Согласно действующему трудовому законодательству, организации могут полностью вести учет графиков отпусков в электронном формате. Использование системы кадрового электронного документооборота значительно облегчает работу кадровиков, HR-специалистов и сотрудников, отвечающих за управление персоналом, а также упрощает взаимодействие работников с отделом кадров. В этой статье мы рассмотрим различные сервисы для учета графиков отпусков, их особенности, функциональные возможности, а также преимущества и недостатки каждого вида.
Понимание термина
График отпусков — это локальный нормативный акт, который регулирует порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам.
Сервисы учета графиков отпусков — это программы и онлайн-платформы, которые автоматизируют процессы управления отпусками в компании, включая формирование и учет графиков.
Классификация сервисов учета графиков отпусков
Существует несколько категорий сервисов для учета отпусков:
- Специализированные сервисы. Эти решения могут быть облачными или «коробочными» и предназначены исключительно для планирования отпусков и согласования заявок. Они предлагают узкоспециализированные функции для управления графиками отпусков.
- Модули в HRM-системах. Это отдельные компоненты, встроенные в более обширные HRM-платформы, которые предоставляют возможности для учета и управления графиками отпусков в рамках общего управления персоналом.
- Модули для систем кадрового электронного документооборота (КЭДО). Эти решения позволяют формировать и утверждать графики отпусков, автоматизировать проверки на соответствие законодательству, а также упрощают процесс ведения кадровых документов.
- Электронные таблицы. Хотя их сложно отнести к специализированным сервисам, многие компании продолжают использовать Microsoft Excel или его бесплатные аналоги (например, Google Sheets) для учета отпусков, так как доступны многочисленные шаблоны.
Использование электронных таблиц
Электронные таблицы, такие как MS Excel и Google Sheets, хотя и не предназначены для профессионального учета отпусков, являются распространенным инструментом в малом бизнесе. С их помощью можно создать простые списки и графики.
Преимущества:
- визуализация данных: возможность форматирования и создания наглядных таблиц.
- доступность: даже если сотрудники не являются экспертами в Excel, осваивать базовые инструменты им не составит труда.
- удобство: создание шаблона позволяет использовать его многократно.
Недостатки:
- нет автоматической проверки соответствия законодательству.
- MS Excel — условно платный инструмент, требующий дорогой корпоративной лицензии.
- для различных задач потребуется создание новых документов или вкладок, что усложняет процесс.
Специализированные программные решения
Специализированные программы для учета графиков отпусков, такие как система ITS Vacation от ITSumma, предоставляют широкие возможности для автоматизации управления отпусками. К ключевым функциям таких систем относятся:
- загружаемый список сотрудников с фильтрацией по отделам и должностям.
- возможность планирования отпусков без конфликтов в командах.
- поддержка этапов визирования заявок руководителями.
- удобное управление статусами отпусков и отгулов.
Преимущества:
- удобный интерфейс и простота использования.
- централизованный доступ для всех пользователей: HR-специалистов, руководителей и сотрудников.
Недостатки:
- каждая программа требует приобретения лицензии, хотя часто доступны бесплатные пробные версии.
- обычно такие решения не интегрируются с другими системами.
Комментарий эксперта. Бесплатные и платные специализированные программы для управления отпуском — это бесполезный инструмент. В крупных компаниях, где используются комплексные решения и единые базы данных, в отдельном решении нет необходимости. Малому бизнесу с небольшим числом сотрудников в штате вовсе не требуются специальные программы для учета графика отпусков.
Модули для систем HRM и BPM
HRM- и BPM-системы, такие как 1С: Зарплата и управление персоналом или Air HR, представляют собой комплексные решения, которые обеспечивают автоматизацию различных процессов управления персоналом. Эти системы часто включают модули для учета отпусков, позволяя вести учет в рамках единой платформы.
Преимущества:
- единая база позволяет интегрировать учет отпусков с другими HR-процессами.
- расширенный функционал для учета рабочего времени и производительности.
Недостатки:
- модульные решения могут показаться слишком громоздкими для малых компаний.
- высокая стоимость и необходимость обучения персонала для работы с системой.
Комментарий эксперта. Внедрять HRM, BPM для автоматизации бизнес-процессов есть смысл только в среднем и крупном бизнесе. Необходимо подготовить персонал, провести обучение с конкретной системой, выбираемой для данной организации. Стоимость самих систем достаточно высока, и нужно предварительно провести анализ, какие процессы подлежат автоматизации, как можно повысить эффективность деятельности, и что для этого предлагает тот или иной разработчик.
Решения в рамках систем КЭДО
Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) становятся все более распространенными, и разработчики предлагают модули для учета графиков отпусков. Например, пакет «Отпуска» для ELMA КЭДО позволяет управлять отпусками и командировками.
Преимущества:
- в связи с повсеместным переходом на электронный документооборот использование комплексных решений в виде систем КЭДО с дополнительными модулями является вполне очевидным преимуществом – не нужно внедрять новую систему, обучать кадровиков работе с дополнительным программным обеспечением.
- единая база данных, возможность интеграции с имеющимися на предприятии информационными системами.
- удобное разграничение прав доступа, применение электронной подписи исключает необходимость ходить в отдел кадров, согласовывать отпуска с руководством.
