Приказ о приеме на работу является документом, который формулируется в унифицированной форме Т-1 при приеме одного сотрудника, а также Т-1а для одновременного нанимания группы работников. Это документ удостоверяет, что работник официально принят в штат, что позволяет начислять ему оплату за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с условиями трудового договора. Тем не менее, с ноября 2021 года оформление такого приказа перестало быть обязательным, и основным документом, регулирующим отношения работодателя и работника, стал трудовой договор.
В статье мы расскажем, как и когда следует оформлять приказ о приеме на работу, а также какие элементы необходимо включить в его содержание и возможность электронного оформления документа.
- Нужно ли оформлять приказ о приеме на работу?
- Разновидности приказов о трудоустройстве
- Как составляется приказ о трудоустройстве?
- Распространенные ошибки при оформлении приказа
- Штрафные санкции за ошибки в документах
- Как устроить на работу самозанятого?
- Варианты трудоустройства самозанятых
- Основные аспекты трудоустройства удаленных сотрудников
- Оформление приказов через КЭДО
- Заключение
- Список источников
Нужно ли оформлять приказ о приеме на работу?
Несмотря на отсутствие обязательности для данного документа, он остается важной частью внутреннего документооборота компании. Приказ служит основанием для внесения записи в трудовую книжку сотрудника, и с момента его подписания соискатель становится официальным работником компании. В первый рабочий день сотрудника принимают на месте, ему представляют рабочее пространство и знакомят с командой.
Оформление приказа о приеме на работу также служит отправной точкой начала трудовой деятельности нового сотрудника и входит в процесс онбординга — набор мероприятий, способствующих быстрой адаптации на новом месте. Соблюдение всех формальностей подчеркивает серьезный подход организации к требованиям законодательства, что способствует повышению лояльности сотрудников.
За основание для издания приказа о зачислении нового работника в штат принимается трудовой договор, в котором указывается дата и время его заключения. Процедура официального трудоустройства обычно проводится накануне первого рабочего дня:
- Ознакомление сотрудника с документами, которые регулируют внутренний распорядок, должностную инструкцию и порядок оплаты труда.
- Подписание трудового договора. Работники должны внимательно его изучить и обсудить все спорные моменты, прежде чем подписывать.
- Издание приказа о приеме на работу, с этого момента сотрудник официально зачисляется в штат, его документы передаются в кадровый отдел.
Мнение эксперта. Ключевым преимуществом издания приказа о приеме на работу является то, что он фиксирует точную дату начала выплат заработной платы, отчислений в социальные фонды и других социальных выплат. Однако для работников важным является подписание трудового договора, где указаны все условия трудовой деятельности и заработной платы.
Разновидности приказов о трудоустройстве
Существует две основные формы приказа о трудоустройстве:
- Форма Т-1 — используется для приема на работу одного сотрудника. Это может быть как новый сотрудник, так и перевод из другой организации.
- Форма Т-1а — предназначена для одновременного приема группы сотрудников на работу. В ней предусмотрено достаточное количество полей для облегчения работы кадрового специалиста.
Применение унифицированных форм уменьшает время как для работника, так и для работодателя. Тем не менее, так как этот документ не является обязательным, его можно оформить в произвольной форме. Работодатель имеет право решать, какую информацию включать в приказ и в каком формате. Однако большинство организаций предпочитает использовать стандартные формы из-за их удобства и снижения риска ошибок при составлении.
Как составляется приказ о трудоустройстве?
Если работодатель выбирает разработать собственную форму приказа о приеме на работу, важно учесть, что в нем обязательно необходимо указать информацию, которая придаст документу юридическую силу. Приказ должен содержать следующие обязательные элементы:
- Название организации, дата составления, порядковый номер документа, место его составления. Эти реквизиты упрощают поиск в архивах.
- Основание для составления приказа, представленное трудовым договором (его реквизиты также указываются). Работодатель не может издать этот приказ, если трудовой договор еще не подписан.
- ФИО сотрудника, его подразделение, должность и установленный оклад. Также указывается фактический размер заработной платы, который может варьироваться из-за разных премий и надбавок.
- Если предусмотрен испытательный срок, в приказе указывается его продолжительность, что позволяет работодателю оценить компетентность нового сотрудника и упростить процесс увольнения, если это будет необходимо.
- Подписи руководителя и необходимых должностных лиц. Документ должен быть заверен печатью организации для подтверждения его подлинности.
В нижней части приказа содержится формулировка: «С приказом ознакомлен(а)», где новый сотрудник ставит подпись, подтверждающую, что он был проинформирован о своем официальном приеме на работу.
Если новая работа осуществляется по совместительству, также оформляется приказ о трудоустройстве, в котором данные о совместительстве указываются отдельно. При переводе среди подразделений фирмы отдельный приказ о приеме на работу не требуется — достаточно оформить перевод.
Распространенные ошибки при оформлении приказа
Хотя данное оформление не является обязательным, приказ относится к локальным нормативным актам компании и должен составляться в соответствии с установленными требованиями. В процессе составления документа часто допускаются ошибки, которые могут привести к признанию его недействительным в случае судебного разбирательства. Наиболее распространенные неточности включают:
- Несоответствие данных трудовому договору. Например, если в договоре отсутствует информация об испытательном сроке, а в приказе она указана, в случае судебного разбирательства приоритет будет отдан трудовому договору.
- Нарушение норм трудового законодательства. Например, нельзя допускать трудоустройство несовершеннолетних на полный рабочий день, поскольку это противоречит нормам и может сделать приказ о трудоустройстве недействительным.
Мнение эксперта. Работодатели не могут оправдаться незнанием законов. Подписание приказов с ошибками или неточными формулировками нарушает права работников и может стать основанием для подачи жалобы в инспекцию труда или судебного разбирательства. Чтобы избежать финансовых и репутационных потерь, следует внимательно изучать содержание трудового договора и приказа о приеме на работу.
Штрафные санкции за ошибки в документах
В случае выявления ошибок в документах или сознательных нарушений трудового законодательства работодателю могут быть назначены штрафные санкции:
- должностные лица, включая работников кадровых служб, могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей;
- индивидуальные предприниматели (ИП) могут получить аналогичные штрафы;
- организации в формате юридических лиц обязаны уплатить штрафы в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Эти нормы закреплены в частях 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса административных правонарушений РФ за первое нарушение трудового законодательства. При повторных правонарушениях размер штрафов значительно увеличивается: для ИП он может достигать 20 тысяч рублей, для организаций — 70 тысяч рублей.
Как устроить на работу самозанятого?
Переход на режим налога на профессиональный доход (НПД) внес множество нюансов в практику трудоустройства. Один из вопросов касается возможности приема на работу самозанятого лица. Поскольку такая категория работников признается плательщиком НПД, она также может устраиваться в организацию на должность, как любой другой наемный работник.
К примеру, если индивидуум, который умеет разрабатывать сайты, часто работает на условиях фриланса, он имеет право устроиться на позицию контент-менеджера в организацию и получать зарплату как обычный сотрудник. При этом он может продолжать свою деятельность в качестве фрилансера, что позволяет ему зарабатывать дополнительный доход.
Варианты трудоустройства самозанятых
Существует два основных варианта трудоустройства для самозанятых лиц, каждый из которых имеет свои особенности и правовые последствия:
- Трудоустройство в качестве обычного сотрудника: При этом самозанятый заключает с предприятием трудовой договор. После подписания договора оформляется приказ о приеме на работу, производится запись в трудовую книжку, создаётся личная карточка сотрудника и т.д. В этом случае работодатель обязан уплачивать налоги на доходы физических лиц (НДФЛ), а также взносы в Социальный фонд России за данного сотрудника.
