Корпоративная электронная библиотека: что такое, как внедрить и нужно ли это вашей компании?

В современном бизнес-пространстве знания являются основой эффективности всех процессов. Сферы, такие как кадровое делопроизводство, бухгалтерский учет, программирование, работа с аппаратами и машинами, а также наладка технологических линий, требуют наличия профессиональных знаний. Законы, технологии и методы управления постоянно изменяются, и работники должны быть в курсе последних нововведений, чтобы эффективно выполнять свои обязанности.

В этом контексте корпоративная электронная библиотека (КЭБ) становится важным инструментом для обеспечения сотрудников необходимыми знаниями. Давайте подробнее рассмотрим, что такое КЭБ, как выбрать подходящее программное обеспечение для ее создания и как организовать эффективное управление базой знаний.

Что представляет собой корпоративная электронная библиотека?

Корпоративная электронная библиотека — это собрание цифровых изданий, доступных определенным категориям сотрудников компании. Это не просто файлы с электронными книгами, а систематизированный ресурс, который позволяет работникам и отдельным подразделениям обмениваться знаниями и получать доступ к важной информации.

В то время как несколько десятилетий назад в каждом офисе были полки, переполненные специализированной литературой, сегодня виртуальная библиотека предоставляет доступ к тысячам изданий без необходимости хранения физических носителей. Это делает корпоративную электронную библиотеку более эффективной и актуальной для современного бизнеса.

Основные характеристики корпоративной электронной библиотеки:

1. Специализация: КЭБ содержит только профильные издания, что исключает художественную или развлекательную литературу. Это позволяет сосредоточиться на материалах, которые непосредственно связаны с профессиональной деятельностью сотрудников.
2. Ограниченный доступ: доступ к библиотеке имеют только сотрудники компании. Для этого могут использоваться различные средства защиты, такие как логины, пароли и системы двухфакторной аутентификации.
3. Разграничение доступа: разные группы сотрудников могут иметь доступ к различным каталогам, что позволяет избегать необходимости предоставлять информацию, не относящуюся к их деятельности.

Корпоративная электронная библиотека направлена на решение следующих задач:

• Доступность информации: электронные книги значительно дешевле своих бумажных аналогов, и наличие доступного ресурса позволяет избежать крупных расходов на приобретение множества экземпляров специализированной литературы.
• Упрощение обучения: наличие специализированной литературы в электронном формате является первым шагом к внедрению системы обучения. Это позволяет сотрудникам получать достоверные источники информации, тем самым минимизируя риски получения устаревших или ненадежных данных.
• Ускорение адаптации новых сотрудников: сотрудники могут получать доступ к библиотеке в любое время, включая возможность скачать нужные издания и изучать их, находясь в пути.

Комментарий эксперта. Для работодателя электронная библиотека удобна по нескольким причинам. Во-первых, не нужно место для хранения литературы. Во-вторых, стоимость изданий в электронном виде намного ниже (минимум – в 2 раза). Наконец, можно легко и быстро найти нужную информацию среди сотен книг, не пользуясь традиционными библиотечными каталогизаторами.

Как организовать корпоративную электронную библиотеку

Корпоративная электронная библиотека может быть создана несколькими способами:

1. FTP-хранилище: самый простой способ, который позволяет размещать книги любого формата на сервере. Сотрудники могут подключаться к FTP-серверу и скачивать необходимые материалы.
2. Файлообменные сервисы: например, Яндекс.Диск или Google Диск. Работодатель загружает материалы на такие платформы и предоставляет доступ по запросу.
3. Специализированные сервисы: для бизнеса разработаны индивидуальные решения, которые могут включать защиту от несанкционированного копирования и аналитические инструменты для оценки использования библиотеки.
4. Онлайн-библиотеки: регистрация в открытых онлайн-библиотеках позволяет сотрудникам получать доступ к обширной базе книг по подписке.

Функции корпоративной электронной библиотеки могут различаться в зависимости от способа ее организации, но основные из них включают:

• Поддержка различных форматов: библиотека должна поддерживать несколько форматов книг, что позволяет пользователю выбирать наиболее удобный способ чтения.
• Встроенный ридер: возможность читать книги непосредственно в библиотеке без необходимости скачивания дополнительных программ.
• Статистика: возможность получения статистики о использовании библиотеки как для сотрудников, так и для HR-менеджеров.
• Рекомендации: система автоматических рекомендаций может помочь сотрудникам выбирать наиболее актуальные для их работы издания на основе их предпочтений и должности.
• Доступ к ранее прочитанным материалам: это позволяет работать с несколькими источниками информации одновременно, что особенно важно для профессиональной деятельности.
• Простой доступ: возможность доступа к материалам с любых устройств, как рабочих, так и личных, что обеспечивает гибкость в работе.
• Интуитивно понятный поиск: удобный интерфейс поиска по различным критериям, включая название, автора и тематику, позволяет сотрудникам быстро находить необходимую информацию.
• Исчерпывающая информация о книгах: аннотации и отзывы позволяют пользователям делать обоснованный выбор среди множества доступных изданий.

