Сервис электронного документооборота (ЭДО) представляет собой программное обеспечение, предназначенное для упрощения обмена цифровыми версиями документов как между контрагентами, так и внутри организации. Реализация таких сервисов позволяет значительно сократить традиционный бумажный документооборот, заменив его на эффективное использование электронных документов. В результате этого бизнес-процессы становятся более оперативными, что способствует быстрейшему созданию, обработке и отправке документов.
В рамках данного материала мы расскажем о функционале сервисов электронного документооборота, на что необходимо обратить внимание при их выборе, а также о том, как осуществляется работа с документами в системе ЭДО.
Какие документы можно перевести в цифровой формат?
С внедрением новых цифровых технологий существенно изменились бизнес-процессы в компаниях. Все больше организаций переходят от использования бумажных документов к их цифровым аналогам. Это позволяет сократить расходы на закупку бумаги и канцелярских товаров, освобождая архивные площади от накопившихся бумаг и обеспечивая более быстрый обмен информацией.
Для того чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Это уникальный цифровой идентификатор, который утверждается руководителем или уполномоченным лицом, что делает содержание документа неизменным. Юридически электронная подпись приравнивается к собственноручной.
В цифровой формат можно перевести следующие виды документации:
- Первичные документы: Сюда входят документы, необходимые для купли-продажи и взаимодействия с контрагентами, такие как электронные счета-фактуры и транспортные накладные. Отправка этих документов должна осуществляться через операторов ЭДО, в соответствии с действующим законодательством.
- Кадровая документация: К некоторым видам кадровых документов, например, заявлением об увольнении, по-прежнему требуется наличие бумажной версии, что сделано для защиты интересов сотрудников.
- Локальные нормативные акты (ЛНА): Электронные версии этих документов становятся действительными, если на предприятии разработано положение об электронном документообороте, и получено согласие сотрудников. К ЛНА относятся различные приказы, инструкции и распоряжения.
Переход на электронный документооборот позволяет значительно снизить объем бумаги, ускорить процессы согласования и устранить задержки во взаимодействии между отделами. Например, согласование одного вопроса, которое раньше занимало несколько дней, теперь может завершаться всего за один час. Сотрудники избегают необходимости перемещаться между отделами, что увеличивает их продуктивность. Модуль «Добыто. КЭДО» является оптимальным решением для эффективного автоматизированного документооборота.
Комментарий эксперта. При внедрении ЭДО руководители часто сталкиваются с сопротивлением сотрудников, которые предпочитают привычные методы работы. Однако со временем даже более старшие работники отмечают, что ЭДО существенно упрощает выполнение повседневных задач и избавляет от нежелательных сложностей.
Ключевые функции сервисов электронного документооборота
Сервисы ЭДО открывают широкий спектр возможностей для работы с документацией, включая:
- Оперативное создание документов: использование готовых шаблонов для быстрой подготовки необходимых документов.
- Внесение изменений и обсуждение: участники могут вносить правки и обсуждать формулировки с коллегами в реальном времени.
- Автоматизированное согласование: возможность настроить маршрут согласования с отслеживанием статуса на всех этапах.
- Мгновенная отправка документов: электронная отправка на любое расстояние занимает считанные секунды, исключая задержки, связанные с пересылкой по почте.
- Безопасное хранение: данные хранятся на защищенных серверах ЭДО, что обеспечивает их сохранность и безопасность.
- Контроль доступа: возможность ограничивать доступ к документам, что защищает конфиденциальную информацию от утечки.
- Сбор аналитики: сервисы позволяют отслеживать количество входящих и исходящих документов, а также время их обработки, что поможет в принятии управленческих решений.
Мнение эксперта. Программное обеспечение для ЭДО можно рассматривать как продвинутую ECM-систему. Основной целью этой системы является не только создание и обработка документов, но и обеспечение единой корпоративной среды для решения возникающих вопросов, что значительно оптимизирует процессы и повышает конкурентоспособность организации.
Внедрение ЭДО для удаленных сотрудников
Одним из значимых преимуществ сервисов ЭДО стала возможность эффективной работы с удаленными сотрудниками. Поскольку все больше компаний нанимают специалистов из различных регионов, важно, чтобы все юридические и документальные процедуры выполнялись корректно.
Ранее для этих действий требовалось отправлять бумажные версии документов с подписями, однако с появлением электронных подписей взаимодействие стало проще. Работодатель имеет право заключить с удаленным работником соглашение об ЭДО и использовать электронные версии документов.
Для полноценной работы необходимо наличие у работодателя и работников электронных подписей, которые подтверждают каждый документ. Это создает возможность приравнять электронные подписи к собственноручным.
После формирования документов в системе ЭДО, они подписываются цифровым образом и отправляются удаленному сотруднику. После ознакомления с документами, сотрудники могут подписывать ознакомительный лист как подтверждение.
В некоторых организациях для упрощения процесса ознакомления с ЛНА требуется, чтобы работники обязались периодически проверять корпоративную электронную почту. Если на почту поступает уведомление с документом от работодателя, это автоматически считается полученным и прочитанным, что минимизирует возможность возникновения споров.
Как выбрать подходящий сервис ЭДО?
С каждым годом количество доступных сервисов электронного документооборота растет. Хотя программы имеют схожий функционал, они также могут различаться по наличию дополнительных функций и удобству интерфейса. При выборе подходящего сервиса стоит обратить внимание на следующие параметры:
- Стоимость подключения. Тарифные планы могут варьироваться от доступных для малого бизнеса до более сложных для крупных организаций с дополнительными функциями.
