КЭДО от Сбера: обзор возможностей и преимущества сервиса

В 2021 году дочерняя компания Сбера — СберКорус — запустила собственный сервис по автоматизации кадрового электронного документооборота (КЭДО). Основная цель этой инициативы заключается в оптимизации не только учета кадров, но и всей системы HR-процессов. Всего за короткий срок после запуска данный сервис привлек более 2 миллионов клиентов.

Что такое кадровый электронный документооборот от СберКорус?

В соответствии с законодательством России, а именно с Федеральными законами 377-ФЗ и 407-ФЗ, компании и индивидуальные предприниматели (ИП) имеют возможность подписывать все виды кадровых документов в электронной форме, используя специальные электронные подписи. Для этого необходимо интегрировать систему КЭДО, и Сбер представил свое решение на этом рынке — СберКорус КЭДО.

Для входа в систему используется сервис Sber ID, позволяющий авторизоваться как в банковских приложениях, так и на различных платформах экосистемы Сбера. Данная система может быть внедрена без обязательного открытия счета в Сбербанке, что расширяет ее доступность для пользователей.

Удобство и возможности СберКорус КЭДО

Система авторизации через Sber ID предоставляет несколько способов входа: это может быть QR-код, SMS-уведомление или логин и пароль. После авторизации пользователи получают доступ к электронным кадровым документам, которым можно давать электронные подписи — как усиленной квалифицированной, так и неквалифицированной.

Комментарий эксперта. СберКорус КЭДО — это интуитивно понятная и удобная в использовании система, которая предоставляет все необходимые функции для быстрого перехода на работу с электронными документами. Сложные настройки и долгие интеграции не нужны: время, необходимое для обучения сотрудников, составляет не более одного часа.

Преимущества системы

Среди ключевых преимуществ СберКорус КЭДО можно выделить:

• доступность и мобильность: электронные документы можно подписывать в любом месте и в любое время через компьютер, мобильное устройство или инфокиоск.
• бесплатные уведомления: система отправляет сообщения по электронной почте или SMS, уведомляя сотрудников о новых документах, ожидающих подписания.
• неограниченное хранение документов: в электронной архиве можно сохранять любое количество документов без ограничений.
• простой интерфейс: система предлагает всего четыре основных вкладки — «Документы», «Сотрудники», «Шаблоны» и «Справочники» — что значительно упрощает управление кадровыми процессами.
• отсутствие необходимости установки программного обеспечения: подключение к 1С осуществляется через готовый модуль, а интеграция с другими учетными системами осуществляется посредством API.
• продолжение доступа: авторизация по Sber ID сохраняется даже после увольнения, исключая доступ к документам с предыдущего места работы.

Для каких документов подходит СберКорус КЭДО?

Сервис КЭДО от СберКорус можно использовать для создания и подписания практически всех кадровых документов. Однако имеются исключения — например, приказ об увольнении и акты о несчастных случаях на производстве. Для них закон требует наличие бумажной версии, даже если электронный документооборот допускается.

Систему можно использовать для подписания следующих документов:

• трудовые договоры, включая договора ГПХ и аутсорсинговые контракты;
• локальные нормативные акты;
• приказы и распоряжения;
• заявления и справки;
• графики отпусков;
• уведомления и другие документы.

Кроме того, в систему можно загружать произвольные документы для подписания и создавать удобные шаблоны, которые будут доступны как кадровикам, так и другим сотрудникам. Это значительно упрощает обработку входящих и исходящих документов.

Основные функциональные возможности СберКорус КЭДО

К ключевым функциям системы СберКорус можно отнести:

1. Настройка типов документов: каждому типу электронного документа можно назначить конкретный вид электронной подписи. Система поддерживает более 150 различных типов документов, а также настройку справочников.
2. Регулирование доступа: администратор кадрового учета может контролировать, с какими подразделениями и типами документов работают кадровики, добавляя структуру компании в систему.
3. Быстрый выпуск электронной подписи: сотрудники могут самостоятельно получить усиленную неквалифицированную подпись, не посещая удостоверяющий центр, а весь процесс занимает всего 3 минуты и бесплатен.
4. Организация маршрутов согласования: в системе можно настраивать как параллельные, так и последовательные маршруты для отправки электронных документов на согласование.
5. Работа с шаблонами документов: для унификации документооборота можно использовать заранее настроенные шаблоны, что помогает исключить возможные ошибки при обработке различных заявлений.
6. Интеграция с другими учетными системами: одним из значительных преимуществ является наличие готового модуля для 1С, а также возможность интеграции через API, который создается непосредственно в системе.

Система предлагает три типа личных кабинетов:

• кабинет для администратора: обеспечивает расширенные настройки системы, включая добавление подразделений, настройку типов и категорий документов, а также выпуск электронных подписей для сотрудников.
• кабинет для сотрудников отдела кадров (КДП): позволяет создавать шаблоны документов, отправлять документы на подписание, настраивать маршруты согласования и другие функции.
• кабинет для обычных сотрудников: отображает все входящие документы, нуждающиеся в подписании, а также исходящие, отправленные в отдел кадров. Сотрудники могут использовать шаблоны для подготовки документов.

В каждом кабинете пользователи могут видеть дату создания и изменения документов, а также статус их обработки, например, «ожидает подписания» или «отправлен на согласование». Подписка на электронные документы осуществляется всего одним кликом.

Комментарий эксперта. Разграничение прав доступа к личным кабинетам делает систему максимально удобной, предотвращая несанкционированный доступ к информации и ошибки в процессе работы с документами.