Таким образом, создание и внедрение корпоративной электронной библиотеки является эффективным инструментом для повышения квалификации сотрудников, улучшения взаимодействия в команде и повышения общей продуктивности компании.

Необходимость корпоративной библиотеки в компании

Вопрос о том, нужна ли компании корпоративная библиотека, становится актуальным в контексте современных методов организации знаний и обучения. Рассмотрим, как функции и назначение корпоративной электронной библиотеки сопоставляются с другими сервисами, предоставляющими доступ к знаниям.

Корпоративная электронная библиотека и база знаний

• Сходства: Оба ресурса предоставляют доступ к текстовой и графической информации, поддерживают возможность чтения с различных устройств и содержат материалы, ориентированные исключительно на профессиональные темы.
• Различия: Удобство навигации в базе знаний достигается благодаря гиперссылкам, которые позволяют пользователям быстро переходить к связанным материалам. Хотя в электронных книгах тоже возможны гиперссылки, их использование часто бывает менее интуитивным. Кроме того, в базе знаний могут быть представлены краткие аннотации к материалам, а доступ к ней обычно является бесплатным. Элекронные книги, наоборот, защищены авторскими правами и требуют лицензирования.

Корпоративная электронная библиотека и LMS-системы

• Сходства: Обе системы нацелены на обучение и самообразование сотрудников, предоставляя им доступ к учебным материалам.
• Различия: Learning Management System (LMS) включает в себя интерактивные элементы, такие как обратная связь, геймификация и оценка результатов, что делает процесс обучения более динамичным и вовлеченным.

Корпоративная электронная библиотека и системы управления персоналом

• Сходства: Обе системы организуют процесс обучения сотрудников, помогают отслеживать их прогресс и разрабатывать индивидуальные векторы развития.
• Различия: В отличие от системы управления персоналом, библиотека не предоставляет обратной связи и ограничена в форматах материалов. Отсутствие оценки знаний делает её менее эффективной в некоторых аспектах.

Дополнительно стоит отметить, что корпоративная библиотека предоставляет материалы не только для рядовых сотрудников, но и для руководителей, что способствует повышению общего уровня знаний внутри компании.

Вопрос авторских прав на электронные книги

Организация корпоративной электронной библиотеки требует особого внимания к авторскому праву. Простое приобретение электронных книг и предоставление к ним доступа всем сотрудникам компании может привести к юридическим проблемам.

В рамках российского законодательства, необходимо учитывать три статьи Гражданского кодекса (ГК РФ): 1225, 1259 и 1270. Ключевые моменты включают:

1. Права на произведение: произведение может предоставлять лишь автор или лицо, которому были переданы права. Обычно владельцем прав по лицензионному договору становится издательство, а если это издательство сотрудничает с онлайн-библиотекой, права передаются и этому сервису. Поэтому важно ознакомиться с правами и обязанностями сторон по лицензионному договору, чтобы избежать нарушений.
2. Абонентские подписки: подписка подразумевает доступ к контенту исключительно онлайн и не допускает создания скриншотов или фотографий страниц для дальнейшего использования, так как это будет считаться нарушением.
3. Защита доступа: правообладатель обязан обеспечивать защиту контента от доступа несанкционированных лиц. Если по вине работодателя такой доступ становится возможным (например, прежний сотрудник продолжает иметь доступ), сервис не несет за это ответственности.

Комментарий эксперта. Вопросы авторского права в России остаются сложными и непредсказуемыми. Существует множество прецедентов, когда авторы разрешают использование своих произведений, но правообладатели отказывают в этом, и судебные разбирательства часто не заканчиваются в пользу компании, запускающей электронную библиотеку. Крайне важно приобретать права у реальных правообладателей, потому что авторы в большинстве случаев не имеют на это полномочий. Поэтому обращаться к автору не всегда имеет смысл, лучше связаться с его литературным агентом.

Заключение

Для обучения сотрудников и повышения их профессиональных знаний можно использовать различные инструменты. Хотя книги остаются доступным и наглядным ресурсом, бумажные экземпляры часто требуют значительных затрат, места для хранения и быстро устаревают. Электронные книги и периодические издания могут стать выходом из этой ситуации.

Создание корпоративной электронной библиотеки позволяет сотрудникам получать доступ к книгам в удобных форматах и читать их в любое время — как с компьютера, так и со смартфонов или других устройств. Однако важно организовать библиотеку легальным способом.

Вы можете создать собственную библиотеку, разместив файлы на файлообменниках или серверах компании. Тем не менее, это почти всегда связано с нарушением авторских прав. Чтобы избежать юридических проблем, лучше использовать услуги агрегаторов — сервисов, предоставляющих доступ к электронным книгам различных издательств с возможностью скачивания или чтения по подписке.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).