Методы управления знаниями в компании

Полномасштабное использование накопленного опыта компании является ключевым методом для максимизации её потенциала. Каждый сотрудник обладает уникальными знаниями и опытом, которые могут быть недоступны для его коллег. При наличии правильной структуры управления эти знания можно извлечь, сохранить и сделать доступными для более широкой аудитории в организации.

В данной статье мы рассмотрим методы управления знаниями, которые могут использовать компании, а также подходы к организации работы с персоналом и оценке результатов. Также мы уделим внимание тому, как электронные сервисы могут содействовать в этом процессе.

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями — это дисциплина, сосредоточенная на создании эффективной рабочей и учебной среды, которая способствует непрерывному сбору, обобщению, использованию и повторному применению как организационных, так и индивидуальных знаний с целью создания новой ценности для бизнеса.

Каждая организация имеет свою уникальную базу знаний. При профессиональном управлении на её основе можно создать конкурентные преимущества. Это особенно актуально для организаций, работающих в сфере B2B. Внедрение действенной системы управления знаниями поможет достичь коммерческих целей компании.

Существует два основных типа знаний:

1. Неявные (институционные) знания — это знания, которые не фиксируются и не хранятся в цифровом формате. Они носят процедурный характер и являются частью практического опыта, не зависящего от конкретной личности.
2. Явные знания — это знания, которые задокументированы и доступны для использования. Они могут представляться в бумажной или электронной форме, включая такие материалы, как учебные пособия, инструкции и информация о товарах.

Сотрудники постоянно обновляют свои знания и навыки, что позволяет им лучше понимать цели компании и проблемы клиентов. Однако институциональные знания, которые накапливаются с течением времени, могут быть утеряны, когда сотрудники покидают организацию. Важно установить непрерывный процесс создания, обратной связи и совершенствования знаний, чтобы гарантировать их сохранность и доступность для остальных.

Цели управления знаниями

Основная цель управления знаниями заключается в налаживании связи между сотрудниками, желающими получить информацию или институциональные знания, и теми, кто обладает этими знаниями. Второстепенные цели включают:

• сбор, анализ, обмен и продуктивное использование данных в рамках организации.
• выявление, классификация и передача важных знаний нуждающимся сотрудникам.
• распространение информации и улучшение потока знаний внутри компании.
• обеспечение ясного понимания сотрудниками общих целей компании и их влияния на достижение этих целей.
• превращение личных знаний в материальные активы.
• объяснение ценности предоставляемых сотрудниками услуг и их связи с выгодами для клиентов.

Многие компании осознают свои проблемы в области управления знаниями, но продолжают действовать по старинке. Внедрение системного подхода к управлению знаниями поможет:

• Сохранять конкурентоспособность на рынке.
• Создавать основу для дальнейшего обслуживания клиентов.
• Снизить текучесть кадров.
• Увеличить удовлетворенность как сотрудников, так и клиентов.

Методы управления знаниями

Для эффективного внедрения управления знаниями можно использовать несколько методов. Первым шагом является понимание, какие знания доступны в компании. Для этого необходимо проанализировать командные чаты, группы для обсуждений и другие источники информации, чтобы определить, какие знания и в каком объеме остаются скрытыми. Вот несколько других методов:

• Выборочный сбор и регистрация знаний. Эти знания могут быть собраны в процессе презентаций или интервью, где кратко излагается самая важная информация. В идеале собранная информация должна храниться в цифровом формате, чтобы каждый сотрудник мог в любой момент к ней обратиться.
• Обсуждения и обмен мнениями. Регулярные встречи для обмена идеями и мзжениями помогут предотвратить потерю ценных знаний. Ведение кратких протоколов заседаний также позволяет сохранить важную информацию.
• Внедрение внешних знаний. Почерпнуть новые идеи можно из специализированной литературы, видеороликов или вебинаров, что послужит основой для улучшения внутреннего опыта.

Далее необходимо создать логически структурированную и доступную базу знаний, которая поможет не только в поиске необходимой информации, но и в обучении новых сотрудников. Цифровые инструменты в этом отношении имеют явные преимущества, так как обеспечивают доступ к данным из любого места. При выборе программного обеспечения важно, чтобы оно было интуитивно понятным для каждого сотрудника.

Программное обеспечение для управления знаниями

Цифровые инструменты позволяют организациям систематизировать и обмениваться знаниями, которые сотрудники накапливали на протяжении своей карьеры. При помощи таких решений можно сбор и хранить данные в структурированном формате, что облегчает анализ и помогает руководству принимать важные решения. Наличие четкой структуры знаний помогает выявлять возможности и риски.

Использование программного обеспечения для управления знаниями позволяет стандартизировать внутренние процессы:

• Сокращается объем расходов на печать и улучшается контроль за обработкой информации, так как общение и распространение новостей происходит быстрее.
• Временные затраты на поиск нужной информации значительно уменьшаются благодаря тому, что знания структурированы и легко доступны. Это также способствует оптимизации обучения сотрудников и общей гибкости бизнеса.

Комментарий эксперта. Информационные продукты позволяют быстро ознакомить сотрудников с содержанием регламентов, инструкций, локальных актов, общими правилами и нововведениями компании благодаря возможности размещения файлов в открытом доступе централизованной системы. Документы с персональными сведениями и данными сотрудники и ведомства могут получить по запросу.

Инструменты управления знаниями

Для успешной реализации методов управления знаниями необходимо использовать специализированные инструменты. Их можно разделить на несколько ключевых категорий:

1. Базы знаний и вики: создают центральное хранилище информации, где сотрудники или клиенты могут легко находить и получать доступ к нужным данным.
2. Системы управления документами: обеспечивают создание, хранение и организацию информации в документах, как, например, Google Docs или Яндекс Диск.
3. Инструменты совместной работы: позволяют членам команды выполнять совместные задачи, обмениваться идеями и хранить информацию, связанную с проектами. Включают функции управления проектами и редактирования документов (например, Trello).
4. Инструменты управления личными знаниями: позволяют организовать и обмениваться информацией на индивидуальном уровне, облегчая ведение заметок и архивирование данных, что способствует повышению продуктивности. Примеры включают Evernote.
5. Инструменты вопросов и ответов: предоставляют пользователям возможность задавать вопросы и получать ответы от коллег. Они интерактивны и способствуют коллаборации среди сотрудников, помогая создавать библиотеки ответов на часто задаваемые вопросы.

Комментарий эксперта. Современные продукты имеют возможности интеграции с другими программами, такими как 1С, и могут подключаться к личным кабинетам государственных порталов для обеспечения своевременной отчетности. Мы также готовы реализовывать индивидуальные интеграционные решения по запросу.

Универсальный инструмент: электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭД) представляет собой комплексное решение, которое сочетает в себе функции нескольких отдельных инструментов для работы с документами. Это программное обеспечение, предназначенное для сбора, хранения, организации, извлечения, а также управления электронными документами и файлами в едином централизованном хранилище.

Ключевая идея ЭД заключается в устранении недостатков, связанных с ручным управлением документацией, создавая при этом эффективную и защищенную цифровую среду для обработки документов. Возможности систем электронного документооборота могут значительно варьироваться в зависимости от конкретной платформы, но основными функциями обычно являются:

• создание и сканирование документов.
• организация файлов при помощи системы тегов, метаданных и папок.
• архивирование документов — как вручную, так и автоматически, в соответствии с требованиями по хранению.
• управление версиями документов.
• интеграция с другими системами.
• контроль доступа к информации.
• упрощенная навигация по документам.
• инструменты для совместной работы и оперативного редактирования.
• автоматизация задач и процессов согласования.
• резервное копирование данных.
• протоколы безопасности на уровне корпоративных стандартов.

Системы электронного документооборота предоставляют решение для организаций, которые стремятся оптимизировать управление своими документами, повысить эффективность и безопасность данных. Благодаря использованию функционала ЭД, компании могут не только улучшить свои рабочие процессы, но и обеспечить соблюдение нормативных требований, а также повысить общую производительность.

