Nopaper: обзор сервиса

Nopaper — это современный сервис электронного документооборота, который позволяет организациям избавиться от бумажной документации и упростить рутинные процедуры. Данный сервис доступен как в виде мобильного приложения для смартфонов и планшетов, так и в веб-версии, что дает возможность просматривать документы на компьютере в привычном формате. Это делает Nopaper удобным инструментом для работы с документами в любое время и в любом месте.

Зачем нужен Nopaper?

Nopaper подходит широкому кругу пользователей, включая компании, которым необходимы эффективные решения для документооборота. Узнайте, какие функциональные возможности предоставляет сервис и как организовать работу с электронными документами.

Одной из ключевых функций Nopaper является возможность получения электронной цифровой подписи непосредственно на мобильное устройство, избавляя пользователей от необходимости носить с собой токены или флеш-накопители. Приложение позволяет быстро подписывать цифровые версии документов, придавая им юридическую силу, равнозначную традиционной подписи на бумаге.

Комментарий эксперта. Существуют документы, которые нельзя оформлять в электронном виде. Это заявление на увольнение, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для них установлена обязательная бумажная форма, так как ее сложнее подделать – эта мера введена для защиты интересов сотрудников. Практически все остальные виды документации можно подписывать цифровой подписью.

Прежде чем выпустить электронную подпись, сервис проверяет личность пользователя. Для этого необходимо пройти процесс идентификации, который включает фотографирование паспорта и загрузку изображения на сервер; система проверяет подлинность документа, что приводит к успешной верификации пользователя. Все данные пользователей защищены в соответствии с требованиями Федерального закона 152-ФЗ «О защите персональных данных», что гарантирует их безопасность.

Электронная подпись в Nopaper

С помощью Nopaper можно подписывать разнообразные виды документов, среди которых:

• документы для взаимодействия с контрагентами: это могут быть договоры, соглашения, заявки, технические задания, письма и другие важные документы. Электронная подпись позволяет значительно сэкономить время, обеспечивая возможность удаленной подписи.
• банковские документы: включает соглашения и различные заявления, что упрощает и ускоряет финансовые операции.
• локальные нормативные акты: это документы, необходимые для обеспечения внутреннего документооборота в организации, такие как графики работы, расчетные листки, заявления на отпуск и отчеты.

Таким образом, через Nopaper можно подписывать до 99% документации, использующейся в бизнес-процессах.

Ограничения в использовании электронных подписей

По мнению экспертов, есть определённые документы, которые не могут быть оформлены в электронном виде, такие как заявления на увольнение и акты несчастных случаев на производстве. На них законодательно установлены обязательные бумажные формы, чтобы избежать подделки и защитить интересы работников. Однако большинство других документов можно подписывать цифровой подписью, что упрощает ведение документооборота.

Принципы работы электронной подписи в Nopaper

Использование Nopaper позволяет вести документооборот без необходимости установки специального ПО или настройки рабочего места. Подписание документов в электронном виде избавляет от необходимости распечатывать их и отправлять курьером, что существенно ускоряет бизнес-процессы и снижает затраты.

Электронная подпись в приложении создается с помощью криптографических методов, что позволяет точно установить личность ответственного лица и проверить, были ли внесены изменения в документы.

Сервис предоставляет неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Чтобы НЭП приобрела юридическую силу, пользователю необходимо подписать соглашение с контрагентом, признающее это решение равнозначным собственноручной подписи. Это уже предусмотрено в Nopaper, так как при регистрации подписывается соглашение, подтверждающее использование НЭП.

В результате электронные документы имеют юридическую силу, и в случае спора подписанные документы принимаются судами и государственными органами.

Особенности и преимущества сервиса Nopaper

Nopaper доступен для устройств на платформах Android и iOS, а также в веб-формате для работы на компьютерах. Приложение обеспечивает защиту данных пользователей с помощью протокола HTTPS и соответствует требованиям российского законодательства, что подтверждает его внесение в Единый реестр программ Минкомсвязи.

Некоторые ключевые преимущества включают:

• Многофакторная авторизация: уровень безопасности увеличивается за счет нескольких этапов подтверждения личности, что исключает несанкционированный доступ.
• Облачное хранилище: возможность отправки файлов в облачное хранилище позволяет экономить место на устройстве и защищает документы от потери.
• Удобная работа с документами: поддержка форматов Word и PDF, функции чтения, редактирования и печати делают работу с документами максимально удобной.
• Квалифицированная техническая поддержка: быстрая помощь в случае сбоев или вопросов.
• Бесплатная цифровая подпись: не требуется обращение в удостоверяющий центр для получения подписи, так как она является неквалифицированной.

Однако у сервиса также есть некоторые ограничения, такие как отсутствие возможности обмениваться документами с другими системами электронного документооборота и невозможность получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) через Nopaper. КЭП требует оформления в удостоверяющем центре, что ограничивает использование для подписания трудовых договоров и некоторых других документов.

Кому подойдет Nopaper?

Программа будет особенно полезна для компаний с удаленными сотрудниками. Удаленный формат работы, особенно в условиях растущей популярности работы из дома, позволяет экономить на аренде помещений и поддерживать высокую продуктивность.

