Обзор сервиса Астрал iКЭДО

Без рубрики

Компания «Астрал», располагающаяся в Москве, предлагает уникальный сервис электронного документооборота для кадровой работы под названием Астрал iКЭДО. Этот инструмент предназначен для оптимизации обработки электронных документов, а также для упрощения процесса массового выпуска электронных подписей для сотрудников. Астрал iКЭДО полностью соответствует российскому законодательству и включен в реестр российских программ, зарегистрированный 14 февраля 2022 года под номером 15170. Все сервера, на которых размещаются данные, находятся на территории Российской Федерации.

Изучите, какие основные преимущества и функции предлагает система Астрал iКЭДО, кому она больше всего подходит, а также какие недостатки имеет данное программное обеспечение.

Особенности Астрал iКЭДО

Система Астрал iКЭДО предоставляет необходимый функционал для организации кадрового электронного документооборота. Однако стоит отметить, что дополнительные возможности для управления персоналом, совместной работы над документами или обучения сотрудников в рамках платформы отсутствуют. Это решение будет наиболее полезным для средних и крупных компаний, имеющих дочерние подразделения и значительное количество удалённых сотрудников. Астрал iКЭДО помогает существенно сократить время, затрачиваемое на согласование и подписание электронных документов внутри организации.

Основные функции сервиса Астрал iКЭДО:

  1. Подписание документов с любого устройства. Сотрудники могут подписывать документы не только с рабочих компьютеров, но и с мобильных устройств, если у них есть доступ в интернет. Для этого не требуется установка дополнительных приложений.
  2. Интуитивно понятный интерфейс личного кабинета. Простота в использовании снижает барьер входа для сотрудников, поскольку интерфейс разработан с учётом удобства. Напоминания в мессенджерах, таких как Telegram, помогут пользователям не забыть о неподписанных документах.
  3. Выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Возможность получения электронной подписи прямо в сервисе экономит время работодателя, так как нет необходимости обращаться в удостоверяющие центры. Стоимость выпуска УНЭП уже включена в лицензию, что исключает дополнительные финансовые затраты.
  4. Гибкие маршруты согласования. Система позволяет настраивать шаблоны для типовых документов, требующих согласования со стороны нескольких сотрудников.
  5. Интеграция с 1С. Предусмотрен готовый модуль для интеграции с 1С: ЗУП, что обеспечивает мгновенный документооборот без необходимости отдельного входа в учетную систему.
  6. Массовое подписание документов. Это упрощает процесс для кадровиков и руководителей, позволяя им подписывать несколько однотипных документов одновременно без лишних затрат времени.
Обзор сервиса Астрал iКЭДО
Так выглядит личный кабинет сервиса

Преимущества Астрал iКЭДО

К числу явных достоинств сервиса от компании «Астрал» можно отнести следующее:

  • Бесплатная тестовая версия. С помощью тренажера Астрал iКЭДО пользователи могут оценить возможности системы, такие как добавление сотрудников, активация личных кабинетов и подписание входящих документов.
  • Разграничение прав доступа. Это позволяет кадровым специалистам настраивать уровень доступа к личным кабинетам в зависимости от должности и должностных обязанностей сотрудников.
  • Собственный удостоверяющий центр. УНЭП можно выпускать непосредственно в рамках платформы, что позволяет массово получать электронные подписи для всех работников.
  • Удаленный прием на работу. Соискатели могут отправлять документы для трудоустройства в электронной форме, что особенно удобно в условиях дистанционного формата работы.
  • Подпись с помощью машиночитаемых доверенностей. Сервер поддерживает использование МЧД для подписания электронных документов.
  • Работа с различными типами документов. Астрал iКЭДО можно использовать не только для создания кадровых документов, но и для хозяйственных.

Работа в личном кабинете кадровиков и сотрудников

Кадровики имеют возможность самостоятельно настраивать типы документов, создавать шаблоны, а также устанавливать маршруты отправки и правила подписания документов. Личный кабинет представляет собой удобный инструмент, который позволяет отслеживать процесс подписания: кадровик может видеть, кто из сотрудников уже подписал документы, а кто ещё нет.

При добавлении нового документа кадровик может прикрепить дополнительные файлы и выбрать подходящий маршрут согласования. Также можно создать и сохранить шаблоны документов — для этого необходимо зайти в раздел «Справочники» и выбрать подраздел «Шаблоны». В системе предусмотрено использование тэгов, которые облегчают заполнение документов как рядовыми сотрудниками, так и автоматической системой.

Комментарий эксперта. Работа с тэгами упрощает создание и заполнение шаблонов, но может усложнить процесс обучения для кадровиков, впервые осваивающих систему.

Работа в личном кабинете сотрудника

Каждый сотрудник может самостоятельно выпустить УНЭП, с помощью идентификации через Госуслуги. После успешного получения электронной подписи работники могут подписывать и просматривать кадровые документы. Для этого необходимо зайти в раздел «Мои сертификаты» и следовать указанным шагам.

Интеграция с Telegram позволяет сотрудникам получать уведомления о новых документах и оставшихся сроках подписания. Это упрощает взаимодействие с электронными документами и помогает не пропустить важные дедлайны.

Обзор сервиса Астрал iКЭДО
Почти все кадровые процессы можно вести в электронном виде

В разделе «Входящие» представлена вся документация, ожидающая подписания. Здесь пользователи видят срок до подписания, что позволяет распределять время на выполнение этой задачи. Открыть документ для подписания и подтвердить его достаточно просто — это позволяет работать с документами быстро и эффективно.

В заключение, система Астрал iКЭДО представляет собой мощный инструмент для управления кадровыми документами, предлагающий разнообразные функции для оптимизации рабочего процесса. Этот сервис подходит как для кадровиков, так и для рядовых сотрудников, обеспечивая удобный и эффективный рабочий процесс.

Работа с документами через 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

Использование 1С: Зарплата и управление персоналом позволяет удобно добавлять сотрудников и отправлять им документы непосредственно из этой учетной системы. В разделе «Рабочее место сотрудника кадровой службы» вы можете в реальном времени отслеживать подписанные работниками документы, а также поступившие на подписание электронные документы.

Для простых маршрутов согласования доступен модуль для 1С: ЗУП, который позволяет отправлять документы либо одному сотруднику, либо группе, а также целым подразделениям. В случае необходимости сложных маршрутов, требующих последовательного или параллельного согласования, настройка производится в веб-сервисе iКЭДО.

Комментарий эксперта. Обратите внимание, что модуль интеграции с 1С: ЗУП является платным и не включен в стоимость основной лицензии.

Обучение и техническая поддержка

Разработчик предоставляет онлайн-поддержку и возможность выезда специалиста для внедрения системы и проведения первичного обучения сотрудников компании. Услуга по выезду специалиста оплачивается отдельно. Для поддержки кадровиков и рядовых сотрудников предусмотрены видеоинструкции, которые детально демонстрируют основные функции сервиса и процесс работы с электронными документами. В общем, интерфейс личного кабинета достаточно интуитивен, и освоить его возможно самостоятельно. Также разработчик предоставляет подробные инструкции по использованию системы и её функционала.

Специалисты компании «Астрал» осуществляют весь спектр услуг при внедрении электронного документооборота, включая помощь в подготовке локальных нормативных актов (например, положения о кадровом электронном документообороте) и разработку информационной кампании для сотрудников с целью мотивации перехода на использование электронных документов.

Стоимость Астрал iКЭДО

Доступ к сервису осуществляется по лицензиям. Разработчик предлагает несколько тарифов в зависимости от количества пользователей, что позволяет выбрать оптимальный вариант для компаний с различным числом сотрудников. На стоимость лицензии влияет количество сотрудников: чем больше работников, тем ниже цена на одну лицензию. Например, стоимость для 250 сотрудников составит 700 рублей за лицензию, а при числе пользователей в 1000 — 600 рублей. Для компаний с числом сотрудников более 5001 стоимость лицензии снижается до 500 рублей. Лицензия действительна на протяжении одного года с момента подключения.

Говоря о стоимости, стоит отметить, что она несколько выше, чем у некоторых других систем кадрового электронного документооборота, при этом функционал может быть ограничен.

Обзор сервиса Астрал iКЭДО
Схема подключения сервиса к другим программам и государственным платформам

Преимущества и недостатки

Преимущества:

  • Бесплатная тестовая версия. Доступ к функционалу Астрал iКЭДО возможен в рамках демо-версии, что даёт возможность ознакомиться с ним перед покупкой.
  • Прозрачная система ценообразования. Стоимость лицензии ясно зависит от числа сотрудников, модуль для 1С: ЗУП оплачивается отдельно.
  • Упрощение работы с документами. Сотрудникам требуется лишь заполнить необходимые поля в шаблонах, что снижает нагрузку на кадровиков и исключает необходимость ручной загрузки документов.

Недостатки:

  • Ограниченные каналы уведомлений. Напоминания о новых документах отправляются только через Telegram, что может вызывать неудобства из-за возможных задержек, особенно при срочной необходимости подписания документов.
  • Обучение кадровиков. Несмотря на интуитивный интерфейс, необходимость обучения по основным функциям сервиса может стать препятствием для быстрого освоения работы с электронными документами, особенно с использованием тэгов.
  • Отсутствие коробочной версии. Работа с электронными документами возможна только через облачный сервис, что может быть недостатком для некоторых пользователей.

Влияние внедрения Астрал iКЭДО на компанию

Сотрудники получают возможность существенно экономить время, исключая необходимость личных визитов в отдел кадров или почтовое отделение для отправки документов, например, при трудоустройстве или подаче заявлений. Серверное хранилище позволяет получить доступ к документам с любых устройств и из любых уголков мира, обеспечивая быстрый поиск информации в архивах.

Работодатель может снизить затраты на расходные материалы и оплату курьерских услуг, что, в свою очередь, способствует повышению лояльности между различными подразделениями и удалёнными работниками. Быстрая реакция на потребности бизнеса, такие как внесение изменений в локальные нормативные акты с массовой рассылкой информации, также значительно упрощается.

Кадровики могут легкую организовать кадровые процессы, создавая шаблоны документов, что минимизирует вероятность ошибок при заполнении со стороны сотрудников. Благодаря уведомлениям в Telegram сотрудники не пропустят новые документы, что снижает риск задержек при подписании. Возможность онлайн-приёма на работу также упрощает процесс — УНЭП может быть выдан для подписания трудового договора и сопутствующей документации для новых сотрудников.

HR-отдел оценит преимущества дистанционного приёма на работу, улучшенный имидж компании и ускорение процесса размещения вакансий благодаря использованию современных технологий.

Комментарий эксперта. В целом, Астрал iКЭДО является оптимальным решением для внедрения кадрового электронного документооборота в компании. Облачный сервис предоставляет все необходимое для повышения эффективности кадровых процессов. Однако не стоит ожидать универсальности для решения всех задач, так как система имеет свои ограниченные возможности.

О разработчике

Группа компаний «Астрал», в первую очередь АО «Калуга Астрал», занимается созданием и внедрением систем электронного документооборота для организаций разных форм собственности. Компания на российском рынке работает с 1993 года и также предоставляет услуги удостоверяющего центра для выпуска электронных подписей и оператора ЭДО.

Обзор сервиса Астрал iКЭДО
Одно из преимуществ КЭДО — возможность доступа с любого технического устройства

Заключение

Сервис Астрал iКЭДО отлично подойдет для малого и среднего бизнеса, решающего стандартные задачи кадрового документооборота, такие как создание шаблонов и отправка произвольных документов, а также подписание посредством УНЭП. Если компании не требуется расширенный функционал, Астрал iКЭДО станет хорошим выбором. Продукт доступен в виде веб-сервиса, без коробочной версии. Мобильная версия личного кабинета позволяет получать доступ к сервису с мобильных устройств, хотя отдельного приложения не предусмотрено.

При сравнении Астрал iКЭДО с аналогичными решениями для кадрового электронного документооборота стоит отметить, что функционал является стандартным, без дополнительных модулей, за исключением интеграции с 1С: Зарплата и управление персоналом.

Список источников

Оцените статью
Добавить комментарий