Обзор сервиса КЭДО от СКБ Контур

В конце 2020 года компания СКБ Контур представила новый сервис кадрового электронного документооборота на базе платформы Контур.Диадок. Этот сервис позволяет сотрудникам согласовывать, подписывать и передавать юридически значимые документы через веб-версию или мобильное приложение. Благодаря интеграции с другими системами, кадровики могут эффективно работать с документами в привычной учетной среде. Решение по кадровому электронному документообороту доступно для всех работодателей, независимо от того, используют ли они текущую версию Контур.Диадок для управления документооборотом.

Далее рассмотрим ключевые особенности и преимущества сервиса КЭДО от СКБ Контур, его назначение, а также организацию работы с кадровыми документами.

Основные функции решения Кадровый ЭДО от Контура

Контур.КЭДО (Кадровый электронный документооборот, если полностью) — это модуль, предназначенный для упрощения процессов кадрового учета и документооборота в организациях разной формы собственности. Этот сервис позволяет обмениваться документами и подписывать их с использованием электронных подписей, исключая необходимость дублирования на бумажных носителях. К числу его возможностей относятся:

• Быстрый обмен документами: Сотрудникам больше не нужно самостоятельно приносить заявления в отдел кадров, а кадровики освобождены от необходимости собирать подписи на локальных актах и распоряжениях. Электронные документы могут передаваться мгновенно, включая возможность массовой отправки.
• Интеграция с учетными системами: Контур.КЭДО может быть интегрирован с такими системами, как 1С и SAP, что обеспечивает кадровым специалистам комфортную работу в привычной среде.
• Подписание документов с любых устройств: Сервис предоставляет возможность удаленного подписания электронных документов с компьютеров, планшетов и мобильных телефонов. Он доступен как в веб-версии, так и в виде мобильного приложения.
• Создание гибких маршрутов согласования: Пользователи могут настраивать различные маршруты согласования документов с неопределенным количеством участников, что особенно удобно для согласования с различными отделами и руководством.
• Поддержка шаблонов документов: Возможность загружать шаблоны кадровых документов позволяет существенно упростить работу для сотрудников и кадровиков, так как не нужно каждый раз создавать новые документы с нуля.
• Уведомления по e-mail и SMS: Автоматические уведомления информируют сотрудников о новых документах и изменениях статусов, что избавляет их от необходимости постоянно проверять сервис.
• Поддержка различных видов электронных подписей: Контур.КЭДО поддерживает использование квалифицированных и неквалифицированных электронных подписей, а также подписей, создаваемых через портал «Госуслуги».

Комментарий эксперта. В отличие от многих других сервисов основной функционал Контур.КЭДО заключен именно в модуле интеграции с 1С: ЗУП. Веб-версия больше предназначена для обычных сотрудников.

Личный кабинет сотрудника

Личный кабинет сотрудника предоставляет доступ ко всем документам, как отправленным, так и полученным для подписи. Интерфейс интуитивно понятен, что делает работу с ним легкой даже для неформально обученных пользователей. Основные разделы включают:

• Раздел «Документы»: здесь отображается список всех документов с указанием их названия, статуса подписания и даты создания.
• Создание нового документа: для этого достаточно нажать кнопку «Создать» и перетащить документ в указанное окно, указав ответственных за согласование. После этого статус документа изменится на «ждет обратного действия».
• Шаблоны документов: доступны шаблоны, разработанные кадровой службой, что позволяет сотрудникам быстро заполнять типовые обращения, минимизируя время на создание документов.

Работа кадровиков с модулем для 1С: ЗУП для кадрового специалиста

Сотрудники отдела кадров получают возможность сразу просматривать и согласовывать документы непосредственно из системы 1С: Зарплата и управление персоналом благодаря интеграции с Контур.КЭДО. Это позволяет, например, быстро формировать и подписывать приказ на основании полученного заявления на отпуск.

Начало работы

Для начала работы с модулем КЭДО в системе 1С необходимо:

• Интеграция модуля: После его установки модуль КЭДО будет автоматически доступен, но может быть запущен вручную через вкладку «Кадры» и пункт «Текущие дела КЭДО».
• Интерфейс раздела документов: Включает столбцы для обозначения способа передачи документа, даты создания, названия документа, отправителя, получателя, статуса и прочей информации.
• Функциональные кнопки: Позволяют фильтровать документы по различным критериям, осуществлять связи с документами из 1С, а также выгружать документы на локальное хранилище для создания архива.

Приглашение сотрудников к кадровому ЭДО

Кадровику необходимо выбрать сотрудников для подключения к системе электронного документооборота через раздел 1С: ЗУП. Для этого следует:

• Оформить приглашение, указав ФИО, e-mail и другие контактные данные. Письмо отправляется на электронную почту, где сотрудник подтверждает регистрацию в сервисе.
• При отсутствии e-mail можно использовать номер мобильного телефона, на который будет отправлено SMS с приглашением. Важно указать, что e-mail будет использоваться в качестве логина для доступа в систему.
• Информация о правах доступа в сервисе также должна быть указана — по умолчанию сотрудники смогут заполнять шаблоны документов, а дополнительные права можно предоставить при необходимости.

После отправки приглашения сотрудники получают ссылки для активации своих аккаунтов и должны следовать инструкциям для получения электронной подписи.

