СБИС КЭДО: полный обзор сервиса

Система СБИС КЭДО является одним из ведущих российских решений для управления кадровым электронным документооборотом. Такой сервис существенно облегчает выполнение рутинных задач, улучшает порядок в документообороте и снижает риски выявления нарушений в процессе проверок. При этом работа СБИС КЭДО полностью соответствует требованиям российского законодательства, включая нормы, касающиеся защиты персональных данных.

Эта программа подходит для предприятий всех размеров — от малых до крупных организаций, включая структуры с множеством филиалов и подразделений. Именно универсальность и масштабируемость СБИС КЭДО способствуют её широкой популярности.

Давайте подробнее рассмотрим преимущества и недостатки системы СБИС КЭДО, а также выясним, для кого и с какой целью её следует использовать, и как организовать работу с сервисом кадрового электронного документооборота.

Преимущества и функции СБИС КЭДО

СБИС КЭДО позволяет установить приложение на мобильные устройства, такие как телефоны и планшеты, что дает возможность работать с электронными подписями из любой точки города, не находясь в офисе. Это значительно ускоряет взаимодействие с офисными и удаленными сотрудниками, включая самозанятых специалистов. Сервис также поддерживает интеграцию с программами 1С и SAP, что облегчает двусторонний обмен документами и синхронизацию справочников сотрудников — особенно полезный функционал для крупных компаний.

Среди популярных возможностей СБИС КЭДО можно выделить:

• мгновенное подписание документов: пользователи могут подписывать документы электронной подписью любого типа — простой, усиленной, квалифицированной или неквалифицированной. Возможность подписывать как локально, так и из облачного хранилища значительно ускоряет рабочие процессы.
• интуитивно понятный интерфейс: после регистрации каждый сотрудник получает доступ к личному кабинету, что делает освоение функционала простым и доступным без необходимости длительного обучения.
• широкий спектр документов: сервис позволяет работать не только с внутренними документами, но и с документацией контрагентов, банковскими бумагами и даже с документами для взаимодействия с государственными органами.
• настраиваемые маршруты согласования: важно для крупных организаций, где документы требуют согласования через несколько отделов. Система запоминает маршруты, что значительно упрощает процесс обработки однотипных документов.
• услуга «Одно окно»: сотрудники могут заказывать справки и получать документы, регулируя их запрашиваемую форму согласно заданным шаблонам или индивидуальным запросам.
• автоматизация графика отпусков: система автоматически отслеживает соблюдение графика отпусков, предотвращая перекрытия.

Комментарий эксперта. СБИС ЭДО – хороший выбор для среднего и крупного бизнеса. Обширный функционал позволит оптимизировать документооборот, что точно оправдает затраты. Для малого бизнеса, где подписывается и обрабатывается небольшое количество документов, такая система может оказаться слишком дорогой.

Основные характеристики сервиса

СБИС КЭДО поддерживается на устройствах с операционными системами Android и iOS и предоставляет веб-версию для работы с персональных компьютеров и ноутбуков. Доступ к приложению осуществляется через защищенный протокол HTTPS, что гарантирует безопасность передачи данных. Сервис отвечает требованиям Федерального закона № 152-ФЗ о защите персональных данных, обеспечивая их безопасность от несанкционированного доступа.

В системе можно использовать различные виды электронных подписей: простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), а также подписи от сервисов «Госключ» и «Работа в России». Это расширяет возможности работы с цифровыми версиями документов, позволяя взаимодействовать как с физическими, так и с юридическими лицами и государственными органами.

Данные могут храниться как на устройствах, так и на серверах приложения, что позволяет минимизировать риски потери информации при случайной поломке устройства. Также предоставлена возможность сотрудникам самостоятельно создавать документы и отправлять их на согласование.

Дополнительные возможности и функционал

Система СБИС не ограничивается только кадровым электронным документооборотом, предлагая широкий спектр возможностей, таких как:

• настройка сценариев подписания: позволяет устанавливать маршруты согласования для различных типов документов, что экономит время и ресурсы;
• отслеживание статуса документа: удобно для коллективов, работающих с долгими маршрутами согласования;
• интеграция с системами кадрового учета: оптимизирует работу с данными, что ускоряет процесс обработки документации;
• резервное копирование: позволяет сохранить важные данные и восстанавливать их в случае утери;
• многофакторная аутентификация: защищает систему от постороннего вмешательства и обеспечивает безопасность данных.

Комментарий эксперта. Сервис работает полностью на русском языке, что облегчает его внедрение в организации любой категории. Интерфейс достаточно прост, хотя первоначально могут потребоваться подсказки для менее опытных пользователей, например, для работников старшей возрастной группы.

Виды электронных подписей, с которыми можно работать в системе

Система поддерживает несколько типов электронных подписей:

• ПЭП: простая электронная подпись, часто используется в взаимодействии с физическими лицами. Представляет собой числовой код, который отправляется на телефон и подтверждает согласие на выполнение действия. Однако её безопасность невысока, поэтому используется реже.
• УНЭП: усиленная неквалифицированная электронная подпись. Применяется в сотрудничестве между контрагентами, которым требуется предварительное соглашение о признании цифровой версии подписи.
• УКЭП: усиленная квалифицированная электронная подпись. Подходит для значимых действий, таких как взаимодействие с государственными органами или запись в Росреестр. СБИС КЭДО предоставляет возможность получения таких подписей.

С помощью мобильного приложения сотрудники могут подписывать различные документы, что предотвращает затраты времени на подготовку, печать и отправку бумажных версий. Квалифицированная подпись позволяет оформлять документы для подачи в государственные ведомства быстро и удобно.