- Заключение разового договора на оказание услуг: Если предприятие заключает с самозанятым контракт на выполнение конкретных услуг, это не считается трудоустройством. Самозанятый предоставляет услуги и зарабатывает на этом, получая оплату от заказчика. После завершения работы он выдает чек через специальное приложение, который затем используется для бухгалтерского учета. В этом случае нет необходимости оформлять трудовой договор или приказ о приеме на работу.
Мнение эксперта. Сотрудничество с самозанятыми исполнителями приносит предприятиям определённые выгоды, так как позволяет получать нужные услуги, минуя налоговые обязательства по НДФЛ и социальным взносам. Тем не менее, самозанятость не должна заменять нормальное трудовое право. Если работодатель осуществляет переквалификацию обычных работников в самозанятых с целью экономии, это может расцениваться как уклонение от уплаты налогов и повлечь за собой юридическую ответственность.
Основные аспекты трудоустройства удаленных сотрудников
С течением времени многие компании начинают искать удаленных сотрудников для оптимизации затрат на рабочую силу. Это особенно актуально в крупных городах, таких как Москва, где затраты на рабочую силу значительно выше. В регионах можно найти квалифицированных специалистов, обладающих более низкими зарплатными ожиданиями.
При устройстве удалённых работников следует учитывать те же требования трудового законодательства. Работника необходимо ознакомить с должностной инструкцией и внутренним распорядком. Между работником и работодателем заключается трудовой договор, в котором фиксируются все условия и особенности совместной работы.
После подписания трудового договора составляется приказ о приеме на работу, который оформляется по стандартной форме. В этом документе указываются ФИО работника, должность, подразделение, наличие и продолжительность испытательного срока, а также другая важная информация. Ошибки или несоответствия в этих документах могут привести к негативным последствиям, включая судебные иски со стороны работников.
Оформление приказов через КЭДО
В процессе трудоустройства удалённых сотрудников, находящихся далеко от основного офиса компании, встает вопрос о подписании всех необходимых документов. Хотя договор и распечатку приказа о приеме на работу можно отправить по почте, это займёт значительное время.
Однако внедрение электронного документооборота позволяет значительно ускорить этот процесс. Благодаря этому нововведению можно за считанные секунды пересылать цифровые версии договоров и приказов новым сотрудникам. Подписи документов осуществляются с использованием квалифицированной цифровой подписи, полученной через удостоверяющий центр.
С января 2021 года законодательство разрешает заключение трудового договора в электронном формате. Процесс трудоустройства при этом выглядит следующим образом:
- Работодатель и работник согласовывают условия трудовых отношений, включая размер зарплаты, периодичность её выплаты, рабочий график и способы общения.
- Работник отправляет работодателю копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН и диплом, подтверждающий квалификацию.
- Работодатель готовит трудовой договор с отражением всех согласованных условий.
- Договор подписывается работодателем с помощью квалифицированной цифровой подписи, после чего внесение изменений в документ становится невозможным.
- Подписанная версия отправляется работнику по электронной почте или через мессенджер. Также можно использовать сервисы для кадрового документооборота, что значительно ускоряет процесс.
- Далее документ подписывается работником, который также может иметь цифровую подпись для удаленного подписания документов.
- После возвращения подписанной версии работодателю, работник считается трудоустроенным, и издается приказ о приеме на работу с указанием его данных.
Использование электронного документооборота упрощает взаимодействие между сторонами и позволяет избежать различных сложностей. Цифровая подпись обеспечивает юридическую силу электронного документа.
Заключение
Хотя приказ о приеме на работу больше не является обязательным, его оформление по-прежнему часто практикуется в организациях разных масштабов. Этот документ помогает подтвердить факт трудоустройства, установить точную дату начала рабочих отношений, а также зафиксировать важные условия найма, такие как размер оклада и срок испытания.
Современные методы электронного документооборота делают возможным удаленное оформление трудовых договоров и знакомство сотрудников с приказами о трудоустройстве, что значительно упрощает процесс интеграции новых работников в компанию.
