Переход от традиционного бумажного документооборота к электронному кадровому документообороту (КЭДО) начал свой путь с эксперимента Министерства труда в 2017 году. С 2020 года, после внедрения электронных трудовых книжек, сформировались все необходимые предпосылки для широкого внедрения систем КЭДО, которые стали обязательными для государственных учреждений и рекомендованными для коммерческих организаций. Теперь кадровые документы можно оформлять, согласовывать и подписывать в электронной форме, исключив необходимость дублирования на бумаге, а также обмениваться информацией с государственными органами и фондами.
Давайте подробнее рассмотрим, что такое электронный кадровый документооборот, кому он нужен, какие преимущества и недостатки могут быть связаны с его внедрением.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой современный способ ведения кадровых процессов в электронном формате. Благодаря КЭДО работодатели и сотрудники получают множество преимуществ:
- Прием документов в электронном формате: кадровики могут принимать необходимые документы от соискателей на удаленной основе.
- Оформление различных соглашений: электронно можно составлять трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и другие ключевые документы.
- Подписание локальных нормативных актов: КЭДО позволяет оформлять и подписывать любые внутренние документы в электронном виде.
- Удаленная работа: сотрудники могут работать удаленно без необходимости пересылки документов для подписания по почте или курьером.
- Упрощение отчетности: отправка отчетностей в Социальный фонд России, Государственную статистику и Центр занятости теперь осуществляется всего за несколько кликов, без необходимости личных визитов или использования почтовых услуг.
Для работников КЭДО предоставляет следующие возможности:
- Удобный доступ к документам. Сотрудники могут быстро ознакомиться с документами, локальными нормативными актами и приказами, подписывать их, не выходя из офиса или даже не покидая дом через мобильное приложение.
- Удаленная работа с документами. Возможность получать выписки из трудовой книжки и запрашивать разные справки без необходимости физически посещать офис.
Отличным решением для перехода на кадровый электронный документооборот является модуль «Добыто. КЭДО». Это решение значительно ускоряет многие процессы: кадровику больше не нужно перемещаться от кабинета к кабинету для ознакомления работников с документами. Согласование и подписание занимают считанные минуты, а кадровики могут моментально узнавать о поступлении новых документов на подпись и статусе ранее отправленных.
Комментарий эксперта. Кадровый электронный документооборот существенно ускоряет все кадровые процессы. Кадровику уже не нужно ходить из кабинета в кабинет для ознакомления сотрудников под подпись с графиком отпусков или иным документом. Согласование и подписание документа занимает всего несколько минут. Можно мгновенно узнать о поступлении нового документа на подпись, об изменении его статуса.
Как работает КЭДО?
Для примера работы системы рассмотрим процесс оформления графика отпусков:
- Создание документа. Кадровик выбирает шаблон или унифицированную форму Т-7 и заполняет график отпусков.
- Согласование. На основе уже созданных маршрутов документ отправляется начальнику отдела кадров для согласования, затем – руководителю компании. Все участники получают уведомления о поступлении нового документа.
- Подписание. Если правок не требуется, руководители подписывают график своими электронными подписями – для начальника отдела кадров это может быть квалифицированная или неквалифицированная подпись, в то время как для CEO требуется только усиленная квалифицированная подпись. Весь процесс согласования отслеживается в системе.
- Хранение и доступ. После подписания документ сохраняется в системе КЭДО, гарантируя, что изменения будут внесены только с уведомлением всех участников процесса.
- Ознакомление сотрудников. График отпусков раздается всем сотрудникам, которые могут подтвердить знакомство с документом, используя простую электронную подпись.
Основные преимущества КЭДО
Как видно из приведенного примера, КЭДО обеспечивает полностью электронный процесс разработки, согласования и утверждения документов без необходимости физического переноса бумажных копий. Сотрудники имеют доступ к документации через личный кабинет, и процесс подписания упрощен благодаря автоматическим уведомлениям.
Электронные подписи (УКЭП и УНЭП) являются эквивалентом собственноручной подписи на бумаге и имеют ту же юридическую силу. Оператор системы обеспечивает сохранность и подлинность электронных документов на протяжении многих лет.
Обмен документами в электронном виде возможен между различными участниками процессом:
- сотрудниками компании: кадровик может отправить документы, которые нужно подписать;
- руководством и государственными учреждениями: вся корреспонденция обрабатывается быстро и удобно, что экономит время.
Пример: при найме удаленных сотрудников кадровик через систему КЭДО отправляет запрос на предоставление необходимых документов. Соискатель авторизуется в системе, загружает сканы документов, после чего кадровик заключает с ним трудовой договор в электронном виде, и кандидат подписывает его через систему. Благодаря этому процесс найма занимает всего несколько минут.
Что необходимо для внедрения кадрового электронного документооборота?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой процесс ведения документации в электронном формате и включает в себя несколько важных компонентов.
- Организация, внедряющая КЭДО. Перед началом перехода на электронное документооборота необходимо наличие документов, подтверждающих целесообразность этого шага. Основным документом станет локальный нормативный акт, который официально вводит КЭДО в компании. Также потребуется приказ о назначении ответственных лиц, которые будут заниматься реализацией этого процесса.
- Сотрудники, участвующие в документообороте. В отличие от традиционного документооборота, где документы подписываются собственноручно, в рамках КЭДО для этой цели используются электронные подписи. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, существуют три типа электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УКЭП необходима для руководителя и бухгалтерии, в то время как УНЭП подходит для большинства сотрудников. Для рядовых сотрудников для ознакомления с внутренними документами (приказами, локальными нормативными актами и инструкциями) будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Подписи оформляются в удостоверяющих центрах, при этом некоторые системы КЭДО могут предоставлять возможность получения УНЭП и ПЭП без посещения центра. Кроме того, важно ознакомить сотрудников с положениями о КЭДО и получить их согласие на обработку персональных данных.
- Система КЭДО. Это программное обеспечение или веб-приложение, в рамках которого осуществляется кадровый документооборот в электронном виде. Выбор системы КЭДО является важным этапом, поскольку нужно учитывать функционал, стоимость внедрения и тарифные планы.
- Гарант информационного обмена. Для обеспечения конфиденциальности и безопасности кадрового документооборота необходимо привлечение оператора КЭДО — аккредитованной компании, предоставляющей услуги в области кадрового электронного документооборота. Оператор обеспечивает защиту данных и предотвращает внесение изменений в уже подписанные документы, а также отвечает за надежное хранение электронных файлов.
Если вы планируете внедрить КЭДО в вашей организации, стоит рассмотреть использование модуля «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Обратите внимание, что приказ об увольнении при ведении кадрового электронного документооборота всё равно должен оформляться в бумажном виде. Работодатель может отправить сотруднику на дистанционной работе приказ в электронном виде, но при увольнении также потребуется выслать и бумажную копию заказным письмом.
Законодательство в области кадрового электронного документооборота
В отечественном законодательстве отсутствует единый федеральный закон, регламентирующий КЭДО. Однако данный процесс регулируется рядом нормативно-правовых актов:
- ФЗ-377 и ФЗ-407. Эти законы вносят изменения в Трудовой кодекс РФ, касающиеся работы с кадровыми документами в электронном формате.
- ФЗ-63. Определяет виды и юридическую силу электронных подписей, а также порядок их использования.
- Трудовой кодекс РФ. Важные статьи, регулирующие трудовые отношения с использованием ЭДО, включают 22.1-22.3 и 65.
Из указанных документов для работодателя важно учитывать следующее:
- УКЭП равнозначна собственноручной подписи на бумажном документе, и электронные документы, подписанные УКЭП, имеют юридическую силу в суде, включая разрешение трудовых споров. УНЭП признается аналогом письменной подписи, если в компании действуют соответствующие локальные нормативные акты.
- Соискатели имеют право подавать документы при трудоустройстве в электронной форме, в том числе электронные трудовые книжки. Если в компании реализуется КЭДО, работодатель обязан принимать документы в бумажном формате, если сотрудник не желает переходить на электронный документооборот, что запрещает Трудовой кодекс.
- Все кадровые документы могут быть переведены в электронный формат, за исключением приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве и некоторых документов, подтверждающих прохождение инструктажей по технике безопасности.
Комментарий эксперта. Внедрение кадрового электронного документооборота упрощает ведение дел как для работодателей, так и для сотрудников. Однако важно помнить, что переход на КЭДО — это право, а не обязанность сторон трудовых отношений. Работодатель вправе не переходить на КЭДО, в то время как сотрудник может отказаться от его использования при подписании трудового договора. Если же работник, ранее использовавший только бумажные трудовые книжки, согласится на переход на электронный документооборот, то вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.
Заключение
Кадровый электронный документооборот существенно упрощает и ускоряет кадровые процессы в компании. Большинство кадровых документов легко переводятся в электронный формат.
Для успешного внедрения КЭДО необходимо подготовить приказ о переходе на данный формат, а также разработать локальные нормативные акты, которые будут определять порядок перехода, список документов и сотрудников, принимающих участие в ЭДО, и информацию о выбранной системе КЭДО.
Необходимо также уведомить каждого сотрудника, участвующего в кадровом документообороте, о переходе и получить его согласие на обработку персональных данных, а также оформить для них соответствующие электронные подписи. Затем остается лишь выбрать подходящую платформу для КЭДО, внедрить и настроить электронный документооборот, а также оцифровать имеющиеся документы.
Вопросы и ответы
- Являются ли все системы КЭДО платными? Нет, существует государственная информационная система на базе портала «Работа в России» (подсистема «Электронный кадровый документооборот»), которую работодатели и сотрудники могут использовать бесплатно, хотя функциональные возможности такого решения ограничены.
- Где может руководитель компании получить УКЭП? С 1 января 2022 года выдача УКЭП для руководителей, выступающих единоличными исполнительными органами, возможна только в Федеральной налоговой службе. Для остальных сотрудников, включая доверенных лиц, УКЭП можно получать в аккредитованных удостоверяющих центрах.
- Где оформляются электронные подписи для сотрудников страховой компании? Выдача УКЭП для организаций, занимающихся финансовой деятельностью, в том числе страхованием, осуществляется удостоверяющим центром Банка России.
Заключение
Кадровый электронный документооборот значительно ускоряет процессы формирования и подписания кадровых документов, облегчает удаленную работу и повышает общую эффективность. Однако следует учесть, что некоторые документы, такие как приказы об увольнении, по-прежнему нужно оформлять в бумажном виде, хотя их можно сначала отправить в электронном формате. В общем, внедрение КЭДО открывает новые возможности для более эффективного управления кадровыми процессами.
