких стандартов для обработки документации помогает избежать ошибок и недоразумений.
2. Адаптация делопроизводства к специфике компании. Каждый бизнес имеет свои особенности, и инструкция должна учитывать эти нюансы.
3. Соблюдение стандартов оформления. Инструкция определяет единые правила для всех сотрудников, что способствует повышению общей эффективности работы.

В документации содержится вся необходимая информация для эффективной работы с документами, относящимися к учету кадров и трудовым отношениям. Важность этих документов заключается в том, что они служат основой для управленческих решений и придают им юридическую силу.

В инструкции должны быть четко прописаны:

• перечень документов, необходимых для проведения различных кадровых процедур.
• формы всей документации, связанной с личным составом.
• порядок и сроки оформления документации.
• этапы согласования внутри организации.

Сбор всей этой информации в одном документе значительно сокращает время, затрачиваемое на обработку кадрового документооборота, и помогает избежать претензий со стороны проверяющих органов. Без действующей инструкции процессы приема на работу новых сотрудников и оформления трудовых отношений могут занимать гораздо больше времени, что снижает продуктивность работы кадрового специалиста.

Процессы и действия, охватываемые инструкцией

Инструкция по кадровому делопроизводству охватывает различные типовые процессы и обращения, такие как:

• Заявления о предоставлении отпуска.
• Заявления о приеме на работу.
• Приказы об увольнении.
• Служебные записки по кадровым вопросам.
• Другие обращения.

Все бланки должны быть утверждены при введении инструкции в действие. В условиях электронного документооборота можно использовать общедоступные образцы для оформления документов. Для бумажной документации сотрудники могут запросить актуальные образцы в отделе кадров.

Комментарий эксперта. При составлении инструкции стоит обратить внимание на четкое указание сроков и правил оформления документации. Это поможет убрать любые споры с работниками и риски у компании, связанные с нарушением ТК. При ведении в организации КЭДО по закону не нужно брать согласия с сотрудников, поступивших на работу после 31.12.2021.

Указания по оформлению и согласованию документов

При разработке инструкции крайне важно точно определить сроки и правила оформления документов. Это поможет избежать споров с сотрудниками и минимизирует риски, связанные с нарушением трудового законодательства. Например, согласно действующему закону, если в организации внедрена система КЭДО, работодатели имеют право не запрашивать согласие сотрудников, которые были приняты на работу после 31 декабря 2021 года.

Что касается подписания и согласования документов, инструкция должна четко обозначать, кто и в каких случаях должен ставить подпись на заявлениях и приказах. Например, заявление на отпуск может визировать только руководитель соответствующего подразделения.

Комментарий эксперта. Учитывайте, что заявление на отпуск может завизировать только начальник департамента, в котором работает сотрудник. А с документом на выплату материальной помощи работнику должны ознакомиться главный бухгалтер, начальник отдела и специалист по кадрам.

Рекомендации по обучению и ознакомлению сотрудников

При оформлении инструкции следует указать, с какими документами и какие департаменты нужно ознакомить. Ознакомление с документами должно фиксироваться в определенной форме. Кроме того, необходимо четко регламентировать, кто отвечает за передачу информации о содержании приказов и постановлений.

Особенности регистрации документов

Правила регистрации кадровых документов должны быть прописаны в инструкции. В ней указываются типы документов, которые обязательно подлежат регистрации, такие как личные заявления сотрудников, распорядительные документы и трудовые договоры. Также следует прописать правила присвоения документам регистрационных номеров.

Определение сроков хранения документов

Инструкция должна содержать информацию о процедурах хранения документов на архиве: сроки хранения, условия пользования делами, отправленными в архив, и особенности доступа к ним.

Поддержка новичков и применение системы электронного документооборота

С помощью инструкции новички смогут быстрее ознакомиться с основными требованиями ведения документооборота в компании. Этот документ также будет полезен для руководителей подразделений, стремящихся адаптироваться к корпоративным стандартам.

Электронный документооборот значительно упрощает взаимодействие сотрудников в рамках выполнения локальных задач. Он оптимизирует процессы передачи документов, отправки уведомлений и контроля выполнения заданий. Инструкция по кадровому делопроизводству должна быть доступна для ознакомления всем заинтересованным сторонам.

Базовые нормативные документы для разработки инструкции

При составлении инструкции кадровику понадобятся различные нормативные акты, включая:

• Трудовой кодекс РФ: Основной документ, регулирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
• Постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1: Содержит формы первичной документации.
• Приказ Минтруда №320н и Постановление Правительства №1250: Оформление трудовых книжек.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие регламентирующие документы: Установления стандартов по ведению кадрового делопроизводства и архивного учета.

Специалист по кадровому делопроизводству также должен иметь доступ к специализированному HR-программному обеспечению, которое упростит разработку инструкции и обеспечит наличие всех необходимых бланков и форм.

Комментарий эксперта. Использование унифицированных форм является лишь рекомендацией, но не обязательным требованием. Для обеспечения кадровых процедур компании могут адаптировать образцы, разработать новые формы, соответствующие их учетной политике и специфике бизнеса.

Процесс разработки инструкции по кадровому делопроизводству

Создание инструкции по кадровому делопроизводству является приоритетной задачей для отдела кадров, отвечающего за правильность оформления всех кадровых процессов в организации. Этот документ способствует упорядоченности документооборота, что, в конечном итоге, приносит пользу всем подразделениям компании. Рассмотрим, кому пригодится такая инструкция и основные шаги по ее составлению.

Целевая аудитория инструкции

Инструкция будет полезна нескольким категориям сотрудников:

• Руководители отделов и служб: они смогут получить четкое представление о необходимых документах для решения нестандартных ситуаций, а также о порядке инициирования кадровых процедур. В документе будут указаны сроки оформления и передачи необходимых заявлений в отдел кадров.
• Специалисты по учету рабочего времени: они смогут использовать инструкцию для правильного заполнения табелей учета рабочего времени.
• Бухгалтеры: для выполнения расчета заработной платы на основе предоставленных вовремя документов инструкция будет важным источником информации.
• Обычные сотрудники: они могут быть уверены, что все их заявления будут рассмотрены в установленные сроки, а по итогам рассмотрения им будет дан ответ.

Так как стандартной формы инструкции не существует, каждая компания может адаптировать документ под свои нужды, используя примерную структуру. В самом начале инструкции необходимо указать полное юридическое название организации.

Комментарий эксперта. Рекомендуется указать название подразделения, ответственного за кадровое делопроизводство. Обычно таковой является отдел кадров, однако в некоторых случаях компании предпочитают передать эти функции на аутсорсинг, что может включать полное или частичное ведение дел.

Примерная структура инструкции

Структура инструкции может включать следующие разделы:

1. Описание норм и правил приема сотрудников на работу.
2. Процедура перевода работников внутри компании.
3. Документация, связанная с увольнением.
4. Правила предоставления отпусков.
5. Оформление трудовых книжек.
6. Система поощрений за достижения.
7. Дисциплинарные меры за несоответствие установленным требованиям.
8. Правила выдачи справок и копий официальных документов.
9. Хранение персональных данных сотрудников на протяжении всего срока их трудовой деятельности.
10. Приложения с образцами часто используемых кадровых документов.

Вступление в силу инструкции

Инструкция по кадровому делопроизводству начинает действовать незамедлительно после утверждения. Это может быть сделано несколькими способами: либо подписанием грифа «Утверждаю» на титульном листе, либо изданием приказа руководителя.

Наличие приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству является необходимым условием для обеспечения правильного документооборота в компании.

Рекомендации по оформлению

Так как инструкция относится к локальным нормативным актам предприятия, при ее разработке важно следовать определенным требованиям к оформлению реквизитов. Ниже приведены ключевые реквизиты и их описание:

• Реквизит 05: автор документа (название организации, которая его разработала). Важно указывать как полное, так и сокращенное наименование, соответствующее юридическим документам.
• Реквизит 09: полное название инструкции.
• Реквизит 17: заголовок текста. Он располагается под названием компании и используется в сочетании с ним.
• Реквизит 10: дата выпуска и вступления в силу документа. Она может быть указана в цифровом формате (например, 03.05.2023) или буквенно-цифровом формате (например, 3 мая 2023 г.). Дата указывается под названием документа.
• Реквизит 13: место составления документа. Если титульный лист отсутствует, название населенного пункта следует указать внизу страницы, а если он есть — под заголовком текста.
• Реквизит 11: регистрационный номер инструкции, который может отсутствовать, как и реквизит 21, указывающий на визирование. Не все организации регистрируют локальные акты и проводят процедуру их согласования.
• Реквизит 16: гриф утверждения, который следует разместить в правом верхнем углу первой страницы.
• Реквизит 19: приложения к документу, включая образцы кадровых документов. Следует указывать названия приложений и количество листов.
• Реквизит 18: основной текст инструкции, который занимает наибольший объём.

Особенности оформления текста

При оформлении инструкции следует учесть определенные требования. Пункты и разделы документа нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов определяется составителем.

Рекомендуется придерживаться распорядительного стиля написания. В тексте должны использоваться выражения, обозначающие разрешение, такие как «разрешается», «может», «имеет право». Также допустимы слова, указывающие на обязательства, например, «должны», «обязаны». Необходимо использовать формулировки, касающиеся запрета — «не допускается», «запрещается». Информация обычно представляется от третьего лица: «руководитель вправе», «работнику разрешается», «сотрудник может рассчитывать».

Заключение

Разработка инструкции по кадровому делопроизводству может осуществляться в любой момент, независимо от этапа развития компании. Не стоит откладывать создание этого документа до возникновения серьезных проблем, которые он сможет решить. Инициативу в большинстве случаев проявляет именно отдел кадров.

На этапе подготовки проекта важно обсуждать его структуру с руководителями различных подразделений, поскольку проведение кадровых процедур затрагивает всех сотрудников. Совместная разработка инструкции с участием всех заинтересованных сторон поможет избежать потенциальных конфликтов и недоразумений в будущем.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).