Проверка доверенностей для компании

Uncategorized

Законодательство предоставляет возможность оформления доверенности как для физических, так и для юридических лиц. Если руководитель компании, индивидуальный предприниматель или физическое лицо не могут выполнить определенные действия самостоятельно, они имеют право оформить доверенность, предоставив полномочия другому лицу.

Однако у контрагентов, заключающих сделки на основе таких доверенностей, могут возникать дополнительные риски: документ может оказаться недействительным или просроченным, что повлечет за собой последствия для законности заключённого договора.

Зачем нужна проверка доверенностей?

Важно понимать, когда и почему необходимо проверять доверенности, а также какие способы и ресурсы доступны для этой процедуры. Особое внимание следует уделить содержанию и реквизитам доверенности.

Определение доверенности и её виды

Доверенность представляет собой официальный документ, который передаёт полномочия от доверителя доверенному лицу. Для её оформления необходимо соблюдение письменной формы — документ может быть составлен как от руки, так и напечатан. Обязательным условием является указание даты выдачи, без которой доверенность не будет иметь юридической силы. Максимальный срок её действия составляет три года, однако, чаще всего она выдается на один год. При отсутствии изменений в обстоятельствах доверенность можно продлить, выдав новый документ.

Существует несколько основных видов доверенностей, в зависимости от объёма предоставляемых полномочий:

  1. Разовая доверенность: Это документ, выданный для выполнения определённого действия. Например, она может быть использована для заключения конкретной сделки, аренды имущества или представительства в суде. Выдается она, когда доверитель не может выполнить действие самостоятельно.
  2. Специальная доверенность: Документ, позволяющий доверенному лицу многократно совершать однотипные действия в течение установленного срока. К примеру, руководитель может выдать такую доверенность для регулярной покупки товаров от имени организации, однако она не разрешает совершать другие действия от имени доверителя.
  3. Генеральная доверенность: Наиболее обширный тип, предоставляющий доверенному лицу широкий спектр полномочий, включая право на заключение сделок, продажу и покупку имущества, управление финансами и даже инвестиции в ценные бумаги.

Комментарий эксперта. Выдача генеральной доверенности может создать серьёзные риски для доверителя. Эта форма документа позволяет другому лицу действовать от его имени по множеству вопросов, связанных с управлением бизнесом и имуществом. Даже при высоком уровне доверия к получателю, рекомендуется осуществлять постоянный контроль за его действиями, чтобы избежать возможных споров и судебных разбирательств.

Доверитель может в любой момент прекратить действие доверенности. Например, если её срок составляет один год, а действия доверенного лица нанесли ущерб, доверитель вправе немедленно отозвать доверенность. Также любые доверенности утрачивают силу после смерти доверителя, что обеспечивает защиту интересов наследников от возможных противоправных действий со стороны доверенного лица.

Согласно статье 189 Гражданского кодекса Российской Федерации, доверенное лицо обязано вернуть доверенность немедленно после её отзыва. Оно также имеет право отказаться от доверенности, уведомив доверителя, после чего оно освобождается от всех обязательств, вытекающих из действия доверенности.

Проверка доверенностей для компании
Если доверенность заверена нотариусом, ее подлинность можно проверить через сервис Федеральной нотариальной палаты

Причины прекращения действия доверенности

Гражданский кодекс устанавливает несколько оснований для признания доверенности недействительной:

  • Истечение срока действия: стандартный срок составляет один год, если в документе не указано иное. По истечении этого срока доверенность теряет силу, даже если доверитель не смог связаться с доверенным лицом.
  • Признание доверителя недееспособным: если учредитель или лицо, выдавшее доверенность, признается недееспособным, все его документы теряют законную силу.
  • Прекращение деятельности юридического лица: все доверенности, выданные юридическим лицом, теряют силу после исключения его из Реестра.
  • Безвестное отсутствие доверенного лица: если нет возможности установить контакт с доверенным лицом, доверенность также прекращает своё действие.

Нотариальная доверенность: необходимость и процесс проверки

Не всегда требуется нотариальное заверение доверенности. Обычно достаточно подписи руководителя или иного уполномоченного лица. Однако существуют исключения: например, сделки, которые должны быть зарегистрированы в госреестре, требуют обязательного нотариального удостоверения. Это правило позволяет обезопасить доверителя от возможных злоупотреблений и удостоверить легитимность документа.

Чтобы проверить подлинность доверенности, можно воспользоваться нотариальным реестром. В случае нотариального удостоверения, информация о документе вносится в «Единую информационную систему нотариата», где хранятся все данные о выданных доверенностях с января 2017 года.

Комментарий эксперта. Проверка через сайт нотариальной палаты позволит, например, обнаружить, что доверенность уже была отозвана доверителем, доверенное лицо потеряло право на действия от его имени. Например, если она была выдана заместителю директора организации, который был недавно уволен. Без проверки же можно не узнать об этом и заключить сделку с человеком, который уже не имеет права действовать от имени организации.

