Инструкция по кадровому делопроизводству – это документ, устанавливающий единые правила работы с кадровыми документами в государственной или частной организации. Каждому сотруднику кадровой службы в процессе работы приходится постоянно заполнять различные документы, и важно, чтобы они были оформлены единообразно. Это касается не только трудовых книжек или договоров, но и другой документации, для которой важно точное и правильное оформление.
Зачем нужно оформление инструкции?
Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует правила заполнения документации, вводит единые нормы, которым должны будут следовать все сотрудники. В перспективе это упростит включение в коллектив новых участников. Вновь нанятые сотрудники смогут ознакомиться с точными и понятными правилами, чтобы работать без ошибок, которые могут обойтись предприятию очень дорого. Инструкция должна быть составлена максимально просто и понятно, чтобы в ней без лишних вопросов мог разобраться любой сотрудник.
Инструкция одновременно решает несколько важных задач:
- Устанавливает исчерпывающий список документов, с помощью которых можно будет выполнить определенное кадровое действие.
- Утверждает шаблоны документов, которые будут использоваться в работе кадровой службы.
- Устанавливает очерёдность подготовки документации. Это позволит быстрее решать возникающие задачи, персоналу придется меньше ждать.
- Уменьшает временные затраты на обработку кадровых документов. При работе по инструкции сотрудники четко знают, что и как нужно делать, это значительно снижает риск возникновения ошибок.
В итоге оформление этого документа выгодно как для руководства, так и для самих сотрудников кадровой службы и персонала. Заполнение инструкции помогает регламентировать работу и ускорить выдачу готовой документации работникам.
Что входит в содержание документа?
Инструкция по кадровому делопроизводству включает в себя следующие разделы:
- Общие положения. В этом разделе детально прописываются цели и задачи составления документа, нормативно-правовая база, которая использовалась для его разработки. В инструкции также потребуется прописать ответственность за несоблюдение положений законодательства.
- Тематические разделы. В них нужно детально прописать порядок оформления основных действий, которые выполняет кадровая служба на предприятии. Это прием сотрудников на работу, перевод в другое подразделение, увольнение, предоставление оплачиваемых отпусков и т.д. В инструкцию вносятся отдельные разделы, в которых прописывается последовательность оформления документов по каждому из этапов.
- Дополнительные разделы, в которых прописываются правила ведения номенклатуры дел кадровой службы, порядок заполнения личных дел, а также последовательность действий при передаче документации в архив.
- Приложения. В этот раздел включается справочная информация и иллюстративные материалы. Также в него могут быть добавлены образцы заполнения документации, регистрационные журналы.
Мнение эксперта. Для удобства пользования инструкцией можно пронумеровать образцы и размещать ссылки на них в тексте каждого тематического раздела.
- Лист согласований. Инструкция должна быть согласована руководством предприятия, ставится подпись с расшифровкой и печать.
В больших организациях можно отдельно прописать, как будет организовано делопроизводство в филиалах. В одних случаях все документы по персоналу передаются на хранение в головной офис, в других – оформляются и хранятся отдельно в подразделениях. Управление документооборотом может быть не только централизованным или децентрализованным, но и смешанным. Нужно выбрать наиболее удобный вариант с учетом особенностей конкретной организации и системы ее управления.
Как заполнить раздел «Общие положения»?
В этом разделе необходимо прописать, какие подразделения в организации будут заниматься ведением кадрового документооборота. В частности, указывается цель оформления инструкции, прописывается ответственность назначенных сотрудников за правильное ведение документации. Здесь же в виде списка прописываются конкретные функции, которые будут выполнять сотрудники отдела кадров. Это один из самых важных разделов, так как он устанавливает единый порядок взаимодействия между указанными специалистами.
Отдельным пунктом приводятся нормативно-правовые акты, на основании которых будут заполняться кадровые документы в организации. Можно перечислить унифицированные формы, на которые будут ориентироваться сотрудники.
