Операторы ЭДО

В 2012 году в России утвердилось новое понятие — «Оператор электронного документооборота» (ЭДО), что значительно изменило подход к коммерческому документообороту. В мае того же года вступил в силу Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, который разрешил бизнесу использовать электронные счета-фактуры при взаимодействии с контрагентами. Это нововведение позволило осуществлять документооборот в электронном формате, при условии соблюдения установленных государством требований. Ключевым требованием стало использование операторов ЭДО для передачи таких документов.

В этом тексте мы рассмотрим, кто такие операторы ЭДО, какую деятельность они осуществляют в России, а также как происходит взаимодействие с организациями и государственными структурами.

Определение и функции операторов ЭДО

Операторы ЭДО — это юридические лица, которые обладают необходимыми правовыми, организационными и технологическими ресурсами для передачи счетов-фактур в цифровом виде, используя электронную подпись. В приказе ФНС определены форматы для электронных счетов-фактур, а также для книг покупок и продаж и журналов учета первичных документов.

Введение данной нормы значительно облегчило взаимодействие между контрагентами, особенно находящимися в разных регионах. Теперь нет необходимости обмениваться бумажными версиями документов, отправлять их по почте или направлять сотрудников в командировки. Кроме того, необходимость хранения больших массивов бумажной документации отпадает, что экономит место в архиве.

Для признания электронных документов юридически значимыми необходимо соблюдение двух главных условий:

1. Использование электронной подписи, подтверждающей подлинность документов.
2. Передача документов исключительно через оператора ЭДО. Без этой услуги электронные счета-фактуры не приобретут юридической силы.

На российском рынке появились компании, которые выполняют функции операторов ЭДО, помогая как бизнесу, так и индивидуальным предпринимателям наладить цифровой документооборот.

Требования к операторам ЭДО

Операторы ЭДО представляют собой коммерческие организации, имеющие право предоставлять услуги обмена электронными счетами-фактурами и обеспечивающие их юридическую значимость. Они также обязаны гарантировать безопасность передаваемой информации. Чтобы получить статус оператора ЭДО и осуществлять деятельность легально, организация должна соответствовать следующим требованиям:

• получение государственной лицензии на работу с сертификатами и электронными подписями, а также средствами шифрования.
• лицензия на предоставление телематических услуг, т.е. на право передачи информации.
• обладание необходимыми техническими ресурсами, соответствующими требованиям безопасности.

Комментарий эксперта. Ещё одним важным требованием к оператору ЭДО является готовность своевременно вносить изменения в настройки своих систем в ответ на изменения законодательства. Это необходимо для постоянного улучшения систем безопасности и защиты передаваемых данных от утечек и неправомерного использования.

Все перечисленные требования обязательны для исполнения, поэтому коммерческие организации не могут предоставлять услуги операторов ЭДО своим же клиентам и работать без посредников. Иначе каждой компании пришлось бы проходить процедуру лицензирования, а также постоянно отслеживать изменения законодательных норм и обновлять свои системы.

Функции операторов ЭДО

Государственные контролирующие ведомства, включая налоговую службу, не вправе выступать в качестве операторов ЭДО, поскольку для поддержания необходимой технической базы потребуются значительные финансовые ресурсы из государственного бюджета. Кроме того, необходимы затраты на обучение сотрудников и приобретение оборудования.

При передаче электронных документов могут возникать спорные ситуации. В таких случаях оператор ЭДО сможет выступить в качестве независимого арбитра, поскольку ФНС будет иметь прямую заинтересованность в результате, что является одной из причин, почему государственные органы не могут быть посредниками в процессе работы с электронной документацией.

После юридической регистрации и получения лицензии оператор ЭДО может выполнять следующие функции:

• Проверка абонентов. Оператор проверяет всех участников сети, что защищает бизнес от мошенничества и гарантирует, что электронные счета-фактуры передаются лишь реальным компаниям.
• Сохранение истории взаимодействия. Оператор хранит историю взаимодействий между продавцом и покупателем, что позволяет использовать документы в качестве доказательства в случае спора.
• Долгосрочное хранение документов. Операторы ЭДО обязаны хранить электронные версии документов минимум 5 лет, хотя максимальные сроки хранения не ограничены законодательством.
• Техническая поддержка. Оператор организует круглосуточный контакт-центр для решения любых возникающих вопросов пользователей при работе с системой ЭДО.

Выбор оператора электронного документооборота

Приказ ФНС от 20 апреля 2012 года № ММВ-7-6/253@ определяет положения о Сети доверенных операторов ЭДО. Чтобы компания могла получить статус доверенного оператора, она должна пройти ряд обязательных проверок ФНС. В настоящее время в России зарегистрировано более 30 подобных организаций, что может усложнить выбор наиболее подходящего оператора для бизнеса.

При выборе оператора стоит ориентироваться на следующие критерии:

1. Надежность. Оператор должен быть включён в список, утвержденный ФНС. Компании, не прошедшие необходимые проверки, не могут законно предоставлять услуги операторов ЭДО.
2. Функциональность. Услуги должны включать удобные условия для отправки и получения электронных счетов-фактур, а также их подписание и хранение.
3. Информационная безопасность. Оператор обязан предоставлять возможность настраивать уровни доступа пользователей, контролировать законность использования электронных подписей и организовать защищённые каналы связи.
4. Доступные цены. Конкуренция среди операторов позволяет выбирать более выгодные условия сотрудничества по стоимости услуг.
5. Интеграция с учетными системами. Возможность интеграции с популярными программами, такими как «1С», играет важную роль для большинства российских организаций.
6. Простой интерфейс. Удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс позволит сократить время на обучение сотрудников и быстрее интегрировать систему в бизнес-процессы.
7. Роуминг. Доступность функции роуминга позволяет пользователям системы взаимодействовать с пользователями других операторов ЭДО, что устраняет необходимость согласования перехода на единый документооборот.

Комментарий эксперта. Рекомендуем обратить внимание на отзывы от пользователей, чтобы оценить уровень сервиса, эффективность техподдержки, скорость обработки документов и другие аспекты взаимодействия с оператором. Негативные отзывы могут свидетельствовать о низком качестве обслуживания или завышенных ценах.

Дополнительные функции операторов ЭДО

Помимо основных функций, операторы ЭДО могут предоставлять ряд дополнительных возможностей для работы с электронными счетами-фактурами. Эти функции могут значительно ускорить и упростить процесс документооборота, облегчая взаимодействие с контрагентами и повышая общую эффективность бизнес-процессов.

Например, полезной функцией может стать хранение резервных копий документов на нескольких серверах, что обеспечит сохранность важных данных при возможных технических сбоях. Кроме того, операторы могут предоставлять доступ к архивированным документам даже после завершения оплаченного периода, что исключает проблемы с получением необходимой информации.

Преимущества электронного документооборота для бизнеса

Функционал операторов может также включать возможность выгрузки электронных версий документов в традиционные форматы для отправки в контролирующие органы, массовое подписание документов, использование готовых шаблонов для упрощения их заполнения. Некоторые операторы позволяют распределять документы по определённым сотрудникам и подразделениям, а также настраивать маршруты согласования — документы могут проходить несколько стадий подписи с использованием электронных подписей перед окончательным исполнением.

Комментарий эксперта. Удобство и понятность сервиса для пользователей также играют важную роль. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, что существенно ускоряет процесс обучения сотрудников и облегчает интеграцию системы оператора ЭДО в бизнес-процессы компании.

Как функционирует роуминг в системе электронного документооборота (ЭДО)?

Одной из ключевых функций, предоставляемых операторами ЭДО, является роуминг, который позволяет организациям отправлять электронные документы в систему другого провайдера. Обычно отдельные тарифные планы для этой услуги не предусмотрены, поскольку роуминг включается в общую стоимость выбранного пакета услуг. Это обязательная функция, установленная Министерством связи и массовых коммуникаций России для аккредитации операторов, что подчеркивает её значимость в системе электронного документооборота.

Обмен информацией в рамках роуминга осуществляется через несколько крупных хабов — платформ, которые подключают несколько операторов ЭДО одновременно. Одним из самых известных таких хабов является 1С-ЭДО, интегрированный с системой 1С, что значительно упрощает документооборот для бизнеса.

Не всем организациям необходим роуминг. Например, небольшие компании, которые долгое время работают с одним и тем же набором контрагентов, могут ограничиться услугами одного оператора, что позволяет минимизировать риски, связанные с обращением к сторонним провайдерам. В таких случаях надежный документооборот может быть обеспечен без необходимости внедрения дополнительных посредников.

Факторы, влияющие на стоимость услуг оператора ЭДО

Стоимость услуг, предоставляемых провайдером ЭДО, является важным аспектом для многих организаций. Она может варьироваться в зависимости от нескольких ключевых факторов:

1. Количество исходящих документов. У операторов, как правило, существуют различные тарифные планы, ориентированные на компании разных размеров — от малых предприятий с ограниченным количеством сделок до крупных организаций с высоким объемом документооборота.
2. Набор интеграций. Широкий функционал, предлагаемый оператором, может влиять на цену услуг. Бизнесу необходимо находить оптимальное сочетание между полезными функциями и стоимостью, чтобы соответствовать своим нуждам.
3. Возможность расширения функционала. Операторы могут взимать дополнительную плату за дополнительные функции, такие как расширенное хранение документов, переход на другой тарифный план или подключение новых пользователей.

Некоторые провайдеры устанавливают тарифы на месячной или квартальной основе, что может снизить первоначальные расходы. Однако это не всегда выгодно для бизнеса, поскольку невостребованные услуги могут сгорать в конце расчетного периода, делая такие планы менее оптимальными.

Основные операторы электронного документооборота в России

Хотя в России зарегистрировано множество операторов ЭДО, выделяются несколько крупных компаний, которые занимают значительную долю рынка. Среди них:

• ООО «Тензор». Один из ведущих доверенных операторов в России, работающий с 2012 года. Компания предлагает удобные условия сотрудничества с разнообразными тарифными планами.
• СБИС. Крупный оператор, предоставляющий широкие возможности для интеграции электронного документооборота в существующую систему. Он предлагает разнообразие тарифов и технические решения для работы с электронными документами.
• АО «Астрал». Еще один крупный игрок на рынке, работающий по всей России. Оператор предоставляет разнообразные функции и тарифы, а также круглосуточную техническую поддержку.

Это лишь некоторые из популярных операторов; на российском рынке работают и другие компании. При выборе оператора важно обращать внимание на стоимость услуг и набор предлагаемых возможностей.

Заключение

Операторы ЭДО предоставляют организациям необходимые инструменты для ведения электронного документооборота, обеспечивая юридическую силу цифровым версиям документов при взаимодействии с контрагентами. Подключение к таким операторам открывает доступ к множеству функций, способствующих сбору и обработке информации. Чтобы сделать правильный выбор, важно сравнить все доступные параметры и выбрать оператора, который наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).