Таким образом, СберКорус КЭДО предоставляет мощный и удобный инструментарий для автоматизации кадрового документооборота, обеспечивая доступность и простоту использования для всех участников процесса.

Создание документов в системе СберКорус

В системе СберКорус процесс создания электронных документов осуществляется на основе заранее подготовленных шаблонов, которые загружаются в систему. Система поддерживает несколько форматов файлов, включая DOCX, PDF и JPEG. Списки сотрудников формируются в таблицах Microsoft Excel и также подлежат загрузке в решение КЭДО.

При разработке шаблонов кадровый специалист имеет возможность добавлять описание, которое в целом служит инструкцией для сотрудников по правильному заполнению документа. Рассылка документов может производиться как индивидуальным работникам, так и целым отделам или подразделениям. Важно помнить, что перед началом работы в системе сотрудники должны пройти первичную авторизацию, следуя ссылке-приглашению, созданной кадровиком. Работники, чей статус неактивен, не получают уведомления о новых документах. При необходимости всегда можно отправить повторное приглашение, а если сотрудник по-прежнему не получает ссылку, стоит проверить правильность загруженных данных.

Интеграция системы

Система СберКорус реализована как веб-решение, что позволяет использовать ее независимо от локальных установок. Готовый модуль для интеграции с 1С поддерживает несколько версий, включая:

• 1С: Зарплата и Управление персоналом;
• 1С: Зарплаты и кадры;
• 1С: ERP Управление предприятием;
• 1С: Комплексная автоматизация.

Для работы в веб-версии требуется браузер Mozilla Firefox или Google Chrome, а также использование СКЗИ Крипто Про CSP. Система обеспечивает возможность интеграции с различными сервисами и контрагентами.

Безопасность данных

Кадровый электронный документооборот СберКорус соответствует строгим требованиям безопасности и конфиденциальности данных. Электронные подписи для сотрудников выдаются в собственном удостоверяющем центре. Платформа СберКорус КЭДО включена в реестр отечественного программного обеспечения, а центр обработки данных располагается на территории Российской Федерации. Хранение и архивирование электронных документов полностью соответствуют действующему законодательству.

К оценке уровня безопасности системы привлекаются независимые IT-эксперты, которые проводят как внутренние, так и внешние тестирования на уязвимости и другие угрозы. Компания имеет сертификат безопасности ISO/IEC 27001:2013 (ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2021) и заключение ФСТЭК России о безопасности системы КЭДО. Все документы и личные данные надежно защищены от несанкционированного доступа.

Тарифы на СберКорус КЭДО

Стоимость использования системы кадрового электронного документооборота СберКорус варьируется в зависимости от количества сотрудников компании, которые будут участвовать в электронном обмене документами. Предложения имеются для компаний с количеством сотрудников от 1 до 2000 и более. Чем больше количество работников, тем ниже цена за одного сотрудника. Возможна индивидуальная настройка тарифов.

Для фирм с численностью 1-50 сотрудников стоимость может составить около 53 тыс. рублей (1560 рублей за сотрудника), а для организаций с количеством сотрудников более 2001 цена начинается от 1 060 530 рублей (620 рублей за сотрудника).

Чтобы быстро начать работу с системой, следует учесть несколько рекомендаций:

1. API-ключ: кадровики могут сгенерировать API-ключ в личном кабинете в разделе «Настройки» для интеграции с другими учетными системами. Важно сохранить этот ключ, так как он не хранится в системе. Использовать ключи, созданные другими администраторами, нельзя.
2. Добавление сотрудников: кадровику необходимо скачать шаблон в формате Excel, заполнить поля, такие как «Подразделение», «Код подразделения», «Табельный номер», «ФИО», «Паспортные данные» и «Телефон». Важно обратить внимание на последние три поля, так как ошибки в них могут привести к проблемам с авторизацией сотрудников.
3. Первичная авторизация: сотрудники получают ссылку для авторизации автоматически после того, как кадровики добавят их в систему через шаблон. Если сотрудник не перейдет по этой ссылке, его статус останется «неактивным».
4. Заявление на электронную подпись: после авторизации в системе сотрудники могут сформировать заявление на получение усиленной неквалифицированной электронной подписи и подписать его с использованием простой электронной подписи.
5. Шаблоны в личном кабинете: каждый работник может в своем личном кабинете просмотреть или скачать шаблоны документов, которые он сможет заполнить и загрузить для дальнейшей подписи и отправки.
6. Обработка увольнений и изменений: если сотрудник увольняется, кадровику достаточно удалить его из списка в разделе «Сотрудники». В случае изменений информации о сотруднике, необходимо отредактировать шаблон и заново загрузить его для автоматического обновления данных.

Комментарий эксперта. Разработчик системы помимо самого решения также оказывает услуги по внедрению, обучению, если это потребуется заказчику. Впрочем, система КЭДО от Сбера максимально простая, и освоить её можно самостоятельно. Тем более, что на сайте разработчика размещены подробные видеоинструкции.

Заключение

Система СберКорус КЭДО предлагает оптимальное решение для компаний, которые стремятся быстро внедрить электронный документооборот и минимизировать временные затраты на его настройку и обучение персонала. Простота интерфейса и наличие необходимых функциональных возможностей позволяют эффективно работать с кадровыми документами.

Система подходит как для индивидуальных предпринимателей и малых компаний, так и для крупных организаций, имеющих более 2000 сотрудников. Тарифы зависят от численности работников, а служба поддержки всегда готова помочь в случае возникновения любых вопросов и трудностей при использовании сервиса КЭДО.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать)