Как работает СЭДО

Аббревиатура СЭДО расшифровывается как «Социальный электронный документооборот». Эта система была разработана с целью повышения эффективности взаимодействия между Социальным фондом России (СФР), работодателями и медицинскими учреждениями, работающими с обязательным и добровольным медицинским страхованием (ОМС и ДМС). Внедрение СЭДО значительно снизило объем бумажного документооборота и сделало процесс работы более быстрым и безопасным для сотрудников компаний. Это многоуровневая система взаимодействия, в которой участвуют различные стороны.

В этой статье мы рассмотрим особенности работы СЭДО, его применение в различных организациях, а также документы и процессы, входящие в состав системы.

Принцип работы системы СЭДО

Несколько лет назад в России существовала традиционная система выдачи листков нетрудоспособности — больничных, которые разрешали сотрудникам находиться на оплачиваемом больничном во время лечения. Позже их заменили электронные больничные листы, что значительно упростило уведомление работодателя о временной нетрудоспособности. Теперь работник должен был сообщить только номер больничного листа, а работодатель мог отправить запрос в ФСС для расчета пособия. Однако эта система была не лишена недостатков: одна ошибка в передаче номера по телефону могла привести к отказу в выплате пособия.

Комментарий эксперта. Система СЭДО гарантирует, что человек в нужный момент получит положенное государством пособие. Больше не нужно лично посещать отделение налоговой инспекции или пенсионного фонда, тратить время в очередях бояться, что документы были оформлены неправильно. Все расчеты проводятся практически без личного участия сотрудника предприятия.

Как работает СЭДО?

СЭДО призвано упростить и ускорить взаимодействие между всеми участниками процесса. Принцип работы системы следующий:

1. Когда работник получает медицинскую помощь и его состояние требует открытия больничного листа, врач автоматически регистрирует его в системе работодателя.
2. Учетная система обрабатывает информацию и передает данные в СФР без задержек.
3. После закрытия больничного листа бухгалтерия работодателя выполняет необходимые расчеты и отправляет информацию в СФР в онлайн-режиме.
4. СФР проверяет полученные данные и производит выплату положенного пособия работнику.

Данная система удобна для работников, так как им не нужно самостоятельно собирать и нести документы в СФР. Все операции проходят в электронном виде, что обеспечивает безопасность персональных данных и устраняет возможность подделки бумажных больничных листов.

Применение СЭДО в программных продуктах «1С»

Многие российские компании используют программное обеспечение «1С», которое легко интегрируется и быстро внедряется в бизнес-процессы. СЭДО в основном совместима с продуктом «1С:ЗУП», предназначенным для автоматизации кадрового учета и начисления заработной платы.

Для организации электронного документооборота с СФР необходимо подключить модуль 1С-ЭДО, который ответственен за ведение электронного документооборота. Первоначальная настройка системы включает установку необходимых сертификатов для безопасного обмена данными. Если настройка уже проведена, установка новой программы не вызовет трудностей, и её можно будет оперативно подготовить к работе.

Перед началом работы с электронным сервисом необходимо получить согласие сотрудников на обработку их персональных данных. Каждому этапу процесса требуется наладить защищенное соединение, минимизируя риск утечки данных. Как только сотрудник согласует обработку своих данных, информация о больничном листе будет автоматически отправлена от 1С:ЗУП в СФР.

Комментарий эксперта. Для начала работы с СЭДО организациям необходимо выбрать компанию — оператора электронного документооборота и заключить с ней соответствующий договор. Это обязательное условие, поскольку частные организации не имеют права самостоятельно передавать цифровые версии документов. При выборе оператора важно обратить внимание на доступные возможности, тарифы и другие факторы, которые могут повлиять на комфорт обслуживания.

Применение СЭДО в государственном секторе

Система социального электронного документооборота была внедрена для упрощения взаимодействия граждан с государственными учреждениями. Она значительно снизила бюрократические преграды при назначении выплат по больничным листам и другим пособиям. С момента внедрения СЭДО медицинские работники полностью отказались от выдачи бумажных больничных.

Порядок работы с системой таков:

1. Работодатель при приеме нового сотрудника обязан сообщить о нём в СФР для различных расчетов и проверки.
2. Если у сотрудника меняются личные данные, работодатель должен уведомить СФР об изменениях.
3. При открытии больничного листа работодатель направляет информацию в СФР для выполнения расчетов.
4. СФР проверяет предоставленные данные и задает уточняющие вопросы, на которые работодатель должен ответить в течение трех рабочих дней.
5. После завершения процесса СФР производит оплату больничного листа.

Важно отметить, что первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем, затем выплаты берет на себя Социальный фонд. Работодатель получает возможность проверить подлинность электронного номера больничного листа, что практически исключает вероятность мошенничества.

Дополнительные функции СЭДО

Система электронного документооборота используется не только для работы с больничными листами, но и для организации многостороннего взаимодействия между работниками, работодателями и государственными органами с целью минимизации бюрократических процедур. Основные функции СЭДО включают:

• Электронное представление отчетности в СФР. Организация может самостоятельно оформлять и отправлять отчетность в электронном виде, что значительно упрощает процесс.
• Регистрация новых сотрудников в системе персонифицированного учета. Работодатель может провести анкетирование нового работника через специальную форму для получения СНИЛС.
• Получение информации о начислении пособий и пенсий от СФР, что помогает как работодателям, так и работникам лучше ориентироваться в системе социальных выплат.
• Деловая переписка с СФР, обработка и отправка запросов.

СЭДО значительно расширяет возможности работодателей для взаимодействия с государственными учреждениями. Систему можно интегрировать с различными учетными программами, но большинство организаций предпочитают использовать продукт «1С» из-за его простоты в интеграции с другими сервисами.

Подача отчетности в СФР через СЭДО

Одной из наиболее востребованных функций системы СЭДО является подача отчетности в СФР. Для этого потребуется установить специальный модуль — криптопровайдер, который отвечает за шифрование информации во время передачи, обеспечивая защиту персональных данных.

Также руководитель организации или его уполномоченный должен получить цифровую подпись, позволяющую подписывать документы для последующей отправки через интернет.

Отличия между бумажным и электронным документооборотом

Хотя предприятия могут самостоятельно подавать отчетность, это является трудоемким процессом, требующим заполнения множества форм. Гораздо проще обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт в этой области и знакома с деталями требований.

Если организация намеревается отправлять отчетность через оператора ЭДО, ей нужно предоставить следующие документы:

• заявление на подключение к системе электронного документооборота.
• уведомление о предоставлении полномочий представителю — оператору ЭДО.

В результате такое сотрудничество позволит компании сэкономить время и гарантированно подавать отчетность в срок, избегая штрафов от государственных органов. Документы принимаются в любое время суток, что дополнительным образом упрощает процесс подачи отчетов. Тем не менее, лучше не откладывать подачу до последнего дня, чтобы избежать возможных технических проблем или обнаружения ошибок.

Регистрация сотрудников через СЭДО

Одной из ключевых функций системы электронного документооборота (СЭДО) является регистрация сотрудников в системе персонифицированного учета. Когда работник впервые устраивается на работу, у него может не быть СНИЛС (страхового номера индивидуального лицевого счета). В таком случае на работодателя возлагается обязанность зарегистрировать нового сотрудника в системе. Для этого ему необходимо представить в местное отделение Социального фонда России (СФР) анкету застрахованного лица, которая заполняется по форме АДВ-1. Данная форма доступна для скачивания на официальном сайте СФР. К анкете прилагается опись, оформленная по форме АДВ-6-1, также находящейся в открытом доступе на сайте фонда.

Заполненная анкета отправляется в СФР в электронном виде, после чего фонд открывает персональный счет работника и предоставляет работодателю документ, подтверждающий регистрацию. В дополнение к этому работодатель получает сопроводительную ведомость.

Структура СЭДО: преимущества взаимодействия через оператора

СФР настоятельно рекомендует российским предприятиям максимально использовать возможности, которые предоставляет социальный электронный документооборот. Для этого желательно подключение к оператору ЭДО. Такие организации проходят строгую проверку и располагают необходимым оборудованием для безопасной передачи данных, что гарантирует строгую конфиденциальность информации о персонале. Использование оператора для работы с СЭДО имеет несколько значительных преимуществ:

• Достоверность и надежность учета. Оператор обеспечивает полный контроль над потоком документов. Соглашение с оператором содержит условия, касающиеся гарантированной сохранности персональных данных. Новейшие технологии позволяют передавать информацию в зашифрованном виде, что снижает риск ее утечки.
• Гибкость в отправке отчетности. Можно отправлять документы в любое время суток, что значительно упрощает и ускоряет документооборот по сравнению с традиционными бумажными форматами.
• Получение информационных материалов от СФР. В случае изменения законодательства СФР может проводить массовую рассылку для оповещения организаций, подключенных к электронному документообороту, что обеспечивает оперативное получение важной информации для расчетов и подготовки отчетности.
• Обмен неформализованными документами. Это включает в себя переписки и разъяснительные письма, которые могут помочь разрешить спорные ситуации.
• Быстрое исправление ошибок в отчетности. Если в отчетах будут обнаружены ошибки, СФР может уведомить организацию об этом, что позволяет быстро внести исправления, решая проблемы в течение одного рабочего дня.

Комментарий эксперта. Специалисты отмечают, что внедрение электронного документооборота является выгодным решением для бизнеса. Оно позволяет существенно сократить объем работы с бумажными документами, ускорить обработку информации, предотвратить ошибки и swiftly исправлять любые возникающие неточности.

Получение цифровой подписи для работы с СЭДО

Для взаимодействия с СЭДО руководителю предприятия или его уполномоченному представителю необходимо получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Это числовой код, который содержит зашифрованную информацию о владельце подписи. После нанесения ЭЦП на документ, любые изменения в нем будут невозможны, что гарантирует сохранность информации.

Для работы с государственными ведомствами, включая СФР, достаточно получения усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Получить ее можно без необходимости личного посещения удостоверяющего центра, обратившись к специализированным сервисам электронного документооборота.

Цифровая подпись заменяет собственноручную после заключения соглашения об электронном документообороте. Для подключения к системе СЭДО необходимо подать заявление в СФР, после чего можно в любое время отправлять документы, оформленные в цифровом формате.

Заключение

Система социального электронного документооборота (СЭДО) предназначена для значительного упрощения бюрократических процессов при взаимодействии с государственными органами. Она улучшает коммуникацию между работодателями, сотрудниками и СФР при оплате больничных листов и упрощает процесс подачи отчетности в электронном виде, а также регистрацию новых сотрудников в системе персонифицированного учета.

Внедрение новых технологий существенно упростит процессы как для работодателей, так и для сотрудников, сокращая количество сложностей, связанных с подачей отчетов. Это приведет к более эффективному взаимодействию и менее затруднительным процессам в сфере кадрового учета.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).