Как составить программу обучения сотрудников

Регулярное и систематическое обучение персонала – обязательное условие успешной деятельности любой компании. Постоянно появляются новые технологии, способы взаимодействия с клиентами, материалы и научные разработки, с которыми необходимо своевременно знакомить сотрудников, чтобы сохранять конкурентоспособность. Чтобы обучение было результативным, необходимо правильно составить программу подготовки персонала.

Что такое программа обучения сотрудников?

Программа обучения персонала – документ, в котором прописываются все аспекты системы профессионального роста в компании. В нем фиксируются этапы повышения квалификации, проведение профессиональной переподготовки, а также развития конкретных компетенций, прописывается количество часов обучения по каждому курсу. Обязательной структуры у такого документа нет – его можно составить в свободной форме в соответствии с особенностями бизнес-процессов в компании.

Мнение эксперта: Программа обучения составляется с учетом финансовых возможностей. Вложения в обучение в любом случае будут оправданы, однако оно должно давать максимальный результат здесь и сейчас.

Программа обучения может разрабатываться для каждого сотрудника в отдельности или для групп должностей. Второй вариант удобен, если группа работников выполняет одинаковые функции и имеет равный стартовый профессиональный уровень. Если же программа составляется индивидуально для каждого специалиста, в ней должны присутствовать следующие пункты:

• Личные данные сотрудника: ФИО, дата рождения;
• Должность, подразделение в компании;
• Уровень образования специалиста (можно указать основное и дополнительное образование);
• Результаты проведенной оценки компетенций (указывается, какими навыками и на каком уровне владеет сотрудник);
• Цели развития. Нужно указать, какого профессионального уровня должен в итоге достичь сотрудник;
• Возможное перемещение (указывается должность, на которую сможет претендовать сотрудник после прохождения обучения);
• Рекомендации руководителя. Он указывает, какими качествами, знаниями и навыками должен обладать сотрудник для перемещения на желаемую должность.

К индивидуальной программе обучения прикладывается Карта развивающих действий. Это перечень мероприятий, которые должны помочь сотруднику достичь требуемого уровня компетентности. В него могут быть включены мероприятия по самообучению, различные обучающие курсы с указанием времени прохождения, обучающие мероприятия: выезды, семинары, лекции. Карта развития подписывается руководителем подразделения, специалистом по развитию персонала и самим сотрудником. Также нужно сразу определить, сколько часов составляет программа обучения.

В крупных организациях вопросами обучения персонала занимается назначенный ответственным сотрудник кадровой службы. В небольших фирмах вопросы повышения квалификации решает сам руководитель или его заместитель – он должен знать, кому из персонала и когда необходимо проводить повышение квалификации. Организовать работу по обучению персонала можно с использованием модуля «Добыто. Знания» и системы КЭДО «Добыто. Документы».

Составление сводного плана обучения сотрудников

Руководство предприятия должно быть заинтересовано в том, чтобы регулярно поднимать профессиональный уровень персонала. При этом важно, чтобы компетентность команды повышалась одновременно и регулярно. Это позволит обеспечить слаженную работу команды. Сотрудник кадровой службы подготавливает сводный план обучения сотрудников, в котором прописывает все предстоящие мероприятия на один год. В него включаются следующие разделы:

• Направление и структурное подразделение, для сотрудников которого будет проводиться обучение;
• ФИО и должность сотрудников;
• Формы и место обучения. Мероприятия можно разделить по кварталам и месяцам;
• Место обучения. Оно может быть внутренним и внешним (в первом случае образовательные мероприятия проводятся на базе самой организации, во втором – сотрудников направляют на повышение квалификации в учебные центры);
• Сроки проведения обучения в соответствии с составленным планом;
• Стоимость предстоящих образовательных мероприятий.

Руководство предприятия всегда заинтересовано в максимально рациональном и эффективном использовании средств. Задача сотрудника кадровой службы — убедить руководство в необходимости проводить обучение по выбранным программам, представить итоговый результат, который удастся получить. Программа составляется с учетом максимальной практической полезности для персонала – полученные знания и навыки должны помочь решать конкретные задачи, поставленные руководством.

Мнение эксперта: Сводный план может редактироваться и дополняться в течение года. Например, может появиться возможность посетить выездное мероприятие, где можно не только повысить профессиональный уровень сотрудников, но и установить полезные деловые связи с другими организациями.

Сводный план передается руководителю на утверждение, в нем проставляются даты контроля проведения запланированных мероприятий. Впоследствии кадровик должен будет предоставить отчет по проведенным образовательным мероприятиям и достигнутым результатам. Работу с планами и отчетами можно организовать в системе «Добыто. Документы».

