Сотрудники кадровой службы выполняют ряд важных функций в компании в соответствии с должностными инструкциями. Их основная деятельность включает в себя проведение собеседований, прием на работу кандидатов, разработку проектов кадровых документов и согласование всех необходимых бумаг с сотрудниками и руководством. Кадровики также занимаются подготовкой отчетности и выполнением других связанных задач. В крупных организациях, как правило, параллельно с отделом кадров функционирует HR-отдел, а также отдельные специалисты по обучению и управлению персоналом. В малом и среднем бизнесе функции, традиционно относящиеся к HR, часто сосредоточены в руках одного кадровика. Важную поддержку в их работе оказывают специализированные программные решения для кадровых служб.
В этом контексте необходимо рассмотреть общий функционал программного обеспечения для кадровиков, почитать об их требованиях, а также о факторах, которые стоит учитывать при выборе подходящего программного обеспечения.
- Основные функции программного обеспечения для кадровиков
- Прием на работу и рекрутинг
- Электронный документооборот и специализированное ПО для кадровиков
- Управление персоналом
- Курсы и обучение
- Функционал расчетов и учета
- Полезные функции, которые могут облегчить работу кадровика
- Как выбрать программное обеспечение для кадровой службы?
- Преимущества специализированного программного обеспечения для кадровиков
- Заключение
- Список источников
Основные функции программного обеспечения для кадровиков
Программы, используемые в компании, могут включать множество функций, среди которых выделяют:
- прием на работу и рекрутинг;
- кадровый электронный документооборот (внутренний и для обмена информацией с государственными службами);
- управление персоналом;
- организация обучения;
- автоматизация учета кадров, расчета зарплаты и отпусков;
- дополнительные полезные функции.
Прием на работу и рекрутинг
Специализированные программные решения должны практично поддерживать процесс оформления кандидатов, включая дистанционный прием на работу. Для этого предусмотрены возможности подачи документов в электронном виде, а также их подписание электронной подписью. Выпуск электронных подписей для сотрудников — задача работодателя. Некоторые системы кадрового электронного документооборота предлагают функцию дистанционного выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей как для сотрудников, так и для кандидатов, что особенно удобно, когда речь идет о дистанционных работниках. Это решение избавляет от необходимости личного присутствия кандидатов, и позволяет подписывать все документы удаленно, что значительно ускоряет процесс оформления.
Что касается рекрутинга, функционал, связанный с поиском и отбором кандидатов, обычно включает:
- автоматическое размещение и удаление объявлений о вакансиях на различных порталах;
- распознавание информации из отсканированных документов (анкеты, резюме и т. д.);
- отправка приглашений на собеседование подходящим кандидатам;
- автоматическую генерацию базы данных кандидатов для формирования кадрового резерва;
- проведение интервью и тестирования кандидатов.
Мнение эксперта. В некоторых корпоративных системах обучения персонала (LMS-системах) можно организовать начальное тестирование для отбора кандидатов. При таком подходе уже можно сразу отобрать благонадежных соискателей с необходимым уровнем знаний и компетенциями, существенно сократив время на последующие собеседования.
Электронный документооборот и специализированное ПО для кадровиков
Многие компании осознали преимущества внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это позволяет значительно ускорить процесс согласования и подписания документов, устраняет риск потери данных и упрощает работу в организациях с множеством филиалов или удаленными сотрудниками. Большинство кадровых процессов можно автоматизировать, внедрив маршруты согласования, что исключает затраты на бумагу, тонеры для принтеров и услуги курьеров.
Системы кадрового электронного документооборота могут быть представлены как в виде облачных, так и коробочных решений. К их основным функциям относятся:
- формирование и управление шаблонами документов;
- подписание документов простой электронной подписью, а также усиленной неквалифицированной и квалифицированной;
- поддержка электронных подписей, полученных через «Госуслуги» и «Госключ»;
- массовое подписание документов;
- двусторонний обмен документами с сотрудниками;
- интеграция с другими учетными системами;
- формирование и сдача отчетности в контролирующие органы;
- уведомления о новых документах для ознакомления и подписания;
- создание электронного архива с возможностью быстрой поиска нужной информации;
- поддержка мобильных устройств для подписания документов в любом месте.
Чтобы избежать просрочек с подписанием, желательно, чтобы система имела функцию напоминаний для сотрудников. Некоторые платформы могут использовать искусственный интеллект для автоматического напоминания о необходимости подписания документов.
Комментарий эксперта. Систем КЭДО на российском рынке довольно много – хотя их функционал, в целом, одинаковый, но есть отличия в интерфейсе, в удобстве для кадровиков и персонала. Для выбора подходящего решения можно заказать у разработчика демо-доступ или оставить заявку на тестовый бесплатный период, чтобы оценить все функции того или иного сервиса (системы).
Управление персоналом
Функции, связанные с управлением персоналом, охватывают все HR-процессы — от адаптации новых сотрудников до расторжения трудового договора. Основные функции, предлагаемые системами управления персоналом, включают:
- облегчение адаптации новичков через доступ к корпоративной базе знаний и контроль их работы;
- проведение опросов среди сотрудников для оценки уровня удовлетворенности;
- оценка 360, при которой коллеги оценивают работу конкретного сотрудника по различным критериям;
- повышение мотивации через систему поощрений и внедрение геймификации в процесс обучения;
- ведение профилей компетенций сотрудников для оценки их карьерного роста;
- дистанционное обучение для повышения квалификации и проверки знаний сотрудников.
Ключевым аспектом работы HR-отдела является аналитика. Формирование отчетов — это важная функция, на основании которой строится работа с персоналом и общем анализ бизнес-эффективности. Лучшие программные решения позволяют отслеживать загрузку сотрудников, что помогает избежать перегрузки одних сотрудников и бездействия других.
Курсы и обучение
Системы управления обучением (LMS) предлагают работодателям следующие возможности:
- создание базы знаний, где сотрудники могут найти необходимую информацию в различных форматах;
- планирование обучающих программ для дистанционного обучения;
- отслеживание успеваемости и разработка персонализированных планов развития сотрудников;
- контроль процесса обучения через автоматическое тестирование и возможность удаленного доступа.
Функционал расчетов и учета
Кадровики занимаются составлением штатного расписания, учетом отпусков и больничных, а также контролем рабочего времени. В малых компаниях это может решаться вручную, но для организаций с большим количеством сотрудников требуется автоматизация. Важные функции, которые должны быть включены в программы, предназначенные для кадровиков, следующие:
- Автоматизация учета рабочего времени с удаленным доступом к компьютерам сотрудников, что позволяет отслеживать их активность и выявлять нарушения.
- Автоматический расчет отпусков, включая резерв неиспользуемых дней и оценку возможности одновременных отпусков.
- Кадровый учет и планирование для упрощения процессов найма, перевода и увольнения персонала в соответствии с изменениями в организации.
Таким образом, программное обеспечение для кадровиков является вспомогательным инструментом, который улучшает процессы управления персоналом, отчетности и документооборота, обеспечивая компании более высокий уровень эффективности и производительности труда.
Полезные функции, которые могут облегчить работу кадровика
В современных программах для кадровиков предусмотрено множество дополнительных функций, что делает их более эффективными и полезными в работе. Вот основные возможности, которые могут значительно упростить деятельность кадрового специалиста:
- Интеграция с государственными системами: Важно, чтобы программы имели возможность взаимодействовать с такими государственными сервисами, как «Честный знак», ЕГАИС и Меркурий. Это позволяет автоматизировать процессы и облегчить принятие решений.
- Интеграция с учетными системами через API: Программное обеспечение должно иметь возможность бесшовной интеграции с другими учетными системами, что упрощает обмен данными и повышает точность информации.
- Совместная работа над проектами и документами: Наличие системы комментирования и функции для совместного редактирования документов позволяет кадровикам эффективно работать в команде, что повышает продуктивность и улучшает коммуникацию.
Как выбрать программное обеспечение для кадровой службы?
При выборе программного обеспечения для отдела кадров важно провести тщательный аудит существующих процессов и определить, какие из них требуют автоматизации. При выборе ПО стоит учитывать следующие факторы:
- Функционал и удобство использования. Программное обеспечение должно не только включать все необходимые функции, но и быть интуитивно понятным, с понятным интерфейсом и доступными инструкциями. В случае отсутствия необходимых функций стоит уточнить у разработчиков о возможности их добавления или рассмотреть варианты интеграции несколько систем.
- Безопасность. Защита персональных данных сотрудников — критически важный аспект. Программное обеспечение должно входить в Единый реестр российских программ и, в случае облачного решения, иметь серверы, расположенные на территории Российской Федерации.
- Стоимость. Цена программного обеспечения зависит от его типа и назначения. Системы и сервисы для кадрового электронного документооборота могут предлагать лицензии с ограничением по численности сотрудников или без него, а некоторые коробочные решения могут потребовать единовременной оплаты.
Комментарий эксперта. Полезно, если часть функций реализована отдельно и предлагается в виде дополнительных модулей. Это даёт возможность работодателю выбрать и оплатить только тот функционал, который необходим в данный момент, а в будущем расширить возможности системы по мере необходимости.
Преимущества специализированного программного обеспечения для кадровиков
Использование специализированных программ в кадровом отделе имеет множество преимуществ:
- Автоматизация рутинных процессов. Это не только экономит время при выполнении типовых задач, но и повышает общую эффективность работы. Например, если для решения определенных задач требуется несколько кадровиков, с помощью программного обеспечения эти задачи может решить один специалист.
- Снижение ошибок. Поскольку кадровые данные требуют высокой точности, специализированные программы минимизируют вероятность ошибок. Многие системы автоматически подсвечивают потенциальные проблемы, помогая кадровикам избегать штрафов со стороны контролирующих органов из-за неправильно оформленных документов.
- Упорядочивание кадровых процессов. Использование шаблонов документов и электронного документооборота упрощает прием документов от сотрудников и снижает количество ошибок при заполнении. Функция отправки документов с уведомлениями о необходимости их ознакомления и подписания способствует повышению трудовой дисциплины и соблюдению сроков.
- Интеграция с другими сервисами. Программное обеспечение для кадровиков можно легко интегрировать с другими системами и платформами, что улучшает общий обмен данными и функциональность.
Заключение
Специальные программные решения для кадровиков значительно упрощают и ускоряют кадровые процессы, способствуя упорядочиванию электронного документооборота и повышению эффективности управления персоналом. Возможно наличие как универсальных решений, таких как HRM, так и узкоспециализированных программ. При выборе системы важно учитывать наличие необходимых функций, возможность расширения функционала, безопасность программного обеспечения, структуру ценообразования, а также наличие технической поддержки и помощи при внедрении и настройке системы.
