Оффбординг представляет собой процесс увольнения сотрудников, который включает в себя завершение трудовых отношений по инициативе одной из сторон. Согласно статистике, более половины россиян работают на одном месте более пяти лет, 16% — от трех до пяти лет, и лишь 15% — от одного до трех лет. Таким образом, длительное пребывание в одной организации делает увольнение, даже по собственному желанию, серьезным стрессом для работника. Грамотно организованный оффбординг способствует тому, чтобы расставание проходило максимально корректно, сохраняя хорошие отношения и открывая возможности для сотрудничества в будущем.
Разберёмся, что такое оффбординг, его значение для работодателя, а также как организовать увольнение сотрудника и какую роль в этом процессе может сыграть система электронного документооборота.
- Зачем нужен оффбординг?
- Причины увольнения сотрудников
- Как сообщить сотруднику об увольнении?
- Когда стоит пытаться удержать сотрудника?
- Процесс увольнения
- Как сообщить коллективу об увольнении коллеги?
- Общие основания для увольнения по ТК РФ
- Увольнение удаленного сотрудника
- Оформление увольнения удаленного сотрудника
- Заключение
- Список источников
Зачем нужен оффбординг?
Процесс расставания с сотрудниками — неизбежная часть трудовых отношений, и важно, чтобы он проходил гладко и безболезненно для всех сторон. Следует соблюдать все формальности, чтобы избежать нарушений законодательства и судебных разбирательств. Спокойное и корректное увольнение одного сотрудника помогает сохранить лояльность других членов команды и минимизировать вероятность цепной реакции сокращения кадров.
Конфликтные увольнения негативно сказываются на репутации компании. Обиженный сотрудник может оставить негативные отзывы на различных платформах и отговаривать знакомых от трудоустройства в данной фирме. Это может привести к серьезному репутационному ущербу и затруднить поиск новых сотрудников, особенно в небольших городах. Кроме того, если отношения останутся доброжелательными, возможно повторное приглашение уволенного работника в организацию.
Правильно организованный оффбординг выгоден всем участникам трудовых отношений:
- организация защищает себя от юридических рисков и сохраняет положительную репутацию, что способствует лояльности оставшихся сотрудников;
- работник испытывает меньший стресс при увольнении, и это облегчает его переход на новое место;
- остальные сотрудники испытывают меньше беспокойства, связанного с увольнением коллеги, что снижает вероятность их нежелательного ухода.
Комментарий эксперта. Отсутствие четкой практики оффбординга может свидетельствовать о невнимательности руководства к ценным кадрам, и это в долгосрочной перспективе создаст проблемы с поиском новых сотрудников, что негативно скажется на организации в целом.
Причины увольнения сотрудников
Увольнение может происходить по различным причинам — по инициативе работника, работодателя или по взаимному соглашению. Важно, что все процедуры увольнения можно оформить в электронном виде с помощью системы «Добыто. КЭДО». Вот несколько наиболее распространённых причин увольнения:
- Личное желание сотрудника. Сотрудник должен уведомить работодателя за два недели до ухода, что называется отработкой. Важно выяснить причины, повлиявшие на решение работника, которые могут включать низкую зарплату, отсутствие карьерного роста или конфликты в коллективе.
- Выход на пенсию. Если сотрудник уходит на пенсию, он имеет право подать заявление без отработки. В этом случае работодатель обязан уволить его с момента подачи заявления.
- Сокращение штатов. При необходимости сокращения численности работников работодателю следует уведомить сотрудников не позднее, чем за два месяца до предполагаемого сокращения. Важно предложить альтернативные вакантные должности и выплачивать законные компенсации. Некоторые работники защищены законодательством и не подлежат увольнению, например, женщины в декретном отпуске.
- Несоответствие занимаемой должности. В случае, если работник не справляется со своими обязанностями, руководство может предоставить ему испытательный срок или предложить добровольно уволиться. Однако необходимость увольнения должна быть обоснована, например, с помощью аттестации.
- Грубые нарушения трудовой дисциплины. Прогулы, частые опоздания или появление на работе в нетрезвом виде могут стать основанием для увольнения. Однако такие нарушения должны быть задокументированы, иначе работник сможет оспорить увольнение в судебном порядке.
Несоблюдение правильной процедуры увольнения может привести к существенным финансовым потерям для компании в случае признания увольнения незаконным, когда работника придется восстановить на рабочем месте и выплатить ему компенсацию.