Процесс проверки подлинности доверенности

Чтобы выполнить проверку доверенности, необходимо:

  1. Перейти на сайт нотариальной палаты.
  2. Ввести реквизиты доверенности — номер, дату оформления и данные нотариуса.
  3. Нажать кнопку «Найти» и дождаться результатов.
Проверка доверенностей для компании
Проверять нужно и доверенность, выданную организацией на своих сотрудников

Если доверенность действительно подлинная, система сообщит о её наличии и отсутствии данных о её отзыве. Важно помнить, что иногда может пройти несколько дней между выдачей доверенности и её внесением в базу. Если по истечении 2-3 дней информация о документе не появилась, это может свидетельствовать о том, что она поддельная, и заключение сделки в таком случае нецелесообразно.

Оформление доверенности — важная процедура с потенциальными рисками. Правильное оформление и последующая проверка подлинности доверенности помогут минимизировать юридические последствия и обеспечат защиту интересов всех участников сделки.

Способы проверки доверенности, выданной в простой письменной форме

Проверка доверенности, выданной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем в простой письменной форме, является более сложной задачей. Такие документы не подлежат обязательной регистрации, что затрудняет оценку их подлинности. Тем не менее, даже в такой ситуации возможно подтвердить действительность доверенности, используя несколько методов:

  1. Проверка реквизитов организации через сайт ФНС России: посетите сайт Федеральной налоговой службы, чтобы сверить данные организации, указанной в доверенности. Здесь можно узнать, кто является её действующим руководителем и сопоставить данные с информацией, содержащейся в доверенности. В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) содержатся сведения о генеральном директоре, который, как правило, подписывает доверенности от имени организации.
  2. Телефонный звонок в организацию: позвоните по указанным на доверенности контактным номерам и уточните, кто является руководителем и выдавал ли он документ доверенному лицу. Этот способ является одним из самых простых для выявления возможных мошеннических действий и подделок доверенности.
  3. Проверка содержания документа: обратите внимание на наличие подписи руководителя и печати организации. Неполнота реквизитов может указывать на нелегитимность документа.
  4. Уведомления о прекращении доверенности: если доверенность была аннулирована, об этом публикуется уведомление в газете «Коммерсант», а также распоряжение должно быть размещено на портале Федеральной нотариальной палаты. Вы можете проверить наличие таких публикаций.

Комментарий эксперта. Все перечисленные методы проверки не обладают стопроцентной гарантией подлинности документа. Мошенники могут использовать хитрые схемы для обмана, поэтому при наличии сомнений стоит использовать все доступные способы проверки.

Проверка доверенностей для компании
Работодатель должен вести учет и регистрировать все выданные доверенности

Дополнительные возможности проверки доверенности

Важно не только проверить документ на наличие формальных признаков, но и проанализировать его содержание. Доверенное лицо иногда может действовать в обход доверителя, и в доверенности могут быть указаны действия, на которые у него нет полномочий. Ошибки в составлении документа могут привести к его недействительности.

Например, доверенное лицо может попытаться заключить от имени генерального директора договора купли-продажи доли в компании. Однако такое решение должно приниматься только общим собранием собственников.

При проверке доверенности следует уделить внимание следующим аспектам:

  • Дата составления: если она отсутствует, документ считается недействительным. В случае, если срок действия не указан, по умолчанию он составляет один год; по истечении этого срока доверенность теряет свою силу.
  • Сведения о доверителе: важно указание реквизитов юридического лица или фамилии индивидуального предпринимателя. Для юридических лиц обязательно должны быть указаны фамилия и инициалы руководителя.
  • Информация о доверенном лице: необходимо указать полное имя и паспортные данные доверенного лица.
  • Перечень полномочий: полномочия, предоставляемые доверенному лицу, не должны выходить за рамки законодательства и должны соответствовать запланированным действиям.

Если документ содержит неясности, ошибки или пропуски в реквизитах, от заключения сделки лучше отказаться.

Возможности оформления доверенности в электронном виде

На данный момент законодательно не разрешается оформление нотариально заверенной доверенности исключительно в цифровом виде. Цифровой нотариат в России только начинает развиваться, и пока возможность оформления ограничена.

Однако существует способ удалённого оформления доверенности через нотариуса:

  1. Доверитель обращается в ближайшую нотариальную контору для составления доверенности.
  2. Нотариус преобразует её в электронный формат и удостоверяет подлинность с помощью цифровой подписи, что придаёт документу юридическую силу.
  3. В другом городе нотариус получает электронную версию документа, переводит её в бумажный формат и заверяет подписью. Таким образом, доверенное лицо получает доверенность, аналогичную той, которая была выдана лично.

Доверитель также может оформить доверенность и отправить её на электронный адрес нотариальной конторы в городе получателя. Нотариус преобразует электронный документ с цифровой подписью в бумажный формат, что составляет часть официальных нотариальных действий.

Проверка доверенностей для компании
С 2023 года введены новые правила, касающиеся применения машиночитаемых доверенностей, что расширяет функциональные возможности электронного документооборота

Заключение

На сегодняшний день отсутствует возможность выдачи нотариально заверенной доверенности в цифровом формате и использования электронного документа вместо бумажного. Однако с развитием цифрового нотариата, этот процесс может быть существенно упрощён в будущем, что позволит значительно сократить бумажный документооборот.

Для этого необходима доработка мер защиты цифровых документов от подделок, что сделает их использование более безопасным. Внедрение таких технологий позволит повысить уровень доверия к электронным документам и облегчит их применение в правовых и деловых отношениях.

Список источников

Оцените статью
Добавить комментарий