Недостатки:
- системы электронного документооборота (ЭДО) для управления кадрами не предназначены для решения узкопрофильных задач, таких как планирование мероприятий по повышению мотивации сотрудников. Тем не менее, они могут эффективно справляться с такими задачами, как учет графиков отпусков.
- для успешного перехода на электронный документооборот в отделе кадров потребуется время и ресурсы. Это можно рассматривать не как недостаток, а, скорее, как необходимость, поскольку даже небольшие индивидуальные предприниматели, не говоря уже о крупных компаниях, уже оценили преимущества внедрения ЭДО, включая системы для кадрового документооборота.
- потребуется первоначальная подготовка для кадровиков. На начальном этапе необходимо выделить время для обучения сотрудников кадровой службы, а также для получения электронных подписей.
Учет графиков отпусков — это важный аспект кадрового делопроизводства, требующий внимательного подхода к выбору инструментов. Специальные программы и модули автоматизации могут значительно упростить эту задачу, как для больших компаний, так и для малого бизнеса. Выбор решения зависит от численности сотрудников, объема задач и бюджета на автоматизацию кадровых процессов. Важно рассмотреть все доступные варианты, оценить их функциональность и соотнести с потребностями вашей организации.
Комментарий эксперта. Внедрение модулей, пакетов или дополнений к системам кадрового электронного документооборота является наиболее эффективным подходом для организации учета графиков отпусков в компаниях любого размера — от индивидуальных предпринимателей и небольших фирм с несколькими сотрудниками до крупных бизнес-структур. Тем не менее, более масштабным организациям могут быть интересны комплексные системы автоматизации бизнес-процессов, которые охватывают более широкий спектр задач.
Есть ли смысл в использовании сервиса учета графиков отпусков?
Если ваша компания — небольшое предприятие без внедренной системы электронного документооборота (ЭДО) или государственное учреждение, где сотрудники кадрового отдела не склонны переходить на новые цифровые системы, использование специализированного сервиса может показаться нецелесообразным. В таких условиях вы можете продолжить учет отпусков с помощью таблиц в Excel, следя за изменениями в трудовом законодательстве и вручную внося необходимые коррективы.
Однако использование электронных таблиц, таких как Microsoft Excel или Google Sheets, имеет свои значительные недостатки для HR-специалистов:
- Потери времени. Как правило, кадровые работники не ограничиваются лишь одной таблицей; учет сотрудников, контактные данные, рабочие часы и множество других аспектов перерастают в обширный справочник с множеством вкладок, что затрудняет навигацию и требует дополнительных затрат времени на переключение.
- Ошибки из-за человеческого фактора. Хотя формулы в таблицах могут корректно рассчитывать данные, вероятность ошибок при вводе информации всегда остается. Нет никакой гарантии, что ошибка не приведет к неправильным расчетам.
- Отсутствие конфиденциальности. Кадровики работают с персональными данными сотрудников, и использование Excel не обеспечивает их должного уровня защиты.
Если вас беспокоят эти проблемы, переход к специализированным сервисам станет необходимым шагом. Рекомендуется начать с бесплатных онлайн-платформ или взять «коробочные» программы с пробным периодом. Наиболее эффективным решением будет внедрение системы электронного документооборота с модулем учета графиков отпусков.
Вопросы и ответы
Требуется ли оплата за дополнения к системе КЭДО для работы с графиками отпусков?
Стоимость зависит от конкретно выбранной системы и модели подписки. Большинство решений КЭДО представляют собой облачные сервисы, где дополнения могут предоставляться либо бесплатно, либо за небольшую плату.
Нужна ли дополнительная настройка системы КЭДО или других информационных систем для подключения модуля учета отпусков?
Ответ зависит от конкретной системы и ее разработчика. В общем случае для установки модуля потребуется перейти в раздел «Добавить решение» или «Дополнения», найти нужный модуль и установить его. Если это платный модуль, то потребуется его активация. После установки необходимо провести первичную настройку и интеграцию, которая включает:
- Определение прав доступа для сотрудников, работающих с графиками отпусков.
- Автоматическое заполнение справочных данных.
- Включение дополнительных функций, например, учет оставшихся дней отпуска.
- Интеграция с программами 1С.
- Настройка автоматизации для планирования отпусков.
Могут ли все сотрудники получить доступ к модулю графиков отпусков?
Как минимум, бухгалтерам, рассчитывающим отпускные, и кадровикам необходимо иметь доступ к данному модулю. Сотрудники компании также заинтересованы в доступе, чтобы отслеживать запланированные отпуска и остаток дней. Системы позволяют устанавливать разграничения прав доступа в зависимости от групп пользователей.
Заключение
Существует несколько подходов для учета графиков отпусков сотрудников, начиная от обычных таблиц в Excel и заканчивая специализированными программами и комплексными системами.
При внедрении электронного документооборота и отсутствии необходимости автоматизировать множество бизнес-процессов более эффективным решением будет использование системы КЭДО с соответствующими модулями. Эти облачные решения облегчают ведение кадрового делопроизводства в электронном формате.
Для крупных компаний возможно создание собственной информационной системы для управления электронным документооборотом. Тем не менее, по практике, гораздо удобнее и экономически целесообразнее пользоваться готовыми и проверенными решениями.
