Онбординг представляет собой совокупность мероприятий, направленных на эффективную адаптацию новых сотрудников в рамках компании. Исследования, проведенные социологами и кадровыми агентствами, показывают, что в течение первых шести месяцев 90% работников принимают решение либо остаться в организации, либо уйти. Помощь в успешном прохождении этого адаптационного периода может существенно снизить текучесть кадров, сохранить ценные специалистов и повысить общую лояльность команды.
Онбординг акцентирует внимание на том, чтобы новички могли освоить все аспекты работы в новом окружении – от выполнения своих обязанностей до понимания корпоративной культуры.
Зачем нужен онбординг?
Основная цель онбординга заключается в том, чтобы помочь новым сотрудникам начать работу с минимальным уровнем стресса. Включение новичка в коллектив, ознакомление с внутренними правилами, расписанием и организацией рабочего пространства создают основу для быстрой адаптации. Эффективный онбординг необходим не только для сокращения времени на обучение новым специалистам, но и для экономии ресурсов компании, которые были бы потрачены на поиск новых работников.
Процесс онбординга, организованный кадровым отделом, решает несколько важных задач:
- Ускорение адаптации. Помогает новичкам быстрее освоиться и продемонстрировать свой потенциал, что в конечном итоге приносит пользу компании.
- Предотвращение межличностных конфликтов. Чем быстрее новый сотрудник знакомится с корпоративной культурой и правилами взаимодействия, тем меньше вероятность возникновения конфликтных ситуаций.
- Увеличение лояльности. Индивидуальный подход к каждому новому сотруднику способствует созданию атмосферы доверия и повышает отдачу сотрудников в процессе работы.
Онбординг начинается еще до официального приема сотрудников на работу и продолжается на протяжении всего адаптационного периода, который может варьироваться в зависимости от особенностей деятельности компании.
Мнение эксперта. Онбординг важен не только для сотрудников, но и для руководства. Если система обучения новичков организована правильно, это значительно уменьшает нагрузку на кадровые службы и сокращает затраты на поиск новых специалистов.
Подготовительные шаги
Перед началом работы нового сотрудника необходимо озаботиться его ознакомлением с основными нормами и правилами компании – дресс-кодом, обязанностями и расписанием. Это поможет новичку чувствовать себя увереннее и быстрее адаптироваться к новым условиям.
К важным подготовительным пунктам относятся:
- организация рабочего места: все должно быть готово для нового сотрудника, включая стол, кресло, компьютер и необходимые подключаемые устройства;
- создание учетной записи: позаботьтесь об учетной записи с логином и паролем, а также заранее установите все необходимые программы на рабочий компьютер;
- предоставление униформы и бейджа, если это предусмотрено корпоративными стандартами;
- подготовка всех необходимых документов: трудовой договор, соглашение о конфиденциальности, а также получение от сотрудника банковских реквизитов и других данных.
Также стоит подготовить коллектив к встрече нового работника. Доброжелательность со стороны коллег поможет новичку быстрее решить основные вопросы, не прибегая к помощи HR-отдела.
Руководитель играет ключевую роль в общении с новым сотрудником. Активное взаимодействие поможет определить как положительные, так и отрицательные стороны новоиспеченного работника, а также адаптировать его планы развития.
Важно предоставить новичку информацию не только по рабочим вопросам, но и о неформальных аспектах жизни компании, включая корпоративные ритуалы, праздники и тимбилдинговые мероприятия. Если в компании существует определённый «корпоративный сленг», также стоит его прояснить, чтобы избежать неловких ситуаций.
Мероприятия онбординга в первый рабочий день
Первый день на новой работе часто сопровождается волнением, так как новичку нужно освоиться в незнакомом окружении и наладить отношения с коллегами. Чтобы упростить задачу, онбординг в этот день может включать следующие элементы:
- назначение наставника: опытный сотрудник, который будет помогать новичку осваиваться. Это не должен быть непосредственный начальник, поскольку такой формат общения часто более комфортен для новичка;
- объяснение ценностей компании: сотруднику важно понять основные идеи, которые лежат в основе корпоративной культуры, и конкретные нормы, которым нужно следовать, чтобы достичь успеха в компании;
- экскурсия по рабочему пространству: наставник или руководитель должны показать новичку ключевые места, такие как кухня, зоны отдыха и переговорные.
Если в вашей компании действует система «свободных рабочих мест», стоит заранее объяснить, какие места обычно заняты, чтобы избежать недоразумений.
Процесс адаптации нового сотрудника не заканчивается после его первого рабочего дня; он может длиться от нескольких месяцев до года и зависит от персонального плана развития. В этот период необходимо:
- разработка индивидуального плана действий: на основе критериев, которые помогут новичку понять объем работы и сложности, с которым он будет сталкиваться;
- четкие критерии оценки эффективности: открытость в вопросах оценки работы, что позволяет сотруднику видеть свои достижения и обеспечивать обратную связь;
- формирование социальных связей: поддержание здорового эмоционального климата в команде способствует продуктивной работе;
- контроль испытательного срока: в течение этого времени важно оценивать результаты работы новичка и корректировать его действия при необходимости;
- поздравление с успешными достижениями: отметив успехи новичка, вы повышаете его уверенность и предрасположенность к дальнейшему развитию в компании.
