Методы управления знаниями

Эффективное управление информацией и контроль за её потоками являются важными составляющими успеха любой компании. Понятие «управление знаниями» пришло к нам из английского языка и обозначает процессы, связанные с отбором, применением и распространением определённого объёма знаний, обеспечивая его доступность для всех сотрудников организации.

В данной статье мы обсудим методы управления знаниями в организациях, способы повышения их эффективности со стороны работодателя, а также преимущества использования электронных сервисов и программного обеспечения.

Цели и преимущества управления знаниями

Одним из основных активов любой компании считается тщательно отобранная информация. Если система обмена данными функционирует бесперебойно, это указывает на максимальную эффективность бизнес-процессов. Эксперты выделяют следующие преимущества управления знаниями:

• Обеспечение доступа к информации, важной для бизнеса.
• Сокращение времени на принятие решений во всех подразделениях.
• Улучшение взаимодействия между сотрудниками и подразделениями.
• Применение различных методов для генерации идей.
• Снижение количества ошибок в данных благодаря тщательной проверке информации.
• Структурирование процесса обучения кадров.

Руководство компаний сталкивается с множеством задач, среди которых не только развитие внешних связей, но и улучшение качества внутренних процессов. Внедрение программ, нацеленных на повышение компетенции работников, способствует формированию эффективного кадрового резерва.

Как показывает практика, основные методы управления знаниями основываются на использовании информационных технологий, в то время как бумажные носители становятся менее актуальными.

Комментарий эксперта. Рекомендуется переводить формализованные знания — информацию, которая должна передаваться в конкретной и неизменной форме — в электронный формат. Это повысит удобство использования и обеспечит большую сохранность документов.

Группы знаний

Знания, передаваемые внутри компании, можно разделить на две основные группы:

1. Явные знания. Это тот вид знаний, который сотрудники могут передавать друг другу. К ним относятся отчёты, результаты анализа, деловая документация и формы запросов. Если информация может быть зафиксирована в письменной или другой форме, её можно отнести к явным знаниям.
2. Неявные знания: Это данные, основанные на личном опыте сотрудников и их индивидуальных способностях к генерации идей. Неявные знания не фиксируются и передаются преимущественно в процессе общения.

Участие в тренингах и вебинарах может служить отличной возможностью для получения неявных знаний, позволяющих освоить практические методы их применения.

Главное различие между двумя типами знаний заключается в наличии чёткой формулировки в первом случае и её отсутствии во втором. Сотрудники могут получать доступ к явным знаниям в виде инструкций, методических рекомендаций и других материалов, созданных на основе систематизированной информации.

Когда система управления знаниями в компании налажена, сотрудники без особых усилий смогут находить необходимую информацию и использовать её для выполнения рабочих задач. Для этого следует создать специализированное хранилище с открытым доступом для всех заинтересованных лиц.

Комментарий эксперта. Налаживание системы передачи и обмена знаниями между сотрудниками различных подразделений поможет оптимизировать бизнес-процессы и увеличить эффективность компании как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Знания, полученные от новых сотрудников, могут стать дополнительным источником информации для всего коллектива. В результате компания выигрывает путь создания рабочего места для высококвалифицированного специалиста и расширения своего внутреннего знания.

Выбор методов в зависимости от типа знаний

Процесс управления знаниями включает проверенные технологии менеджмента, которые актуализируются в современных условиях. Для достижения целей применяется простая схема, состоящая из следующих основных этапов:

1. Сбор данных — проверка достоверности и добавление новых пунктов для ясности.
2. Анализ информации — установление связей и формализация деталей.
3. Решение задачи — составление плана практического применения для достижения конкретных целей.
4. Реализация проекта — внедрение практик и их модификация в соответствии с новыми условиями.

При организации процесса руководство сталкивается с различными трудностями, которые невозможно преодолеть без внедрения специальных методов, относящихся к трем основным группам. Каждая из них требует подробного анализа.