- Функциональные возможности. Некоторые сервисы предлагают функции массовой рассылки, использование шаблонов и настройки маршрутов согласования, что увеличивает эффективность работы.
- Роуминг. Этот функционал позволяет обмениваться документами между контрагентами, использующими различные системы ЭДО, что обеспечивает гибкость в работе.
- Круглосуточная техническая поддержка. Важно, чтобы служба поддержки была готова оперативно решать возникающие проблемы, что минимизирует риски для бизнеса.
- Гарантия безопасности данных. Поставщик услуг должен обеспечить защиту передаваемой информации от доступа третьих лиц.
- Интеграция с другими системами. Возможность подключения к популярным программам, например, «1С», является значительным преимуществом.
Комментарий эксперта. Выбор сервиса ЭДО должен основываться на наличии удобного интерфейса. Это критически важно для того, чтобы минимизировать трудности при внедрении в бизнес-процессы и быстро обучить сотрудников работе с новой системой.
Перед решением о подключении следует ознакомиться с реальными отзывами пользователей и репутацией компании-поставщика. После выбора тарифного плана и подписания договора, организации предоставляется доступ ко всем функциональным возможностям сервиса. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО», который способен решить множество кадровых задач с максимальной эффективностью.
Где можно применять сервисы электронного документооборота?
Электронный документооборот (ЭДО) приобретает все большую популярность среди организаций разных форматов, размеров и секторов экономики. Переход на ЭДО позволяет даже небольшим компаниям быстро окупить все затраты, тогда как для крупных промышленных предприятий переход к электронному документообороту становится необходимостью, способствующей упорядочению документооборота, оптимизации рабочих процессов и пересмотру обязанностей сотрудников.
Основные направления использования ЭДО:
- Организации общественного питания. Кафе, рестораны и пункты быстрого питания могут воспользоваться сервисами ЭДО для оперативного согласования условий с поставщиками, создания и оформления бухгалтерских документов, передачи счетов-фактур и накладных.
- Оптовая и розничная торговля. Как онлайн, так и офлайн магазины могут ускорить процесс заключения договоров с контрагентами и организовать эффективную работу как торговли, так и складского учета.
- Транспортные и складские компании. Эти организации часто взаимодействуют с многочисленными партнерами, в том числе из других регионов. ЭДО позволяет оптимизировать бизнес-процессы и минимизировать использование бумажных документов.
- Финансовые учреждения. Банки, страховые компании и микрофинансовые организации могут навести порядок в своей документации, что является важным условием для успешного прохождения государственных проверок.
- Производственные предприятия. Любое промышленное предприятие должно взаимодействовать с поставщиками, розничными точками и государственными органами. Сервисы ЭДО способствуют ускорению всех процессов, позволяя работать более эффективно.
Это лишь небольшая часть тех организаций, которые могут извлечь выгоду из применения ЭДО для улучшения своей коммерческой деятельности.
Самые популярные сервисы ЭДО
Рынок сервисов ЭДО продолжает расширяться, и среди множества доступных решений можно выделить несколько наиболее популярных программ, которые заняли значительную долю рынка:
- «Контур.Диадок»: это специализированная платформа, позволяющая создавать и подписывать документы без необходимости предварительной загрузки. Программа предлагает широкий функционал для работы с бухгалтерской, кадровой и другой документацией и имеет разнообразные тарифные планы.
- СБИС: один из ведущих сервисов ЭДО в России, представляющий собой комплекс программ для организации документооборота. Он особенно удобен для крупных предприятий, которым необходимо поддерживать стабильное взаимодействие между различными подразделениями.
- Nopaper: сервис, позволяющий обмениваться электронными документами с мобильных устройств. Он ориентирован на использование на смартфонах и планшетах, что дает возможность сотрудникам подписывать документы на ходу. Цифровая подпись формируется непосредственно в приложении.
- Такском: крупный сервис, специализирующийся на обмене электронными счетами-фактурами. Он подходит для организаций, часто работающих с контрагентами удаленно.
- 1С-ЭДО: разработка от компании 1С, обеспечивающая быструю интеграцию электронного документооборота в бизнес-процессы. Хотя этот сервис востребован благодаря своему многофункциональному интерфейсу, его сложность может потребовать значительных усилий для освоения.
Это всего лишь некоторые из множества сервисов ЭДО, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. При выборе стоит ориентироваться на специфические нужды вашей организации. Рекомендуется ознакомиться с отзывами пользователей для оценки удобства выбранной платформы. Вы также можете попробовать бесплатную демоверсию модуля «Добыто. КЭДО».
Важно также правильно выбрать тарифный план. Некоторые сервисы предлагают краткосрочные пробные версии, позволяя пользователю оценить функционал и интерфейс. Выбор тарифа будет зависеть от объема исходящих документов и масштаба операционной деятельности.
Заключение
Сервисы электронного документооборота представляют собой программные решения, которые обеспечивают подготовку, изменение и отправку электронных версий документов различного типа. С их помощью компании могут:
- оптимизировать бизнес-процессы.
- ускорить работу сотрудников.
- значительно сократить затраты на содержание офиса и приобретение канцелярских товаров.
Кроме того, ЭДО является незаменимым помощником для организаций с удаленными сотрудниками и при взаимодействии с контрагентами, что делает этот инструмент актуальным для большинства современных организаций.
