Кадровый документооборот (КДО) – систематизированный процесс обработки и хранения кадровой документации внутри организации.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – ведение кадрового документооборота в электронном виде без обязательного дублирования на бумажных носителях.
Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП) – программное обеспечение для ведения кадрового учета (например, БОСС-Кадровик, 1С: Зарплата и кадры, Контур.Персонал и др.).
Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД)– web-решения или «коробочное» ПО для ведения кадровых документов в электронном виде.
Обязательные документы кадровой службы
На законодательном уровне не установлен единый перечень кадровых документов, которые должны быть в организации, но есть обязательная документация, которую могут запросить надзорные органы при проверке. К таким документам относятся:
- Трудовые договора. Составляются в 2-х экземплярах. Регламентируют трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Изменения в договорах указываются в дополнительном соглашении.
- Трудовые книжки. Основные кадровые документы, которые ведутся всеми работодателями. При приеме на работу сотрудника, раньше нигде не работавшего, трудовую книжку оформляет работодатель. Также в организации ведется книга учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
- Личная карточка работника. Составляется на основе сведений от сотрудника и его основных документов. Оформление по форме Т-2 или по форме, разработанной организацией самостоятельно.
- Согласие на форму взаимодействия с работодателем (бумажный или электронный кадровый документооборот). Если работника принимали на работу до 31.12.2021 г., и до этой даты у него не было трудового стажа, то его согласие в соответствии с 6 ст. 22.2 ТК РФ не требуется.
- Приказ о приеме на работу. Распоряжение о приеме заверяется подписью сотрудника не более чем в 3-дневный срок после фактического начала трудовой деятельности в организации.
- Положение о персональных данных. Работодатель утверждает порядок хранения и использования персональных данных работников. Унифицированной формы нет, но по содержанию документ должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Помимо положения необходимо согласие сотрудников на обработку данных, полученное работодателем в письменном виде.
- Положение об оплате труда. Локальный нормативный акт, который составляют в случае действия разных систем оплаты труда, выплат помимо окладов.
- Расчетный лист. Документ в форме, утверждаемой организацией, в котором указывается, из чего складывается заработная плата сотрудника. Выдается каждому сотруднику при выплате зарплаты. Достаточно выдавать раз в месяц в соответствии с Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 17 сентября 2021 г. № ПГ/26944-6-1.
- Правила внутреннего трудового распорядка. Внутренний нормативный акт, в котором в соответствии с ТК РФ и федеральными законами определяется порядок приема на работу и увольнения, прав, обязанностей и ответственности сторон, режим труда и отдых и др.
- Штатное расписание. Организационно-распорядительный документ, определяющий структуру, штат, численность, наименование должностей, профессий в организации.
- Табель учета рабочего времени. Документ по форме № Т-12, Т-13 или по собственной разработанной форме, в котором ведется учет фактического времени работы каждого сотрудника.
- График отпусков. Документ, регламентирующий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году в соответствии со ст. 123 ТК РФ.
- Должностные инструкции. Документ, в котором определяются должностные обязанности в соответствии со штатным расписанием, профессией или специальностью, и вид работы, поручаемый сотруднику. Если должностные обязанности перечислены в трудовом договоре, то отдельно иметь должностные инструкции не обязательно.
- Приказы. Подразделяются на 2 вида: по основной деятельности организации как юридического лица и по личному составу (по работе с кадрами).
Кадровый документооборот ведет отдел кадров (HR-департамент), кадровики, а в небольших фирмах – бухгалтер или руководитель. Ведение КДО возможно как в бумажном, так и электронном виде. Оптимальным решениям станет подключение к системе электронного документооборота “Добыто. Документы”.
Мнение эксперта. Каждая компания самостоятельно решает, какие документы вести в электронном виде. Но по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ в бумажном виде в обязательно порядке оформляются акты о несчастном случае на производстве, подтверждение сотрудником прохождения инструктажей по технике безопасности (охране труда), включая лично подписываемые, приказы или распоряжения об увольнении. Также в бумажном виде ведется трудовая книжка, если сотрудник написал заявление с просьбой продолжения ведения бумажной ТК.
Цели КДО
К целям ведения кадрового документооборота в организации относятся следующее:
- оформление трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ и федеральными законами;
- взаимодействие с контролирующими органами – ФНС, СФР, ФСЗН, Росстат, ФМС (если в штате есть иностранные граждане);
- разрешение трудовых споров, в т.ч. в судебном порядке;
- соблюдение прав и обязанностей, определение ответственности сторон при трудовых отношениях;
- создание, поддержание внутренних регламентов организации, единых правил распорядка.
Мнение эксперта. В РФ кадровые документы в электронном виде, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют юридическую силу наравне с традиционными бумажными документами. Электронные кадровые документы с КЭП можно использовать при разрешении трудовых споров, при проверках контролирующими органами. При этом по заявлению работника работодатель должен выдають в срок до 3-х дней запрашиваемые документы либо в электронном, либо бумажном варианте (по желанию сотрудника) в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ.
Виды кадрового документооборота
КДО можно классифицировать по следующим признакам:
- Источник документации. Внешний кадровый документооборот– работа с документами от контролирующих, вышестоящих органов, нормативными актами государственных органов. Внутренний КДО – обработка локальной документации, разрабатываемой внутри организации.
- Направление взаимодействия при трудовых отношениях. Можно выделить нисходящий (от руководителей до подчиненных), восходящий (от подчиненных к руководителям), горизонтальный кадровый документооборот(обмен документов между сотрудниками, равными по должности).
- Способ ведения в компаниях с обособленными структурными подразделениями (филиалами). Различают централизованный (КДО ведет головная организация), децентрализованный (ведение КДО распределяется между головной организацией и её филиалами, в подразделениях ведется документация на сотрудников, состоящих в их штате), смешанный кадровый документооборот(сочетание централизованного и децентрализованного способа).
- Способ передачи, хранения документов. Выделяют бумажный КДО с оформлением всей надлежащей документации в бумажном виде, заверением подписью, печатями и электронный кадровый документооборот, когда создание, передача, хранение документов осуществляется в электронном виде без использования бумажных носителей.
Все перечисленные функции кадрового делопроизводства доступы в системе “Добыто. Документы”.
Преимущества и недостатки кадрового электронного документооборота
К главным плюсам КЭДО относится следующее:
- Экономия времени при работе с кадровыми документами – подписание, отправка, внесение правок в документацию занимает мгновения. Особенно это актуально при централизованном КДО в компаниях с большим количеством филиалов, при работе с персоналом на удаленной основе.
- Быстрый доступ к кадровым документам. Не требуется организовывать архивы – все документы в электронном виде хранятся на облачном сервисе или сервере организации. При проверках получить доступ к нужным документам можно за считанные минуты. Документы в электронном виде невозможно потерять – они не пострадают в случае пожара и иных ЧП.
- Отсутствие расходов на печать и канцтовары. Приказы, распоряжения, уведомления, соглашения не нужно печатать в бумажном виде. Снижаются затраты на покупку бумаги, на саму печать и сопутствующее обслуживание оргтехники.
Из недостатков выделим необходимость получения электронных подписей, некоторое время, требуемое на переход на КЭДО, вероятность отказа некоторых сотрудников от электронного документооборота.
Порядок перехода на кадровый ЭДО
Переход выполняется в несколько основных этапов:
- Выбор подразделений, типов документов для перевода в электронный формат, назначение ответственного сотрудника за переход на КЭДО. Ответственным лицом может быть руководитель или кадровик (бухгалтер в небольших фирмах).
- Выбор системы КЭДО. Определение платформы и её возможностей, тарификации в соответствии с особенностями деятельности организации, требований к функционалу КЭДО. Всего возможны 3 варианта: бесплатный портал «Работа в России» (неудобно для кадровиков и самих сотрудников, подходит для небольших фирм), покупка «коробочного» ПО или разработка своей системы (подходит только для крупных компаний, дорого и долго), выбор готовой системы (удобно, быстро, доступные тарифы).
- Подготовка локальных актов. Сюда относится Положение о переходе на КЭДО, Положение о порядке ведения КЭДО, регламент использования электронных подписей, изменения в кадровую документацию.
- Уведомление сотрудников о переходе на кадровый ЭДО. Подготовка уведомления, получение согласия или отказа на КЭДО.
- Получение электронных подписей. Для руководителя необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), сотрудникам подойдет и неквалифицированная ЭП (НЭП) в зависимости от типа кадрового документа. На портале «Работа в России» для сотрудников допускается и простая ЭП.
- Обучение персонала. На заключительном этапе проводится обучение сотрудников работе с выбранной системой. Как правило, для этого достаточно записаться на курсы портала (производителя) выбранной СЭКД, либо воспользоваться справочной системой в составе выбранной платформы.
Об электронных трудовых книжках
Электронная трудовая книжка – информация о трудовой деятельности сотрудника, которая ведется в электронном виде. Информацию формирует работодатель, и передает в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Сведения передаются независимо от согласия сотрудника на КЭДО, и включают в себя следующее:
- ФИО.
- Место работы.
- Данные о приеме, переводе на другую работу, номер и дата приказа о приеме на работу, должность, квалификация и пр.
- Сведения о приостановке или восстановлении трудового договора.
- Данные об увольнении сотрудника, включая номер, дату приказа (распоряжения).
- Сведения о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
- Данные о получении 2-ой и следующей профессии, квалификации.
- Сведения о запрете занимать определенные должности или конкретную трудовую деятельность на основании судебного решения.
К плюсам ЭТК относится следующее:
- Сотрудник всегда имеет доступ к сведениям из трудовой книжки. Выписку можно получить за считанные минуты без обращения в отдел кадров.
- Электронные сведения невозможно потерять, испортить или намеренно удалить.
- Дополнительная защита сотрудника от непреднамеренно или намеренно переданных в СФР недостоверных данных.
- Проще устроиться на «удаленке».
- Удаленное оформление пенсии – в СФР не требуется предоставлять дополнительные документы в бумажном виде.
Если работник сначала отказался от перехода на ЭТК, то он вправе сменить бумажную трудовую книжку на электронную в любое время по своему усмотрению. Для этого достаточно подать соответствующее заявление работодателю.
Обратите внимание, что при переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую книжку под роспись, указав об этом в самой ТК и в книге учета движения трудовых книжек. После этого в СФР подается форма ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего после перехода на ЭТК месяца. В обычной трудовой книжке ставится отметка о подаче заявления в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Ответственность за сохранность бумажной ТК с этого момента возлагается на самого сотрудника.
Еще один момент касается получения выписки из трудовой книжки. Запросить выписку сотрудник может как в электронном, так и бумажном виде. Если у работодателя отсутствует КЭП, то выдать выписку он сможет только в бумажном виде. Также запросить сведения из ЭТК можно и в СФР – на сайте СФР, через портал Госуслуги или в МФЦ. Вести кадровое делопроизводство в электронном виде рекомендуем в системе “Добыто. Документы”.
Мнение эксперта. Считается, что подача заявления об отказе от ЭТК – право, а не обязанность сотрудника. Во избежание проблем с контролирующими органами при отсутствии заявления об отказе/согласии на КЭДО работодателю рекомендуется продолжать вести для данных сотрудников как бумажные, так и электронные трудовые книжки.
Вопросы и ответы
Может ли сотрудник, перешедший на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажной версии?
В соответствии с Письмом Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054, Федеральным законом № 439-ФЗ после выбора способа предоставления сведений о трудовой деятельности возврат с ЭТК на бумажную ТК не предусмотрен. Если сотрудник подаст заявление с просьбой о продолжении ведения бумажной трудовой книжки при КЭДО в организации, то на такого сотрудника документы ведутся как в бумажном, так и электронном виде одновременно.
Чем регламентируются сроки, порядок и форма подачи заявления о согласии или отказе сотрудников от КЭДО?
Законодательно форма, сроки и порядок подачи заявления не регламентированы, поэтому их можно установить в локальном нормативном акте. Можно ввести реестр уведомлений, где указывать, кто из персонала согласился, отказался или не дал ответа о переходе на электронный документооборот.
Если сотрудник отказывается от КЭДО, можно ли к нему применить какие-то меры, в том числе уволить?
Нет. Отказ от КЭДО не является законным основанием для увольнения, и сотрудник вправе оспорить такое действие работодателя в соответствии с действующим ТК РФ.
Заключение
Кадровый электронный документооборот является добровольным – полностью переходить на него работодатели не обязаны. Но удобство обработки документов, особенно в среднем и крупном бизнесе делают такой переход и затраты на него выгодным для повышения эффективности работы отдела кадров.