Заполнение раздела по оформлению приема на работу
В следующем разделе нужно представить перечень документов, которые должен предоставить сотрудник при трудоустройстве. Помимо основных документов, прописанных в Трудовом кодексе РФ, можно попросить нового работника предоставить ИНН, СНИЛС, дополнительные справки. Также в инструкции прописывается следующая информация:
- Порядок трудоустройства нового сотрудника. Нужно указать, какие формы должна подготовить кадровая служба, прописать процедуру ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами.
- Дополнительные процедуры, которые могут проводиться при трудоустройстве. Например, в инструкцию можно внести порядок оформления личного дела работника.
В инструкции можно прописать нормы взаимодействия с трудовыми книжками. Например, если сотрудник трудоустраивается впервые или не может предоставить документ по причине утери или порчи, организация имеет право завести для него новую трудовую книжку (в том числе в электронном виде).
Заполнение раздела по оформлению переводов на другую работу
В разделе нужно описать, как переводы оформляются в каждом конкретном случае. Последовательность действий и оформляемые документы могут различаться в зависимости от конкретной ситуации. В инструкции может быть отражено, как оформить временный или постоянный переход на другую должность или в другое подразделение, как заполнить и подписать уведомление сотрудника или дополнительное соглашение с ним.
Оформление раздела по увольнениям
Организация должна разработать образец заявления на увольнение по разным причинам. Типовые формы такого документа должны быть приложены к инструкции. В ней также должен быть детально описан порядок расторжения трудовых отношений — внесение записей в трудовую книжку и личную карточку, подготовка и подписание обходного листа, иные нюансы и действия.
Совет эксперта. Важно помнить, что закон не предусматривает обязательного заполнения обходного листа при увольнении. Из-за этого дату нельзя переносить, даже если работник е успел проставить все подписи.
В инструкции детально прописывается последовательность увольнения, заполнение документации и требования к ней. Например, при увольнении по собственному желанию сотрудник должен собственноручно написать причину и дату ухода с работы. Поэтому в инструкции можно указать, что заявление сотрудник будет писать от руки.
Раздел по предоставлению отпусков
В этом разделе указываются основания для предоставления отпусков в соответствии с нормами Трудового кодекса. В инструкции будет описана процедура оформления ежегодных отпусков, правила составления графика, заполнения документов, подачи заявлений. Отдельно нужно указать, что сотрудники имеют право по договорённости с руководством брать отпуска за собственный счет без сохранения заработной платы.
Аналогичным образом заполняются разделы инструкции по выполнению всех других кадровых операций с указанием перечней документов, образцов заявлений. В результате любой сотрудник кадровой службы сможет найти четкие указания по последовательности действий и требованиям к оформлению документации при выполнении любой из операций с персоналом. В их числе порядок подготовки документов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, выдачи служебных удостоверений, ведения табеля учета рабочего времени и т.д.
Как оформить инструкцию?
Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом, и не имеет готового стандарта оформления. Каждая организация самостоятельно выбирает наиболее подходящий вариант. Инструкция составляется в произвольной форме с учетом требований законодательства. Основные документы, на которые можно опираться при составлении инструкции:
- Федеральный закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Этими и другими документами можно руководствоваться при составлении свода правил по заполнению различных кадровых документов.
Инструкция составляется в произвольной форме в соответствии с вышеуказанной структурой. Помимо общего и отдельных тематических разделов по кадровым операциям, в ее содержание могут быть включены блоки по оформлению кадровых документов, в том числе трудовых книжек. При составлении необходимо ориентироваться на федеральные законодательные акты. Инструкция в любом случае не может нарушать нормы законодательства. Это будет важно при рассмотрении различных трудовых конфликтов.
Какие полномочия предусматривает инструкция?
Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает перечень действий, которые впоследствии будут выполнять сотрудники отдела по персоналу. В ней прописываются права и обязанности ответственных специалистов, которые будут контролировать работу кадровой службы. Отдельно могут быть указаны требования к ведению и хранению кадровых документов, а также их передача в архив.
Инструкция устанавливает стандартные правила действий для всех сотрудников кадрового отдела. Они должны ознакомиться под роспись с полным перечнем требований, которые предъявляются к оформлению документов. Сотрудник подразделения получает право вносить записи в трудовые книжки и личные учетные карточки (все они должны вноситься со строгим соблюдением действующих правил).
Мнение эксперта. Инструкция по кадровому документообороту – это вспомогательный локальный нормативный акт, с помощью которого устанавливается регламент взаимодействия между сотрудниками и их руководством. Хотя он не является обязательным, его наличие в компании позволит значительно сократить затраты времени и сил кадровика при решении повседневных задач.
При приеме нового сотрудника кадрового ведомства на работу он должен в обязательном порядке ознакомиться с инструкцией по делопроизводству, чтобы в дальнейшем использовать ее при выполнении кадровых действий. Унифицированные перечни и формы документов позволяют быстрее закончить стажировку молодых специалистов. Они смогут запомнить все основные шаги и приступить к самостоятельной работе без ошибок.
Преимущества электронного документооборота
Все больше компаний отказываются от заполнения традиционной бумажной документации и полностью или почти полностью переходят на электронный документооборот.
Мнение эксперта. Электронный документооборот (ЭДО) – это возможность ускорить бизнес-процессы, в несколько раз сократить расход дорогостоящей бумаги и электроэнергии. С его помощью можно наладить эффективное взаимодействие между кадровой службой и другими отделами в организации.
ЭДО – это относительно новая система, которая позволяет выполнять различные действия по оформлению документов в электронном виде. Не потребуется работать с письменной документацией, пользоваться устаревшими техническими средствами для передачи важных данных в основное подразделение.
У внедрения электронного документооборота в работу кадрового отдела, есть несколько важны преимуществ:
- Ускорение и оптимизация бизнес-процессов. Сотрудники кадровой службы получают возможность быстрее анализировать поступающую информацию и взаимодействовать с посетителями.
- Возможность пересылать счета-фактуры и иные документы в электронном виде. Система электронного документооборота позволяет делать это совершенно легально, соблюдаются все требования Налогового кодекса, других нормативных актов.
- Возможность подписывать документы с использованием ЭЦП (электронной цифровой подпись). С точки зрения юридической силы такая подпись считается такой же действительной, как и та, что поставлена в документе от руки.
- Обеспечение прозрачности документооборота. Бумажные документы могут быть испорчены или утеряны при перевозке, они занимают много места, а со временем они могут оказаться совершенно непригодными для прочтения информации.
- Сокращение затрат. Уменьшение бумажного документооборота позволит существенно меньше тратить на закупку бумаги для принтеров, канцелярских принадлежностей. Для небольших фирм такие траты являются значимой статьёй расходов.
- Безопасность документооборота. Простая отправка документа по электронной почте не гарантирует его полной конфиденциальности. Если же используется система ЭДО, информация будет находиться в полной сохранности благодаря системе шифрования.
- Упрощение взаимодействия с государственными органами. Федеральный закон 63-ФЗ подтверждает, что документы, подписанные электронной цифровой подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные варианты.
Внедрение цифровой документации и системы ЭДО значительно упрощает работу сотрудников кадровой службы. Они смогут быстрее справляться с повседневными задачами, кроме того, гарантируется защита от потери важных данных персонала. Электронная система документооборота позволяет в любой момент найти требуемый документ для копирования, внесения изменений, предоставления бумажной версии сотрудникам.
Заключение
Внедрение системы электронного документооборота, в том числе в работу кадровой службы, выгодно для бизнеса, поэтому, но пользуется все большим спросом. Закажите установку и настройку системы ЭДО, чтобы оптимизировать работу компании и гарантировать защиту о потери или кражи важных данных.
