Кадровая документация традиционно требует значительных усилий и времени от сотрудников службы управления персоналом. Чтобы облегчить эту нагрузку и сократить объёмы хранения бумажных материалов, организациям следует перейти на электронный кадровый документооборот (ЭДО).
- Понимание кадрового ЭДО
- Ключевые задачи электронного документооборота
- Преимущества ЭДО в кадровом учёте
- Что такое кадровый электронный документооборот?
- Пошаговый переход на кадровый ЭДО
- Преимущества и недостатки кадрового документооборота
- Ответственность за внедрение КЭДО
- Процесс внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО)
- Законодательные изменения в области ЭДО
- Значимость процесса перехода на КЭДО
- Заключение
- Список источников
Понимание кадрового ЭДО
Каждый работник в компании ежегодно подписывает более 15 различных документов, а в некоторых случаях это количество может превышать 80. Эти документы охватывают такие аспекты, как трудоустройство, повышение зарплаты, отпуска, командировки, бонусы, изменения в окладах, дисциплинарные меры и сокращения. Также оформляются постановления, приказы и другие распоряжения.
Электронный документооборот позволяет обмениваться электронными документами с юридической силой, как между контрагентами, так и внутри компании. Провайдеры ЭДО, имея достаточно ресурсов, создают безопасную среду для организации этого процесса.
Использование ЭДО в управлении кадровой документацией не только значительно снижает потребность в бумажных носителях, но и упрощает работу HR-специалистов. Электронный файл, заверенный цифровой подписью, является полноценным юридическим документом и не требует печати. Если необходимо, документ может быть подписан другой стороной или возвращён на доработку.
Комментарий эксперта. Процесс электронного документооборота осуществляется через специальные системы ЭДО или сеть доверия Федеральной налоговой службы России. Это позволяет компании мгновенно отправлять документы, которые адресат получает на свой компьютер, аналогично получению электронной почты. Специальные программы автоматизируют проверку законности и соответствия документов требованиям законодательства.
Электронный документооборот напоминает электронную почту, только с расширенными функциями. Документы хранятся в удобных папках для навигации, а фильтры помогают осуществлять поиск по различным критериям, таким как название контрагента, ИНН, дата отправления и хэштеги.
Внедрение системы ЭДО облегчает предоставление электронных документов по запросам налоговых и других государственных органов. Эта технология подходит как для малых и средних компаний, так и для крупных корпораций и холдингов.
Ключевые задачи электронного документооборота
Электронный кадровый документооборот решает ряд важных задач, включая:
- регистрацию и документирование начала трудовых отношений и процесса найма;
- ведение бухгалтерии в рамках документооборота;
- создание эффективной структуры организации и упорядочение внутренних процессов;
- оптимизацию управления кадрами;
- разрешение и управление конфликтами в трудовых отношениях;
- установление и регистрацию правил и договоров о трудоустройстве.
Преимущества ЭДО в кадровом учёте
Каждая сторона в процессе кадрового документооборота извлекает свои выгоды:
Для руководства компании:
- эффективное управление расходами на документацию;
- анализ и сортировка важной юридической информации;
- снижение рисков, связанных с возможными штрафами.
Для отдела кадров:
- оптимизация рабочего времени и сокращение рабочей нагрузки;
- упрощение обработки документов в учётной системе;
- контроль за подписанием документов сотрудниками;
- быстрая передача данных в бухгалтерию и другие подразделения;
- безопасное и удобное архивирование цифровых материалов.
Для сотрудников:
- возможность подписания документов с использованием ПК или мобильных устройств;
- доступ к документам в любое время без необходимости личного визита в HR;
- быстрый доступ к личной информации через систему электронного документооборота.
Что такое кадровый электронный документооборот?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО), согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, представляет собой процесс формирования, утверждения, применения и архивирования электронных документов, относящихся к трудовой деятельности, без необходимости их повторной печати на бумаге.
Организациям на данном этапе не обязательно полностью переходить на КЭДО — им разрешается вести параллельное ведение бумажной документации, хотя многие отчёты уже принимаются в электронном виде. Научно обоснованный переход планируется в будущем, поэтому рекомендуется готовиться к нему заранее.
Количество документации, создаваемой в компании в течение года, необходимость долгосрочного хранения и растущий интерес к удалённой работе — ключевые факторы для перехода на электронный формат. Ведение электронного документооборота снижает риск потери документов в случае смены офиса или других непредвиденных ситуаций.
Комментарий эксперта. Специалист по кадрам формирует документацию в своей системе, отправляет её сотрудникам и отслеживает статусы онлайн, что значительно экономит время. Сотрудник может подписать документы, используя своё устройство, а также направлять запросы через личный аккаунт.
Пошаговый переход на кадровый ЭДО
Электронные документы в кадровом учёте являются онлайн альтернативой традиционной бумажной документации.
При переходе на КЭДО процесс выглядит следующим образом: отдел кадров формирует электронные документы, которые сотрудники утверждают в системе без необходимости личного присутствия. Подписание документов осуществляется с использованием цифровых подписей.
Для успешного внедрения электронного кадрового документооборота рекомендуется:
- выбрать подходящий аккредитованный удостоверяющий центр;
- подготовить перечень документов для цифрового формата;
- настроить системы подписания и связи с программами учёта, такими как 1С;
- обучить сотрудников, включая HR и линейных работников.
Комментарий эксперта. С ноября 2021 года предприятия получили возможность вести кадровый документооборот в системах ЭДО. Большинство документов больше не требуют бумажных копий, за исключением отдельных случаев, регулируемых законодательством.
Преимущества и недостатки кадрового документооборота
Электронный кадровый документооборот имеет свои преимущества и недостатки.
