Правила и нюансы составления графика отпусков

Каждый год в конце года сотрудник отдела кадров обязан разработать график отпусков, ознакомить с ним сотрудников и отправить на утверждение руководителю. Это обеспечивает заблаговременное планирование работы компании, помогает распределить обязанности между теми, кто останется на рабочем месте, найти подходящие замены и защитить права сотрудников на ежегодный оплачиваемый отпуск и другие виды отдыха.

Давайте рассмотрим, что представляет собой график отпусков, кто занимается его составлением, как это происходит и какие нюансы следует учитывать при его оформлении. Также обсудим преимущества использования системы электронного документооборота (КЭДО).

Что такое график отпусков?

График отпусков – это локальный нормативный акт, который относится к организационно-распределительной документации и определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам компании. По сути, это таблица в бумажном или электронном формате, в которой указывается период отсутствия каждого сотрудника на рабочем месте в связи с уходом в отпуск, а также неиспользуемые дни отдыха.

Важно отметить, что в график включаются только ежегодные оплачиваемые и дополнительные оплачиваемые отпуска. Другие виды отпусков, такие как учебный отпуск, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до трех лет, в данном документе не отражаются. Для сбора информации и оформления графика отпусков можно воспользоваться модулем «Добыто. КЭДО».

Формирование графика отпусков является обязанностью всех работодателей, независимо от формы собственности, за исключением микропредприятий. Микропредприятиями считаются индивидуальные предприниматели и юридические лица, если они соответствуют следующим критериям:

• годовой доход не превышает 120 млн рублей;
• число сотрудников составляет до 15 человек.

Комментарий эксперта. Микропредприятия могут предоставлять работникам ежегодные оплачиваемые отпуска по письменному соглашению. Однако на практике это может создавать неудобства для работодателя, поэтому многие из них всё же выбирают составление графика отпусков. Для таких предприятий наличие графика не является обязательным, и, соответственно, штрафы за его отсутствие не применяются.

Кто составляет график отпусков?

Традиционно составлением графика отпусков занимаются кадровые работники. В маленьких компаниях эта задача может быть возложена на секретаря или бухгалтера. Важно, чтобы данная обязанность была зафиксирована в трудовом договоре или в должностной инструкции сотрудника.

В крупных организациях подразделения обычно предварительно разрабатывают собственные графики отпусков, после чего они отправляются на согласование в кадровую службу.

Этапы оформления графика отпусков

Процесс составления графика отпусков можно разделить на несколько этапов:

1. Уточнение пожеланий сотрудников. На этом этапе выясняется, какие даты удобны для сотрудников. Этот процесс можно осуществлять с помощью личных бесед или опросов. Однако метод опроса может быть не всегда эффективен, особенно если часть работников отсутствует. Более современным методом является использование корпоративных информационных систем, которые позволяют каждому работнику указать желаемую дату отпуска.
2. Анализ данных. На этом этапе кадровик оценивает, пересекаются ли даты отпусков, и как это может повлиять на работу компании, особенно в пиковые нагрузки. Хотя трудовое законодательство не обязывает учитывать пожелания сотрудников, для поддержания командного духа важно участвовать в процессе планирования.
3. Составление графика. Кадровик заполняет график, и документ подписывается ответственным лицом.
4. Утверждение графика отпусков руководителем. После подписания график должен быть представлен на утверждение директору или иному уполномоченному лицу.
5. Ознакомление сотрудников с утвержденным графиком. После утверждения все сотрудники должны получить информацию о графике отпусков.

Уточнение пожеланий сотрудников

Уточнение пожеланий можно провести через опросы или обходы, но эти методы могут оказаться неэффективными. Лучше использовать корпоративные информационные системы, которые позволят каждому сотруднику высказать свои предпочтения.

Согласно Трудовому кодексу России, существуют категории работников, имеющие право на внеочередные отпускные, такие как:

• несовершеннолетние сотрудники;
• лица, ухаживающие за инвалидом или несколькими детьми;
• родители троих и более детей, младшему из которых нет 12 лет;
• усыновители детей в возрасте до 3 месяцев;
• почетные доноры;
• ветераны боевых действий;
• женщины, находящиеся в декрете или ухаживающие за супругами, которые находятся в декрете;
• совместители, берущие отпуск из основного места работы.

Сотрудники этих категорий могут воспользоваться отпуском на удобную для них дату, не обращая внимания на требование о минимальном стаже в 6 месяцев. Учет рабочего времени для предоставления отпусков можно вести в модуле «Добыто. КЭДО».

Анализ данных

В трудовом законодательстве отсутствуют нормы, обязывающие учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков. Тем не менее, для поддержки морального духа сотрудников кадровики обычно стараются прислушиваться к пожеланиям.

Некоторые работники могут захотеть взять отпуск одновременно, и в этом случае могут возникнуть трудности с заменой. Для решения данной проблемы могут быть предложены несколько вариантов:

• принцип морального выбора: например, приоритет в отпуске может получать работник с маленькими детьми;
• нанять временного сотрудника на период отсутствия работников;
• заключить соглашение о совместительстве с другим сотрудником.

Составление графика отпусков

График отпусков может быть составлен по унифицированной форме Т-7 или в любой другой форме, разработанной самим работодателем. Рассмотрим, что должно быть отражено в форме Т-7:

В заголовке графика:

• полное наименование компании и её ОКПО;
• код формы согласно ОКУД (0301020);
• учет мнения выборного профсоюза, если таковой существует;
• название документа («График отпусков»);
• номер документа, дата составления и год действия.

Основная таблица включает следующие колонки:

• структурное подразделение;
• должность сотрудника;
• Ф.И.О.
• табельный номер;
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная и фактическая дата отпуска;
• основание для переноса отпуска (если необходимо);
• примечания.

Важно помнить, что в процессе планирования заполняются только поля с 1 по 6, тогда как графы 7-9 заполняются вручную по мере необходимости.

В нижней части формы: ФИО и подпись лица, ответственного за составление графика.

Готовый документ можно размещать в общем доступе с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. График отпусков должен включать всех сотрудников с действующими трудовыми договорами, даже если некоторые из них намерены уволиться в следующем месяце. Это необходимо для полноценного планирования и управления кадровыми ресурсами. Правильное оформление графика отпусков помогает сохранять прозрачность в управлении кадровыми процессами и способствует соблюдению норм трудового законодательства.

Утверждение графика отпусков

В тех организациях, где нет профсоюзной структуры, подготовленный график отпусков отправляется на утверждение руководителю. Документ должен быть подписан и расшифрован руководителем. Если в компании используется система электронного документооборота, роспись осуществляют с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Утверждение графика может осуществляться не только простым подписанием документа. Также возможно издание отдельного приказа о его утверждении или же одновременное подписание графика и приказа с одинаковыми датами. Главное – удостоверить факт утверждения документом с подписью до наступления сроков, установленных трудовым законодательством.

Если в компании имеется профсоюз, график сначала согласовывается с его председателем. Однако положительное мнение профсоюзной организации не является обязательным – достаточным считается просто ознакомление его с документом.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Как только график утвержден, необходимо обеспечить ознакомление сотрудников с ним под подпись. Существуют различные способы реализации этого процесса:

1. Оформление локального нормативного акта о порядке ознакомления с графиком отпусков, с последующим сбором подписей (лист ознакомления).
2. Внесение в график отпусков по форме Т-7 дополнительной колонки (например, «С графиком ознакомлен»), где сотрудники будут ставить свои подписи.

Если сотрудник отказывается подписывать документ, необходимо предоставить ему график для ознакомления в присутствии двух свидетелей и составить об этом соответствующий акт. Это особенно важно, поскольку в противном случае работник может обратиться в суд на работодателя за нарушение его прав на ежегодный оплачиваемый отпуск. Обычно причиной отказа в подписании является несогласие с указанной датой начала отпуска или иные причины, когда сотрудник рассчитывает «поменяться» с коллегами позже.

Мнение эксперта. Работодатель не обязан немедленно знакомить сотрудников с утвержденным графиком отпусков. Важно лишь уведомить их под подпись не позднее чем за две недели до предполагаемого отпуска. Однако на практике нецелесообразно информировать каждого сотрудника отдельно, поэтому обычно происходит общее ознакомление всего персонала.

Нюансы при составлении графика отпусков

Обратите внимание на следующие аспекты:

1. Утвержденный график отпусков должен быть оформлен не позднее чем за две недели до конца календарного года, то есть до 17 декабря года, предшествующего тому, для которого составляется график.
2. Вносить правки в запланированные даты отпусков после утверждения недопустимо. Для корректировок предусмотрены специальные графы (8, 9, 10).
3. Если в первой половине года к компании присоединяется новый сотрудник, не нужно заново составлять или изменять утвержденный график. Для такого работника достаточно создать и прикрепить отдельную форму Т-7 или аналогичную к общему графику.
4. По закону ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на несколько частей, главное, чтобы одна из них не была менее 14 дней. В таком случае продолжительность частей указывается в графе «Количество календарных дней», а в остальных полях – соответствующие даты начала и окончания частей отпуска.
5. Обычно продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней без учета праздничных дней. Если отпуск совпадает с праздниками, дата выхода на работу переносится. Это может увеличить продолжительность отпуска, но также может снизить размер отпускных выплат.
6. Для отдельных категорий работников, таких как инвалиды и несовершеннолетние сотрудники, установлены специальные условия – например, инвалиды имеют право на отпуск продолжительностью 30 дней, а работники до 18 лет – на 31 день.

Дополнительно, согласно Трудовому кодексу РФ, существуют случаи предоставления дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 116-119 ТК РФ).

График отпусков в электронном виде

В рамках кадрового электронного документооборота график отпусков также оформляется в электронном формате. В используемой в компании системе (сервисе) КЭДО заполняется форма Т-7 или разработанная собственной формата. В этом случае кадровик и руководитель подписывают документ электронными подписями (усиленными), а сотрудники могут подтверждать ознакомление простой электронной подписью, что должно быть прописано в локальном нормативном акте.

Заключение

График отпусков является обязательным документом, который необходимо составлять ежегодно за две недели до конца текущего года для всех индивидуальных предпринимателей и организаций, кроме микропредприятий. За отсутствие такого графика предусмотрены штрафы: от 1 до 5 тысяч рублей для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц, и от 30 до 50 тысяч рублей для юридических лиц. Однако при первом нарушении инспекторы Государственной инспекции труда могут ограничиться предупреждением, согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Также нарушение законодательства будет заключаться в том, что сотрудники не будут ознакомлены с документом под подпись. В любой момент работник может обратиться в суд на работодателя за нарушения его прав, связанных с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Графики отпусков могут быть как в бумажной, так и в электронной форме. В последнем случае кадровик подписывает документ неквалифицированной подписью, руководитель – квалифицированной, а сотрудники могут использовать простую электронную подпись.

Вопросы и ответы

Как ознакомить с графиком сотрудника, который находится на больничном, если не ведется КЭДО?
Работодатель имеет право ознакомить сотрудника, отсутствующего по причине временной трудоспособности, после его выхода из больничного.

Обязательно ли хранить графики отпусков и листы ознакомления в архиве?
Да, срок хранения графика отпусков составляет 3 года, столько же времени следует хранить и листы ознакомления.

Как заполнять таблицу, если в прошлом году сотрудник не уходил в отпуск?
Согласно законодательству, неиспользуемые дни отпуска суммируются. Поэтому в новом календарном году указывается общее количество дней отпуска – как за текущий год, так и за прошлый. Например, вместо 28 рабочих дней можно указать 56.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).