С развитием технологий решения в области электронного документооборота продолжают совершенствоваться. В числе будущих тенденций можно выделить:

• Интеграцию искусственного интеллекта (AI) и машинного обучения для повышения эффективности классификации и извлечения документов, а также автоматической метки информации.
• Применение роботизированной автоматизации для выполнения повторяющихся задач в рамках документооборотных процессов.
• Расширенную аналитику и визуализацию данных для анализа метаданных документов и выявления шаблонов использования.
• Использование облачных решений, обеспечивающих большую масштабируемость, доступность и экономическую эффективность.
• Интеграцию с новейшими технологиями, такими как блокчейн, для повышения уровня безопасности документов и проверки их подлинности.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Управление знаниями с помощью электронного документооборота предлагает целый ряд значительных преимуществ:

• Оптимизация обмена знаниями как внутри команды, так и в компании в целом.
• Повышение эффективности совместной работы.
• Защита интеллектуальной собственности и критически важной информации компании.
• Максимальное использование потенциала человеческого капитала.
• Улучшение корпоративной культуры и стимулирование креативности.
• Эффективное управление большими объемами данных.
• Точное измерение прогресса бизнеса и адекватное целеполагание.

Электронный документооборот в сфере кадровых операций

Управление кадровыми знаниями является неотъемлемым аспектом для любой организации. Это связано с тем, что кадровые службы хранят критически важную информацию о сотрудниках, от данных о страховании и льготах до корпоративных политик, доступ к которой позволяет поддерживать эффективное функционирование бизнеса.

Электронный документооборот в области управления персоналом подразумевает эффективное обращение со всеми данными, связанными с сотрудниками компании. Это включает в себя:

• Документы, относящиеся к подбору персонала: объявления о вакансиях, описания должностей, заявления, резюме, заметки по итогам собеседований и тестов.
• Записи о трудоустройстве, документы об образовании, трудовые соглашения, приказы о приеме на работу и личные данные сотрудников.
• Соглашения с работниками: подписанные инструкции, соглашения о конфиденциальности, кадровая политика.
• Информация о здоровье и льготах: документы о состоянии здоровья сотрудников и запросы на отпуск.
• Медицинские справки и записи о посещениях врачей.
• Записи о работе сотрудников: оценки эффективности, информация о компенсациях, документы по карьерному росту, дисциплинарные меры, различные рекомендации и записки о безработице.
• Финансовая информация: табели учета рабочего времени, платежные ведомости и налоговые формы.
• Записи о заявках на отпуск и подтверждающей документации.
• Данные о технике безопасности и инцидентах: отчеты о несчастных случаях, сведения о компенсациях работникам, обучающие материалы.
• Учебные программы и тренинги.

Комментарий эксперта. Внедрение кадровых решений обеспечивает безопасность управления документами и соблюдение конфиденциальности как коммерческих, так и персональных данных. Для этого мы применяем технологию криптографического доступа к информации с использованием средств, прошедших аккредитацию.

Неправильное распределение информации и ответы на запросы могут занимать чрезмерно много времени у команды HR, что отвлекает от более важных задач. Внедрение системы управления кадровыми знаниями предоставляет HR-отделам возможность сэкономить время, упростив процесс поиска информации и ответы на запросы, что в конечном итоге повышает продуктивность и эффективность работы.

Заключение

Внедрение системы управления знаниями способно существенно улучшить взаимодействие между сотрудниками, устраняя потенциальные пробелы при увольнении и сохраняя ценные знания в организации. Когда сотрудники имеют доступ к процессам и передовым практикам компании, они могут быстро приступить к выполнению своих обязанностей, сокращая время, затрачиваемое на официальные обучения.

Электронный документооборот положительно повлияет на эффективность всей организации, если будет правильно реализован в кадровых процессах. Предприятия, управляющие своими знаниями, способны обеспечить высокую удовлетворенность клиентов благодаря подготовленным и осведомленным сотрудникам, которые предоставляют качественные услуги и решения. Внедрение ЭД является важным шагом к оптимизации процессов управления документами, улучшению совместной работы и повышению уровня защиты информации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).