Отдел кадров: структура, цели и функции

Отдел кадров — это важная структурная единица внутри организации, отвечающая за управление персоналом. Его задачи выходят за рамки простой функциональной роли: он также работает над формированием положительного имиджа компании, поскольку именно здесь соискатели впервые знакомятся с организацией и складывают свое первое впечатление о ней.

В этом материале рассмотрим ключевые полномочия отдела кадров, организацию его работы, оценку эффективности кадровых мероприятий и типичные документы, с которыми работают кадровики.

Основные цели отдела кадров

Главной задачей отдела кадров является обеспечение компании квалифицированными специалистами, обладающими нужными знаниями и опытом работы. Для достижения этой цели используются различные методы поиска кандидатов, включая:

• размещение вакансий на специализированных платформах и в приложениях;
• реклама на телевидении, радио и в печатных СМИ;
• сотрудничество со службами занятости населения;
• привлечение талантливых студентов и выпускников образовательных учреждений.

Второстепенной целью кадрового отдела является разработка методов выбора соискателей для конкретных вакансий. Это может включать собеседования, тестирования или практические занятия. Кроме того, важно, чтобы кадровые специалисты активно занимались адаптацией новых работников, поддерживали их рост и развитие, а также следили за возможностями повышения квалификации.

Современные технологии, такие как электронный документооборот, значительно упрощают выполнение задач отдела кадров. Теперь информацию о работниках можно получать дистанционно, а также отслеживать курсы повышения квалификации и взаимодействовать с центрами занятости.

Ключевые задачи отдела кадров

Среди основных задач отдела кадров можно выделить:

• учет работы специалистов, включая количество сотрудников, их выходные и отпускные дни для правильного расчета заработной платы;
• передача необходимой информации в бухгалтерию.

Кроме того, отдел кадров должен эффективно выполнять такие задачи, как:

• Подбор необходимых сотрудников с необходимой квалификацией;
• Создание системы отслеживания квалификаций и потенциала штатных сотрудников;
• Разработка карьерных планов для перспективных специалистов;
• Внедрение новых кадровых технологий с учетом специфики предприятия.

Системы электронного документооборота значительно упрощают выполнение этих задач, позволяя быстро обмениваться информацией о работниках и их отработанном времени.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров заключается в подборе персонала, которая включает в себя следующие аспекты:

• Определение потребностей компании в специалистах в зависимости от существующих вакансий, что требует взаимодействия с руководителями различных отделов.
• Разработка и внедрение мотивационных систем для сотрудников.
• Анализ причин текучести кадров и разработка эффективных методов борьбы с этим явлением.
• Ведение штатного расписания, которое содержит структуру и состав работников, список должностей и соответствующие уровни заработной платы.
• Учет и ведение личных дел сотрудников, а также оперативный доступ к этой информации для нужд руководителей и бухгалтерии.
• Обслуживание трудовых книжек и соблюдение законодательства о трудовых отпусках и выходных.
• Организация аттестации специалистов и планирование их профессионального развития.

Большинство перечисленных функций можно осуществлять с помощью электронного документооборота, за исключением процессов, связанных с аттестацией и повышением квалификации, которые требуют согласования с руководством и выбора подходящих образовательных учреждений.

Структурные особенности отдела кадров

Структура отдела кадров зависит от конкретных потребностей и особенностей каждого предприятия. Хотя количество сотрудников в этом отделе не закреплено законодательно, можно ориентироваться на рекомендации, изложенные в межотраслевых нормах времени, утвержденных Минтрудом СССР в 1991 году. Однако данный документ имеет рекомендательный характер, и компании могут принимать его во внимание по своему усмотрению.

Штат HR-специалистов может варьироваться даже между предприятиями с одинаковым количеством сотрудников из-за специфики их деятельности. При определении необходимого числа кадровиков принимаются во внимание следующие факторы:

• текучесть кадров;
• сезонные колебания в работе;
• условия труда, в том числе наличие опасных факторов;
• обязанности по подготовке отчетности;
• контроль за прохождением медицинских осмотров;
• процессы подбора и проведения собеседований.

Некоторые небольшие компании могут обойтись без отдельного отдела кадров, передавая его функции директору или бухгалтеру. Однако с ростом бизнеса необходимость в профессиональном HR-специалисте становится очевидной.

Комментарий эксперта. Даже крупной компании не всегда выгодно запускать работу собственного отдела кадров. Если кадровики работают эффективно и качественно, текучка почти отсутствует. Поэтому услуги таких специалистов не требуются на регулярной основе. И по этой же причине рациональнее будет обратиться к внешнему кадровому агентству, заключить контракт и взаимодействовать на более выгодных условиях, чем добавлять к штату соответствующую функциональную единицу.

Взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями

Для обеспечения эффективной работы отдела кадров требуется взаимодействие с другими службами компании, такими как:

• Бухгалтерия: обсуждение вопросов, связанных с оплатой труда, отправка документов об увольнении, уведомления о командировках и отпусках, а также информация о премиях и штрафах;
• Юридический отдел: получение правовой консультации и информации об изменениях в законодательстве;
• Прочие подразделения: отдел кадров получает запросы на подбор сотрудников с определенной квалификацией.

Электронный документооборот значительно ускоряет процесс передачи информации между подразделениями, что позволяет последовательнее вести бухгалтерскую отчетность и расчеты заработной платы.

Должности сотрудников отдела кадров

Отдел кадров может включать разных специалистов, каждый из которых выполняет свои функции:

• HR-менеджер: руководит и координирует работу всех кадровиков.
• HR-специалист: отвечает за найм сотрудников, ведет учет, управляет данными работников и поддерживает их обучение и квалификацию.
• HR-аналитик: анализирует информацию о сотрудниках и предлагает решения для повышения их производительности и лояльности.
• HR-консультант: предоставляет консультации по вопросам трудового законодательства и управлению персоналом.

Современные технологии и электронный документооборот позволяют оптимизировать рабочие процессы, снижая время, затрачиваемое на рутинную бюрократию, и повышая общую эффективность работы отдела кадров.

Кадровый отдел — это не просто функциональная единица, а стратегический партнер бизнеса, влияющий на его успех. Понимание задач, функций и эффективных методов работы отдела кадров позволяет компаниям поддерживать конкурентоспособность и привлекать лучшие таланты на рынок труда.

Комментарий эксперта. Не стоит недооценивать HR-консультантов. Эта структура является довольно сложной, имеются нюансы для каждого отдельного подразделения. Руководитель может думать, что он точно знает, как найти специалиста, но на деле не сможет справиться с поставленной задачей. После получения профессиональной консультации процесс пойдет быстрее и эффективнее.

Требования к HR-специалисту

Инспектор отдела кадров является одной из ключевых фигур в компании, выполняя множество важных обязанностей. Выбор такого специалиста во многом определяется требованиями конкретного предприятия, однако существуют общие критерии, которые должны учитываться при отборе кандидатов.

1. Образование. HR-специалист должен обладать высшим образованием в области менеджмента или управления персоналом. Некоторые компании также рассматривают кандидатов с дипломами по психологии или социологии, поскольку знания в этих наук могут значительно упростить решение различных задач, связанных с управлением персоналом. Кроме того, обязательным является знание Трудового кодекса РФ и других нормативных актов, касающихся кадрового учета и трудовых отношений.

2. Знания и навыки. Специалист по управлению персоналом должен хорошо разбираться в ряде ключевых областей, включая:

• основы управления и методы подбора сотрудников на различные позиции;
• правильное оформление кадровых документов и ведение личных дел сотрудников;
• трудовое законодательство РФ;
• уверенное владение офисными программами;
• навыки проведения собеседований и оценки потенциальных сотрудников;
• организацию работы всего отдела кадров;
• эффективное ведение документооборота.

С опытом работы с системами электронного документооборота, такими как 1С, специалист может значительно повысить эффективность своей работы, минимизируя количество ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.

3. Личностные качества. Профессиональные компетенции не менее важны, чем личностные качества HR-специалиста. К числу основных требований относятся:

• внимание к деталям и аккуратность;
• ответственность и надежность;
• отличные коммуникативные навыки;
• умение работать в команде и четкое понимание своей роли в группе;
• способность устанавливать и поддерживать контакты;
• умение планировать и контролировать собственную работу;
• высокая оперативность в принятии решений;
• способность быстро ориентироваться в изменяющихся ситуациях;
• стрессоустойчивость, позволяющая эффективно взаимодействовать с людьми и справляться с трудными задачами.

С увеличением размеров предприятия возрастают и требования к HR-специалистам, что связано с необходимостью учитывать уникальные аспекты трудового процесса и специфику компании.

4. Должностные обязанности. Основные обязанности HR-специалиста включают:

• анализ рынка труда: исследование текущей ситуации с кадрами, уровней заработных плат и других тенденций;
• оценка и отбор кандидатов на вакансии;
• проведение собеседований, тестирований и других методов оценки;
• разработка и внедрение новых методов поиска специалистов;
• составление вакансий с учетом необходимых профессиональных навыков и качеств соискателей;
• прогнозирование потребностей в новых сотрудниках в ближайшем будущем;
• оперативный поиск профессионалов для закрытия актуальных вакансий;
• управление документооборотом и составление трудовых договоров;
• разработка программ по развитию персонала и повышению квалификации сотрудников, включая создание социальных и обучающих инициатив.

На крупных предприятиях структура и функционал отдела кадров могут быть более разветвленными, что позволяет более эффективно выполнять поставленные задачи.

Преимущества использования электронного документооборота в кадровом отделе

Электронный документооборот охватывает все аспекты работы предприятия и влияет на каждого сотрудника и руководителя. Его преимущества очевидны для всех сторон, участвующих в процессе.

Для руководителей:

• снижение расходов на документооборот;
• упрощение доступа к юридической информации и документам.

Для сотрудников кадрового отдела:

• снижение трудозатрат за счет автоматизации процессов;
• использование высокоэффективных систем кадрового учета, таких как 1С;
• возможность дистанционного контроля за документооборотом;
• быстрая передача информации в бухгалтерию;
• долгосрочное хранение архивов (до 50 лет и более).

Для работников:

• возможность быстрого подписания документов с помощью мобильных устройств;
• получение информации без необходимости физического посещения отдела кадров;
• удобный поиск необходимых документов в системе.

Комментарий эксперта. Если в компании еще не внедрен электронный документооборот в кадровом отделе, это негативно сказывается не только на работе кадровиков, но и на эффективности взаимодействия с другими подразделениями.

Заключение

Задачи, стоящие перед кадровым отделом, требуют высокой квалификации, знаний и опыта. Органы управления персоналом играют решающую роль в успешной деятельности организации, обеспечивая правильный подбор, развитие кадров и способствуя созданию положительной рабочей атмосферы. Правильный выбор и привлечение компетентных HR-специалистов позволяет компании достигать своих целей и повышать производительность труда.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).