Анализ кадровых процессов является неотъемлемой частью работы HR-менеджера или специалиста по управлению персоналом. Одним из наиболее простых и эффективных способов получения аналитической информации является проведение опросов среди сотрудников. В небольших компаниях можно использовать личные беседы или бумажные анкетирования, но, когда в организации более 50 человек, обработка результатов становится сложной задачей. А для компаний с численностью свыше 100 или 1000 сотрудников автоматизация опросов с использованием специализированных сервисов становится необходимостью.
В данной статье мы рассмотрим, зачем нужны онлайн-опросы, как организовать этот процесс, какие вопросы можно включить, а также как работодатели могут использовать результаты опросов для принятия решений.
Зачем нужны онлайн-опросы?
Опросы служат важным инструментом обратной связи между сотрудниками и работодателем. Использование онлайн-опросов позволяет работникам отвечать на вопросы в удобное время, благодаря чему можно решить несколько ключевых задач:
- Принятие решений. Работодатели могут выяснить предпочтения сотрудников, например, по месту проведения корпоративного мероприятия — будь то боулинг, клуб или ресторан. Анонимность опроса позволяет учитывать мнения большинства.
- Выяснение отношения сотрудников. Опросы дают возможность каждому высказать свое мнение по конкретной проблеме или предложению, что способствует повышению лояльности к руководству и созданию атмосферы доверия.
- Оценка соответствия квалификаций. Вопросы про трудовую деятельность помогают определить, кто из сотрудников готов к повышению или реорганизации, а кто не соответствует своим обязанностям.
- Самооценка и внешняя оценка. Опросы могут быть направлены на выявление личностного роста сотрудников и их восприятия со стороны коллег, что позволяет кадровикам разрабатывать индивидуальные программы развития.
- Повышение эффективности труда. Вопросы о распределении рабочего времени и удовлетворенности используемыми технологиями помогают выявить потребности в модернизации или автоматизации процессов.
- Атмосфера в коллективе. С помощью онлайн-опросов руководство может получить информацию о внутренних конфликтах, которые могут мешать работе, и узнать мнение сотрудников о текущих рабочих условиях.
Комментарий эксперта. Опросы могут применяться для решения различных задач. Главное – четко формулировать цель или же цели. Чем глобальнее цель, тем больше будет вопросов, и, соответственно, больше времени потребуется для прохождения этого опроса – работники, если устанут отвечать, то просто начнут выбирать ответы произвольно. В таких случаях лучше разбивать опросник на несколько частей.
Рекомендации по формулировке вопросов для онлайн-опросов
Важно помнить, что онлайн-сервисы — это всего лишь инструменты для автоматизации опросов. Ключевая задача — правильно сформулировать вопросы. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать распространенных ошибок:
- Избегайте вопросов, сдавающих двойное значение, когда респонденту сложно понять, куда именно направлен вопрос.
- Не задавайте вопросы с предвзятыми ответами, которые могут склонять к конкретному варианту. Предоставляйте нейтральные формулировки.
- Следует формулировать вопросы так, чтобы было понятно, что именно хотят узнать от сотрудников.
- Убедитесь, что варианты ответов не пересекаются, чтобы не вводить респондента в заблуждение.
- Добавьте в качестве ответов варианты как «Не знаю» или «Другое», чтобы учесть мнения, которые не подходят под предложенные.
Основной функционал онлайн-опросов
Сервисы для проведения онлайн-опросов предлагают разнообразные функции, хотя их функционал в целом схож. Вот что обычно доступно:
- Удобные конструкторы опросов: легкость добавления разделов, изображений и установка параметров анонимности. Пользователи могут выбирать типы ответов — от одиночного выбора до открытых комментариев. Некоторые системы предлагают динамические вопросы, изменяющиеся в зависимости от предыдущих ответов.
- Автоматизация запуска: возможность запускать опросы по заранее установленному расписанию. При необходимости автоматически отправляются напоминания о не завершенных опросах.
- Шаблоны опросов: специалисты могут использовать уже готовые шаблоны для быстрого создания опросов, вместо того чтобы каждый раз начинать с нуля.
- Уведомления: приглашения на прохождение опросов могут отправляться через email, SMS или мессенджеры, что увеличивает шансы на участие сотрудников.
- Архивы: возможность отслеживать результаты проведенных опросов и анализировать динамику изменений.
- Анонимность: возможность проводить анонимные опросы для оценки благосостояния персонала или отношений в коллективе.
- Мультимедиа: добавление изображений и видео повышает интерес к опросам, предотвращая автоматические, неосознанные ответы.
- Отчеты: формирование отчетов в различных форматах, таких как PDF или Excel, на основе результатов опросов, с возможностью визуализации данных через графики и диаграммы.
- Интеграция с учетными системами: возможность интегрировать опросы в уже существующие системы управления без привлечения сторонних разработчиков.
- Назначение ролей: в крупных компаниях можно назначать разные роли для сотрудников, отвечающих за оформление, запуск, анализ и обработку результатов опросов.
