Каждый предприниматель обязан вести кадровую документацию, которая служит основанием для отношений с нанятыми сотрудниками. Это включает не только заключение трудовых договоров и оформление трудовых книжек, но также разработку и внедрение внутренних документов, среди которых центральное место занимает штатное расписание. В этом документе фиксируются должности работников, количество сотрудников на каждой из позиций, а также информация о зарплате и другие существенные детали.
В данной статье рассмотрим, как правильно оформляется и утверждается штатное расписание, какие формы документа существуют, что включать в его содержание и возможно ли его разработка в электронном формате.
- Что такое штатное расписание?
- Состав и структура штатного расписания
- Обязательно ли оформлять штатное расписание
- Порядок составления штатного расписания
- Преимущества создания собственного штатного расписания
- Изменения в штатном расписании
- Последствия отсутствия штатного расписания
- Заключение
- Список источников
Что такое штатное расписание?
Штатное расписание — это ключевой кадровый документ, который часто вызывает вопросы и недоразумения. Рассмотрим его более детально, основываясь на нормативных актах трудового законодательства и определениях, установленных в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
Штатное расписание — официальный документ, который:
- определяет организационную структуру предприятия и численность его персонала.
- содержит список должностей, специализаций и профессий с указанием необходимых квалификаций, а также количества штатных единиц.
- применяется многократно и не предназначен для конкретных работников.
- является локальным нормативным актом, который включает в себя критерии, установленные трудовым законодательством.
В документе содержится информация о численности персонала, их ролях в организации, уровнях квалификации, размерах зарплат и дополнительных надбавках. Штатное расписание жизненно важно для всех юридических лиц и предпринимателей, которые имеют постоянных сотрудников. Например, этот документ может быть необходим для сравнения фактических зарплат работников с установленными в нем критериями.
Кроме контроля, штатное расписание также помогает:
- иллюстрировать организационную структуру компании, распределение сотрудников по отделам и расчет фонда заработной платы. Наименования должностей в штатном расписании должны соответствовать тем, что указаны в трудовых договорах.
- оценивать эффективность работы каждого структурного подразделения и отслеживать результативность сотрудников.
- определять вакансии: документ показывает, какие позиции еще не заняты.
- защищать в судебных разбирательствах, связанных с увольнением. Штатное расписание может служить доказательством того, что работодатель не предлагал аналогичные вакансии работнику.
Состав и структура штатного расписания
Штатное расписание является кадровым документом и включает в себя:
- указание наименований структурных единиц компании;
- наименования должностей, специализаций и профессий.
Документ охватывает прежде всего интеллектуальный труд и включает в себя руководителей, экспертов и других специалистов в соответствии с классификацией ОКПДТР. Штатное расписание отражает организационную структуру, содержит данные о ее подразделениях, а также фиксирует информацию о наименованиях должностей, количестве штатных единиц, размере заработной платы и источниках ее финансирования.
Комментарий эксперта. В этом протоколе нет конфиденциальных персональных сведений персонала, на определенные позиции. На самом деле оно представляет собой исчерпывающий перечень рабочих позиций, доступных от работодателя.
Важно отметить, что в штатном расписании не содержится конфиденциальной информации о каждом работнике. Это скорее перечень доступных должностей, предоставляемых работодателем. Порядок составления этого документа законодательно не регламентирован, однако его целесообразно оформлять на основании даты заключения первого трудового контракта. При этом составление документа до этого срока также допустимо, главное, чтобы нужная позиция была прописана в штатном графике на момент подписания трудового договора.
Комментарий эксперта. Необходимо разработать внутренний документ, который подтвердит наличие штатного расписания, указав идентификационные данные документа, количество активных работников и бюджет на зарплаты на месяц.
Штатное расписание лучше разрабатывать на год вперед; тем не менее, оно может оставаться действительным на протяжении нескольких лет.
Обязательно ли оформлять штатное расписание
Существует множество точек зрения на необходимость внедрения штатного расписания в компании. В действующих нормативных актах, а также в реальной практике идеи о его обязательности порой противоречат друг другу.
С одной стороны, некоторые специалисты утверждают, что штатное расписание является внутренним регуляторным документом, и его создание отнесено к правам работодателя согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, а не к его обязанностям. В этом случае законодательство упоминает штатное расписание лишь дважды, не указывая на обязательность его разработки. Следовательно, решение о ведении штатного расписания остается на усмотрение владельца компании, и его форма может быть определена по усмотрению, если это не запрещено Госкомстатом.
С другой стороны, согласно статье 56 Трудового кодекса, работодатель обязан предоставить работнику труд на должности, согласованные в трудовом договоре. Эти должности должны соответствовать записям в штатном расписании. Таким образом, на работодателя возлагается ответственность за наличие соответствующих позиций в документе при заключении трудовых соглашений с новыми сотрудниками.
Дополнительно, штатное расписание дает возможность перечислить дополнительные вознаграждения для работников в зависимости от занимаемых ими должностей, включая различные надбавки и премии.
Комментарий эксперта. Если ваша компания небольшая и число сотрудников ограничено, создание штатного расписания не является неотложной необходимостью. Однако для крупных организаций это документ, без которого трудно обойтись.
Например, если в трудовом договоре указана фиксированная сумма заработной платы, потребуется заключение дополнительных соглашений с каждым сотрудником для изменения заработной платы. А если в штатном расписании прописано, что зарплата устанавливается «в соответствии со штатным расписанием», такие дополнительные соглашения не нужны.
Порядок составления штатного расписания
Составление штатного расписания может быть доверено как бухгалтерскому отделу, так и службе управления персоналом, так как они располагают полной информацией о структурных подразделениях и финансовых данных компании. Эти функции можно закрепить в инструкциях по должностным обязанностям или договорах с соответствующими сотрудниками.
Штатное расписание может быть составлено с использованием формы № Т-3, которая включает следующие обязательные элементы:
- наименование компании и код по ОКПО (выдается Росстатом и доступен на его официальном сайте).
- номер документа, а также дата его составления.
- дата, с которой начнет действовать штатное расписание.
- номер и дата решения об утверждении штатного расписания.
- указание на количество сотрудников на каждой должности.
- раздел с 10 колонками, содержащий информацию о структурных подразделениях, их идентификаторах, должностях, квалификации сотрудников, числе штатных единиц, ставках оплаты труда и возможных дополнительных поощрениях.
- примечания, позволяющие уточнить информацию о вакантных должностях или другие важные комментарии.
Для реализации зарплатного фонда указанные данные должны быть официально утверждены и подписаны главным финансовым директором и руководителем кадрового отдела. Если этих сотрудников нет, подпись должен поставить генеральный директор.
После завершения разработки штатного расписания его необходимо утвердить путем издания официального приказа. В этом документе должны быть зафиксированы все изменения, если таковые потребуются. Рекомендуется составлять документ в формате Excel, что позволит автоматизировать расчеты фонда заработной платы за месяц.
Комментарий эксперта. Важно подметить, что работа с штатным расписанием лучше всего ведется в электронном формате. Это упрощает процесс редактирования, минимизирует вероятность ошибок и обеспечивает надежное хранение документов.
Законодательство не устанавливает минимальное количество штатных расписаний или четкие сроки для их пересмотра. Поэтому работодатель наделен правом самостоятельно устанавливать порядок обновления. Обычно, если в течение года происходили изменения в штатном составе, обновленное расписание оформляется в начале нового календарного года с учетом всех актуальных изменений для удобства в рабочем процессе.
Штатное расписание становится основой для определения окладов по каждой должности, а также их диапазонов, что способствует более организованной и прозрачной работе в компании.
Преимущества создания собственного штатного расписания
Разработка индивидуального штатного расписания предлагает ряд значительных преимуществ по сравнению с универсальными образцами. В отличие от стандартизированного формата, который не всегда отражает специфику деятельности конкретной организации, индивидуальное штатное расписание создается с учетом уникальных условий работы вашей компании, действующих законодательных норм и требований трудового законодательства, а также кадровой стратегии и других бизнес-задач.
Согласно действующим нормативам, нет конкретного лица, назначенного для разработки штатного расписания. Эту задачу может выполнять любой уполномоченный сотрудник, будь то руководитель, специалист по управлению персоналом, кадровик, финансовый директор или другой квалифицированный работник, работающий на основании трудового или гражданского договора. Тем не менее, ответственность за разработку и поддержание актуальности штатного расписания должна быть четко прописана в должностной инструкции или трудовом соглашении ответственного лица.
Важно отметить, что процесс создания индивидуального штатного расписания требует тщательного анализа применимых критериев и действительных условий в организации. Такая работа подразумевает учет всех нужд бизнеса и специфики его функционирования.
Комментарий эксперта. Грамотно составленное индивидуальное штатное расписание значительно упрощает соблюдение норм трудового законодательства, а также способствует предотвращению непредвиденных финансовых затрат для вашей компании.
Изменения в штатном расписании
Специалисты по управлению персоналом часто сталкиваются с необходимостью внесения изменений в штатное расписание. Эти изменения могут включать добавление новых позиций или целых отделов, уменьшение численности сотрудников, изменение уровней заработной платы, переименование отделов или должностей и многое другое.
Изменения в штатное расписание могут быть оформлены следующими способами:
- Издание официального приказа о корректировке текущего штатного расписания.
- Выдача распоряжения об утверждении нового штатного расписания.
Корректировки могут касаться количества должностей, зарплатных ставок, добавления новых подразделений и позиций в организационную структуру, исключения существующих, изменения названий должностей и отделов, а также изменения окладов и дополнительных вознаграждений.
Различные контролирующие органы, такие как трудовая инспекция, налоговая служба и другие, могут запрашивать штатное расписание в ходе контрольных мероприятий или проверок.
Существует два основные подхода к внесению изменений в штатное расписание:
- Первый способ: можно разработать новое штатное расписание с учетом всех необходимых изменений и утвердить его с присвоением нового регистрационного номера.
- Второй способ: вместо создания нового документа изменения можно внести в существующее штатное расписание. В этом случае сохраняется сам документ, а корректируются только определённые позиции или разделы. Для фиксации изменений необходимо издать приказ и соответственно обновить штатное расписание.
В приказе следует указать причины, послужившие основанием для изменений, например, изменение организационной структуры, оптимизацию бизнес-процессов или другие реальные причины.
Последствия отсутствия штатного расписания
Согласно статье 126 Налогового кодекса РФ, отсутствие штатного расписания влечет за собой штраф в размере 200 рублей. Кроме того, работодатели могут столкнуться с обвинениями в нарушении трудового законодательства и других нормативных актов. За такие нарушения индивидуальные предприниматели могут получить штраф до 5 000 рублей, а юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Отсутствие штатного расписания делает трудным подтверждение законности сокращения численности персонала и доказательство того, что работодатель предлагает все возможные рабочие позиции увольняемому сотруднику.
Заключение
Осознание важности и роли штатного расписания позволяет контролировать взаимодействие с работниками и минимизировать возможные ошибки. Штатное расписание является незаменимым инструментом управления персоналом в компании. Использование электронного документооборота повышает эффективность и безопасность данного процесса, делая его более доступным и прозрачным.
