HRlink, разработанная в Санкт-Петербурге, представляет собой первую платформу в России, занимающуюся кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Согласно версии РБК, HRlink занимает лидирующие позиции на российском рынке в этой сфере.
В этой статье мы рассмотрим основные функции и преимущества системы HRlink, а также нюансы её внедрения и эксплуатации для ведения кадрового документооборота в электронной форме.
Что собой представляет HRlink?
HRlink – это программное обеспечение для автоматизации кадрового электронного документооборота, позволяющее создавать и подписывать документы с соблюдением требований российского законодательства. Платформа доступна как в модели SaaS, так и On-Premise, что позволяет хранить документы как в облаке, так и на локальном сервере предприятия.
Разработчик также предлагает полный спектр услуг по внедрению, обучению пользователей и технической поддержке. Каждому клиенту назначается менеджер по внедрению и менеджер по работе с клиентами.
Важным аспектом платформы является наличие интеграций с различными системами учета, такими как 1С: Зарплата и управление персоналом, а также дополнительные возможности интеграции с другими решениями, такими как «БОСС-Кадровик» и «Работа в России» через API.
Ключевые возможности HRlink
Среди основных функциональных возможностей сервиса HRlink можно выделить:
- автоматизация процесса приема на работу: система обеспечивает автоматическую проверку документов и благонадежности кандидатов, исключая необходимость в бумажной документации и личных встречах.
- поддержка нескольких видов электронных подписей: HRlink позволяет использовать усиленную квалифицированную, неквалифицированную электронную подписи, а также ЭП от «Госуслуги» и «Госключ». Все действия по выдаче УНЭП выполняются в соответствии с законом 183-ФЗ через авторизацию в ЕСИА.
- настройка маршрутов согласования: кадровики могут быстро создавать и адаптировать маршруты согласования документов под потребности различных отделов и сотрудников.
- автоматические напоминания: система посетит напоминания о подписании документов, используя несколько каналов связи, включая e-mail, SMS и мессенджеры.
- простое отслеживание статуса документов: статусы «Не просмотрен», «Просмотрен», «Подписан» упрощают контроль за состоянием документов.
- гибкое хранение данных: документы можно хранить как в облачном хранилище, так и на локальных серверах, с системой тройной репликации для защиты данных.
- доступ с различных устройств: пользователи могут подписывать документы с мобильных телефонов, планшетов или ПК, включая возможность работы с кнопочными телефонами.
Комментарий эксперта. HRlink может рассматриваться как облегченная версия полноценной HR-системы. Платформа предлагает все необходимые инструменты для работы с электронными документами и автоматизации процессов найма. Однако некоторые пользователи могут почувствовать недостаток расширенного функционала, например, автоматического формирования графиков отпусков и планирования обучающих мероприятий, что требует использования дополнительных программ.
Преимущества HRlink
К основным плюсам HRlink относятся следующие аспекты:
- комплексный подход к автоматизации: платформа объединяет функции HR-системы и КЭДО, предлагая инструменты для автоматизации рекрутинга, совместной работы над документами и отслеживания занятости сотрудников. Установка дополнительных программ не требуется.
- интеграция УНЭП: возможность получения усиленной неквалифицированной электронной подписи прямо в системе облегчает процесс для сотрудников, не имеющих подписей. Этот процесс бесплатен и быстр.
- экономия на лицензиях: плата за использование лицензий осуществляется по количеству сотрудников, работающих с КЭДО. При увольнении лицензии автоматически переходят к новым работникам.
Функционал HRlink
Важные функции платформы для кадрового электронного документооборота включают:
- Подписание различных типов документов: HRlink поддерживает все виды кадровых документов, включая приказы, графики отпусков и локальные нормативные акты. Также доступна поддержка машиночитаемых доверенностей.
- Поддержка электронных подписей. Платформа позволяет использовать все виды подписей, включая возможность оформления УНЭП прямо в системе.
- Личный кабинет. Все пользователи имеют доступ к персональному кабинету, который адаптирован для подписания документов с различных устройств, включая мобильные телефоны.
- Доступ с разных устройств. Хотя специального мобильного приложения нет, адаптация личного кабинета позволяет удобно работать с документами на любом устройстве.
HRlink представляет собой эффективное решение для автоматизации кадрового электронного документооборота, предлагая удобный интерфейс, гибкие функции и доступность с различных устройств. Использование данной системы может значительно упростить процессы управления документами и повысить общую эффективность работы компании.
Автоматизация маршрутов подписания документов
Система HRlink предлагает разнообразные маршруты для подписания электронных документов, которые могут быть легко созданы и изменены кадровыми специалистами. В частности, доступны следующие варианты:
- Простой маршрут (односторонний) – документ направляется на согласование и подписание рядовым сотрудникам или руководству. Этот вариант подходит для случаев, когда необходимо быстрое согласование без дополнительных этапов.
- Последовательный маршрут – согласование и подписание документов происходит последовательно через несколько отделов или сотрудников. Этот подход наиболее эффективен для документов, требующих согласования и утверждения от различных подразделений.
- Массовый маршрут – возможность подписания нескольких документов одной электронной подписью. Это удобно для руководителей и начальников отдела кадров, когда нужно утвердить однотипные документы одновременно.
- Сложный маршрут – комбинирует элементы последовательного и параллельного согласования. Это полезно, когда различные отделы должны подписывать документ, при этом они могут делать это независимо друг от друга во времени.
Обеспечение безопасности и конфиденциальности
В HRlink реализованы все необходимые меры для обеспечения безопасности и защиты конфиденциальности данных пользователей:
- Выдача электронных подписей (УНЭП) осуществляется через аккредитованный удостоверяющий центр, что гарантирует законность и безопасность обработки данных.
- Регулярные тестирования на проникновение выполняются сторонними независимыми экспертами для проверки уязвимостей в системе.
- Наличие сертификатов соответствия стандартам ISO 9001-2015, ISO 14001-2016 и 54934-2012 подтверждает высокое качество и безопасность платформы.
- Хранение электронных документов возможно как в облачном хранилище разработчика, так и на локальном сервере при использовании версии On-Premise, что обеспечивает гибкость в управлении данными.
- Единый вход в учетную запись возможен из нескольких систем с использованием технологий SSO, что упрощает процесс аутентификации для пользователей.
Комментарий эксперта. HRlink является частью единого реестра программного обеспечения, что делает его легитимным для использования на территории России. Это устраняет необходимость обращаться в государственные органы для обеспечения защиты персональных данных сотрудников в соответствии с действующим законодательством.
Возможности работы с документацией в HRlink
Система поддерживает широкий спектр документации и активностей. Оплата за использование платформы осуществляется по лицензии на один год, что исключает необходимость покупки дополнительных модулей или расширений. В стандартный функционал включена возможность приема на работу, что даёт доступ к следующим функциям:
- Интеграция с системами ATS – управление кандидатами для оптимизации процесса подбора и формирования кадрового резерва, а также для работы с документами в процессе трудоустройства.
- Отправка локальных нормативных актов для подписания кандидатами до подписания трудового договора.
- Загрузка документов в электронной форме – будущие сотрудники могут отправлять необходимые документы дистанционно, включая паспорт, СНИЛС и анкеты.
- Автоматическое распознавание документов – система автоматически идентифицирует тип документа и извлекает информацию, загружая её в 1С без необходимости вмешательства кадровика.
- Проверка благонадежности – получение данных из государственных информационных систем для оценки благонадежности кандидата без необходимости предоставления дополнительных справок.
Преимущества и недостатки HRlink
Преимущества:
- Прозрачная стоимость – оплата осуществляется только за годовую лицензию, без скрытых расходов на обслуживание, техническую поддержку и дополнительные модули.
- Поддержка всех основных видов электронных подписей – возможность выпуска УНЭП непосредственно в системе.
- Функционал по автоматизации приема на работу уже включен в базовый пакет услуг.
Недостатки:
- Отсутствие возможности доработки системы под индивидуальные нужды, предлагается только стандартный функционал, даже в версии On-Premise.
- Настройка параллельного маршрута согласования требует ручной настройки, нет автоматического создания и отправки документов адресу всем вовлеченным лицам.
- Отсутствие тестового режима – платформа не предлагает полноценной демо-версии для ознакомления с функционалом, однако доступен видеокурс с демонстрацией.
Комментарий эксперта. Сервис HRlink не зря считается одним из лидеров на российском рынке систем кадрового электронного документооборота. Простой, но функциональный интерфейс, поддержка всех видов электронных подписей, автоматизация рекрутинга – всё это делает сервис востребованным среди отечественных компаний.
Заключение
HRlink эффективно служит как для штатных сотрудников, так и для совместителей различных категорий. Система поддерживает обработку всех типов электронных подписей, выданных как юридическими, так и физическими лицами через «Госключ», «Госуслуги» и «Работа в России».
Платформа не только обрабатывает электронные документы, но и автоматизирует процессы рекрутинга, включая проверку документов кандидатов и внесение данных в системы учета, такие как 1С: ЗУП. Это исключает необходимость отправки документов в бумажном виде, что ускоряет процесс найма.
С помощью искусственного интеллекта исключается возможность просрочки подписания документов, так как AI-помощник уведомляет сотрудников о необходимости ознакомиться и подписать важные документы. Уведомления могут отправляться через различные каналы связи — SMS, email, API или мессенджеры.
Если вас интересует надежная система для кадрового электронного документооборота с полным набором функционала и доступной стоимостью, HRlink является одним из лучших вариантов на рынке.