Онбординг не должен рассматриваться как формальность. Компании инвестируют значительные средства в обучение новых сотрудников, поэтому важно уделять внимание их интеграции в коллектив. Наставничество, контроль испытательного срока и четкие показатели эффективности – ключевые элементы успешной адаптации, позволяющие новому сотруднику стать полноценной частью команды и способствовать росту общей производительности.
Важные требования для успешного онбординга
Исследования показывают, что сотрудники, прошедшие полноценный онбординг, быстрее адаптируются к новым условиям труда и реже принимают решение о смене места работы в течение первого года, что позволяет им и компании извлекать взаимную выгоду. Для того чтобы повысить лояльность работников и ускорить их адаптацию, необходимо следовать нескольким важным рекомендациям:
- Создание положительного первого впечатления. Важно, чтобы первый день работы нового сотрудника оставлял хорошие воспоминания о компании. Нежелательное отношение, отсутствие полноценного рабочего места или задержка с выдачей канцелярских принадлежностей и униформы могут привести к снижению мотивации и желанию работать на новом месте. Если работник почувствует, что в компании царит неразбериха, он не увидит смысла задерживаться здесь надолго. Напротив, теплый приём станет отправной точкой для долгосрочного, продуктивного сотрудничества.
- Вовлечение всей команды. Адаптация новых сотрудников должна быть общей задачей не только HR-отдела, но и руководителей подразделений, а также коллег. Успешная интеграция требует командной работы, и активное участие всех членов коллектива поможет новичкам быстрее освоиться.
- Разработка плана личного развития. У новичка должен быть четкий план, который обозначает, какие компетенции и навыки потребуется освоить. Это значительно упростит процесс адаптации и поможет сотруднику сосредоточиться на важных аспектах работы с самого первого дня. Установление конкретных показателей эффективности даст ему возможность видеть результаты своих действий.
- Поддержка после первоначальной адаптации. Важно продолжать поддерживать сотрудника и после завершения первого этапа адаптации. Сотрудники должны чувствовать свою ценность для компании, и постоянное внимание со стороны руководства помогает укрепить эту уверенность.
Распространённые ошибки в процессе онбординга
Хотя многие компании вводят систему онбординга, нередко она оказывается формальной и не приносит ощутимых результатов. Даже при отличном проведении мероприятий, новая команда может столкнуться с высокими показателями текучести кадров. Часто это происходит по следующим причинам:
- Слишком короткий адаптационный период. Во многих компаниях онбординг ограничивается лишь вводной встречей и, возможно, короткой экскурсии по офису. Новичок остаётся один на один с проблемами, не зная, к кому обратиться за помощью. Если трудностей окажется слишком много, это может привести к быстрому уходу сотрудника.
- Перегрузка информацией в первые дни. Неопытным работникам часто предоставляют множество брошюр и методических материалов, которые оказываются избыточными и порой устаревшими. Это тратит время и силы, не давая полезной информации, что снижает эффективность работы.
- Автоматизация онбординга. Хотя использование чат-ботов для ответов на часто задаваемые вопросы может показаться хорошим решением, зачастую их возможностей недостаточно для решения более сложных задач. Это может привести к потере живого общения с руководством и коллегами, что негативно сказывается на вовлечённости сотрудников.
- Отсутствие обратной связи. Многие новички боятся сообщать руководству о своих трудностях, опасаясь потери репутации. Это мешает им полноценно включаться в работу, затягивает процесс адаптации и может привести к увольнению. Назначение наставника, к которому можно обратиться за помощью, может значительно улучшить ситуацию.
Комментарий эксперта. Серьезной проблемой для новичков является отсутствие доступа к необходимой информации или нерешительность в её получении. Важно создать общедоступную базу знаний или подготовить базовый комплект документов с важной информацией о работе компании.
Онбординг удалённого сотрудника
После двух лет пандемии всё больше сотрудников переходят на удалённый формат работы. Они могут не появляться в офисе, но это не умаляет важности полноценного онбординга. Адаптационные мероприятия остаются критически важными для максимизации эффективности удалённой работы и сохранения лояльности сотрудников.
Процесс онбординга для удалённых работников включает несколько ключевых этапов:
- Предварительная подготовка документов. Сервис электронного документооборота позволяет подготовить всю необходимую кадровую документацию заранее, исключая необходимость в бумажных версиях. Следует обеспечить сбор всех сведений, необходимых для подписания трудового контракта еще до начала работы нового сотрудника.
- Организация приветственной встречи. В первый рабочий день желательно провести первое знакомство с коллегами через видеочат. Новичку полезно знать о графике работы, используемых инструментах и культуре общения в команде. Личное общение способствует формированию более комфортной атмосферы.
- Назначение наставника. Так же, как в офисной среде, удаленному сотруднику нужен реальный советник, к которому он сможет обратиться с возникающими вопросами.
- Обучение работе с программным обеспечением. Обеспечьте новичка знаниями о необходимых программах и сервисах. В дальнейшем руководитель должен следить за состоянием выполнения задач, чтобы контролировать продуктивность нового сотрудника.
ЗаключениеОнбординг представляет собой комплекс мероприятий, способствующих быстрой адаптации нового сотрудника и его вхождению в рабочий процесс. Руководство компании должно разработать индивидуальную стратегию вовлечения новичков, чтобы повысить их продуктивность и сократить текучесть кадров. Поддержка, внимание и участие со стороны команды на всех этапах адаптации играют ключевую роль в становлении успешного работника.
