В условиях современного бизнеса управление кадровыми документами играет крайне важную роль в системе вспомогательных процессов и становится эффективным инструментом для управления персоналом. Кадровый документооборот разработан с целью формирования удобного и продуманного процесса ведения кадрового делопроизводства. Автоматизация этого процесса обеспечивает высокую степень ясности и прозрачности, что позволяет каждому сотруднику — будь то руководитель HR-отдела или рядовой работник — легко отслеживать текущее состояние необходимых документов.
В данной статье мы рассмотрим, что такое организация кадрового документооборота, какие действия и процессы она включает, а также какие преимущества дает переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО).
- Понятие документооборота
- Кадровый документооборот
- Значение кадрового документооборота
- Необходимость перехода на КЭДО
- Переход на электронный кадровый документооборот: особенности и преимущества
- Преимущества электронного кадрового документооборота
- Этапы перехода на кадровый электронный документооборот
- Заключение
- Список источников
Понятие документооборота
Электронный документооборот в сфере управления персоналом представляет собой современный подход к управлению документами и операциями, связанными с кадровыми процессами на предприятии. Он автоматизирует рутинные задачи, такие как регистрация и обработка данных о работниках. Внедрение ЭДО позволяет значительно ускорить решение вопросов, касающихся управления персоналом.
Документооборот — это систематизированная последовательность действий, которая охватывает обработку и передачу документов внутри организации, включая их прием, согласование, хранение и архивирование.
Согласно законодательству Российской Федерации, документооборот является немаловажной частью управления документами как внутри, так и вне предприятия, независимо от его размера.
Сотрудники кадровых служб должны не только уметь грамотно составлять и форматировать документы, но и понимать, какие действия выполняются с этими документами. Однако на практике многие руководители и работники, отвечающие за ведение кадровой документации, не обладают достаточными знаниями в современных методах управления кадрами и не разбираются в тонкостях документооборота.
Комментарий эксперта. Электронный кадровый документооборот включает в себя ряд процессов, осуществляемых для оформления рабочего взаимодействия между работодателем и сотрудниками, а также для регламентации правил, касающихся организации рабочего процесса. Этот процесс включает в себя оформление, подписание и архивирование документов, связанных с приемом на работу и увольнением сотрудников.
Кадровый документооборот
Правильное управление кадровыми документами защищает организацию от возможных штрафов со стороны контрольных органов и способствует своевременному получению сотрудниками пенсий, пособий, льгот и других социальных выплат без осложнений.
Кадровая документация подразделяется на три категории: входящую, исходящую и внутреннюю. Каждая из них имеет свои особенности обработки, и важно, чтобы кадровая служба вела учет всех документов, включая их копии.
В рамках электронного документооборота в России предусмотрены три типа подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Организации могут выбрать один из этих типов или несколько в зависимости от их потребностей. Квалифицированная подпись чаще всего используется в области электронного документооборота, так как обладает юридической силой, эквивалентной собственноручной подписи, и позволяет избежать необходимости в дополнительных соглашениях.
Значение кадрового документооборота
Документооборот в организации решает множество задач, касающихся различных аспектов трудовых отношений, включая взаимодействие между сотрудниками, администрацией и клиентами, а также с другими сторонами. Он обеспечивает бесперебойное управление кадровой документацией, и важность документов как информационных носителей в организации неоспорима.
К числу ключевых задач, решаемых через документооборот, относятся:
- Формальная регистрация и фиксация начала трудовых отношений с новыми сотрудниками.
- Учет бухгалтерских и финансовых документов, относящихся к персоналу.
- Формирование структуры подписания и установление определенных процедур внутри компании.
- Создание условий для эффективного управления персоналом.
- Управление разрешением споров между участниками трудовых отношений.
- Установление и документирование правил и регуляций для обмена информацией между работниками и работодателем.
Оптимизация управления кадровой документацией позволяет одновременно решать несколько задач:
- Установить тексты документов, регламентирующих трудовые отношения, и формализовать кадровые процедуры.
- Создать систему управления кадрами, соответствующую стратегическим целям компании.
- Регулировать взаимодействие между сотрудником и руководством.
- Установить юридическую основу для трудовой занятости как для работников, так и для работодателя.
- Эффективно разрешать рабочие конфликты.
Необходимость перехода на КЭДО
Внедрение системы КЭДО является необязательным для организаций, но для тех, кто обрабатывает множество внутренних и внешних документов, данный переход может стать эффективной стратегией.
Электронный документооборот в области кадров предлагает ряд преимущества как для компаний, так и для сотрудников:
- Он автоматизирует множество рутинных задач, таких как ведение учета работников, управление отпускными днями и обработка медицинских справок. Это снижает временные затраты HR-специалистов, которые могут направить свои усилия на более стратегические задачи.
- ЭДО упрощает и ускоряет кадровые процессы. Например, сотрудники могут заполнять заявки на отпуск онлайн, а HR-специалисты сразу же их утверждать или отклонять. Кроме того, создается унифицированная база данных, доступная всем работникам и постоянно обновляемая в реальном времени.
- Такой подход облегчает поиск необходимой информации и способствует снижению количества ошибок, тем самым повышая общую эффективность работы.
- Внедрение электронного документооборота снижает затраты на бумагу, канцелярские принадлежности и печать. Кроме того, это минимизирует расходы на передачу документов между различными отделами, так как все они доступны в единой электронной системе.
- КЭДО улучшает качество обслуживания, предоставляемого кадровым отделом. Используя данный подход, можно создать интернет-портал для сотрудников, где они смогут получить важную информацию и заполнять необходимые данные онлайн, что в свою очередь повышает уровень удовлетворенности сотрудников.
На сегодняшний день правильное управление кадровыми документами становится не просто необходимостью, а ключевым элементом успешного функционирования любой организации. Переход на электронный документооборот позволяет не только повысить эффективность, но и улучшить качество работы с кадровыми документами, что в конечном итоге ведет к созданию более комфортной и продуктивной рабочей среды.
Комментарий эксперта. Основное нарушение в сфере трудовых отношений связано с отсутствием необходимой кадровой документации, ведение которой является обязательным согласно законодательству Российской Федерации. За некорректное ведение или отсутствие обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Переход на электронный кадровый документооборот: особенности и преимущества
С переходом на электронный формат в 2022 году многие элементы кадровой документации, включая трудовые книжки, начали оформляться в цифровом виде, что сделало их оформление на бумаге менее распространённым. Тем не менее, существуют три группы документов, для которых закон по-прежнему требует наличия бумажных копий:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы о сокращении;
- инструкции по охране труда.
В последние изменения юриспруденции также было включено использование электронной подписи для утверждения определённых видов документов, таких как трудовые договоры, соглашения-приложения, учебные соглашения и соглашения о компенсации убытков. В большинстве случаев допускаются альтернативные формы электронной подписи, при условии, что это должным образом фиксируется в соответствующих документах.
Комментарий эксперта. Внедрение кадровой электронной системы — это безусловно прогрессивный шаг, однако, согласно законодательству России, это решение не является обязательным для работодателей и работников. Каждый работодатель имеет право не переходить на электронный документооборот, так же как и сотрудники могут оставаться на бумажных носителях, даже если работодатель предпочитает электронный формат.
Преимущества электронного кадрового документооборота
С переходом всей архивной документации в цифровой формат российское законодательство позволяет вести большинство документов в электронном виде без необходимости создания бумажных копий.
Использование электронных систем обработки документов позволяет кадровым специалистам значительно сократить объем рутинных задач, высвобождая время для более критичных процессов. К числу ключевых достоинств программного обеспечения для документооборота следует отнести возможность работы с документами в тех системах, где ведется учет персонала, таких как 1С или БОСС-Кадровик.
Одним из значительных достижений является возможность беспрепятственной связи с удаленными работниками через кадровую информационную систему. Учитывая растущую популярность удаленной работы, электронный документооборот даёт возможность надежно и эффективно обмениваться документами на различных дистанциях.
Система КЭДО позволяет настраивать маршруты движения документов, что упрощает процессы согласования и утверждения. Это способствует росту лояльности как существующих сотрудников, так и потенциальных кандидатов. Важно отметить, что электронный документооборот также ускоряет процесс подбора персонала: кадровые специалисты могут оперативно обрабатывать документы, не теряя времени на важные вакансии.
Благодаря продвинутым функциональным возможностям системы, сотрудники могут легко отслеживать статус своих документов и предпринимать необходимые действия, что исключает вероятность потери или задержки на любом этапе.
Система также предупреждает физические ошибки, связанные с управлением документами, что увеличивает точность работы и снижает риски ошибок.
Этапы перехода на кадровый электронный документооборот
Для успешного внедрения электронного документооборота в организации необходимо пройти несколько этапов:
- Выбор платформы. На первом этапе важно выбрать оптимальную платформу для цифрового управления документами в сфере кадров. При этом следует учитывать размер компании, её специфику, финансовые ограничения и другие ключевые факторы.
- Разработка плана внедрения. После выбора системы следует создать детализированный план внедрения, который охватывал бы все этапы автоматизации документооборота. Планировка должна учитывать специфику вашей организации и обозначать ответственных сотрудников и сроки выполнения работ.
- Конкретные действия по внедрению. На этом этапе происходит установка системы, её конфигурирование, перенос данных и настройка прав доступа, что является ключевым моментом перед началом её эксплуатации.
- Обучение персонала. Технические навыки сотрудников должны соответствовать требованиям новой системы. Поэтому важно обеспечить адаптацию обучения к потребностям работников, чтобы они уверенно использовали систему и могли избежать возможных трудностей.
- Техническая поддержка и обслуживание. После внедрения системы необходимо обеспечить её стабильную работу. Это включает регулярные обновления, устранение технических неполадок и помощь пользователям. Важно, чтобы система функционировала бесперебойно и эффективно.
Кроме того, необходимо назначить ответственного сотрудника, который будет курировать процесс разработки и внедрения цифрового сервиса в организации. Для этого следует подготовить распоряжение, в котором будут четко прописаны его полномочия и обязанности.
Все расходы, связанные с внедрением и обслуживанием электронной системы документооборота, ложатся на плечи руководства, включая расходы на предоставление цифровых подписей для сотрудников.
Заключение
Кадровый документооборот — это структурированный процесс обработки документации в рамках организации, целью которого является оптимизация, ускорение процессов и снижение рисков в взаимодействии между работниками и работодателем. Автоматизация операций в этой области способствует повышению эффективности управления кадрами и общей продуктивности сотрудников.
Хотя подготовка внедрения электронного документооборота требует временных затрат и ресурсов, она является необходимым аспектом успешного функционирования компании. Важно создать прозрачную систему управления документами, установить четкие процедуры обработки и регулирования документации, а также подобрать соответствующее программное обеспечение для автоматизации этих процессов.
