Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться документацией внутри фирмы, взаимодействовать с контрагентами, госорганами. ЭДО способствует сокращению бумажного оборота документов. Это обеспечивает следующее:
- снижение затрат на канцелярские товары, печать, передачу документов;
- отсутствие необходимости в обычном архиве для размещения документов (для хранения применяется серверное оборудование);
- минимизация вероятности того, что соглашения, локальные акты, счета и иные документы будут повреждены, потеряются;
- отправка и получение документации в сжатые сроки;
- отслеживание всех стадий перемещения, согласования и подписания документации.
Еще ЭДО способствует сохранению конфиденциальности информации, снижению числа ошибок, упрощению взаимодействия с ФНС, повышению лояльности фирм-партнеров. Также он позволяет оптимизировать работу внутри организации. Люди, которые освободились от бумажной волокиты, могут направить свои ресурсы на текущие задачи.
Обмениваться документацией между фирмами либо с государственными органами можно, применяя цифровой канал коммуникации доверенного оператора ЭДО. Однако для обеспечения валидности документации и законности сделок нужна электронная подпись (ЭП).
Принцип работы электронных подписей
Документация, которая имеет юридическую силу, обеспечивает подтверждение определенных фактов, событий. Это означает, что ее можно применять в качестве доказательственной базы в государственных органах, в том числе в судебных учреждениях. Для обеспечения юридической значимости электронной документации используют ЭП.
ЭП обеспечивает подписание документации, позволяет проверить авторство подписи. Кроме того, ЭП дает гарантию того, что после подписания в финальную версию бланков и форм не вносили коррективы. ЭДО осуществляется посредством системы одного из операторов. Они обеспечивают подтверждение того, что ЭП достоверна, а документация соответствует законодательным нормам. При этом определенные типы ЭП наделяют электронную документацию юридической значимостью лишь при выполнении определенных условий. Они приведены в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Разновидности ЭП
Закон № 63-ФЗ предусматривает правила, по которым нужно использовать ЭП. В ст. 5 данного закона указано, что есть 3 типа ЭП:
- простая (ПЭП);
- неквалифицированная (НЭП);
- квалифицированная (КЭП).
Лишь документация, которую подписали КЭП, является такой же значимой, как и бумажный документ с подписью.
КЭП
КЭП представляет собой ЭП с наибольшим уровнем защиты. Это шифр (ключ и сертификат), который записали на электронный носитель. КЭП служит подтверждением того, что документацию отправил определенный человек. Кроме того, КЭП дает гарантию того, что после простановки подписи документ не изменяли.
Высокий уровень защиты обеспечивается следующим:
- контроль технологии КЭП ФСБ – госорган осуществляет сертификацию ПО, определение точной структуры сертификата;
- правом выдачи КЭП обладает лишь центр, который имеет аккредитацию Минцифры;
- КЭП работает исключительно в сочетании со средством защиты данных посредством криптографии.
КЭП дает возможность адресату выполнить проверку того, кто поставил подпись в документации. Кроме того, файл КЭП заключает в себе сведения о содержимом документации. Это означает, что фальсифицировать документы невозможно. Средство криптографической защиты информации осуществляет проверку, совпадают ли сведения в документе с информацией в файле КЭП. При идентичности информации можно быть уверенным в отсутствии изменений после подписания.
КЭП моментально наделяет документацию юридической значимостью, приравнена к обычной подписи. По этой причине КЭП – основной тип ЭП, применяемых для ЭДО. Использовать КЭП можно, чтобы:
- сдать отчет в регулирующие госорганы;
- участвовать в электронных торгах;
- регистрировать онлайн кассу;
- обмениваться договорами, счетами, другой документацией с контрагентами и работниками.
Комментарий эксперта. Иногда КЭП является единственным доступным вариантом для оформления документации. Здесь имеются в виду счета-фактуры и вносимые в них изменения. ЭДО с госорганами – Росреестром, ФСС, ПФР и иными организациями – также можно вести с применением КЭП.
НЭП
Данная ЭП также предусматривает достаточно высокий уровень защиты. Как и в случае с КЭП, при разработке НЭП применяют криптоалгоритмы. Подобная технология дает возможность выполнить проверку личности подписанта, отсутствия корректировок. Однако ФСБ не осуществляет контроль НЭП, не занимается определением структуры сертификата. Приобрести подобную ЭП возможно в любом центре, даже если он не аккредитован Минцифры.