Комментарий эксперта. Если сотрудник не принимает отправленное приглашение где-то в течение месяца, то они признается просроченным. В этом случае потребуется повторная отправка приглашения.

Таким образом, система кадрового электронного документооборота от СКБ Контур предоставляет современное решение для управления документами в сфере кадрового учета, значительно упрощая и ускоряя процессы. Возможность интеграции с другими компонентами учетной системы, а также поддержка различных форматов и типов электронных подписей делают этот сервис удобным и эффективным инструментом для организаций любого размера.

Отправка документов в Контур.КЭДО

Отправка электронных документов в системе Контур.КЭДО осуществляется через специальную вкладку, предоставляющую три основных способа для кадровиков:

1. Отправка файла с компьютера.
2. Отправка ранее проведенных электронных документов напрямую из системы 1С.
3. Доступ через вкладку «Кадры» – «Справочник» – «Все кадровые документы».

При отправке документов через раздел «Сотрудники» кадровик должен сначала найти нужного сотрудника в списке, перейти в его личную карточку и нажать на кнопку «Печать». Здесь предоставляется возможность выбрать нужную печатную форму документа. Откроется форма, в которой можно внести изменения в документ или сразу же направить его на обработку в систему КЭДО.

Настройка маршрута согласования документов

В самом простом варианте кадровый электронный документооборот охватывает две стороны: кадровика и рядового сотрудника. Однако в реальной практике чаще возникает необходимость в более сложных цепочках согласования. Для настройки маршрута согласования в модуле 1С необходимо выполнить следующие шаги:

1. На форме отправки документа в КЭДО перейти в вкладку «Маршрут» и добавить нужное количество подписантов или согласующих лиц.
2. Указать, какая форма электронной подписи будет использоваться для подписания (на этапе согласования подпись не требуется) – это может быть простая или усиленная неквалифицированная подпись. Представитель работодателя (кадровик) может подписывать документы УКЭП (учетной квалифицированной электронной подписью) юридического лица или подписью физического лица с приложением машиночитаемой доверенности.
3. Нажать кнопку «Отправить в КЭДО».

После выполнения этих шагов в разделе «Документы» появится новый документ с обновленным статусом, который изначально будет отображаться как «Ждет обратного действия».

Комментарий эксперта. Имейте в виду, что в системе не предусмотрена возможность выпуска УКЭП, а некоторые кадровые документы могут подписываться исключительно данным типом электронной подписи. Это значит, что потребуется приобретение сертификатов или использование только ПЭП (простой электронной подписи).

Процесс внедрения и техническая поддержка

Компания «СКБ Контур» предлагает весь спектр услуг по внедрению системы кадрового электронного документооборота, включая:

• консультации специалистов по особенностям перехода на КЭДО, а также по типам документов, которые целесообразно переводить в электронный формат в первую очередь;
• предоставление шаблонов документов для внедрения кадрового электронного документооборота;
• изготовление электронных подписей через удостоверяющий центр СКБ Контур;
• организацию обучения для кадровых специалистов по работе с модулем Контур.КЭДО в системе 1С;
• инструктаж сотрудников.

Кроме того, предусмотрена круглосуточная техническая поддержка, позволяющая оставлять заявки на помощь в случае возникновения трудностей с использованием сервиса.

Преимущества и недостатки системы

Положительные стороны:

• Интуитивно понятный и простой интерфейс как для сотрудников, так и для кадровиков в модуле КЭДО.
• Легкая настройка маршрута согласования и подписания документов с поддержкой различных типов электронной подписи и машиночитаемых доверенностей.
• Эффективные фильтры для быстрого поиска документов в модуле 1С.

Недостатки:

• В сервисе отсутствует возможность выпуска УКЭП, что доступно в некоторых аналогичных системах, что может быть важным для работодателей.
• Долговременная начальная настройка в системе 1С, поэтому может потребоваться помощь специалистов-разработчиков.
• Стоимость лицензии зависит не от числа участников кадрового электронного документооборота, а от количества документов, которые планируется подписывать.

Важно отметить, что в ближайшие годы использование систем кадрового электронного документооборота жизни станет обязательным для всех работодателей.

Заключение

Сервис Контур.КЭДО представляет собой функционал, достаточный для старта кадрового электронного документооборота в компании. Интеграция с 1С: Зарплата и управление персоналом позволяет кадровикам продолжать работать в удобной для них учетной системе. Однако это может быть одновременно и недостатком, так как отдельного личного кабинета для сотрудников в данном сервисе не предусмотрено.

В личном кабинете сотрудника доступны шаблоны типовой кадровой документации, что делает заполнение форм быстрым и минимизирует возможность ошибок, помогая поддерживать порядок в кадровых документах. Кроме того, сотрудники имеют возможность отправлять произвольные документы и, при наличии соответствующих прав, редактировать их, добавлять собственные шаблоны и изменять информацию о других сотрудниках.

Хотя в Контур.КЭДО не предусмотрен выпуск УКЭП, компания СКБ Контур является официальным оператором электронного документооборота и аккредитованным удостоверяющим центром, поэтому можно отдельно заказать необходимые электронные подписи.

Если вам нужен простой и надежный инструмент для организации кадрового электронного документооборота без излишнего функционала, Контур.КЭДО станет оптимальным выбором.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать)