В любой компании, имеющей сотрудников помимо руководства, ведется работа с кадровыми документами. К ним относятся не только трудовые договоры и трудовые книжки, но и штатное расписание. Этот документ представляет собой ключевой элемент, позволяющий быстро производить различные расчеты и уточнять информацию о должностях, ставках оплаты и прочих кадровых аспектах.
- Основные аспекты штатного расписания
- Содержание и структура штатного расписания
- Когда и как оформляется штатное расписание
- Назначение штатного расписания
- А если не утверждать штатное расписание в компании?
- Доступность и срок действия документа
- Оформление и рабочий процесс
- Заполнение формы Т-3
- Ошибки при составлении штатного расписания
- Заключение
- Список источников
Основные аспекты штатного расписания
Штатное расписание служит основным документом, который содержит данные о составе и численности персонала, структуре организации и условиях оплаты труда. Инспекторы Государственной инспекции труда (ГИТ) или представители налоговых органов могут запрашивать данный документ в ходе проверок, поэтому его правильное оформление критически важно.
Документ обычно представлен в виде таблицы с реквизитами компании и структурой должностей. Существует специальная форма — Т-3, однако организации не обязаны строго следовать ей, и могут использовать альтернативные форматы, такие как система электронного документооборота “Добыто. КЭДО”.
Имейте в виду, что наличие штатного расписания является обязательным для большинства организаций. Даже уставные нормы Трудового кодекса РФ ссылаются на этот документ. Например, в трудовом договоре можно указать его ссылки относительно заработной платы или обязанностей, без необходимости детализировать эти данные. Исключения составляют только индивидуальные предприниматели (ИП) без сотрудников и микропредприятия, которые могут функционировать без штатного расписания. Остальные компании обязаны его иметь, иначе могут столкнуться с финансовыми штрафами.
Содержание и структура штатного расписания
Штатное расписание позволяет быстро оценить структуру компании, однако в нем не содержатся персональные данные сотрудников. Это документ, скорее, является перечнем рабочих мест с определенной структурой. В наличии должны быть следующие сведения:
- структура компании и ее подразделений;
- должности с указанием специализаций и численности каждой из них;
- данные о заработной плате, включая надбавки и повышающие коэффициенты, например, северный коэффициент.
Обязательно указываются реквизиты компании: наименование, юридический адрес, телефон и ИНН/КПП. Документ заверяется подписями главного бухгалтера и/или кадрового специалиста, а также руководителя. Указывается срок действия документа и дата его утверждения. Обычно штатное расписание действует в течение года и подлежит ежегодному обновлению.
Когда и как оформляется штатное расписание
Штатное расписание должно быть составлено до момента заключения договоров с новыми сотрудниками, поэтому его целесообразно оформить на тот же день, что и первый трудовой договор, или заранее, в пределах одного-двух дней. Это важно для того, чтобы сначала была утверждена должность, а уже затем на нее приняли работника. Кроме того, данный документ должен быть утверждён внутренним приказом.
Назначение штатного расписания
С помощью штатного расписания становится проще укомплектовывать компанию необходимыми кадрами, особенно когда она уже имеет значительный размер. Кроме того, правильно оформленное расписание помогает избежать штрафов, так как его могут проверять налоговые органы или инспекция труда. Следует проявлять внимание к деталям, чтобы не допустить ошибок, поскольку это может привести к финансовым санкциям.
Комментарий эксперта. Точность наименования должности критично важна для некоторых категорий работников, ставящихся для оформления льготного пенсионного обеспечения. На практике предоставление таких льгот возможно лишь при полном соответствии записей в трудовой книжке и в штатном расписании фирмы.
А если не утверждать штатное расписание в компании?
Хотя в Трудовом кодексе РФ не прописана обязательная необходимость наличия штатного расписания для всех организаций, его отсутствие при налоговых или трудовых проверках может привести к штрафам, которые могут достигать 50 тысяч рублей. Кроме того, если возникнут ситуации сокращения штатов, отсутствие данного документа усложняет процесс доказывания обоснованности сокращений.
Комментарий эксперта. Не советуем отказываться от этого документа. Даже микрокомпании, которые работают с сотрудниками не по договору ГПХ, а по трудовым соглашениям лучше оформить штатное расписание.
Доступность и срок действия документа
Этот документ должен быть доступен для всех сотрудников и проверяющих органов, поскольку он не содержит персональных данных. Профессиональная практика показывает, что ознакомление с ним происходит чаще всего при трудоустройстве сотрудника. При этом, если размер оклада не указан в трудовом договоре, то ссылка на штатное расписание становится обязательной. Хотя по российскому законодательству работодатель не обязан знакомить всех своих сотрудников с данным документом, любому сотруднику, который запросит выписку, нельзя отказать.
Штатное расписание обычно разрабатывается на срок в один год. Оно создается при открытии компании и со временем обновляется по мере необходимости, когда появляются новые вакансии или меняются организационные структуры. Каждое изменение, касающееся зарплат или штатных единиц, также фиксируется в расписании.