Основные пользователи НЭП – ИП и юрлица с большим объемом внутреннего/внешнего ЭДО. НЭП обеспечивает следующие возможности:
- подача письменных аргументов в арбитражный суд;
- получение аккредитации, участие в торгах на виртуальных площадках;
- ведение корпоративного ЭДО – подписание соглашений, платежных поручений, приказов и т.д.;
- обмен электронной информацией с партнерскими компаниями, контрагентами – для этого потребуется только договор о том, что НЭП взаимно признается равнозначной собственноручной подписи.
Комментарий эксперта. Когда НЭП создается, выдается 2 ключа: открытый, закрытый. Закрытый ключ обеспечивает генерацию НЭП, потому его нельзя разглашать. Для хранения можно применять особый носитель или программу на ПК пользователя.
ПЭП
Подобная ЭП служит подтверждением того, что документ подписал определенный пользователь. Это те самые SMS-коды от банковской организации, сгенерированные электронными системами пароли, связки «логин-пароль» в аккаунтах. Особенности использования ПЭП:
- генерируется без криптографического шифрования, содержится в самой документации, потому уровень защищенности достаточно низкий;
- не нужно устанавливать дополнительный софт;
- нельзя применять для подписания документации, которая касается государственной тайны;
- не подходит, если нужно взаимодействовать с налоговиками, иными госорганами.
Если ПЭП необходима, чтобы вести ЭДО с контрагентами, участники должны признать ее равнозначной обычной подписи. В противном случае юридическую значимость ПЭП никто не признает. Кроме того, стороны должны оформить соглашение, прописав в нем правила, по которым проверяется ПЭП. Также нужно указать в документе обязанность подписанта к соблюдению конфиденциальности закрытой части ключа. К примеру, он не должен никому передавать код из SMS. Чаще всего ПЭП используют в интернет-банкинге, онлайн магазинах, на сайте государственных услуг, а также при корпоративном ЭДО.
Выбор ЭП для ЭДО
В своей деятельности компании могут использовать различные типы ЭП. Все определяется задачами и целями компании, если только госорганами не устанавливаются требования к конкретной документации. КЭП допускается применять везде. Документация, которую подписали подобной ЭП, считается равной обычным соглашениям. Исключение – если в определенной ситуации законодательная база предусматривает лишь бумажный документ.
Юридической значимостью обладает и та документация, которую подписали ПЭП, НЭП. Однако нужно, чтобы это оговаривалось в законодательной базе, либо в специальном договоре между участниками ЭДО. В противном случае ЭП будет невалидной. ПЭП и НЭП нельзя использовать, сдавая отчет в ФНС.
Кому обязательно нужна электронная подпись
Если в прошлом ЭП использовали только определенные группы плательщиков налогов, то сейчас ее применяют намного чаще. К примеру, ЭП нужна фирмам, чтобы сдавать отчет налоговикам, если в компании трудоустроено более 100 граждан. Также ЭП необходима для сдачи отчета в Социальный фонд РФ, если количество сотрудников фирмы превышает 25 человек.
Еще ЭП дает возможность участия в торгах на государственных и коммерческих торговых платформах, регистрации онлайн кассы в налоговой службе, заключения соглашения с оператором фискальной информации, проведения закупок по Закону № 44-ФЗ.
Получение ЭП
Чтобы работать с КЭП, пользователь должен иметь специальный сертификат и 2 ключа. Открытый ключ и сертификат необходимы для проверки ЭП получателем. Закрытый ключ служит для генерации ЭП. Закрытый ключ знает лишь владелец – он должен держаться в секрете.
Чтобы получить КЭП, нужно следовать такому алгоритму:
- Подготовка комплекта документации. Понадобится документ, удостоверяющий личность, а также учредительные документы компании.
- Подача заявки в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию.
- Оплата оформления сертификата.
- Ожидание обработки заявления, проверка личности перед тем, как ЭП будет выпущена.
Сгенерировать ЭП можно разными методами. Легче всего получить в удостоверяющем центре сертификат и уже подготовленную к последующему использованию пару ключей, которые записали на USB-носитель.
Работа с электронными подписями
Для подписания документации посредством ЭП необходимы:
- сам документ в окончательной редакции – корректировать текст после простановки подписи запрещено;
- текущий сертификат;
- необходимое ПО, оператор ЭДО.
ЭП, в зависимости от формата, может быть отсоединенной и присоединенной. В 1-м случае ЭП сформировывается в отдельном файле. Во 2-м случае ЭП объединяется с документацией, которую подписали.
В любом случае, нужно соблюдать нормы информационной безопасности. Закрытый ключ должен знать лишь владелец. На USB-носителе и ПК должны быть установлены сложный пароль, антивирус.
Период действительности сертификата ЭП составляет 12 мес. Однако, даже если истек год, подписанная документация не теряет юридической значимости. Каждая печать должна быть сопровождена отражением даты простановки подписи. Она подтверждает действительность сертификата на момент подписания.
ЭП работники и руководства
Работники и руководство фирм применяют различные виды ЭП. Руководство получает сертификат ЭП у налоговиков либо у ее доверенных представителей. Подобную ЭП можно применять лишь самостоятельно на одном ПК. Передача ЭП третьим лицам, к примеру, работникам, запрещается.
С 01.09.2023 сотрудники организаций обязаны применять сертификат ЭП физического лица совместно с машиночитаемой доверенностью. ЭП физического лица не включает в себя информации о компании, где трудоустроен гражданин. По этой причине, чтобы подтвердить полномочия, нужна машиночитаемая доверенность.
Как перейти на машиночитаемую доверенность
1-й шаг – получение КЭП руководящего лица у налоговиков. С 01.01.2022 КЭП руководящего лица возможно получить лишь у налоговиков и ее доверенных представителей. Рекомендуется сделать новую ЭП в ФНС как можно раньше, чтобы иметь время на подготовку к работе с доверенностями, тестирование. Также новый сертификат ЭП не извлекается, не экспортируется. Его невозможно скопировать, одновременно применять на разных ПК.
Для получения КЭП руководящего лица понадобится приготовить:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- носитель, на который будет выполнена запись.
Обращаться за получением ЭП руководящее лицо должно лично в учреждение ФНС, либо в офис доверенного представителя. Получение ЭП может занять как несколько минут, так и 24 ч.
Получение ЭП физических лиц для работников
ЭП юридического лица, которую ранее использовали работники, можно применять до осени 2023 г. После этого сертификаты подобных ЭП станут недействительными. Для продолжения ЭДО нужно будет сделать ЭП физического лица всем работникам, которые могут подписывать документы.
Выпуск ЭП возможен в любом центре, который имеет аккредитацию. Потребуется оформить заявление на сайте, осуществить оплату счета, подготовку набора документов. Понадобятся паспорт, ИНН, СНИЛС. Также необходимо получить сертификат ЭП в сервис-центре.
Выпуск машиночитаемой доверенности
Есть 3 варианта выпуска машиночитаемой доверенности на работников. Можно сделать это в специальном сервисе, на сайте ФНС, либо в информационной системе организации. Для фирм, которые намерены выпустить доверенность сами, налоговая служба и Минцифры предусмотрели форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на сайте государственных услуг.
Загрузка машиночитаемой доверенности в систему и настройка работы
Доверенности в web-версии системы добавляет админ электронной почты или сервиса. Для добавления доверенности необходимо следовать такому алгоритму:
- Открытие перечня работников в разделе настроек.
- Выбор работника и переход в раздел сертификатов и доверенностей.
- Выбор функции выбора либо добавления доверенности.
- Добавление доверенности по идентификатору.
- Настройка доверенности для применения по умолчанию.
- Сохранение настроек.
После этого при подписании сертификатом физлица работник станет применять машиночитаемую доверенность, которую ему назначили. Выполнить установку доверенности по умолчанию может сам работник. При подписании документации ЭП физического лица нужно кликнуть по машиночитаемой доверенности из перечня либо выполнить добавление новой. После этого необходимо кликнуть по кнопке использования по умолчанию.
Для применения доверенностей осуществите загрузку их в web-версию сервиса. После этого, чтобы настроить функции использования документа, обратитесь в техподдержку с ID доверенности. Если не желаете применять доверенность, подписывая документацию ЭП физического лица, подайте обращение в саппорт с просьбой отменить требование. В противном случае, когда будете отправлять документ, возникнет ошибка. Пользователям, работающим в нестандартных приложениях, необходимо обращаться к менеджеру за настройками.
Заключение
В системе ЭДО для подписания документов применяется лишь КЭП. Она может использоваться для задач разного плана. Можно сдать отчет в ФНС, получить услуги, связанные с финансами, взаимодействовать с государственными органами.
Современные системы обеспечивают упрощение деловых процессов множества организаций. Посредством КЭП компании:
- не затрачивают время и иные ресурсы на дополнительный договор с внешним контрагентом;
- обеспечивают себе возможность подписания и согласования файлов любых форматов;
- приобретают доступ ко всем функциям ЭДО.
Использование ЭП позволяет нормально вести ЭДО в организации, а значит, упрощает многие бизнес-процессы. Рекомендуется применять именно КЭП как наиболее защищенный и юридически значимый вариант ЭП. По дополнительным договоренностям можно использовать ПЭП, НЭП.