Как сообщить сотруднику об увольнении?
В компании должна быть четко разработана система показателей эффективности, понятная всем сотрудникам. Это поможет каждому увидеть собственные результаты работы и заранее понять, есть ли риски, ведущие к увольнению. Менеджеры должны отслеживать показатели работы и выявлять «слабые звенья» в команде.
Когда возникает необходимость в увольнении, важно сообщить об этом деликатно. Нужно избегать личных нападок и заранее объяснить причины увольнения, что поможет сгладить негативные эмоции. Не забывайте отметить достижения работника и его вклад в общие результаты.
Выходное собеседование (exit-интервью) — важная часть процесса увольнения. Отвести время на разговор с руководителем или HR-менеджером — это шанс для сотрудника «выпустить пар» и оставить негативные эмоции внутри компании, если увольнение происходит по инициативе работодателя. В случае, если увольнение инициировано самим работником, для работодателя это последний шанс попытаться переубедить ценного сотрудника.
Комментарий эксперта. Возможность детально поговорить с работником перед увольнением часто позволяет удержать его на работе и не допустить серьезной потери для коллектива. Многие сотрудники на самом деле вовсе не хотят уходить на другое место работы, но не видят другой возможности донести свое мнение до руководства.
Exit-интервью также позволяет выяснить настоящие причины ухода специалиста. Если он уходит к конкурентам, важно уточнить, что его сподвигло на это – потенциальные карьерные возможности, уровень зарплаты, отношение management или корпоративная культура. Эти данные помогут предприятию улучшить условия труда и систему управления, а также избежать потери талантливых работников.
Когда стоит пытаться удержать сотрудника?
Потеря специалиста, проработавшего в компании длительное время, может негативно отразиться на деятельности предприятия. Независимо от того, насколько распространена специальность, организации придется понести дополнительные затраты на поиск и обучение нового работника, что окажет влияние на непрерывность рабочих процессов.
Более 50% работников увольняются не из-за недостаточной зарплаты. Часто увольнение связано с проблемами, которые напрямую не имеют отношения к финансам. Поэтому повышение зарплаты не всегда является решением — сотрудники могут вскоре вновь задуматься об уходе. Основные причины увольнения могут включать напряженную атмосферу в коллективе, отсутствие признания, постоянные переработки и несогласованность в действиях руководства.
Выяснение причин увольнения и попытка удержать ценного работника особенно важны в следующих ситуациях:
- если сотрудник играет ключевую роль в бизнес-процессах;
- если у него есть доступ к коммерческим тайнам и клиентской базе;
- если у него уникальные навыки и обширный опыт в своей области.
Для удержания работника предложите ему повышения зарплаты, бонусы за перевыполнение планов и премии за переработки. Многие сотрудники ценят признание своих заслуг в сочетании с материальным поощрением.
Процесс увольнения
Увольнение — это закономерное завершение трудовых отношений. Если сотрудник принял решение о выходе, следует правильно организовать процесс увольнения, который включает в себя несколько этапов:
- После завершения обязательной отработки отмените доступ к корпоративной базе данных и программам.
- Обеспечьте плавный переход дел и клиентов другому работнику. Необходимо, чтобы увольняющийся сотрудник успел передать необходимые знания новому коллегу.
- Подготовьте приказ об увольнении, ознакомив с ним работника под подпись; не забудьте внести соответствующую запись в трудовую книжку.
- Убедитесь, что сотрудник завершил все дела, сдал ключи и рабочее оборудование.
Можно организовать прощальный вечер, чтобы выразить благодарность за вклад работника в общий успех компании. Особенно это важно, когда уходит человек, проработавший долгие годы и уходящий на пенсию. Во многих организациях принято дарить небольшие корпоративные сувениры в знак признания.
Комментарий эксперта. Создание и внедрение эффективного процесса оффбординга способствует не только уходу сотрудников на позитивной ноте, но и сохранению репутации компании. Это открывает возможность для повторного приглашения в команду, что может быть выгодно как для работника, так и для работодателя в будущем. Сохранение доброжелательных отношений с уволенными сотрудниками помогает компании вести свою деятельность более плавно и успешно.
Как сообщить коллективу об увольнении коллеги?
Увольнение сотрудника всегда вызывает стресс у его коллег. Они начинают переживать за собственное будущее, особенно если вынуждены временно брать на себя дополнительные обязанности до тех пор, пока не будет найден новый человек на замену. Если увольнение произошло после дисциплинарного проступка или серьезной ошибки, руководство может усилить контроль за работой коллектива, что создает дополнительное напряжение в атмосфере.
Чтобы избежать потери еще одного ценного сотрудника после увольнения, крайне важно правильно и тактично сообщить команде о выводах, не акцентируя внимание на негативных личных качествах уволенного работника. При этом необходимо делиться перспективами развития отдела, информируя сотрудников о возможных сокращениях или изменениях в объеме работы. Это поможет команде определить свои действия и строить планы на будущее.
Общие основания для увольнения по ТК РФ
Увольнение сотрудника может происходить по различным причинам, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации. К ним могут относиться сокращения в связи с изменениями в экономической ситуации, ухудшение финансовых показателей компании, или же личное желание сотрудника. Каждый случай стоит рассматривать индивидуально в зависимости от конкретных обстоятельств.
Увольнение удаленного сотрудника
Увольнение удаленного работника имеет свои особенности. Согласно статье 312.8 ТК РФ, существуют дополнительные основания для увольнения такого сотрудника, среди которых — двухдневное отсутствие связи с работодателем или переезд в место, которое не позволяет выполнять рабочие обязанности.
Уведомление об увольнении удаленного работника может быть вызвано, например, нарушением правил трудового распорядка, такими как несвоевременное выполнение отчетности или отсутствие на связи. В случае появления нарушений необходимо следовать определенной процедуре:
- Фиксация нарушений: подготовьте акт или докладную записку о зафиксированных нарушениях.
- Запрос объяснений: получите письменные объяснения от сотрудника. Если он не предоставит их в течение двух дней, также составьте акт о непринятии объяснений.
- Подготовка приказа о дисциплинарном взыскании: это может быть выговор или замечание, который необходимо оформить в течение месяца.
При систематических нарушениях работника можно уволить на основании их повторения.
Оформление увольнения удаленного сотрудника
Уволить удаленного сотрудника можно, используя электронные документы, если в компании установлен электронный документооборот. Работодатель имеет право отправить соглашение об увольнении в электронном виде с электронной подписью, и не требует дублирования его в бумажном виде. Использование системы «Добыто. КЭДО» значительно упрощает процессы оформления документов и экономит время при выполнении оффбординга.
Заявление об увольнении по собственному желанию также может быть отправлено в электроном виде, при условии, что у работника имеется официальная электронная подпись. Если подписи нет, понадобится подготавливаться бумажный вариант и отправлять его по почте. Срок отработки начинается на следующий день после того, как работодатель принял заявление. Далее в обязанностях кадрового работника будут:
- Внесение записи об увольнении в трудовую книжку с указанием основания увольнения.
- Выплата заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и за использование собственного компьютера. Расчёт с сотрудником необходимо произвести в день увольнения, указанном в трудовой книжке.
- Отправка трудовой книжки и справки об увольнении заказным письмом по почте.
Организация процесса увольнения становится проще при наличии системы электронного документооборота. Электронная подпись позволяет быстро подготовить все документы и отправить их сотруднику, что способствует более быстрой отработке и завершению трудовых отношений, позволяя ему сосредоточиться на поиске новой работы.
Электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись, и используется для подписания приказа об увольнении или заявления об увольнении. После подписания документа изменения в него вносить нельзя. Работнику необходимо иметь усиленную неквалифицированную подпись.
Однако, согласно статье 312.8 ТК РФ, работодатель обязан также отправить бумажную копию приказа об увольнении работнику, даже если в компании используется электронный документооборот. Нарушение этого правила может привести к тому, что увольнение будет признано незаконным в суде, и работник сможет быть восстановлен в должности.
При увольнении по инициативе работодателя также важно соблюдать все требования Трудового кодекса, чтобы избежать возможных юридических последствий.
Заключение
Процесс оффбординга охватывает все этапы увольнения сотрудника — от принятия решения до окончательного расчета и прощальной встречи. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить хорошее впечатление работника о компании и поддерживает лояльность оставшихся сотрудников. Соблюдение всех норм трудового законодательства и корректное оформление увольнения имеют первостепенное значение для успешного завершения трудовых отношений.
