Кадровый документооборот

Кадровый документооборот (КД) представляет собой комплексные процедуры, связанные с документацией. Документы обрабатывают, принимают, передают, хранят, подписывают, архивируют, выполняют с ними иные действия.

КД, в соответствии с российским законодательством – это обязательная составляющая делопроизводства, внешних и внутриорганизационных процессов компании любой формы. Если в фирме имеется хотя бы один работник, кроме нанимателя, значит, в компании есть кадровый документооборот, трудовые отношения. Документы обеспечивают сопровождение, регламентирование трудовых отношений.

Для чего предназначен кадровый документооборот

От правильности организации КД зависит, насколько эффективны трудовые отношения. Кроме того, от кадрового документооборота зависят легитимность и скорость внутриорганизационных, внешних процессов. Нужно следить за тем, как в компании хранят, уничтожают документацию, насколько точно соблюдаются дедлайны, которые касаются процедур с документами.

Кадровый документооборот в компании служит для решения множества задач, которые касаются разных аспектов трудовых отношений. КД позволяет бесперебойно работать с кадрами, в том числе:

• оформлять и фиксировать даты начала трудовых отношений сотрудников, трудоустраивать людей;
• вести учет и оформлять отчетность;
• придавать нужную форму процессам в компании;
• обеспечивать условия, при которых можно грамотно и легко управлять сотрудниками;
• разрешать различные конфликтные ситуации между участниками трудовых отношений;
• устанавливать, фиксировать правила, по которым должны взаимодействовать сотрудники и наниматель.

Значение кадрового документооборота для компании сложно переоценить, так как это современное решение. Оптимальным вариантом для этого является.

Типы кадровой документации

Выделяют несколько типов кадровой документации. Например, есть документы для приема работника:

• трудовой договор;
• заявление о трудоустройстве;
• приказ о трудоустройстве;
• договор об обработке личной информации;
• трудовая книжка;
• соглашение о материальной ответственности (по мере необходимости).

Также есть документация для перевода работника:

• ходатайство на перевод;
• приказ на перевод;
• дополнительное соглашение.

Выделяют документы для отпуска/отсутствия:

• отпускной график;
• ходатайство на смещение отпуска;
• ходатайство на учебный отпуск;
• больничный; лист
• ходатайство на отзыв из отпуска;
• приказ о назначении отпуска;
• документы о прохождении диспансеризации;
• ходатайство на отпуск за собственный счет.

К документам, связанным со сверхурочным трудом, относят:

• документ вызова;
• соглашение на сверхурочный труд;
• приказ о назначении сверхурочного труда;
• оповещение о возможности отказа.

Также выделяют командировочные документы. К ним относят служебную записку, приказ о командировке, отчетность о ней. Кроме того, к указанной документации причисляют авансовую отчетность, ходатайство о пролонгации времени нахождения в командировке.

Виды КД

Вид кадрового документооборота характеризует, как организовано движение документации. Кроме того, от вида КД зависит, как учитывается документация. Основные процедуры, выполняемые с документацией, регламентируются законодательством. Выделяют 3 типа кадрового документооборота:

• Централизованный – вся документация фирмы консолидируется в одном месте. К примеру, это может быть канцелярский отдел. Управлять документами, хранить и регистрировать нужно именно через канцелярию.
• Децентрализованный – документация хранится в разных точках. Каждая из них выполняет обработку документации по общим правилам. Подобный вид КД характерен для фирм, имеющих отделения в различных городах, государствах.
• Комбинированный – является сочетанием централизованного и децентрализованного КД.

Комментарий эксперта. Нужно заметить, что каждый из видов кадрового документооборота характерен для конкретных групп фирм. Например, централизованный КД оптимален для маленьких компаний, где с документами работают 1-2 сотрудника. Децентрализованный документооборот оптимален для средних и больших фирм, имеющих несколько отделений с различной геолокацией. При комбинированном КД создается специальный отдел, который работает с документацией.

Признаки правильного кадрового документооборота

Выделяют следующие признаки нормального ведения кадровой документации:

• каждый документ двигается в системе отлажено, быстро, безошибочно, вне зависимости от места, где он хранится;
• документация учитывается, обрабатывается, регистрируется, отправляется, подписывается с соблюдением сроков;
• несколько сотрудников могут одновременно работать с одной и той же документацией.

Комментарий эксперта. Для правильного ведения КД число отделов, выполняющих процедуры с документацией, должно быть минимальным. Минимизировать и исключить ошибки можно, четко регламентируя каждую стадию движения документации. За каждым отделом нужно закрепить конкретные типы документации. Все эти функции доступны в системе «Добыто. Документы».

