Организация хранения кадровых документов

Согласно ст.17 ФЗ №125 от 22 октября 2004 года “Об архивном деле в РФ” каждый работодатель для успешного управления персоналом обязан организовать хранение кадровых документов своего персонала. Перед требованием закона равны абсолютно все: государственные органы, коммерческие компании, индивидуальные предприниматели. И если с обычным, бумажным архивом все ясно, то далеко не всем понятно, сколько лет, где и каким образом хранить электронные кадровые документы. Нужно ли их записывать на внешние носители или достаточно сформировать папку на корпоративном сервере и назвать ее “Архив”? Давайте разбираться.

Зачем хранить кадровые документы?

В работе отдела кадров образуется множество документов, количество которых достигает десятков тысяч единиц, если в компании трудится хотя бы несколько сотен человек. И все они подлежат архивному хранению в течение установленных законодательно сроков. Оптимизировать работу с кадровым архивом поможет система КЭДО “Добыто. Документы”.

Пожалуй, главной особенностью кадрового архива, является длительность временного периода, на протяжении которого документы по личному составу не могут быть уничтожены. За неправильное хранение кадровой документации ответственные должностные лица и компании могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии со ст.13.20 КоАП РФ (штраф до 10 тысяч рублей). А в случае ликвидации предприятия ФНС требует передать документы по личному составу в муниципальный архив, ссылаясь при этом на распоряжение Правительства РФ № 358-р от 21 марта 1994 года.

Бизнес также хранит кадровые документы, чтобы в любой момент по запросу налоговой, Социального фонда РФ или государственной инспекции труда предоставить ту или иную информацию о работниках, в том числе тех, которые больше не трудятся на предприятии. Кроме того, утрата важных приказов и распоряжений, заявлений и договоров может привести к необходимости выплаты компенсаций в случае трудовых споров.

Способы хранения  кадровых документов

В случае с бумажным архивом все более или менее понятно. Под него в компании выделяют отдельное помещение со стеллажами, на которых в хронологическом порядке размещают папки с документами.

В свою очередь, хранение электронной кадровой документации может быть организовано следующими способами:

• Локальный архив — самый простой и доступный способ хранения документов, который, однако, имеет определенные сложности с систематизацией и управлением. Фактически речь идет о папке на локальном ПК, к которой имеют доступ все сотрудники. Для контроля за тем, что добавляют в папку или удаляют из нее может быть назначен модератор-архивариус. Главная проблема такого архива заключается в отсутствии каких-либо гарантий информационной безопасности.
• Облачный архив — предоставляется оператором электронного документооборота. В данном случае все цифровые документы хранятся в закрытом доступе в соответствии с утвержденной руководителем политикой организации и ведения корпоративного кадрового архива. Основной минус в использовании облака кроется в том, что для работы с файлами необходимо стабильное интернет-соединение.
• Внутреннее хранилище СЭД — такое программное обеспечение изначально создается для организации электронного документооборота, поэтому в нем предусмотрена и возможность создания архива. Использование внутреннего хранилища СЭД в большинстве случаев является самым оптимальным вариантом ведения кадрового архива. Все файлы хранятся на внутренних серверах, при этом в системе можно разграничить права доступа к документам для разных категорий пользователей.

Комментарий эксперта: внедрение безбумажного документооборота в работу отдела кадров предусматривает обязательное создание электронного архива. 

Как обеспечить сохранность электронных кадровых документов?

• Лучше всего использовать гибридный вариант хранения — например, сохранять документацию на локальном компьютере и дублировать ее в облачное хранилище. В этом случае руководитель компании может оперативно получить доступ к нужной информации независимо от своего текущего местоположения. А если компьютер вдруг сломается, то имеется резервная копия архива на защищенном облаке.
• Очень важно, чтобы электронный кадровый архив представлял собой не просто кучу разрозненных файлов, а был систематизирован по папкам с правильными названиями. При таком подходе существенно облегчается поиск нужных документов и отслеживание сроков их хранения.
• В целях информационной безопасности, права на удаление и копирование документов по личному составу из архива должны быть только у ограниченного круга должностных лиц.
• Любые изменения с архивными файлами должны отслеживаться.

Внедрив и используя систему кадрового электронного документооборота “Добыто. Документы” можно оптимизировать все процессы, связанные с ведением архива по кадрам.

Требования ГОСТ к хранению кадровых документов

В теории любой архив (бумажный или электронный) создается для обеспечения сохранности различной информации. На практике организация хранения кадровой документации имеет несколько основных моментов:

• Документ должен быть читабелен. В качестве примера можно привести цифровое изображение — скан важного приказа по кадрам. При работе его могут сжимать, конвертировать и т.д. В итоге эти действия приводят к потере качества картинки, а со временем и к полной ее утрате.
• Использование для обозначения (поименования) документа общепринятой маркировки, позволяющей идентифицировать его по определенным признакам. Например, такой маркировкой может быть название документа — “Трудовой договор” и дата его заключения — “2021 год”.
• Установление связей между архивными документами. В частности, к тому же трудовому договору могут быть прикреплены ссылки на электронную трудовую книжку, приказ о переводе на другую должность и т.д.
• Осуществление регулярной работы по обеспечению сохранности документов. При ведении кадрового архива в электронном виде, не стоит забывать, что технологии не стоят на месте. И если сегодня актуален один формат файлов, то через несколько лет он может оказаться устаревшим и вы попросту не сможет открыть нужный документ. Чтобы этого не произошло архивные файлы нужно систематически перезаписывать и переформатировать.

Все эти и многие другие нормы закреплены в ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Этот национальный стандарт разработан в соответствии с международными правилами ведения корпоративных архивов.

Сроки хранения электронных кадровых документов

Срок хранения кадровых документов в электронном виде и на бумаге установлен Приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 года. Если же документ был подписан до 19 февраля 2020 года, сроки его хранения определяются в соответствии с Приказом Минкультуры РФ № 55 от 25 августа 2010 года.

Таблица — Сроки хранения электронных кадровых документов:

Уничтожение кадровых документов

После завершения срока хранения архивные документы подлежат уничтожению. На первый взгляд, здесь нет ничего сложного. Коробки с обычными кадровыми бумаги можно вывезти на дачу директора и там сжечь, а электронные файлы просто удалить парой кликов мыши.

Но даже в случае с уничтожением документов с истекшим сроком хранения существует несколько правил и рекомендованный законодательством алгоритм действий:

• Специалист отдела кадров, ответственный за архивное хранение, должен регулярно проверять документы и отбирать те, которые попадают под уничтожение.

Например, в 2026 году должны быть уничтожены заявления о переводе на сокращенный рабочий день, написанные в 2020 году. Кадровик, прежде чем удалить с сервера соответствующую папку проводит ее ревизию. Если при этом он обнаруживает заявление работника о переводе на легкий труд с вредных условий труда, он перемещает его в соответствующую папку, срок хранения которой составляет 50 лет. Остальные файлы подлежат уничтожению.

• Далее необходимо составить протокол рабочей комиссии об уничтожении электронных кадровых документов. Форма протокола свободная.
• В завершении составляется акт об уничтожении документов. В нем указываются реквизиты (дата, номер и название) всех уничтоженных документов.

И только после подготовки всех необходимых протоколов и актов кадровые документы с истекшим сроком архивного хранения можно уничтожить.

Частые ошибки при хранении кадровых документов

Основные принципы и правила организации хранения кадровой документации одинаковы для архивов любого формата. Поэтому и типичные ошибки, которые делают кадровики при ведении бумажных и электронных архивов, являются схожими.

• Неверное определение даты, с которой нужно считать срок хранения. Согласно действующего законодательства, сроки хранения документов считают с 1 января года, следующего за годом закрытия (завершения) документа. Самая частая ошибка здесь заключается в том, что год завершения определяют по дате подписания документа, тогда как речь идет о моменте, когда документ перестал использоваться. Например, график отпусков на 2024 год был подписан 1 декабря 2023 года. Соответственно срок его архивного хранения начинается 1 января 2025 года, а уничтожать график будем 1 января 2028 года.
• Устанавливают разные сроки хранения для документов из одного комплекта. Например, хранят договор добровольного страхования 50 лет, а дополнительное соглашение к нему уничтожают через 5 лет с момента подписания. Приложения являются неотъемлемой частью основного документа и не могут иметь другой срок хранения.
• Закон не допускает возможность сканирования и уничтожения кадровых документов на бумажных носителях до истечения срока их хранения.
• Хранить бумажный архив необходимо даже после его оцифровки. Здесь необходимо четко различать оригинальные электронные документы и копии. Оригиналы изначально создаются в цифровом виде и подписываются электронными подписями. Копия — это чаще всего скан в PDF или DOC формате.

Комментарий эксперта: не стоит хранить все и всегда. Опытные кадровики своевременно уничтожают файлы, так как это позволяет не отдавать проверяющим органам документы с истекшим сроком хранения. Например, вовремя не уничтоженный график отпусков может обойтись компании в сотни тысяч рублей штрафов, так как по нему видно, что у одних работников накопилось более 56 неиспользованных дней отпуска, а другие сотрудники пошли отдыхать меньше, чем на 14 дней. Все это является прямым нарушением требований ТК РФ (ст.124 и ст.125 соответственно) и влечет за собой наложение  на компанию штрафов в размере от 30 до 50 тысяч рублей за каждого работника (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ). 

Мифы об архивном хранении электронных кадровых документов

Внедрение в привычную работу новейших технологий закономерно приводит к появлению большого количества сомнений у сотрудников. В случае с использованием электронного кадрового архива HR специалисты чаще всего поднимают следующие вопросы.

1. Устаревание формата документа приводит к тому, что файл нельзя будет открыть через пару лет. Зачем же его тогда хранить?

На самом деле специально для длительного архивного хранения сегодня используется формат PDF/A, соответствующий всем международным стандартом. Этот формат поддерживается всеми системами электронного кадрового документооборота и ПО, которое используется муниципальными и государственными архивами.

2. Срок действия электронной цифровой подписи истечет и архивный документ утрат юридическую силу.

Согласно ст.11 ФЗ № 63 ЭЦП на документе признается действительной, если ее сертификат был действителен на момент подписания документов.

3. Случайно попавший в компьютер вирус уничтожит не только электронный файл, но и весь архив.

Чтобы избежать подобного сценария, во-первых, используйте на корпоративных компьютерах современное и эффективное антивирусное программное обеспечение, во-вторых, храните копию электронного кадрового архива в облачном хранилище.

Преимущества электронного кадрового архива перед бумажным

Электронный кадровый документооборот позволяет работодателю обмениваться с персоналом документами без их обязательного дублирования на бумаге. Это серьезно ускоряет и упрощает кадровое делопроизводство на предприятии.

Более того, по мнению многих экспертов, организация и ведения электронного кадрового архива являются более простым и удобным, в сравнении с традиционным архивом:

• На добавление новых единиц хранения в архив уходят считанные минуты.
• Электронный архив является отличным решением для крупных корпораций с большим количеством филиалов и отделений. Например, электронный приказ об отпуске автоматически отправляется в нужную папку после подписания работником. При этом не имеет значение, что подписан он в Краснодаре, спустя секунду документ будет в электронном архиве в Москве.
• Отсутствие проблем с поиском. Найти все кадровые документы на Петрова Ивана Ивановича можно всего лишь за пару минут даже, если в компании работает несколько тысяч человек.
• При правильной организации электронного архива бесконтрольное использование, изменение или уничтожение документов невозможно. Все действия с файлами можно отследить и запротоколировать.

Если в компании уже используется система электронного кадрового документооборота процесс архивирования документации, проходящей через СЭД, можно автоматизировать и упростить до нажатия всего одной кнопки в программе. Все функции системы “Добыто. Документы” будут важны для создания, систематизации и ведения архива кадровой документации.

Заключение

• При организации электронного архива потребуется решить несколько важных вопросов: выбор специального лицензированного ПО, позволяющего работать с файлами, защита документов от вирусов и несанкционированного доступа.
• При ведении архива нужно соблюдать требования законодательства по срокам хранения, правилам уничтожения документов, защите персональных данных.
• Основные полномочия по созданию и ведению архива обычно передаются кадровой службе предприятия.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)