Методы управления формализованными знаниями

Современные информационные технологии обеспечивают эффективную систему хранения данных и упрощают операции их применения. Существуют различные инструменты для распространения точных знаний, среди которых наиболее популярны:

• Базы данных, содержащие описание актуальных проблем и способы их решения, а также потенциальные ситуации, требующие особого подхода.
• Системы управления локальными документами, включающие правила хранения в электронном виде, индексирование и организацию доступа к документам.
• Поиск необходимых документов или их частей по запросам пользователей по всем базам данных.
• Оперативное предоставление источников информации.
• Аналитические инструменты для выявления закономерностей в базах данных с использованием статистики и математических моделей.
• Экспертные системы, зачастую функционирующие на базе искусственного интеллекта.

Важно отметить, что перечисленные инструменты могут использоваться как по отдельности, так и в комбинации. Для достижения максимальной эффективности их интеграция в бизнес-процессы должна быть тщательно продумана, а методы — адаптированы под корпоративную информационную систему.

Выбор методов

Как инструменты, основанные на IT-технологиях, так и методы, подразумевающие личное взаимодействие, могут быть эффективными для управления неформализованными знаниями. В условиях для обмена информацией можно организовать неформальное общение, проводить сотрудники, собеседования и корпоративные мероприятия.

Примеры часто используемых IT-инструментов включают: электронную почту, телефонию, участие в онлайн-конференциях, а также использование социальных сетей и блогов для обмена информацией.

Кроме того, организация может создать условия для:

• ознакомления работников с системами реализации лучших практик.
• взаимодействия с представителями профессиональных сообществ.
• наставничества и менторства.

Эти инструменты укрепляют межличностные коммуникации, упрощая процесс управления знаниями на всех этапах развития бизнеса.

Узкоспециализированные методы

Данные методы предназначены для управления знаниями с четкой направленностью. Их как правило используют специалисты, обладающие определенными знаниями, в которых большинство сотрудников не нуждается. Такие подходы становятся актуальными, если необходимо перейти к более сложной формализации знаний, которые ещё не задокументированы.

Использование этих инструментов целесообразно, если компания располагает ключевой информацией, рассматриваемой как коммерческая тайна. Для предотвращения утечки данных из-за ухода сотрудников применяются специализированные программные решения, позволяющие сохранить уникальные знания внутри одной системы.

Комментарий эксперта. Выбор методов управления информацией зависит от различных факторов, включая возможности компании и стратегические цели руководства. Для быстрого достижения результатов следует рассмотреть комбинацию наиболее подходящих инструментов управления как формализованными, так и неформализованными знаниями.

Популярные инструменты управления знаниями

В современных компаниях применяются разнообразные методики управления знаниями, которые варьируются от хорошо зарекомендовавших себя решений, использующихся на протяжении многих десятилетий, до более новых подходов, появившихся на рынке относительно недавно. Все эти инструменты нацелены на активное взаимодействие среди сотрудников, объединенных общими целями. Среди них особо выделяется принцип «Сообществ практики» (Communities of Practice), который подразумевает обмен знаниями и опытом между работниками, стремящимися улучшить свои навыки в определённой области.

Важным инновационным методом является техника «Negative Brainstorming», основанная на использовании нестандартных вопросов с обратной формулировкой. Этот подход способствует генерации креативных идей за считанные минуты. Частые совещания и планерки, организованные для поиска оптимальных решений задач, получили название «Open Space Technology». Этот инструмент не только улучшает внутренние отношения в коллективе, но и способствует быстрому обмену знаниями.

Также стоит упомянуть о методе «Peer Assist», предполагающем групповое обучение и подготовку к проекту, где участники обсуждают различные мнения по актуальным проблемам. Такой подход позволяет извлечь ценный опыт и избежать ошибок в дальнейшем. Для выявления заинтересованных сторон, с которыми необходимо развивать взаимодействие в будущем, используется «Stakeholders Management».

