Как рассчитывается отпуск: расчет отпускных и составление графика отпусков

В соответствии со ст. 114 и 122 Трудового кодекса РФ каждому работнику предоставляется гарантированное право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением должности и среднего заработка. За нарушение трудового законодательства в области предоставления отпуска в отношении работодателя назначают штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для организации 30-50 тыс. рублей за первичное нарушение). Кадровику важно грамотно составить график отпусков, являющийся обязательным локальным нормативным актом. Расчет отпускных – обязанность бухгалтерии. Поскольку в небольших компаниях часто бухгалтер также по совмещению и кадровик, то этот вопрос мы также рассмотрим.

Читайте, какие требования ТК РФ нужно учесть при расчете дней отпуска, как ведется учет отпуска и расчет выплат работникам, что дает использование системы кадрового электронного документооборота.

Терминология

График отпусков – обязательный локальный нормативный акт организации, определяющий порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска каждому сотруднику.

Отпускные – средний дневной заработок сотрудника, умноженный на количество дней отпуска без учета выходных и праздничных дней. Представляет собой компенсацию в виде средней зарплаты за период, когда сотрудник не занимается трудовой деятельностью в виду уход на оплачиваемый отпуск.

Особенности расчета отпускных

Отпускные – это не зарплата, и они всегда меньше. В соответствии с определением, данным выше, для расчета отпускных необходимо рассчитать средний дневной заработок сотрудника (СДЗ), и умножить его на количество дней отпуска. Стандартная продолжительность составляет 28 календарных дней. Выходные и праздники, выпадающие на отпуск, при расчете не учитываются. И это первая причина, почему отпускные всегда меньше заработной платы. Например, при отпуске в январе не учитываются в расчете суммы выплаты все январские праздники в начале месяца, хотя эти дни также не входят и в учет общего отпуска, т.е. при отпуске с 1 января выйти на работу можно будет на 8 дней позднее.

При расчете среднего дневного заработка сотрудника пользуются следующей формулой:

СДЗ = (Доход за расчетный период) / (Количество отработанных календарных дней)

Доход за расчетный период – за последние 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска, или то количество месяцев, которые сотрудник отработал. Напомним, что по трудовому законодательству перед первым оплачиваемым отпуском сотрудник должен отработать не менее 6 месяцев, но по договоренности с работодателем уйти в отпуск можно и раньше. В этот доход включаются надбавки, премии, учитывается повышение зарплаты, но исключаются отпускные, матпомощь, больничные, командировочные, пособия по внутренней нетрудоспособности и иные выплаты.

Мнение эксперта. Чем больше официальный доход, тем больше отпускные. Если часть зарплаты вы получаете «в конверте», то можете не рассчитывать на то, что эта часть будет учитываться при расчете отпускных. В крайнем случае, работодатель также «в конверте» часть денег добавит к отпускным, но не факт.

Когда выплачиваются отпускные?

В соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель должен выплатить отпускные не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. При этом в Письме Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1 отмечается, что речь идет о календарных, а не о рабочих днях.

Мнение эксперта. Чем больше рабочих дней в месяце, когда берете отпуск, тем выше будет сумма отпускных. Узнать, какие это месяцы, можно по производственному календарю. Если же сотруднику важнее больше количество дней отпуска, то можно по согласию с работодателем прибегнуть к дроблению отпуска – например, взять его на понедельник-пятницу, получив 2 выходных в качестве бонусных неоплачиваемых дня, аналогично поступать и далее, получая дополнительные нерабочие, правда, и неоплачиваемые дни.

Составление графика отпусков

Обязанность работодателя – утвердить график отпусков на следующий год не позднее 16 декабря года, ему предшествующему. Соответственно, кадровики должны подготовить и согласовать документ заранее.

Общие требования к графику отпусков

Локальный нормативный акт составляют с учетом следующего:

• Документ утверждает руководитель на основе мнения профсоюза, если он имеется в компании. Руководство может не обязательно должно учитывать мнение каждого работника о желаемых днях отпусков – на практике кадровики при разработке графика собирают такие мнения от работников, но окончательное решение только за руководителем.
• Графики отпусков – обязательные к исполнению документы как для руководителя, так и для работников. Нельзя в одностороннем порядке менять сроки в графике.
• Работодатель обязан предупреждать сотрудников о дате начала их отпусков не позднее, чем за 2 недели. Если не предупредить заранее, то сотрудник имеет право на перенос отпуска. При обычном бумажном документообороте отдела кадров кадровикам приходится буквально «бегать» за каждым работником, уведомляя под подпись в журнале о том, что получено уведомление о сроке отпуска. При кадровом электронном документообороте достаточно отправить всем сотрудникам уведомление через систему КЭДО.

Порядок оформления документа

Общий порядок примерно одинаков для всех организаций:

1. Сотрудники отдела кадров или начальники служб, отделов собирают от работников пожелания о датах, когда им хотелось бы уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск.
2. Кадровик на основе полученных сведений составляет график отпусков по типовой форме Т-7 или иной форме, утвержденной в организации.
3. Руководитель утверждает документ с учетом мнения профсоюзной организации и особенностей бизнес-процессов, производственной деятельности компании.
4. Кадровик ознакомляет с утвержденным документом каждого сотрудника под подпись.

Мнение эксперта. Касательно обязательности ознакомления сотрудников под подпись – в соответствии со ст. 22 ТК РФ и Письмом Минтруда 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 можно лишь письменно уведомить работников не позже, чем за 2 недели. При этом форма письменного ознакомления явно не указана на законодательном уровне, поэтому её вправе утверждать в компании внутренними нормативными документами. Например, это может быть рассылка уведомлений в системе КЭДО или вывешивание документа на корпоративной доске объявлений.

О сроках предоставления отпусков

При составлении графика кадровик должен строго следовать действующему трудовому законодательству, в котором прямо указано – срок ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Но есть несколько нюансов. Во-первых, прямо запрещено не предоставлять отпуск на протяжении 2-х лет подряд, т.е. при согласии работодателя и работника отпуск можно перенести на следующий год (например, если уход сотрудника на отдых может негативно сказаться на работе компании).

Во-вторых, срок в 28 дней предусмотрен только для граждан, не отнесенных к льготным категориям. К последним относят следующих лиц:

• несовершеннолетние работники – 31 день;
• инвалиды – 30 дней;
• работники служб спасения – 30-40 дней (зависит от стажа);
• работники, деятельность которых связана с химическим оружием, некоторые педагоги – 42-56 дней;

В-третьих, при составлении графика учитывать ряд исключений:

• Работники, имеющие право по закону на отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы: мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, женщины перед или после отпуска по беременности, несовершеннолетние, сотрудники, имеющие на усыновлении ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
• Сотрудники, работающие по совмещению, могут уходить в отпуск в соответствии с графиком по основной должности, независимо от того, сколько они отработали в должности по совместительству.
• Работники, в семье которых 3 и более ребенка в возрасте до 12 лет могут брать отпуск в любое удобное для них время.
• Работники-супруги военнослужащих, ветераны с наградным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие инвалида в возрасте до 18 лет, могут уходить в отпуск в любое удобное для них время.

Заполнение графика отпусков

Форма Т-7 не является строго обязательной, но она наиболее удобная для кадровиков, поэтому рассмотрим формирование графика отпусков на её примере.

Первый этап составления графика – планирование в отделе кадров. На этом этапе нужно заполнить графы 1-6, причем 6-я графа отведена даты начала отпусков, включая для категорий работников, имеющих по закону право на уход в отпуск в подходящее для них время.

7,8 и 9 графы заполняются на протяжении года от руки при необходимости переноса дат отпусков.

Графа 10 заполняется в 2-х случаях:

• Уход сотрудника в отпуск неблагоприятно отразится на нормальной работе компании.
• В соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ необходим отзыв из отпуска с его последующим переносом на следующий год.

Желательно, но необязательно внести дополнительную графу, где будут подписи сотрудников об ознакомлении с графиком – можно вместо графы к документу прикрепить лист ознакомления.

Где создавать график отпусков?

Есть несколько основных инструментов для оформления данного документа:

• Электронные таблицы (Microsoft Excel, Google Таблицы и аналоги). Можно самостоятельно разработать форму или использовать готовые шаблоны. Заполнение каждый раз вручную, нет автоматизации, невозможно интегрировать с другими системами.
• Специальное ПО для разработки графиков отпусков. Программы, чьи функции ограничены только разработкой графиков. Вносить данные по сотрудникам придется вручную, если нет интеграции с нужной базой, системой, есть автоматизированные расчеты с учетом действующего трудового законодательства.
• 1С: ЗУП, различные HRM-системы. Достаточно мощные, но при этом громоздкие системы, позволяющие комплексно автоматизировать различные процессы в компании, включая кадровый учет и составление графиков отпусков.
• Системы кадрового электронного документооборота с дополнением («Отпуска», «Графики отпусков» и др. в зависимости от разработчика). Удобное недорогое решение, полная интеграция с кадровыми документами, карточками сотрудников в электронном виде.