Составление общей образовательной программы профессионального обучения

В крупных организациях особенно важна разработка стратегии повышения профессионального уровня сотрудников. Она предполагает проведение обучения каждой категории сотрудников в соответствии с их целями и профессиональными задачами. Для этого можно составить общую образовательную программу для всего персонала, в которой отображается план действий на отчетный период.

В общую образовательную программу входят следующие разделы:

• Категория сотрудников. Программа составляется отдельно для топ-менеджеров, сотрудников среднего звена, линейного персонала и т.д.;
• Темы обучения ля каждой категории сотрудников. Они подбираются с учетом компетенций, которые должны приобрести сотрудники;
• Формы обучения. Это могут быть семинары, тренинги, лекции, круглые столы и другие мероприятия;
• Методы оценки результатов. Это могут быть отчеты, доклады, совещания в подразделении.

Программа разрабатывается в соответствии с ценностями компании и перспективам продвижения на рынке. Важно продумать, какими знаниями и навыками должны обладать специалисты, чтобы добиться продвижения по выбранному направлению.

Что нужно учитывать при разработке программы обучения?

Обучение персонала должно быть постоянным. Недостаточно провести стажировку новых сотрудников, которые только что пришли в компанию. Кроме того, не удастся получить желаемый эффект от разовых курсов, на которые сотрудники отправляются только по необходимости и не понимают их смысла. Программа обучения составляется с учетом требований систематического подхода, при котором сотрудники регулярно посещают обучающие мероприятия осваивают новые технологии для поддержания конкурентоспособности.

Программа обучения персонала разрабатывается в несколько шагов:

• Определение пробелов в навыках, недостатка профессиональных компетенций. Необходимо понять, что мешает сотрудникам более эффективно справляться с возникающими задачами, какие знания и навыки им необходимы. При этом нужно учитывать, что программа работает не только устранение проблем в текущем моменте, но и на будущее.
• Подбор методов обучения. При этом нужно учитывать загруженность персонала, возможность отвлечь его от основной работы и направить на курсы, готовность к длительному обучению. Во многих случаях выгоднее выбирать удаленные образовательные методы и технологии, которые можно совместить с выполнением основных обязанностей.
• Определение методов контроля результатов. Необходимо понять, как будет оцениваться эффективность пройденного обучения. Для измерения можно использовать опросы, тестирование, либо другие методы, позволяющие оценить результативность инвестиций в обучение персонала.
• После каждого проведенного занятия или образовательного мероприятия необходимо находить время для оценки результатов. Важно выяснять мнение сотрудников: были ли курсы или тренинги полезными, что удалось узнать, насколько полученные знания применимы на практике в конкретной компании. Обратная связь помогает оценивать эффективность обучения и находить наиболее результативные формы работы с командой.

Обучение должно стать частью корпоративной культуры организации. Оно должно затрагивать все уровни персонала: образовательные мероприятия важны не только для линейного персонала и менеджеров среднего звена, но и для руководящего состава. Руководитель тем более должен быть в курсе новых технологий управления персоналом. Его задача – максимально активно наращивать свой профессиональный уровень и мотивировать к этому других.

Мнение эксперта: От вовлеченности руководства и его заинтересованности в результатах напрямую зависит эффективность обучения сотрудников. Формальный подход, напротив, приведет только к напрасному вложению средств.

Формы и методы обучения персонала

Формы обучения персонала зависят от выделенного бюджета, количества сотрудников, готовности использовать новые образовательные технологии. Традиционные офлайн лекции и семинары становятся менее востребованными, так как приходится тратить время на дорогу, арендовать залы, вкладывать большие средства в подготовку мероприятий. Период пандемии показал, что можно не менее эффективно проводить занятия онлайн и добиваться даже более высоких результатов.

Корпоративное обучение может проводиться в следующих формах:

• Обучение под руководством инструктора или коуча. Оно может быть как выездным, так и внутренним – преподаватели могут приезжать в организацию для проведения занятий и общения с персоналом. Это результативный метод, так как сотрудники могут напрямую задавать вопросы инструктору и получать ответы сразу. Кроме того, прямая демонстрация остается наиболее результативным методом при освоении новых технологий, например, при работе с новыми программами или оборудованием.
• Онлайн-занятия в виртуальном классе. С помощью специальных программ можно организовать виртуальное обучение без отрыва от основной работы. Во время вебинара сотрудники также могут задавать вопросы в общем чате, а спикер может активно общаться с аудиторией. Руководству важно обеспечить техническое сопровождение занятий, чтобы различные сбои не помешали плодотворному учебному процессу.
• Онлайн-курсы. Этот формат обучения может включать в себя и лекции, и вебинары, и прохождение тестов. Большой плюс – возможность заниматься в своем собственном темпе, поэтому каждому сотруднику будет максимально комфортно. Прохождение курсов онлайн можно совмещать с основной работой, сотрудникам не потребуется академический отпуск.
• Практическое обучение. Это самый результативный метод, если нужно освоить новые технологии и методы на производстве или при работе с программным обеспечением. Инструктор направляется на предприятие или в офис, подробно объясняет и показывает принципы действий, а сотрудники отрабатывают их на практике. Это достаточно ресурсоемкая форма обучения, однако именно она будет максимально результативной.
• Ролевые игры. Этот метод эффективен для сотрудников, которые в ходе своей деятельности напрямую контактируют с партнерами и клиентами. Игра позволяет отработать возможные ситуации делового общения, усвоить новые модели поведения и увидеть, насколько результативными они будут.
• Временная ротация. Сотрудники направляются в другие отделы для обмена опытом и изучения всех процессов, протекающих в организации. Это даст возможность организовать более слаженное взаимодействие меду отделами.

Это только некоторые современные формы обучения, которые помогают повышать компетентность сотрудников и помогать им осваивать новые знания и технологии.

Структура обучения

В крупной организации важно выстроить правильную структуру обучения, которая поможет новым сотрудникам быстрее влиться в корпоративную среду и стать результативной частью команды. Обучение состоит из двух обязательных этапов:

Базовая подготовка. Когда новый человек приходит в компанию, он должен понять, какие общие ценности здесь установлены, научиться быть частью корпоративной среды. Для этого организуется базовое обучение: оно включает в себя вводный курс об организации, базовые soft skills, обучение по технике безопасности и правилам охраны туда на производственном объекте.

Обучение по отдельным направлениям. Для каждой конкретной должности составляется персональный план, в котором прописываются знания и навыки, которыми должен обладать специалист. Прописываются не только действия сотрудника, но и методы контроля его работы, позволяющие оценить эффективность. Программа разрабатывается по каждому направлению, это позволит охватить весь персонал и создать систему постоянного совершенствования навыков.

Руководство компании должен отслеживать результативность затрат на обучение и находить наиболее результативные методы, которые действительно помогают сотрудникам справляться с поставленными задачами.

Запуск обучения в компании

Если в организации до сих пор не была сформирована образовательная система, необходимо спланировать начало обучения. В большом коллективе сложно сразу охватить всех сотрудников, так как многие могут оказаться незаинтересованными в обучении. Это существенно снизит его результативность. Сначала необходимо организовать работу с молодой, наиболее активной и перспективной частью коллектива, готовой работать по новым стандартам.

После разработки программы начинается планомерная работа по внедрению образовательной системы на каждом уровне персонала, начиная с сотрудников, которые приносят наибольшую прибыль компании. Оценка результатов позволит убедиться, что проведенные курсы и другие обучающие мероприятия дают результат. Он будет выражаться в увеличении прибыльности компании, повышении лояльности персонала и улучшении деловой репутации.

Преимущества использования системы КЭДО «Добыто. Документы»

Системы электронного документооборота можно использовать для организации, проведения учебы. Функционал системы «Добыто. Документы» и базы «Добыто. Знания» позволяет:

• проводить дистанционное обучение по различным программам и курсам;
• оформлять документы на учебу в электронном виде (договоры, планы мероприятий, отчеты и т.д.);
• собирать данные от подразделений и работников для планирования обучения и оценки его результатов;
• проводить тестирование и иные виды проверок;
• организовать процесс самообучения и саморазвития для работников компании.

Изучить основные функции КЭДО можно, если заказать бесплатную демоверсию системы.

Заключение

• Программа обучения сотрудников поможет организовать слаженно работающую систему улучшения профессиональных навыков, которая со временем позволит повысить конкурентоспособность команды. Все вложения в нее окупятся ростом прибыли и завоеванием более устойчивых позиций на рынке.
• Программу можно разработать своими силами, либо заказать ее в сторонней организации, выбрать готовое предложение на рынке.
• В состав мероприятий программы могут входить дистанционные форматы учебы, выездное повышение квалификации, практические занятия. Для контроля результатов обучения в компании назначаются ответственные лица.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)