Не менее важно привлечение знаний извне. Полученная информация должна проходить через строгий отбор, чтобы выделить те данные, которые могут быть применимы в данном бизнесе или проекте.

Роль ответственных лиц в управлении знаниями

В небольших компаниях управление знаниями часто берёт на себя топ-менеджер. Для успешного выполнения этой функции необходимо уделить время, чтобы внедрить управление знаниями в общее русло фоновых обязанностей. В более крупных организациях данная роль чаще всего отводится специально назначенным лицам, обычно называемым менеджерами по управлению знаниями. Их основная задача заключается в анализе, формировании и оптимизации концепции управления информацией, необходимой для эффективного ведения бизнеса. Использование накопленных знаний позволяет улучшить процессы, что, в конечном счете, способствует увеличению прибыли компании.

Менеджер по управлению знаниями определяет, какая информация будет полезна для роста конкретной организации, выбирает эффективные инструменты, выявляет экспертов с необходимыми навыками для оптимизации бизнес-процессов и разрабатывает методы обмена знаниями, которые будут понятны другим сотрудникам.

Специалисты на практике реализуют поставленные стратегии и регулярно проводят анализ промежуточных результатов. Это позволяет эффективно оценивать целесообразность применения различных подходов и выявлять факторы, положительно воздействующие на достижение поставленных целей.

Правила эффективного использования системы

Первоначально необходимо создать единую базу данных, в которой будет размещена вся актуальная информация. Хотя в компании может быть несколько хранилищ данных, важным условием является наличие единой платформы. Знания могут быть представлены в различных форматах, включая сообщения из переписок с клиентами, техническую документацию, рекомендации руководства и ссылки на социальные сети.

Комментарий эксперта. Рекомендуется постоянно оптимизировать базы данных на каждом этапе реализации проектов. Этот процесс включает в себя добавление необходимых знаний и обновление устаревшей информации. Статьи должны быть организованы по разделам для удобства поиска. Развитие базы данных может быть вызвано как внутренними изменениями, так и появлением новых технологий или трендов.

Для расширения базы знаний полезно подробно изучить интересы потенциальных клиентов. Информацию по разнообразным каналам следует сделать доступной для всех заинтересованных лиц. Некоторые компании ограничивают права пользователей, исключая возможность доступа к базе данных. Рекомендуется установить лимиты на создание новых проектов и определить, какие подразделения смогут работать с информационными продуктами.

Грамотно организованная система управления знаниями позволяет распредилить полномочия между специалистами различных уровней. Некоторые из них смогут добавлять информацию в базу данных, однако источники, из которых будут черпаться данные, должны быть заранее определены. Проверка и систематизация знаний также находятся под контролем специалиста, ответственного за проект.

Для того чтобы получить значительное преимущество перед конкурентами и занять лидирующие позиции на рынке, важно предоставлять сотрудникам полную информацию о продуктах. Это поможет им стать экспертами в своей области.

Чтобы донести до всех участников проекта его цели и задачи, а также ознакомить их с планом реализации, полезно использовать схемы и наглядные пособия. Они помогают лучше понять объем работ и стадии их выполнения. Некоторые платформы позволяют получать обратную связь от ответственных лиц о ходе реализации программы.

Заключение

Управление знаниями требует постоянного контроля качества информации. Для этого необходима аналитика и подготовка отчетности, позволяющие выявить пробелы в знаниях путем оценки применения и успешности использованных методов. Применение поисковых систем для анализа запросов также поможет определить, какие из них не приносят ожидаемых результатов.

Внедрение стандартов не является обязательным, и решение по этому вопросу принимает руководство каждой компании в соответствии с ее внутренней стратегией. Применение принципов ISO направлено на оптимизацию процессов управления знаниями без излишних затрат времени на поиск новых методов. Международные стандарты станут весомым аргументом для повышения эффективности любого бизнеса.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).