Использование электронных таблиц еще встречается довольно часто, но это крайне неудобный инструмент. Подходит только небольшим фирмам, где не требуются сложные расчеты и максимальная автоматизация кадрового учета. Оптимальным в плане соотношения «цена-функционал» будет использование дополнения (модуля) для графика отпусков в системе КЭДО – естественно, если такая система уже внедрена в компании.

Переход на полный электронный документооборот, включая кадровый, пока что обязательным в РФ не является, но можно судить о том, что через некоторое время и ИП, небольшие фирмы, и крупные коммерческие организации будут работать исключительно с электронными документами, полностью отказавшись от документов бумажных. Поэтому есть смысл во внедрении системы КЭДО уже сегодня.

Калькулятор отпусков

Вряд ли кто-то будет вручную рассчитывать отпуска и отпускные, поскольку нужно учитывать множество факторов – данные по каждому работнику (когда устроился, к какой категории относится, сколько осталось неиспользуемых дней отпуска, какие премии и начисления были за расчетный период и т.д.). Поэтому для кадровиков и бухгалтеров предусмотрены удобные калькуляторы отпусков (отпускных). Инструмент в общем случае позволяет ввести данные по работнику, указать дату начала, окончания отпуска, и получить итоговую сумму отпускных. Функционал отличается в зависимости от разработчика. В основном используют или онлайн-калькуляторы, или калькуляторы, входящие в пакет используемой системы (КЭДО, HRM и пр.).

Вопросы и ответы

Всегда ли можно разрешать по желанию сотрудника перенос ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год?

Разрешать переносить отпуск крайне желательно только в исключительных случаях, предусмотренных по ст. 124 ТК РФ. Т.е., как такового, прямого запрета нет – запрещено только не предоставлять (не отправлять) сотрудника в отпуск на протяжении 2-х лет подряд. Просто в будущем работодатель может столкнуться с рядом проблем, в т.ч. с инспекцией труда или судом.

Что делать, если сотрудник не согласен с графиком, и утверждает, что его с ним не ознакомили за 2 недели до начала его отпуска?

Здесь возможно множество вариантов, и нужно учитывать все обстоятельства. Работодатели крайне редко намеренно или случайно «забывают» об уведомлениях сотрудников. Часто работники сами виноваты, но их законное право – оспорить график. В компании должна быть установлена и утверждена форма ознакомления с графиком, как и с другими локальными нормативными актами, и вот знакомство с этой формой уже обязательно должно быть под подпись, либо указано где-то (в том же трудовом договоре, например). Т.е. можно использовать корпоративную доску объявлений, и там прикреплять график, а увидел его сотрудник или нет – уже кадровиков не волнует. С другой стороны, исключить всевозможные спорные ситуации можно, если ввести систему КЭДО. Кадровики будут просто в установленные сроки отправлять уведомления работникам, и не ознакомиться с такими уведомлениями уже не получится – разве что в случаях какой-то технической неисправности.

Все обязаны составлять график отпусков?

От составления ежегодного графика отпусков освобождены только работодатели — физические лица, а все без исключения ИП и юридические лица должны составлять данный документ – даже, если в фирме работает всего несколько человек.

Заключение

• График отпусков – обязательный для всех работодателей локальный нормативный акт. Его отсутствие, несвоевременное утверждение, не ознакомление сотрудников с ним – нарушение трудового законодательства.
• Составлять графики отпусков кадровики могут с помощью любого удобного для них инструмента – в таблице Excel, в специализированном ПО, HR-системе, но удобнее всего будет пользоваться соответствующим модулем в системе кадрового электронного документооборота.
• При формировании документа важно строго следить за соблюдением законодательства в сфере труда – особенно при расчете количества дней, а также отпускных. Для этого созданы специальные калькуляторы – онлайн-инструменты или инструменты, уже включенные во внедренную на предприятии информационную систему, в систему КЭДО.
• Калькулятор поможет быстро и без ошибок рассчитать отпуск с учетом праздников и выходных, категорий работников, а также определить сумму отпускных для каждого сотрудника.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)