Комментарий эксперта. На практике знакомство сотрудника с этим документом обычно происходит при приеме на работу. Также к нему обязательно нужно обеспечить доступ, если в трудовом договоре вы не укажете размер оклада, а просто сошлетесь на имеющееся штатное расписание. Однако согласно российскому законодательству, работодатель не обязан знакомить с этим документом всех сотрудников, но если последний попросит из него выписку, у работодателю не может быть причин ему отказать.
Оформление и рабочий процесс
Процесс оформления штата обычно осуществляется экономистом или кадровым специалистом. При необходимости обновления или дополнения документы также находятся в компетенции этих специалистов. Утверждает расписание главный бухгалтер совместно с руководителем. Важно, чтобы в процесс разработки были вовлечены юристы, кадровики и бухгалтеры, так как именно они лучше всего понимают, сколько специалистов требуется для решения разных задач.
Для оптимизации этого процесса можно заранее прописать регламент в инструкции по делопроизводству, определив правила и сроки разработки, а также указав ответственных лиц за составление.
Комментарий эксперта. Чтобы оформление нового расписания проходило легко и быстро, следует заранее регламентировать этот процесс. Для этого можно его прописать в инструкции по делопроизводству и указать сроки и правила его разработки, прикрепить его форму, указать лиц, которые должны быть причастны к его составлению и т. д. В таком случае вы заранее будете знать все нюансы работы со штатным расписанием и этот процесс будет проходить намного легче.
Заполнение формы Т-3
Хотя вы можете создать свою собственную форму для штатного расписания, более удобно воспользоваться уже готовыми решениями. При заполнении формы Т-3 стоит обратить внимание на следующие шаги:
- Включите полные реквизиты компании: наименование, код ОКПО, адрес, телефон, ИНН/КПП.
- Присвойте документу номер и дату его оформления.
- Укажите срок действия и дату вступления документа в силу.
- Заполните графы, затрагивающие все структурные подразделения, должности, тарифные ставки, надбавки и итоговые оклады.
- Уделите внимание строке “Итого”, где необходимо указать общее количество штатных единиц и общую сумму выплат с учетом надбавок.
После завершения заполнения необходимо издать приказ о его утверждении, в котором нужно обосновать все указанные условия, а также указать срок, с которого этот документ станет действительным.
Таким образом, грамотное оформление и ведение штатного расписания являются необходимыми мерами для обеспечения правильного функционирования кадровой политики в компании, а также для соблюдения всех нормативных требований.
Ошибки при составлении штатного расписания
Если вы впервые столкнулись со составлением штатного расписания, вероятно, вы можете допустить несколько распространенных ошибок, о которых мы поговорим в этом материале. Ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями, чтобы избежать этих ошибок и сразу же составить правильный документ.
- Некорректное заполнение граф. Одной из серьезных ошибок является указание зарплаты в формате «вилка», вместо точного оклада. При проверке контролирующими органами такое представление информации может быть воспринято как дискриминация. Лучше указать заработную плату в почасовом формате или описать сдельную оплату труда, что позволит избежать недоразумений.
- Несоответствующие оклады для одних и тех же должностей. Это грубая ошибка: нельзя устанавливать разные уровни зарплаты для одинаковых должностей. Например, менеджеры по продажам должны получать одинаковую оплату, независимо от того, требуется ли знание иностранных языков для выполнения их обязанностей.
- Зарплата ниже прожиточного минимума. Даже если сумма оклада указана без учета надбавок, она не должна быть ниже этой минимума. С учетом всех доплат Зарплата всегда должна превышать прожиточный минимум.
- Ошибки в наименовании должностей. Используйте квалификационный справочник для правильного указания должностей. Неправильное наименование может негативно сказаться на правовых аспектах, например, при расчете пенсий для сотрудников.
- Использование иностранных слов и аббревиатур. Избегайте написания должностей на иностранных языках, таких как «account-manager», так как это может создать путаницу. Лучше использовать только русскоязычные наименования.
- Отсутствие необходимых реквизитов компании. Верхняя часть документа должна быть полностью заполнена всей необходимой информацией о компании.
- Указание имен работников. В штатном расписании нет места для личной информации о сотрудниках, так как это может привести к утечке конфиденциальной информации и нарушению законодательства.
Чтобы минимизировать риск ошибок, рекомендуется оформлять и подписывать штатное расписание в системе «Добыто. КЭДО».
Заключение
Штатное расписание – это важный документ, который помогает контролировать структуру компании, управлять вакансиями и надбавками. Его можно дополнительно изменить и обновить посредством издания соответствующего приказа.
Этот документ также облегчает составление кадровой отчетности и упрощает взаимодействие с налоговыми и другими контролирующими органами. Для составления штатного расписания может быть использована форма Т-3, однако вы также можете применять и свои собственные наработки в этой области.