Положительные аспекты КЭДО:
- быстрое согласование и подписание документов;
- удобство доступа к ним в ходе проверок;
- снижение затрат на хранение и обработку документации.
Недостатки:
- стоимость электронных систем;
- риск потери цифровых данных.
Несмотря на некоторые недостатки, многие крупные компании переходят на электронное взаимодействие, так как преимущества явно превышают отрицательные аспекты.
Ответственность за внедрение КЭДО
Внедрение электронного документооборота обычно поручается специализированным компаниям-операторам, которые предоставляют полный спектр услуг и следят за соблюдением законодательства. Для этого достаточно подать заявку, получить цифровые подписи и оплатить тариф.
В крупных организациях процесс может быть сложнее; обычно участвуют главные бухгалтеры, директора и IT-специалисты, которые помогают с техническими аспектами, настраивают систему и обучают сотрудников. В малых компаниях такую работу может взять на себя один бухгалтер.
Если организация уже имеет работающую систему документооборота, её менять не нужно — ЭДО лишь оптимизирует существующий процесс. В случае, если система требует доработки, нужно определить роли сотрудников, ответственных за согласование и подписание документов.
Для эффективного управления кадровыми вопросами на одного сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство, рекомендуется ограничивать нагрузку до 120 работников. Переход на электронный учёт кадровых данных может увеличить эту норму.
Процесс внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Внедрение системы КЭДО представляет собой многоэтапный процесс, который требует внимательного подхода и тщательной подготовки. Основные этапы включают:
- Анализ текущей структуры: На первом этапе необходимо провести глубокий анализ организации, собрать нормативные акты и изучить опыт работы сотрудников отдела кадров. Это поможет разработать детальный технологический план для плавного перехода на электронный документооборот.
- Создание карты процессов: Необходимо разработать карту кадровых процессов, которая будет включать различные сценарии, такие как электронное подписание трудовых договоров, управление отпусками и больничными листами, обновление паспортных данных и другие важные процедуры.
- Подготовка локальных актов: Следует оформить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать внедрение КЭДО в организацию. Эти документы займут важное место в процессе адаптации сотрудников.
- Настройка инфраструктуры: Этот шаг включает подключение к базам данных и настройку пользовательских интерфейсов, чтобы обеспечить удобный доступ к электронным документам для всех сотрудников.
- Внесение документов в систему: Этап включает цифровизацию всех кадровых документов и их интеграцию в систему КЭДО, что позволит упростить их дальнейшую обработку и хранение.
- Тестирование системы: На этом этапе проверяются все сценарии работы системы на тестовой группе сотрудников, выявляются и исправляются ошибки, что обеспечивает стабильную работу КЭДО.
- Разработка инструкций и обучение: Важно создать понятную документацию для пользователей и провести обучение сотрудников, чтобы они были готовы к работе с новой системой.
- Подключение сотрудников к системе: Включает в себя загрузку списка сотрудников с адресами электронной почты, выдачу логинов и паролей, а также оформление электронных цифровых подписей (в системе КЭДО доступны только квалифицированные электронные подписи и электронные подписи уполномоченного лица).
Комментарий эксперта. Время, необходимое для внедрения КЭДО, варьируется в зависимости от размера организации. Малые предприятия могут завершить переход за одну-две недели, в то время как крупные корпорации с множеством филиалов могут потребовать от трёх месяцев до года для реализации данного процесса.
Законодательные изменения в области ЭДО
Трудовой кодекс Российской Федерации содержит положения, регулирующие использование электронных кадровых документов, включая статьи 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», 22.2 и 22.3. Эти нормы позволяют работодателям организовывать, подписывать и архивировать кадровые документы в электронном формате без необходимости их бумажных копий, что важно для поддержки удалённого труда.
С изменениями в Трудовом кодексе у сотрудников появилась возможность заключать трудовые договоры, не посещая офис, а необходимые для кадрового учета документы могут подписываться удалённо с использованием цифровых подписей.
Значимость процесса перехода на КЭДО
На данный момент обязательный переход на кадровый электронный документооборот не установлен. Руководство пришло к выводу, что без необходимости вводить его для всех организаций нецелесообразно, учитывая, что некоторые предприятия продолжают работать с бумажной документацией. Решение о внедрении КЭДО принимается каждым работодателем индивидуально.
Если руководство решает перейти на КЭДО, необходимо уведомить всех сотрудников о данном изменении. Важно согласовать с ними их участие в электронной системе, однако сотрудники, которые были трудоустроены после 31 декабря 2021 года, автоматически включаются в КЭДО, если система уже внедрена.
Если какой-либо сотрудник не согласен с переводом на электронный документооборот, его документы продолжают обрабатываться в письменном виде. Работодатель также несёт ответственность за оплату расходов на получение цифровых подписей для своих работников.
Комментарий эксперта. В перспективе ожидается обязательное введение кадрового электронного документооборота в соответствии с проектом по цифровой модернизации социальных услуг, утвержденным правительством РФ 8 ноября 2021 года. Запланированный срок для внедрения обязательного КЭДО – до 2024 года.
Этапы перехода на кадровый ЭДО в России
Заключение
Запуск системы кадрового электронного документооборота предоставляет организациям эффективные инструменты для удалённого подписания документов и управления кадровой документацией, что особенно ценно для компаний с удалёнными сотрудниками и филиалами.
Хотя в настоящее время нет юридического обязательства для организаций внедрять КЭДО, работодатели должны учитывать, что тенденция к цифровизации становится всё более очевидной. Поэтому рационально начать переход на КЭДО уже сегодня.
Однако, при полном переходе на КЭДО, особое внимание следует уделить обучению всего рабочего персонала. Необходимо быть готовым к возможному сопротивлению со стороны некоторых сотрудников, несмотря на проведённую работу по их информированию и подготовке.