С Nopaper можно эффективно решать ряд повседневных задач:

• обмен документами между филиалами и сотрудниками в разных городах без необходимости использования почтовых услуг;
• упрощение взаимодействия с персоналом из других регионов благодаря созданию локальных нормативных актов и упрощенному обмену информацией;
• гарантированная подлинность документов: приложение обеспечивает юридическую силу документации и защищает от возможных изменений;
• подписание договоров с физическими лицами, что облегчает сотрудничество и позволяет заключать соглашения онлайн без личной встречи.

Важно учитывать, что Nopaper не предназначен для официального взаимодействия с государственными органами, где требуются квалифицированные электронные подписи.

Комментарий эксперта. Нужно учитывать, что приложение Nopaper не рассчитано на взаимодействие с государственными органами. Практически для всех видов документов в этом случае требуется квалифицированная подпись КЭП, а ее получить через это приложение нельзя. Для этой цели потребуется получить электронную подпись в удостоверяющем центре: на предоставляется платно при личном обращении.

Работа с сервисом Nopaper довольно проста: пользователи могут освоить его функциональность за считанные часы, а перевод на электронный документооборот займет всего несколько дней. Все операции производятся онлайн, не требуя визитов в любые учреждения. Пользователь заполняет регистрацию, проходит аутентификацию в приложении и загружает фотографию своего паспорта. После проверки и оплаты по выбранному тарифу пользователю открывается доступ ко всем возможностям сервиса.

Процесс подписания документов в системе Nopaper

Подписание документов с помощью приложения Nopaper осуществляется просто и эффективно. Рассмотрим основные этапы этого процесса:

1. Подготовка документа. Пользователь создаёт документ, используя форматы .docx или .pdf. После этого следует загрузить его в приложение.
2. Электронная подпись. На загруженную цифровую версию документа накладывается электронная подпись. Процесс занимает всего 5 минут, после чего вносить изменения в документ становится невозможно.
3. Отправка и хранение. Подписанный документ можно отправить контрагенту в электронном виде или распечатать. Также доступна возможность загрузки документа в облачное хранилище. Важно отметить, что полученная цифровая версия документа обладает такой же юридической силой, как и традиционный бумажный носитель.

Таким образом, использование Nopaper позволяет значительно сократить объем документооборота на бумажных носителях при взаимодействии с контрагентами. Это приводит к снижению расхода бумаги в офисе, уменьшению затрат на канцтовары и заправку принтеров.

Дополнительные возможности для крупного бизнеса

Сервис Nopaper ориентирован не только на малые и средние предприятия, но и на крупный бизнес, предлагая специальные тарифы для максимально удобного электронного документооборота. Основные функции, доступные для больших организаций, включают:

• Интеграция с 1С. Приложение оснащено готовым конвектором для импорта бухгалтерских и кадровых документов. Nopaper совместим с различными модулями 1С, что упрощает взаимодействие с сервисом для крупных компаний.
• Расширенный API. Гибкая архитектура системы позволяет быстро обновлять и обрабатывать загруженные данные.
• Множественное подписание документов. Данная функция оптимизирует рутинные операции, позволяя сократить время на их выполнение и повысить общую эффективность работы персонала.
• Брендирование приложения. Крупные организации могут настраивать визуальную оболочку приложения в соответствии со своим фирменным стилем.
• Индивидуальная доработка функционала. Приложение можно адаптировать под специфические задачи конкретного предприятия, что делает его ещё более удобным и эффективным.

В результате использование Nopaper помогает решать задачи по организации удаленного взаимодействия с контрагентами. Неквалифицированные электронные подписи (НЭП) принимаются налоговыми органами при подписании большинства бухгалтерских документов, где не требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это позволяет оформлять значительную часть документации исключительно в электронной форме, исключая необходимость использования бумажных версий.

Комментарий эксперта. Внедрение сервиса электронного документооборота на предприятии может привести к значительной экономии, особенно для крупных организаций с высокой интенсивностью служебной переписки и необходимостью взаимодействия с множеством контрагентов. Установка приложения Nopaper на мобильные устройства сотрудников поможет устранить лишние расходы и сэкономить время.

Стоимость использования цифровой подписи

Стоимость использования цифровой подписи варьируется в зависимости от выбранного тарифа и характера взаимодействия:

• для малого бизнеса: рекомендуется стандартный тариф, включающий 150 подписей, что достаточно для нескольких месяцев работы.
• для предприятий среднего размера: доступен тариф, предусматривающий до 3000 подписей, что позволяет работать с большим объемом документации при относительно низких затратах.
• для крупного бизнеса: специальный тариф предлагает неограниченное количество подписей на протяжении 12 месяцев. Приложение можно адаптировать под специфические требования компании, включая опцию брендирования.

Работа с контрагентами, которые также используют Nopaper для электронного документооборота, значительно упрощается. Однако возможны сложности, если у них уже есть собственная система ЭДО, так как приложение на данный момент не поддерживает роуминг. В будущем планируется расширение функционала для улучшения взаимодействия.

Заключение

Приложение Nopaper представляет собой эффективное решение для подписания цифровых документов с соблюдением российского законодательства. Использование этого сервиса позволяет значительно сократить объем бумажной документации в организациях любых масштабов, ускоряя бизнес-процессы и повышая их эффективность. Компании получают возможность эффективно взаимодействовать с контрагентами из разных городов и регионов без необходимости почтовой пересылки документов.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать)