Сотрудники отдела кадров ежедневно работают с разнообразными информационными системами, сервисами, ресурсами и программами. В условиях перехода к электронному документообороту становится особенно актуальным применение систем кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Системы КЭДО отличаются от традиционных систем кадрового делопроизводства тем, что они обладают специальным функционалом, предназначенным в первую очередь для внутреннего учёта (составление, согласование и утверждение кадровой документации, а также её подписание с помощью электронной подписи) и внешнего обмена информацией (предоставление отчетности в Пенсионный фонд, Центр занятости, Росстат и военкоматы).
Давайте подробнее рассмотрим, что из себя представляет система КЭДО и как она может быть полезна специалистам отдела кадров и руководителям компаний.
Определение и назначение системы КЭДО
Система КЭДО – это специализированная информационная система, нацеленная на работу с кадровой документацией в электронном формате. Она используется как для внутреннего документооборота, так и для обмена информацией с государственными органами. Внутри организации система решает следующие задачи:
- использование как типовых форм, так и создание собственных шаблонов основных кадровых документов, таких как приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и инструкции;
- регистрация, хранение и поиск необходимых документов;
- создание маршрутов согласования документов и отслеживание статуса выполнения;
- подписание электронных документов с использованием соответствующих электронных подписей.
При взаимодействии с государственными органами система КЭДО обеспечивает:
- подготовку отчетов в соответствии с актуальными изменениями законодательства;
- отправку отчетов в Пенсионный фонд, Росстат и Центр занятости, а также передачу данных о военнообязанных сотрудниках в военкомат;
- запросы на получение выписок из органов власти;
- передачу дополнительных сведений и обновлений по сотрудникам в соответствующие инстанции.
Системы КЭДО могут быть как государственными (такие как «Работа в России»), так и коммерческими решениями (например, СБИС, Контур КЭДО, Elma365 КЭДО). В некоторых случаях возможна разработка системы «под ключ» по запросу работодателя, что предоставляет максимальную гибкость и функциональность, хотя и требует значительных временных и финансовых затрат.
Ниже рассмотрим основные характеристики и функционал нескольких популярных систем, включая портал «Работа в России» и ряд коммерческих решений.
Портал «Работа в России»: преимущества и недостатки
Запущенный в 2021 году в рамках эксперимента по электронному документообороту в сфере трудовых отношений, портал «Работа в России» стал доступен для всех работодателей. Для начала работы достаточно зарегистрировать сотрудников и получить электронные подписи.
Портал «Работа в России» включает в себя множество подсистем, среди которых выделяется подсистема «Электронный кадровый документооборот», разработанная для создания, подписания, использования и хранения кадровой документации в электронном виде без необходимости дублирования на бумажных носителях.
Особенности системы:
- поддержка различных видов электронной подписи (усиленной квалифицированной, неквалифицированной) как для работодателя, так и для сотрудников;
- удобный доступ к документам через личный кабинет для сотрудников и работодателей;
- полное взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами;
- автоматизированная выгрузка документов и использование шаблонов кадровых документов;
- поддержка работы с различных устройств, включая мобильные.
Преимущества:
- бесплатный доступ ко всем функциям системы «Электронный кадровый документооборот»;
- наличие дополнительных функций, таких как поиск соискателей и взаимодействие с государственными службами;
- веб-решение, не требующее установки программного обеспечения;
- бессрочное хранение документов;
- простота регистрации через портал «Госуслуги» для сотрудников.
Недостатки:
- ограниченный функционал в плане автоматизации процесса кадрового делопроизводства;
- сложности в контроле ответов от множества сотрудников;
- процессы загрузки и выгрузки документов осуществляются вручную;
- подходит в основном для малых компаний и индивидуальных предпринимателей.
Комментарий эксперта. Если компания еще не перешла на КЭДО, то вариант «попробовать бесплатную систему, а потом уже решить» на примере «Работа в России» не самый лучший вариант. Мы рекомендуем ознакомиться с коммерческими системами, хотя бы на уровне бесплатного тестового периода. Функции ЭДО портала «Работа в России» очень ограничены, автоматизация кадровых процессов налажена плохо, поэтому получить представление о КЭДО в целом точно с его помощью не получится. Данный портал поможет лишь небольшим компаниям.
Коммерческие системы КЭДО
На российском рынке представлено множество коммерческих систем для кадрового электронного документооборота. Рассмотрим несколько из них:
СБИС
Система СБИС представляет собой гибкую экосистему, подходящую для среднего и крупного бизнеса. Она позволяет организовывать электронный документооборот, управлять персоналом и автоматизировать рекрутинговые процессы. Важные особенности:
- полный набор функционала для работы с кадровыми документами;
- поддержка всех типов электронных подписей;
- интеграция с другими информационными системами и государственными органами;
- пользовательский интерфейс с доступом к личному кабинету через мобильное приложение.
Преимущества:
- наличие мобильного приложения для сотрудников.
- простота использования.
- конкурентоспособные тарифы.
Недостатки:
- сложный интерфейс для кадровиков.
- платные услуги по внедрению и переносу документов.
Контур КЭДО
Этот модуль для кадрового электронного документооборота идеально подходит для бизнеса, желающего вести все процессы в одной экосистеме. Особенности:
- простота подписания документов сотрудниками.
- доступность как веб-решения, так и мобильного приложения.
- надежное хранение данных на российских серверах.
Преимущества:
- удобный интерфейс без лишних функций.
- круглосуточная техническая поддержка.
- простота в эксплуатации.
Недостатки:
- ограниченное число поддерживаемых электронных подписей.
- инфраструктура только на облачной платформе.
Внедрение системы КЭДО, будь она государственной или коммерческой, является важным этапом в переходе к современным технологиям управления кадровым учетом. Каждая система имеет свои особенности, преимущества и недостатки. Поэтому перед выбором решения важно внимательно проанализировать потребности бизнеса, чтобы подобрать оптимальную платформу для эффективного и безопасного электронного документооборота.
Elma365 КЭДО: многофункциональная система для управления персоналом
Elma365 КЭДО – это многофункциональный инструмент, сочетающий в себе элементы управления персоналом и BPM-систему, а также модуль для кадрового электронного документооборота, который автоматизирует процессы приема на работу и управления кадровой документацией.
Ключевые особенности Elma365 КЭДО:
- Базовая версия системы. Elma365 предлагает функционал для автоматизации трудоустройства и оцифровки бумажных документов. Система позволяет формировать, подписывать и учитывать кадровые документы в электронном формате. Дополнительно доступны специализированные пакеты, такие как «КЭДО – Командировки» для упрощения организации служебных поездок и контроля действий сотрудников (от подачи служебной записки до отчета по авансовым расходам), а также пакет «КЭДО – Отпуска» для управления графиками отпусков.
- Гибкость маршрутов согласования. Система поддерживает низкокодовые инструменты, позволяя легко изменять маршруты согласования документов на любом этапе и создавать новые маршруты с любым количеством участников.
- Шаблоны и конструктор документов. Elma365 предлагает удобные инструменты для работы с типовой документацией, соответствующей установленным в России формам, а также возможность адаптировать эти формы и разрабатывать собственные документы.
- Точное распознавание документов. Система обеспечивает высокую точность распознавания документов, таких как паспорта, СНИЛС и военные билеты, что помогает минимизировать ошибки при вводе данных вручную.
- Интеграция с 1С:ЗУП. Elma365 КЭДО поддерживает автоматическую передачу информации по штатному расписанию, что упрощает взаимодействие с другой учетной системой.
Преимущества системы Elma365 КЭДО:
- доступна в двух версиях: SaaS (облачная) и On-Premise (локальная), что позволяет выбирать наиболее подходящий вариант в зависимости от потребностей работодателя.
- простой и интуитивно понятный графический интерфейс упрощает работу кадровиков и других сотрудников.
- более 25 заранее подготовленных сценариев для решения типичных задач, что делает систему универсальной и подходящей для различных организаций.
Недостатки:
- чтобы использовать функции, связанные с учетом отпусков и командировок, необходимо приобрести дополнительные пакеты расширения, которые дополняют функционал базового предложения Elma365 КЭДО.
- в системе отсутствует мобильное приложение с личным кабинетом для сотрудников.
- для небольших компаний стоимость тарифов может показаться довольно высокой.
Критерии выбора кадрового портала
При выборе системы кадрового электронного документооборота стоит учитывать несколько ключевых критериев:
- Функционал для работы с электронными документами. Обязательно наличие шаблонов документов, конструктора документов и настройки маршрутов. Важно, чтобы система обеспечивала простой контроль статуса документов, к примеру, через уведомления по электронной почте.
- Дополнительные функции. Многие системы КЭДО предлагают отдельные модули для автоматизации рекрутинга, управления персоналом, совместного проектирования, аналитики и отчетности, что может быть полезно для более комплексного подхода к управлению кадровыми процессами.
- Возможность доработок. Наличие дополнительных модулей, которые можно устанавливать по мере необходимости, является значительным плюсом. Также желательно, чтобы система поддерживала интеграцию с такими решениями, как SAP и API.
- Интеграция с другими системами. Поддержка интеграции с популярными системами учёта, такими как 1С, значительно упростит рабочие процессы и снизит вероятность ошибки при передаче данных.
- Тарифы. Варианты оплаты часто определяются по количеству пользователей, версии (SaaS или On-Premise) и необходимому функционалу. Почти все разработчики кадровых систем предлагают возможность бесплатного тестирования.
Вопросы и ответы
Потребуется ли платить за оформление электронной подписи для сотрудников в системе КЭДО?
Обычно системы КЭДО включают возможность получения простой электронной подписи для сотрудников бесплатно. Однако следует уточнять условия выпуска удостоверений на электронную подпись у самого разработчика. Выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи требует обращения в аккредитованный удостоверяющий центр с личным присутствием сотрудника.
Могут ли документы потеряться при использовании облачной системы КЭДО?
Документы не могут физически потеряться, однако исключать форс-мажорные обстоятельства нельзя. Рекомендуется периодически создавать резервные копии важных кадровых документов на локальных серверах.
Долго ли проходит внедрение системы КЭДО?
Процесс внедрения довольно быстрый. Использование веб-версии исключает необходимость установки и настройки программного обеспечения. Загружать документы в систему можно в зависимости от их количества, а обучение сотрудников обычно занимает один-два дня. Кроме того, системы предлагают техническую поддержку.
Заключение
При переходе на услуги кадрового электронного документооборота работодатели могут выбирать между бесплатной государственной информационной системой на базе «Работа в России» или коммерческой платформой КЭДО. Основная функция этих систем заключается в обслуживании электронных документов, включая их создание и согласование, с возможностью настройки маршрутов и подписания электронной подписью. Дополнительные функции могут предоставляться в базовых тарифах, в качестве настраиваемых платных модулей или могут отсутствовать вовсе.