Плюсы электронного КД

С 2018 г. Минтруда России реализовало несколько экспериментальных новшеств, которые затрагивают зоны ответственности сотрудников. Ведомство затронуло и видоизменило процессы электронного контроля документов и их передачи. Изменения обеспечили расширение нормативной базы, обратную связь от участников. Планка по нескольким показателям эффективности была повышена.

Теперь электронный документооборот по кадрам разрешен на законодательном уровне. Перевод в электронный формат возможен для любой кадровой документации, кроме:

• акта о несчастном случае при производственном процессе;
• приказа об увольнении;
• инструкции по охране труда.

В перечисленных случаях законодательство обязывает продублировать в бумажном виде указанные документы.

Последние новшества обеспечили легитимизацию применения электронной подписи (ЭП) для оформления некоторых типов документации:

• трудовой договор и дополнительные соглашения;
• ученическое соглашение;
• договор о материальной ответственности;
• изменения к перечисленной документации.

В прочих ситуациях можно применять иной тип ЭП. Однако факт ее применения необходимо зафиксировать в специальном документе.

Реализация электронного кадрового документооборота – прогрессивный шаг, однако, в соответствии с законодательной базой России, это не является обязанностью ни нанимателя, ни сотрудника. Наниматель вправе не реализовывать такое право. Сотрудник также вправе не переходить на электронный КД даже при внедрении его нанимателем.

Основные плюсы электронного кадрового документооборота заключаются в том, что он позволяет:

• Организовать работу без бумаги. Электронный КД позволяет отказаться от обычного архива, сэкономить ресурсы. К этому стремились все, кто участвовал в работе с документами в компаниях, в особенности отделы кадров. Архив сейчас является электронным.
• Минимизировать трудовые затраты кадровиков. Последние оптимизируют количество собственных задач. Это освобождает много времени для выполнения иной важной работы. Важным плюсом приложений для электронного КД считается то, что они позволяют организовать работу с документацией там, где осуществляется учет кадров. Хорошие примеры таких программ – 1С, БОСС-Кадровик.
• Безболезненно взаимодействовать с сотрудниками, работающими удаленно. Приложения для электронного КД соответствуют современным тенденциям, упрощают работу с кадрами. Он обеспечивает грамотный и безболезненный обмен документацией на любых дистанциях без снижения скорости.
• Укрепить HR-бренд. Функциональное и легкое взаимодействие с сотрудником, прозрачность и понятность процессов – все это делает работников и претендентов на должность лояльнее к фирме. Электронный документооборот обеспечивает ускорение воронки найма. Эйчары решают вопросы с документацией быстрее, не лишаются потенциально полезных работников.
• Отслеживать статус документации. Благодаря продуманности функционала документация не затеряется, не застопорится на определенной стадии. Сотрудник всегда может выполнить проверку текущего статуса документа в приложении, совершить нужные действия.
• Исключать ошибки человеческого фактора. Программа защищает от всех неправильных физических действий сотрудника с документацией.

Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно провести аудит процессов, связанных с кадрами, подготовить требования. Это самая важная стадия перехода, без которой его смысл теряется. Задача аудита – определить, какие процессы и документацию нужно перевести в электронный формат.

Еще компания должна выбрать систему документооборота. Перед выбором необходимо установить, что именно имеет значение для компании, какие требования должно учесть приложение. Подготовив перечень требований, можно начинать мониторить рынок.

Также организация должна разработать документацию, где зафиксируются все нормы перехода на электронный КД. Для этого принимаются локальные акты (инструкции, правила, регламенты), которые изучает каждый сотрудник.

Переход на электронный кадровый документооборот

Компании не стоит спешить с выбором системы электронного КД. Перевод фирмы на новый софт – это многоэтапная процедура. Чтобы относительно быстро перевести процессы, связанные с кадрами, в электронный формат, нужно позаботиться о должной подготовке.

Прежде всего, необходимо организовать работу соответственно с законодательством. Очевидно, что в целом КД ведется в рамках российских законов. На данной стадии необходимо учесть человеческий фактор, способный привести к появлению ошибок. К примеру, ошибки могут возникнуть, если документы подписывают «задним числом». Электронный КД исключает подобную ситуацию. По данной причине необходимо заострить внимание сотрудников на этом.

Зачастую в программе неправильно указывают информацию о сотрудниках. Могут указать неверные ФИО, телефонный номер, e-mail. Любые ошибки подобного рода стопорят использование софта, мешают обмениваться нужными документами и подписывать их. Следовательно, необходимо позаботиться об актуализации информации о персонале.

HR-портал сотрудника обеспечивает полное раскрытие всех особенностей и функцией софта для электронного КД. Он предусматривает несколько функций, позволяющих автоматизировать документооборот. Сотрудник может закрывать все нужные задачи по кадровой документации (оформлять, подписывать, обмениваться ей) посредством собственного аккаунта.

Позаботившись о должной подготовке к переходу, можно начинать заниматься именно им. После аудита, рассмотренного выше, можно внедрять ПО. Установив софт, необходимо первично настроить его, загрузить и перенести информацию, адаптировать интерфейсы для сотрудников. Кроме того, нужно подготовить регламенты, пошаговое руководство для пользователей.

Следующий шаг – тестирование. Необходимо при тестировании ПО продублировать документацию в бумажном формате. Обыкновенно на данной стадии создается тестовая пользовательская группа. Людей учат использованию софта, обмену документацией посредством ПО. Стадия тестирования имеет большое значение в адаптации приложения в структуре компании. Если тесты прошли успешно, можно начинать расширение проекта.

На финальной стадии нужно сформировать акт. Наниматель должен прописать в нем все действия, нормы, по которым будет осуществляться электронное взаимодействие. Точных норм, касающихся оформления акта, не существует. Желательно, чтобы акт содержал следующие сведения:

• данные об используемом софте;
• правила доступа к базе данных нанимателя;
• электронные документы сотрудников, участвующих в КД;
• период оповещения о переводе на новую схему документооборота.

Также в акте нужно указать, когда был внедрен софт.

Какой софт использовать

Рынок софта для ведения КД предусматривает приложения, различные по функциям, стоимости, форматам поставки. Коробочные решения обеспечат закрытие основных потребностей в обработке кадровой документации. Софт, который можно кастомизировать для автоматизации, тоже есть на рынке.

Создание программы под себя – привлекательный вариант, потому что обеспечивает учет всех задач компании. Однако разработка софта обойдется в крупную сумму. Лучше всего приобрести коробочное решение, позволяющее подобрать функционал под нужды организации. Приложение должно быть гибким, адаптивным. К примеру, в расширенной вариации ELMA365 КЭДО есть возможность дополнения функций софта, добавления новых методов работы с кадровой документацией. Такая возможность обеспечивается Low-code инструментами.

Требования к софту для электронного КД

Внутренние процессы и организационные структуры фирм могут существенно отличаться. Однако есть общие требования к софту для электронного КД. Прежде всего, он должен быть гибким, предусматривать возможность добавления новых процессов в программу с учетом специфических особенностей бизнеса. Также приложение должно поддерживать электронные подписи, соответствовать нормам законодательства России. Нужно, чтобы софт можно было интегрировать с системой учета. Также приложение должно позволять хранить документацию, обеспечивать к ней доступ в течение всего нужного срока.

Упомянутое выше приложение КЭДО соответствует перечисленным требованиям, обеспечивает возможность добавления новых кадровых процессов, если требуется. Система предусматривает:

• HR-портал;
• интерфейс кадрового отдела;
• интеграции.

HR-портал подхватывает внедрение полного цикла делопроизводства в компании. Можно принимать, переводить, увольнять работников, работать с кадровыми документами в электронном формате.

Для эйчаров в приложении предусмотрен рабочий интерфейс. Он обеспечивает доступ ко всем сотрудникам и их персональной информации, кадровой документации, процессам. Предусмотрена возможность бесшовной интеграции с 1С:ЗУП.

Для полноценной работы в приложении понадобится осуществить выгрузку штатного графика из системы учета, к примеру, в 1С:ЗУП. Посредством функции интеграции это легко осуществимо. Выгрузка осуществляется для того, чтобы сотрудники могли авторизоваться в системе, использовать ее функции.

 

Преимущества работы с системой «Добыто. Документы»

КЭДО «Добыто. Документы» — это оптимальное решение для перевода кадровой документации в электронный формат. Работая с системой, можно:

• использовать типовые шаблоны всех документов;
• организовать взаимодействие со всеми подразделениями и специалистами компании;
• вести архив, переводить ранее оформленные документы в цифровой формат;
• готовить отчетность внутри компании, для предоставления в государственные органы.

Ознакомиться с основными функциями системы «Добыто. Документы» можно в бесплатной демоверсии.

Заключение

КД – это систематизированный процесс, при котором обрабатывается документация, связанная с кадрами. Документооборот обеспечивает упрощение, ускорение коммуникации между работниками и нанимателем, снижение рисков.

Важно при кадровом документообороте автоматизировать процессы. Это позволит повысить эффективность деятельности отдела кадров, увеличить производительность работников фирмы.

Оптимальным решением для ведения документооборота являются системы кадрового учета (КЭДО).

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).