- Масштабируемость: возможность смены тарифного плана в зависимости от роста численности респондентов, включая в опросы партнеров и клиентов.
Комментарий эксперта. Результаты онлайн-опросов способны представить ценную информацию о мнении сотрудников по различным внутренним процессам. Хорошо организованные опросы не только способствуют улучшению рабочих процессов, но и помогают создавать более убедительную и открытую рабочую культуру. При правильном подходе онлайн-опросы могут стать мощным инструментом для развития компании и повышения удовлетворенности работников.
Как выбрать сервис для онлайн-опросов?
При выборе подходящего сервиса для проведения онлайн-опросов важно учитывать несколько ключевых аспектов:
- Базовый функционал. Минимальный набор возможностей включает в себя разнообразные типы ответов: от множественного выбора до рейтинговой оценки, а также опросы по шкале. Сервис должен обеспечивать возможность рассылки опросов по электронной почте и SMS, а также выгрузки отчетов в формате XLS или CSV для дальнейшей работы с данными. Поисковые фильтры по архиву также станут полезным дополнением.
- Типы ответов. Разные сервисы предлагают различные типы вопросов. Основные из них включают:
- Поливариантные вопросы, когда респондент выбирает один ответ из нескольких.
- Дихотомические вопросы, предполагающие выбор между двумя вариантами.
- Вопросы с градацией по шкале Лайкерта, такие как «Как вы оцениваете внедрение КЭДО в нашей компании?» с вариантами «Отлично», «Очень хорошо», «Хорошо», и т.д.
- Шкала оценки, где участник должен оценить по шкале от 1 до 10, а также вопросы с ранжированием и матричные варианты. Открытые вопросы, требующие развернутых ответов, тоже могут быть полезны, хотя они встречаются реже.
- Безопасность данных. Конфиденциальность ответов сотрудников имеет первостепенное значение. Даже если информация не является персональной, важно, чтобы все данные, хранящиеся в сервисе, были надежно защищены. Большинство платформ используют шифрование SSL для обеспечения безопасности. Желательно также, чтобы сервис соответствовал российскому законодательству ФЗ-152 и располагал серверами на территории Российской Федерации.
- Возможности брендирования. Пользователи более серьезно относятся к опросам, в которых присутствует логотип компании и фирменные цвета. Это создает дополнительную ценность и повышает степень вовлеченности респондентов.
- Функциональность. Некоторые платформы могут использоваться не только для внутренних опросов, но и для более широких задач, таких как тестирование соискателей, опросы клиентов, голосования по конкретным вопросам и даже развлечения для укрепления корпоративного духа (например, викторины с призами).
- Тестовый период. Перед окончательным выбором важно протестировать сервис в течение бесплатного периода или воспользоваться его упрощенной версией. Это даст возможность оценить все плюсы и минусы платформы.
Комментарий эксперта. Наличие аналитических инструментов в сервисе будет большим плюсом для HR-специалистов. Такие функции могут включать данные о количестве респондентов, времени и дате, когда опрос был наиболее активно заполнен, а также информацию о используемых устройствах. Эти данные помогут оптимизировать будущие опросники.
Платные и бесплатные решения
Среди онлайн-сервисов, помимо коммерческих, существуют также бесплатные и условно бесплатные решения, такие как Google Forms, Survio и Яндекс.Взгляд. Некоторые платформы предлагают как бесплатные, так и платные версии с различными функциональными возможностями. Решение о выборе следует принимать исходя из потребностей и бюджета компании. Обычно бесплатные версии имеют ограничения, такие как меньший выбор типов вопросов и форматов отчетов. После тестирования бесплатной версии, если все устраивает, можно перейти на платный план.
Подготовка сотрудников к онлайн-опросу
Даже если опросы грамотно подготовлены с четкими вопросами и интерактивными элементами, их эффективность будет значительно снижена без должной вовлеченности сотрудников. Необходимо объяснить им, что:
- Мнение каждого сотрудника важно для компании.
- Честные и вдумчивые ответы способствуют улучшению условий труда и атмосферы в коллективе.
- Результаты опросов будут влиять на решение о кадровых изменениях, повышениях и других аспектах, таким образом опрос поможет сотруднику в карьере.
- Онлайн-опрос выполняет конкретные задачи, и у сотрудников не должно быть скрытых мотивов, чтобы они могли честно отвечать.
- Анонимность результатов после обработки будет гарантирована, а участие в опросе возможно в удобное время и без спешки, что обеспечит комфортное прохождение опроса.
Заключение
Сервисы онлайн-опросов являются мощным инструментом для выявления проблем в кадровой политике, оценки степени лояльности к руководству и выявления потребностей персонала. Опросы могут проходить анонимно или с идентификацией респондентов и могут применяться для решения различных задач, включая голосования, формирование кадрового резерва и тестирование персонала на компетенции.
При выборе подходящего сервиса необходимо учитывать возможности конструктора опросов, способы отправки приглашений, возможности автоматической обработки результатов и формирование статистики в удобной форме. Наличие интеграции по API, опции брендирования и надежная защита данных через шифрование SSL также играют важную роль в принятии решения.