СБИС КЭДО — это мощный инструмент для автоматизации и оптимизации документооборота в организациях любого размера. Его широкие функциональные возможности помогают значительно повысить эффективность работы и минимизировать затраты времени на рутинные процессы. Благодаря системной интеграции и адаптации под специфические нужды бизнеса, СБИС КЭДО становится незаменимым помощником в современном управлении документами.

Преимущества внедрения СБИС КЭДО в компанию

С каждым годом все больше российских организаций переходят на электронный документооборот, отказываясь от традиционных методов работы с бумажными документами. Это особенно актуально в условиях, когда массовое переведение сотрудников на удаленный режим стало новой нормой: многие компании сейчас функционируют с половиной офисного персонала, работающего из дома, что требует нового подхода к обмену информацией. Использование бумажных документов замедляет рабочие процессы, особенно если требуется длительное согласование и передача документов.

Система СБИС КЭДО предназначена для электронного оформления более 99% всех типов бухгалтерских и кадровых документов, которые ежедневно используются в компаниях. Это включает широкий спектр документов: от договоров и соглашений до приказов, справок и деловых писем. Использование цифровой подписи обеспечивает такую же юридическую силу электронным документам, какую имеют их бумажные аналоги.

Комментарий эксперта. Следует помнить, что некоторые виды кадровых документов все равно должны оформляться только в бумажном виде. Например, это заявления сотрудников на увольнение или акт о расследовании несчастного случая на производстве. Оформление таких документов в бумажном виде помогает избежать подделки и гарантированно защитить интересы сотрудников.

Возможности, открывающиеся с внедрением КЭДО

Итак, какие преимущества предоставляет внедрение СБИС КЭДО в организации?

1. Сокращение времени на документооборот. Переход на электронный документооборот исключает необходимость в подготовке и печати документов, а также в их передаче между отделами. Вопросы решаются значительно быстрее, так как документы проходят согласование оперативно и легко принимаются к исполнению.
2. Снижение финансовых затрат. Расходы на бумагу, канцелярские принадлежности и необходимость хранения документов представляют собой значительные статьи расходов для большинства офисов. С внедрением КЭДО можно существенно сократить объем бумажной документации и, как следствие, расходы на ее хранение и обработку.
3. Повышенная безопасность данных. Доступ к личным кабинетам сотрудников защищен паролями, что обеспечивает сохранность персональных данных. Это позволяет вести документооборот безопасно, минимизируя риски утечки конфиденциальной информации.
4. Широкий спектр дополнительных возможностей. Программа может быть настроена в соответствии с требованиями и масштабами конкретного бизнеса. Это обеспечивает максимальную функциональность и удобство в использовании.

Важно отметить, что некоторые виды кадровых документов, такие как заявления на увольнение или акты о расследовании несчастных случаев, все же должны оставаться в бумажном формате. Это помогает предотвратить подделку и гарантирует защиту интересов сотрудников.

Кому подходит СБИС КЭДО?

Система СБИС КЭДО имеет широкий спектр применения и подходит для предприятий любой величины. Она может эффективно организовать электронный документооборот как в небольших компаниях, так и в крупных производственных холдингах с множеством филиалов. Особенно выгодным решение будет для следующих категорий организаций:

• Компании с удалённым режимом работы. В таких организациях электронный документооборот позволяет быстро обмениваться информацией между сотрудниками и руководством, что делает возможным решение вопросов без необходимости физического присутствия в офисе. Это устраняет необходимость пересылки документов по почте или доставки их курьерами.
• Предприятия с филиалами в разных городах. Внедрение электронного документооборота существенно снижает необходимость командировок. Встречи между представителями филиалов могут проходить в режиме онлайн, а документы подписываться и отправляться за считанные минуты. КЭДО предоставляет возможность оперативно согласовать документы, что особенно важно для быстрого принятия решений.
• Компании, нуждающиеся в хранении большого объема документов. Систематизация всех документов в облачном архиве упрощает их использование и значительно снижает риски потери данных.
• Крупные организации с большим числом сотрудников. С помощью КЭДО возможно ускорение процесса обработки информации и массового подписания документов. Например, система может за считанные минуты организовать подписание инструкций несколькими сотнями сотрудников, что также позволяет отслеживать статус подписания.

СБИС КЭДО станет полезным решением и для малых предприятий, упростив процессы и обеспечив их конкурентоспособность на рынке. Новые технологии делают компанию более эффективной, что позволяет быстрее и качественнее решать возникающие задачи.

Система также поддерживает интеграцию с другими электронными документооборотами, что позволяет обмениваться документами с контрагентами, использующими разные платформы. Это избавляет от проблем при согласованиях, так как документы, подписанные с помощью разных типов цифровых подписей, легко могут быть использованы без необходимости дополнительного согласования.

Цены на внедрение СБИС КЭДО

Внедрение системы электронного документооборота связано с определенными затратами, однако стоит предварительно рассмотреть, как быстро они окупятся. СБИС КЭДО предлагает разнообразные тарифные планы, подходящие для организаций всех уровней:

• для малых предприятий: возможность подписания 300-500 документов в год;
• для компаний среднего размера: тарифы, позволяющие подписывать от 1300 до 3000 документов в год;
• для крупных организаций: специальные предложения с неограниченным количеством подписей и широким набором услуг, включая постоплату и индивидуальные условия.

Заключение

СБИС КЭДО — это один из наиболее популярных сервисов электронного документооборота в России. Наличие возможностей для применения различных видов цифровых подписей значительно упрощает работу с документами, увеличивает скорость их обработки и облегчает взаимодействие между отделами. Переход на цифровой документооборот предоставляет компаниям значительное конкурентное преимущество, позволяя быстрее реагировать на изменения и эффективно решать задачи.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать)